Революция в музейном обслуживании: успех CMMS на USS Intrepid

Когда специалисты по внедрению Hippo Майк Сокульски прибыл настроить новый CMMS на USS Intrepid, авианосце, ставший музеем, он предположил, что обслуживание использует бумагу и ручку или электронные таблицы. Но может быть было что-то еще страшнее, под водной линией…

Майк теперь боится, что вдали от солнечного света, глубоко в недрах старого боевого корабля, был кто-то, кто управлял отделом обслуживания с тех пор, как Intrepid вернулся из своего последнего плавания. Этот один человек знал каждый актив внутри и наружу. Они регулировали котел, кладя руку на холодную трубу и «слушая» через кончики пальцев. Когда HVAC был идеален, они могли почувствовать запах перегоревшей лампочки на двух уровнях ниже. Этот человек любил этот корабль, и он своим сверхъестественным, владеющим образом любил их назад…

До сих пор всё это заставляет Майка вздрагивать. И не только потому, что это звучит как завязка посредственной истории ужасов. Как профессионал, он знает, что хранение всех ваших институциональных знаний, запертых в голове одного человека — это прелюдия к реальному шоу ужасов. Как только этот один человек заболеет, уволится или уйдет на пенсию, все эти знания и ноу-хау исчезают вместе с ними.

Вот что еще страшнее: А что, если этот человек — … вы? А что, если вы — человек в музее, носящий в голове эту хрупкую копию всех этих знаний и ноу-хау? Что ж, это значит, что вы просто в кусочке плохой удачи от того, чтобы стать героем реальной страшной истории собственной. Или вы можете быть прямым или косвенным начальником героя. Это тоже плохо. Никто не преуспевает в истории ужасов.

ОК. Если бы вы боролись с вампирами, вы бы искали ближайшую бутылку святой воды и пару хороших острых деревянных колов. Оборотни: серебряные пули. Но в этом конкретном случае лучшим оружием будет полнофункциональный облачный CMMS. Он поможет с кучей проблем поверх решения проблемы запертых, легко теряемых знаний и ноу-хау. Но помните, в начале любой истории ужасов главные герои всегда должны потратить время на убеждение всех остальных, что монстры реальны. Это значит, что прежде чем вы получите CMMS, вам придется убедить людей вверх и вниз по организационной лестнице, что вам нужен один.

Причины, почему музеям нужен CMMS

Вся причина музеев — защищать и распространять знания. Хранение вашей государственной системы обслуживания, запертой в голове одного человека, набросанной на легко теряемых обрывках бумаги или застрявшей в электронных таблицах, прикрепленных к случайным электронным письмам, идет против основных целей muzeologii: курации, сохранения и образования.

Полнофункциональный облачный CMMS, как Hippo, система, которую Майк был на Intrepid, чтобы помочь настроить, специально спроектирован для достижения этих целей.

Курация: Доступная, централизованная база данных

Хороший облачный CMMS помогает вам:

• Хранить все ваши данные вместе без отдельных, индивидуальных версий, так что всё всегда актуально
• Сделать все ваши данные доступными через любой интернет-подключенный настольный или мобильный девайс
• Представлять ваши данные в настраиваемых отчетах

Сохранение: Данные заархивированы и защищены

Хороший провайдер CMMS-софта патчит и обновляет софт, защищает и бэкапит ваши данные, и всё это делается бесшовно, за кулисами. Вы никогда ничего не потеряете, и всё останется вашим.

Для музеев владение может быть немного философским вопросом. Действительно ли музей владеет всеми этими бесценными произведениями искусства, или он просто текущий хранитель, держащий их в доверии для будущих поколений? Ну, для провайдеров CMMS никакого вопроса нет. Данные всегда ваши. Провайдер просто присмотрает за ними за вас.

Образование: Заказы на работу, которые информируют

Надежное программное обеспечение для заказов на работу предоставляет данные-насыщенные заказы на работу, которые дают техникам всё, что им нужно, чтобы сократить простой и увеличить время на работе с инструментами, включая:

• Пошаговые инструкции
• Руководства по эксплуатации и обслуживанию
• Интерактивные планы этажей
• Чек-листы лучших практик
• Истории работ по активам

Ок, мы видим, что музеи и хороший CMMS делят одни принципы, но что на практике, в повседневном уровне? Как CMMS решает ежедневные вызовы, с которыми сталкиваются музеи?

Интерактивные карты делают поиск активов легким

Один из старейших музеев в мире, и ныне второй по величине, Государственный Эрмитаж в Санкт-Петербурге, Россия, покрывает в сумме 719 480 квадратных футов по шести зданиям. Размер трудно представить, и даже в низкий сезон, когда он не забит толпами, среднему посетителю потребовались бы дни, чтобы пройти все здания. Поверх факта, что он огромен, музей, как музеи по всему миру, ротирует свои коллекции, предлагая сезонные, ежегодные и разовые выставки в течение года.

То, что музеи — это постоянно меняющиеся лабиринты, создает реальный вызов для отделов обслуживания, которым нужно эффективно находить активы. Вы не можете сказать: «Проверьте вилку за саркофагом», в ППТО (заказ на предупредительное обслуживание), если саркофаг выставлен только несколько месяцев в году. Но действительно хороший CMMS предоставляет интерактивные планы этажей для плановых и неотложных заказов на работу. Техники могут видеть точно, куда им нужно идти, экономя время между задачами и увеличивая время на работе с инструментами.

ППТО защищают бесценное

Высокобезопасный, температурно и влажно контролируемый, отражающий вспышки камер чехол вокруг «Моны Лизы» — может быть, немного больше, чем нужно среднему музею, но каждый музей должен думать о том, как среда его объекта продлевает или сокращает жизнь его коллекций.

Полнофункциональный CMMS имеет модуль предупредительного технического обслуживания, который по сути означает, что он позволяет вам планировать заказы на предупредительное обслуживание, обеспечивая, что всё проверяется и мелкие проблемы исправляются до того, как они вырастут в крупные проблемы.

Хорошим примером была бы ваша система пожаротушения. Ей даже не обязательно быть высокотехнологичной некоррозионной, испаряющейся пеной. Может быть, у вас просто обычные огнетушители, позиционированные по экспозициям. Вы можете запланировать ППТО для проверки, что каждый правильно заряжен. Еще один пример — ваша HVAC-система. Планируя рутинные проверки и ремонты, вы можете гарантировать, что ваши картины никогда не подвергаются высокой влажности.

Расписание предупредительного технического обслуживания, которое вы можете построить и управлять в CMMS, делает больше, чем защищает коллекции; оно также защищает потоки выручки, которые «бесценны» в своем роде. Лувр принимает более 9 млн посетителей в год, и большой кусок этого приходится на лето. Представьте, что произойдет, если за день до пикового сезона часть крысы обрушится. Даже если ни одна из коллекций не повреждена, музей увидит большое падение посещаемости. Рутинно и системно проверяя объект, музеи могут обнаруживать проблемы рано и затем планировать ремонты на то время, когда они вызовут наименьшие сбои.

Модуль отчетов помогает говорить с советом

Хотя многие из них начинались как частные коллекции, в наши дни музеи обычно управляются правительствами, некоммерческими организациями или какой-то франкенштейновской комбинацией двух. Обычно деньги и тесны, и строго контролируются, особенно для мелких музеев. Даже когда деньги есть, советы могут быть более заинтересованы в расширении коллекций, чем в поддержке отделов обслуживания.

Модуль отчетов, встроенный в хороший CMMS, делает общение с советом легче, потому что внезапно вы можете говорить на их языке: цифры, графики и диаграммы. Например, отслеживая детали и материалы, вы можете увидеть, какие активы стоят вам больше всего в эксплуатации. Теперь, вместо простой просьбы к совету о деньгах на замену чего-то, вы можете показать им цифры, которые доказывают ваш случай.

CMMS успокаивает ваши страхи

Музеи и CMMS-софт — родственные духи, разделяющие философские принципы. В то же время, на практичном, повседневном уровне, CMMS делает управление музеем намного легче. Вы найдете активы быстрее, защитите коллекции так же, как потоки выручки, и наконец, будете говорить на общем языке с советом.

Если вы человек в отделе, несущий все знания и ноу-хау в голове, или вы работаете для этого человека или они работают для вас, пришло время вытащить себя из этого сюжета и переключиться на что-то без так многих проблем, скрытых в темноте и напряжения на краю сиденья.