Как умное управление запасами стимулирует рост малого бизнеса

Малый бизнес — на самом деле, каждый в бизнесе — живет и умирает на управлении запасами. Но прежде чем смотреть на управление им, нам нужно спросить: «Что такое запасы, вообще?»

Типы запасов

Прежде чем опередить себя, давайте установим рабочее определение запасов. Нам понадобится более одного, потому что, говоря широко, есть четыре типа, что значит, что вещи могут стать немного запутанными, если мы не будем осторожны.

Сырье (Feedstock)

Это сырьевые материалы, которые вы собираетесь использовать для производства ваших конечных, готовых продуктов. Допустим, вы ведете пиццерию. Тесто, соус и отдельные топпинги — это сырье. Если вы ведете завод по производству весел для каноэ, это дерево и лак. Одежда? Рулоны ткани.

Термин «сырой» может быть немного вводящим в заблуждение, потому что он тоже может иметь более одного значения. В конце концов, уровень «сырости» ваших материалов будет зависеть от вашей отрасли. Так, если вы мельница, ваше сырье — деревья. Но если вы компания по производству скейтбордов, ваше сырье будет листами фанеры (которые приходят от мельницы).

Незавершенное производство (Work in progress)

Вернемся к пиццерии. Вы берете ингредиенты, сырье, собираете их все вместе и загружаете в печь. Пока всё печется, это на полпути между сырьем и чем-то, что можно продать. Этот тип, вещи, сидящие на вашей производственной линии, — это незавершенное производство.

Сколько у вас их есть в любой момент времени, зависит от вашей отрасли. С нашей пиццерией у нас никогда не будет так уж много. Наша печь просто не достаточно большая. Всегда будет больше сыра в холодильнике, чем печется в печи. Но если бы мы строили авиалайнеры, у нас мог бы быть инвентарь на линии месяцами. И чем ближе самолет к завершению, тем больше будет незавершенного производства, чем сырья.

Готовая продукция (Finished goods)

Следующий легко понять, как только мы называем его по его более распространенному названию — товары. Это инвентарь, готовый к продаже. Но помните, готовая продукция также может быть сырьем для другой отрасли. Мы могли бы продавать наш готовый продукт публике или другой компании. Вернитесь к той компании по скейтбордам, покупающей листы фанеры от мельницы. Готовый продукт мельницы — это сырье компании по скейтбордам.

Отрасль диктует соотношение

Прежде чем перейти к четвертому типу запасов, мы можем потратить немного больше времени, думая о первых трех. Конкретно, мы можем посмотреть, как разные отрасли имеют разные относительные количества каждого типа.

Итак, снова к нашей пиццерии. Там будет в основном сырье, немного незавершенного производства, но почти никакой готовой продукции. Потому что на сборку ингредиентов и их выпечку уходит очень мало времени, вы можете ждать заказов, прежде чем начинать. У вас никогда не будет много готового продукта, потому что как только пицца готова, она уходит к клиенту.

Мы уже говорили о строительстве авиалайнеров. Много вашего инвентаря будет застрято на производственной линии, потому что ваш продукт включает медленное и тщательное собрание астрономически большого количества деталей. А как насчет местного магазина платьев? Розничная индустрия имеет много готовых товаров, но практически ни одного из других двух типов инвентаря.

Запчасти и материалы (Spare parts and materials)

Четвертый тип запасов — это тот, который есть у каждого бизнеса в каждой отрасли, запчасти и материалы. Это всё, что вы держите под рукой на случай поломки. В пиццерии это запасная лампочка для света в печи. На мельнице — запасное пильное полотно.

Теперь, когда у нас есть некоторое представление о том, что такое запасы, давайте погрузимся немного глубже.

Запасы: ключевые концепции

FIFO против LIFO

Представьте, вы только что пришли из магазина с молоком. Когда вы открываете холодильник, вы видите почти пустой картон уже там. Куда вы ставите новое молоко, перед старым картоном или за ним? Или представьте, что вы стоите в очереди за автобусом. Когда автобус приходит, как люди заходят, основываясь на том, кто пришел первым или кто пришел последним?

В обеих ситуациях вы следуете принципу FIFO, который расшифровывается как first in, first out (первый пришел — первый ушел). Старое молоко используется первым. Первый человек на остановке — первый заходит в автобус. Что бы (или кто бы) ни прибыл первым, то используется (или идет) первым.

Хорошо, еще две ситуации. Вы берете тарелку в ресторане с шведским столом. Вы берете её с верха стопки или с низа? Вы загружаете тарелку и идете к своему столу, когда видите, что кто-то украл ваш стул, но это не проблема, потому что вы видите стопку их в углу. Когда вы берете себе новый стул, вы берете с верха стопки или с низа?

В этих ситуациях вы возьмете тарелку и стул с верха стопок. Теперь вы следуете принципу LIFO, который расшифровывается как last in, first out (последний пришел — первый ушел). Последняя добавленная тарелка — первая используется. Последний добавленный стул — первый убирается.

Вам нужно быть немного осторожным с этими двумя принципами, потому что существуют связанные, но другие бухгалтерские термины с теми же именами. У нас нет времени сейчас в них вдаваться, но важно, чтобы вы знали, что они существуют и связаны с тем, как ваш бухгалтер думает о запасах.

ABC-анализ

Последний раз подумаем о нашей воображаемой пиццерии, конкретно о топпингах. Итак, у вас есть ваш базовый, недорогой сыр, более изысканный, дорогой сыр, и затем трюфели, те супер-дорогие подземные грибы. Все они сырье, но из-за различий в ценности, имеет смысл разделить их на категории. Обычно люди выбирают три: А, В и С, и пытаются сбалансировать их, глядя на процент затрат для компании и процент от общего инвентаря.

Итак, трюфели — А. Покупка их занимает 70% вашего годового бюджета на инвентарь, но они составляют только 20% вашего общего инвентаря.

Изысканный сыр — В. Покупка его занимает 25% вашего годового бюджета на инвентарь, но это только 30% вашего общего инвентаря.

Базовый сыр — С. Покупка его занимает только 5% вашего годового бюджета на инвентарь, но это полные 50% вашего общего инвентаря.

Преимущество ABC-анализа в том, что теперь вы можете начать думать о том, сколько усилий вы собираетесь вложить в контроль — просто другой способ сказать отслеживание и защиту — каждой категории. Вы можете держать стопки базового сыра в главном холодильнике, изысканное дело спрятано на задней полке, а трюфели, может быть, заперты в вашем офисе. Вы также можете настроить разные графики закупок. Вы всегда будете проходить через много базового сыра, поэтому вы можете настроить поставку нескольких коробок раз в неделю. Но для дорогих трюфелей вы тщательно следите за уровнями и заказываете только ровно то, что вам нужно. Еще одно преимущество разделения вашего инвентаря на А, В и С приходит, когда вы делаете физические подсчеты. Для трюфелей, потому что они А, вы знаете, что вы пойдете и пересчитаете каждый отдельный. Но для базового сыра, С, вы можете сделать намного более слабый подсчет, возможно, только подсчитать количество коробок на руках, вместо подсчета каждой маленькой пакетики, что сэкономит вам много времени и усилий.

Затраты на хранение и потери, также известные как убыли (shrinkage)

Скучаете по пиццерии, вы снова в магазине за молоком. Когда вы видите молоко по акции, загружаете ли вы машину как можно больше или покупаете то же количество, что всегда?

Сэкономить деньги — здорово, но вы знаете, что в вашем холодильнике только столько места, и не то, что вы можете хранить лишние картоны в сарае на заднем дворе. Вы всегда можете купить дополнительный холодильник, но покроют ли долгосрочные затраты на его покупку и эксплуатацию деньги, сэкономленные на молоке сегодня? Даже если вы могли бы получить очень дешевый холодильник и работать на солнечной энергии, сможете ли вы выпить всё это лишнее молоко до того, как оно испортится или кто-то другой положит на него руки? Скорее всего, нет.

В конце концов, имеет больше смысла иметь наименьшее возможное количество молока без когда-либо исчерпания. Таким образом, ваши затраты на хранение низки, и вы избегаете потери любого из-за порчи или кражи. Вот где мы получаем систему JIT, где инвентарь доставляется just in time, что означает прямо перед тем, как он нужен. Вместо того чтобы вы платили за хранение молока, вы перекладываете эти затраты обратно на магазин. Не волнуйтесь о магазине. У них есть всевозможные экономии масштаба, которые делают это намного проще и дешевле для них.

Отслеживание объединяет всё вместе

Внедрение этих концепций на практике всё сводится к эффективному отслеживанию. Вам нужна система, которая может сказать вам в реальном времени, сколько инвентаря у вас есть. Со временем вы можете затем использовать эти исторические данные, чтобы найти тренды и использовать их для тонкой настройки вашего контроля запасов.

Как только у вас есть точные записи о том, когда инвентарь поступил, вы можете установить систему FIFO или LIFO.

Держание близкого глаза на вашем А-инвентаре — легко, когда ваш подсчет всегда точен и актуален.

Снижение затрат на хранение и потерь возможно только тогда, когда вы можете посмотреть на прошлое использование. Если вы смотрите на то, сколько у вас сейчас, сколько вы обычно используете, и время ожидания (lead time), то есть сколько времени занимает заказ большего инвентаря, вы можете тогда установить пар-уровень (par level), который является вашим порогом повторного заказа. Как только ваш инвентарь падает ниже этого порога, вы знаете, что пришло время заказать больше.

Следующие шаги

Есть куча способов отслеживать инвентарь, но традиционные склонны к ошибкам и занимают много времени. Так что вместо попытки сделать всё с бумагой и ручкой или электронными таблицами, стоит ваше время заглянуть в программное обеспечение для отслеживания инвентаря. Есть посвященные программные обеспечения для управления инвентарем. Ваша конкретная ситуация и потребности диктуют, что лучше для вас.

Если вы обеспокоены поддержанием ваших данных актуальными в реальном времени и безопасными — и вы должны быть — но не имеете времени или IT-экспертизы для настройки чего-то, поищите подписку, облачное решение. Хороший провайдер обновляет софт и бэкапит данные за вас, бесшовно за кулисами. И данные остаются вашей собственностью. Они просто хранят их в безопасности для вас.