29 экспертов рассказывают, как малые предприятия могут улучшить свои процессы управления запасами

Нико Муойо

@freespeechgame
Нико Муойо — вундеркинд-подросток-предприниматель, создатель игры «Свобода слова». Нико начал свой первый прибыльный бизнес в 9 лет, и сейчас ему 18. В настоящее время он отдает предпочтение бизнесу, а не колледжу, чтобы запустить свое последнее предприятие:Freedom of Speech, LLC. Он добился успеха и уже решил бизнес-задачи с уникальной точки зрения.
"Мой главный совет по улучшению процессов управления запасами для малых и средних предприятий – это..."
Всегда имейте хорошо продуманный план не только с точки зрения прибыли, но и с точки зрения логистики. Формула EOQ также помогает, если вы можете позволить себе хранить где-то большие запасы.
Моей самой большой неудачей был бизнес по перепродаже часов, который я начал на втором курсе старшей школы. Мой веб-сайт, Time Warp Time Pieces , продаваемые дешевые китайские часы-скелетоны как модная вещь, необходимая каждому «джентльмену» для повседневного наряда. Веб-сайт перепродажи изо всех сил пытался набрать обороты, поскольку цены были недостаточно конкурентоспособными, чтобы конкурировать с другими компаниями, подобными нашей. Я быстро понял, что бизнес-модель прямой поставки, которую я себе представлял, не сработает, потому что у моих конкурентов были запасы, и поэтому они могли отправлять и продавать часы намного быстрее, чем я. Еще не сдаваясь, я решил инвестировать деньги, которые я сэкономил на предыдущих предприятиях, в инвентаризацию, чтобы конкурировать со сроками доставки моих конкурентов. Расходы на ведение бизнеса быстро ушли от меня, и я прекратил его. Пытаясь вернуть часть своих вложений, я поспешно продал оставшиеся часы детям, с которыми ходил в школу. Это также научило меня полностью знать свой рынок и понимать истинный спрос на мой продукт, прежде чем вкладывать свои деньги. Это был определенно дорогой урок, но он помог мне подготовиться к более успешному бизнесу.

Джон Кроули

@peoplehrms
Джон Кроули создает полезный контент о человеческих ресурсах, управлении персоналом и облачных технологиях. Он работает руководителем отдела контента отдела кадров и ведет популярный блог People HR.
"Чтобы улучшить процессы управления запасами..."
Если вы выберете поставщика облачного программного обеспечения, который может доказать, что он следует передовым методам информационной безопасности, то вам придется беспокоиться о своей безопасности на одну область бизнеса меньше. Например, специалист по кадрам, отвечающий за информацию о сотрудниках, связан законодательством о защите данных, поскольку они классифицируются как «персональные данные». Если отдел кадров использует локальные системы и процедуры, группа информационной безопасности должна обеспечить их управление соответственно. Если отдел кадров использует поставщика облачного программного обеспечения для управления персоналом, то, если вы можете убедиться, что поставщик серьезно относится к информационной безопасности, вы можете как бы «установить и забыть» для этой области бизнеса. В идеале поставщик облачного программного обеспечения должен иметь аккредитацию ISO27001 — это международный стандарт управления информационной безопасностью, подтверждающий, что поставщик прошел независимую проверку и соответствует требованиям.

Скотт Фредерик

@LogisticsPlus
Скотт Фредерик — вице-президент по маркетингу Logistics Plus Inc. (ведущего мирового поставщика решений в области транспорта, логистики и цепочек поставок).
«Мой совет номер один о том, как малому бизнесу может улучшить процессы управления запасами…”
Передайте управление запасами на аутсорсинг опытной сторонней логистической (3PL) компании, которая специализируется на складировании и выполнении заказов.
Использование 3PL поставщика услуг по складированию и выполнению заказов позволяет гибко настраивать и масштабировать модель распределения по мере необходимости. бизнес требует перемен. Размещая свой инвентарь под крышей поставщика складов 3PL, вы позволяете отправлять несколько поставок более экономичным способом, чем это было бы возможно в противном случае. Использование 3PL с мощными технологическими решениями означает, что вы можете уравнять правила игры, когда речь заходит о прозрачности запасов, не вкладывая сотни тысяч долларов в системы и ИТ-инфраструктуру. 3PL также может масштабировать свою деятельность в соответствии с вашими колебаниями спроса и позволит вам легко прогнозировать стоимость доставки каждого из ваших продуктов.

Фергус Макдональд

@fergytweets
Фергус и его жена Эмма руководят Eagle &Fox — интернет-магазином, базирующимся в Эдинбурге, Шотландия. Их бренды Kilt Society и The Tartan Blanket Co. предлагают традиционные продукты, обновленные для современного потребителя.
«Автоматизируйте все, что можно…»
Программное обеспечение и системы становятся умнее и дешевле с каждым днем. Используйте эти инструменты в своих интересах и автоматизируйте абсолютно все, что можно. Чем меньше возможностей для человеческого фактора, тем меньше ошибок. Правильные и точные запасы и отгрузка означают, что проверка запасов происходит быстрее, вы никогда не продаете слишком много, вы получаете меньше возвратов, меньше расстроенных клиентов, а все остальные ваши системы работают более гладко.

Скотт Тоал

@oeveo
Партнер-основатель Short Run Pro и ее дочерних брендов Federal Brace, Killarney Metals, Oeveo и Bison Built. Опыт г-на Тоала заключается в разработке нишевых рыночных брендов для поддержки потребителей с недостаточным уровнем обслуживания с помощью инновационных решений.
"Используйте визуальные маркеры вместе с вашими компьютерными системами и счетчиками циклов..."
Даже в самых совершенных системах управления есть дыры. Когда происходит сбой в процессе инвентаризации ваших быстроходных SKU, это больно. Лучшая защита от проблем с инвентарем — это глаза. Используйте визуальные маркеры на своих станциях комплектации, которые показывают предполагаемое количество деталей, и научите своих сотрудников предупреждать, когда эти маркеры показывают низкий уровень.

Марио Серна

@CeremonySupply
Марио Серна работает с церемониальными принадлежностями. Он профессионал электронной коммерции с более чем 11-летним опытом. Большая часть этого опыта связана с управлением складом, что в значительной степени связано с управлением запасами. Это особенно важно в электронной коммерции, потому что клиент физически не присутствует, чтобы гарантировать доступность.
"Мой лучший совет, который поможет улучшить управление запасами любой компании, – это..."
Максимально сведите к минимуму ручные процессы.
Если вы не занимаетесь высокотехнологичным бизнесом, исключить ручной труд из процессов управления запасами практически невозможно. Однако вам следует свести к минимуму количество шагов, которые человек должен предпринять, чтобы получить точную инвентарную инвентаризацию. В современную эпоху нет никаких причин, по которым любой бизнес должен работать со старомодным ручным подсчетом, рукописными инвентарными ведомостями и ручным вводом в базу данных. Существует множество доступных программных приложений для управления запасами, которыми можно управлять с планшета или даже со смартфона. Что вам действительно нужно проверить, так это то, что программное обеспечение может интегрировать сканер этикеток со штрих-кодом, который выполняет подсчет автоматически. Существуют сканеры штрих-кодов, которые подключаются по беспроводной связи через Bluetooth, что дает инвентаризатору свободу передвижения, не мешая шнуру. Это сводит к минимуму вероятность человеческой ошибки, связанной с мысленным подсчетом при сортировке товаров. Сканер автоматически регистрирует/обновляет количество в программном обеспечении, поэтому вам нужно сосредоточиться только на сканировании каждого элемента по отдельности. Даже в этом случае могут возникать случайные двойные сканирования или случайные сбои программного обеспечения/соединения, но это намного меньше, чем количество (и видов) ошибок, которые могут быть вызваны ручными процессами.

Дэнни Инг

@cin7online
Дэнни является основателем и главным архитектором Cin7, облачного решения для управления запасами. Выросший и получивший образование в Новой Зеландии, Дэнни живет и работает в Окленде, где он построил карьеру, помогая компаниям совершенствовать свои бизнес-процессы, чтобы они процветали в многоканальном мире.
«Малый бизнес должен сохранить свои процессы управления запасами. как можно проще..."
Чем меньше избыточного ввода данных включает их процесс, тем лучше они будут. Простота позволяет им тратить больше драгоценного времени и ресурсов персонала на разработку, маркетинг и продажу своих продуктов и меньше времени на администрирование.
Небольшие предприятия обычно управляют запасами отдельно от своих заказов на покупку, счетов-фактур и бухгалтерского учета. Это означает, что каждый раз, когда компания получает груз или отправляет заказ, она должна обрабатывать продажи и счета в одном месте, корректировать свои запасы в другом и обновлять свои финансовые показатели в еще одной точке ввода данных. Это не только усложняет управление запасами, но и скрывает последние данные о количестве и стоимости запасов в электронных таблицах и бухгалтерских книгах, делая информацию практически бесполезной для принятия срочных решений по управлению запасами.
Процесс, объединяющий эти этапы в единый Решение может значительно снизить требования к администрированию и вводу данных, а также обеспечить в режиме реального времени информацию об объемах запасов и затратах для принятия важных бизнес-решений.

Джек Шиндер

@AMBICODOORS
Джек Шиндер — президент AMBICO.
«Убедитесь, что все сотрудники понимают и используют существующий процесс…»
Одна из наиболее распространенных причин неэффективности системы управления запасами команды заключается в том, что члены команды или, возможно, даже все отделы используют ее неправильно. Это может быть связано с пренебрежением, или это может быть связано с необходимостью лучшего объяснения и направления или, возможно, с требованием системы, которая лучше интегрируется с естественным рабочим процессом. Уделите время обучению сотрудников работе с системами и протоколами, а также привлеките членов команды к ответственности за выполнение этих инструкций.

Рувим Катс

@falconwebsites
Рубен Катс — веб-дизайнер компании Falcon Marketing.
«Исходя из предыдущего опыта работы на складе, нужно убедиться Все всегда в курсе…”
Независимо от того, совершаются продажи или нет, сотрудники, коллеги и другие лица по-прежнему могут быть уязвимы при получении товаров из реального магазина. Нужно записывать все покупки, счета-фактуры должны быть показаны, а запасы должны реагировать как онлайн, так и оффлайн. Необходимо внедрить такую ​​платформу, как Magento, чтобы избежать каких-либо проблем с серверной платформой в будущем. Если у компании много запасов в системе, им необходимо увидеть, какие продукты продаются больше всего, пересчитать продукты и обновить продукты в инвентаре. Убедитесь, что еженедельный отчет предоставляется генеральному директору и всем, кому это может понадобиться.

Брэдли Шоу

@ExpertBrad
Брэдли Шоу — владелец SEO Expert Brad Inc. Он занимается цифровым маркетингом и онлайн-консалтингом с 1997 года.
«Мой главный совет по улучшению процессов управления запасами — это…»
Осуществлять контроль качества. Контроль качества имеет первостепенное значение в бизнесе любого размера и должен осуществляться немедленно. Наличие процесса обеспечения качества может быть напрямую связано с удовлетворенностью клиентов и ростом бизнеса. Запуск процедур контроля качества может быть таким простым, как составление контрольного списка, в котором указаны все процедуры, которым должны следовать сотрудники при проверке получаемых ими товаров. Например, вы можете попросить работников проверить продукты на предмет следующего:

• Признаки повреждения, такие как утечки, разрывы или сломанные уплотнения.
• Цвета, стили и размеры товаров — все должно совпадать с описанием в заказе на покупку.
• Цены и условия продажи — когда все сотрудники работают над достижением одних целей, качество повышается.
  

Доктор. Амирзеб Пирзада

@ZDentalStudio
Доктор. Амирзеб Пирзада — главный стоматолог-консультант Z Dental Studio.
"Чтобы улучшить процессы управления запасами, компании должны…"
Используйте подход "ранний вход - ранний выход" (EIEO).
Товары или продукты должны продаваться в том же хронологическом порядке, в котором они были куплены. Подход EIEO абсолютно необходим для таких предметов, как продукты питания, цветы, косметика и другие скоропортящиеся товары. Владелец ресторана, например, должен быть полностью осведомлен о еде на кухне и применять метод EIEO для улучшения кухонного инвентаря. Кроме того, это также хорошая идея для скоропортящихся товаров, поскольку предметы, лежащие на складе, могут быть легко повреждены кем-либо или иным образом устареют, что сделает их непригодными для продажи.
Идеальный способ выполнить EIEO в хранилище или на складе. заключается в добавлении новых элементов сзади, чтобы старые продукты были впереди.

Остап Босак

@MarquisGardens
Остап Босак — менеджер Marquis Gardens, крупнейшего ритейлера водных объектов и товаров для прудов в районе Торонто.
«Мой совет…»
Внедрить комплексную компьютерную систему для ведения инвентаризации.
Это может стать неожиданностью, но многие малые и средние компании все еще работают на бумаге, а иногда и в Excel. Даже самая простая система программного обеспечения для инвентаризации позволяет отслеживать входящие и исходящие запасы, а также текущий уровень запасов. Компания Marquis Gardens была компьютеризирована всего пару лет назад, но это оказало огромное положительное влияние на наш бизнес. Здесь гораздо меньше ошибок и человеко-часов. Это также почти устранило возникновение нехватки или избыточных запасов в нашем бизнесе.

Гэри С. Смит

@NAEIR
Гэри С. Смит является президентом и главным исполнительным директором NAEIR, Национальной ассоциации обмена промышленными ресурсами, крупнейшей благотворительной организации в США. и перераспределила продукты на сумму более 3 миллиардов долларов среди некоммерческих организаций и учебных заведений.
"Лучший способ улучшить процессы управления запасами, если вы представляете малый бизнес – это..."
Вы когда-нибудь задумывались о том, чтобы пожертвовать свои излишки на благотворительность?
Это называется «филантропия продукта» или «пожертвования в натуральной форме». Это быстрее и проще, чем методы, которые вы используете сейчас. It’s more financially advantageous, too, thanks to a little-known tax break.
You may never have heard of IRC Section 170(e) (3), but it’s a key piece of tax code. It states that when C Corps donate their inventory to qualified nonprofits, they don’t just receive a tax deduction:they can receive a tax deduction equal to up to twice the cost of the donated products. Under the tax code, deductions are equal to the cost of the inventory donated, plus half the difference between the cost and fair market-selling price, not to exceed twice the cost.
You don’t have to go hunting for worthy not-for-profits to accept your excess merchandise. A gifts-in-kind organization will do all the work for you. Gifts-in-kind organizations are 501c3 nonprofits that exist to collect corporate product donations and then distribute them to qualified nonprofits. A gifts-in-kind organization should accept 100% your overstocks, at any time throughout the year. It’s particularly helpful when consolidating a warehouse, transitioning between selling seasons or dealing with a run of returns.
The time you’ll save — and the tax benefits you’ll reap — aren’t the only advantages to making gifts-in-kind donations. You’ll also:

• Protect your brand – Discounting inventory devalues your products and your name, while making corporate donations elevates your brand.
• Enhance employee engagement – Employees like working for companies with heart. Sharing the names of the charities that benefited from your gifts-in-kind donations makes great employee newsletter content that raises morale.
• Keep your inventory current – There’s no reason to hang onto obsolete stock when you have such a simple process for moving it.
• Keep your warehouse uncluttered – Storage space is valuable. Most gifts-in-kind organizations will accept both large and small volume donations at any time, allowing you to better manage your warehouse space.

Justin Laxton

@alltravelsizes
Justin Laxton is the Sales &Marketing Manager for AllTravelSizes and Weiner’s Ltd. He is also responsible for many of the companies’ projects, which have included a warehouse efficiency audit and setting up procedures for every task they do.
“My top tip for small business to improve their inventory management process is…”
To have an organized and labeled warehouse/storage area with defined procedures for each step of the process.
An organized warehouse/storage area allows for products to be found and anyone in the organization to know how much product is available at any time. An organized warehouse/storage area alone won’t do much if nobody knows where to find items.
We ran into an issue where we were growing at about a 40% rate for the last two years. We didn’t have overstock locations for products recorded anywhere, so anytime product wasn’t in its main location, our stockers and order pickers were wasting time having to look for product.
Once we began labeling where products were in overstock – we have an inventory management program called Acctivate which allows us to record item locations – we saw a dramatic decrease in the amount of time it took for an order to be picked and in the amount of time it took to stock the main item location.
In addition, the second part of this is to clearly define procedures for how each step of the warehouse/storage process. We found that by putting in writing how products should be received, manufactured (when applicable), stocked, and how orders should be picked, packed, and shipped, provided us with an equal time savings and contributed to a much better managed inventory.

Rachel Baileys

@thescarpetta
Rachel Baileys is the Marketing Manager for The Scarpetta, an online retailer for women’s designer shoes.
“My #1 tip for inventory management is…”
To track and collect as much data as possible, especially inventory movement data. This allows you to have so much valuable insight on what is working within your inventory. You would be surprised how long a pair of shoes has been sitting on the shelf or how quickly others move.

William Swift

@OhMattress
William Swift is a manager of marketing department in a mattress company. He shared several useful sleeping tips and knowledge about mattress on his blog.
“My No.1 tip would be…”
Looking at your sales data.
Sales data tells you everything about your small business far more than who bought your products and you can easily spot obvious trends or seasonality. You can also find some less obvious un-explainable patterns. It would make you confident when managing your inventory. But the problem is that you will have not much enough data to look at if you’re just starting up your business. You might have guessed the answer –look at your competitors!

Andrea L. Brady

@ConcannonCPA
Andrea L. Brady, CPA, is a shareholder at Concannon Miller, a CPA and business consulting firm with offices in Bethlehem, Pa. and St. Petersburg, Fla. She heads the firm’s audit and manufacturing teams.
“My top tips for improving inventory management processes are…”
Proper ordering:Managers or other appointed employees should order properly to ensure that last minute purchases of product are a very rare occurrence. Technology can be very helpful in the ordering process. In this age of information, you should already know how much inventory you use in the day-to-day operations of your business and when your deliveries are arriving.
There are times when last-minute purchases are necessary, but it should never be because management doesn’t know how to order. This should only be done in the case of unforeseeable circumstances. An example of unforeseeable would be loss of product due to equipment failure or a delivery was shorted.
Another would be if your business had an unexpected busy day – that’s unforeseeable. However, if it occurred during a known regular busy period, then that is foreseeable and the staff should have ordered to handle the additional sales. Management needs to be keenly aware of the business’s regular busy and slow periods to properly handle inventory ordering.
In addition to the higher costs of having to buy back-up inventory last minute, another cost factor is the fact that someone may have to leave the business to get the product. You are now paying someone to drive to get product rather than performing their usual work duties.
Products and Tracking Solutions from Camcode:

• Warehouse Rack Location Labels
• Ярлыки со штрих-кодом
• Warehouse Location Labels
• UID Tags
• Inventory Control Tags
• Warehouse Aisle Signage
• Metal Equipment Tags
• Складские знаки
• Пользовательские этикетки из фольги