Мастерство управления складским инвентарем: проверенные стратегии устранения ошибок

Поскольку современный бизнес мир стал цифровым, существует одна общая бизнес-проблема, которую нельзя решить просто приложением или новым технологическим решением. Эта проблема — управление складским инвентарем и предотвращение и контроль ошибок инвентаризации.

Поскольку в весь логистический процесс обычно задействовано множество физических активов, локаций и людей, вопрос не в том, будет ли ошибки в управлении складским инвентарем, а в том, когда. Лучшая стратегия — предугадать и решить как можно больше складских проблем до их возникновения.

Так как мы тесно работаем со многими бизнесами, постоянно стремящимися оптимизировать свои складские логистические процессы, мы хотели узнать, что действительно работает для предотвращения и контроля ошибок складского инвентаря. Мы обратились к 20 экспертам по управлению инвентарем с вопросом:

«Какое #1 действие компании могут предпринять для снижения ошибок складского инвентаря?»

Мы собрали и систематизировали их экспертные советы в это подробное руководство по управлению, предотвращению и снижению ошибок инвентаризации. Смотрите, что сказали наши эксперты ниже:

Наша панель экспертов по управлению складским инвентарем:

Брюс Холлингер Скотт Придхэм Синди Хардер Ли Шварц Гэри К. Смит Беррин Сан Кёртис Парнелл Алехандро Велес Росс Питерсен Полин Малон

Барни Коэн Уильям Бауэр Дейв Гольдштейн Орит Пеннингтон Гавин Парнелл Форрест Бернсон Брайан Конклин Брендон Леви Брайан Саттер Крис Боркерт

---

Брюс Холлингер

Брюс Холлингер — основатель и президент WiSys LLC, изначально основал Macola Software в 1982 г. После приобретения Macola компанией Exact Software в 2001 г. Брюс присоединился к Inspired Solutions, где работал напрямую с клиентами Macola и разработал понимание нужных им решений. В 2004 г. основал WiSys и развил концепцию управления складом в реальном времени и ERP для Exact Macola Software.

#1 способ контроля ошибок складского инвентаря:

Использование системы управления складом (WMS), интегрированной с их ERP в реальном времени.

Это гарантирует, что номенклатурные номера актуальны и точны во всех системах и улучшает все аспекты бизнес-операций: снижение запасов, лучший клиентский сервис, меньше ошибок ввода данных и лучшее соответствие.

---

Скотт Придхэм

Скотт Придхэм — менеджер бизнес-юнита Fortress Fencing, эксплуатирующей несколько складов материалов для ограждений в Австралии.

#1 вещь, которую компании должны учитывать для снижения ошибок:

Локация, локация, локация.

Убедитесь, что есть процедура при каждом перемещении товара из одной локации в другую, и что все сотрудники знают правильную локацию для каждого предмета. Это предотвратит потери инвентаря и сократит время обработки и исполнения заказов. Несколько способов: обучение всех работе с системой инвентаря, сессии обмена знаниями, где сотрудники показывают друг другу, где найти предметы и где их правильно восстанавливать.

---

Синди Хардер

Синди Хардер — директор Visual Data Group, фирмы, помогающей компаниям решать большие проблемы с большими наборами данных. За 20+ лет карьеры обширный опыт в маркетинге, оптовой и розничной распределении, цепочке поставок, разработке процессов планирования продаж и операций. Особенно знакома с промышленностью товаров народного потребления, участвовала во всех аспектах цепочки поставок — от планирования спроса до складского распределения.

Мой совет компаниям, желающим снизить ошибки инвентаря:

Два слова: человеческая ошибка.

Обычно люди на приемном доке, сборщики и упаковщики, те, кто отгружает продукты, теряют инвентарь. Компании должны включать обучение в процессы найма, чтобы проиллюстрировать важность правильной обработки инвентаря. Независимо от должности, их должны обучать всем аспектам склада, инструментам управления инвентарем и тому, что ошибки инвентаря — их ответственность.

---

Ли Шварц

Ли Шварц — директор и основатель Schwartz Profitability Group, более 14 лет устраняет операционные узкие места для производственных и распределительных компаний, экономя время и деньги, повышая прибыль. До консалтинга 20+ лет в корпоративном мире, многие на постах CEO и президента. Регулярный контрибьютор и блогер в Industry Week, MDM, Aerospace and Defense Forum.

Причин некорректного инвентаря много… ввод ошибок, кража, неправильная обработка, отсутствие процедур, невыполнение процессов… однако, если бы мне нужно было выбрать одну причину, это было бы:

Аббревиатура GIGO. Garbage in. Garbage out (Мусор на входе — мусор на выходе).

Столько раз работал с клиентами, чьи данные просто ошибочны. Исправление данных исправило неточности. В других случаях — способ использования ERP, WMS или других платформ… или их неиспользование. Пропущены шаги. Заказы не введены правильно. Инвентарь перемещен, но перемещение не зафиксировано в системе. Где инвентарь? Там, где он был.

Если есть вторая по важности причина — отсутствие процедур или несоблюдение существующих процессов. Провал в любом случае ведет к ошибочным данным инвентаря.

---

Гэри К. Смит

Гэри К. Смит — президент NAEIR (Национальная ассоциация обмена промышленными ресурсами). С основания в 1977 г. NAEIR собрал и перераспределил более 3 млрд долларов новых пожертвованных припасов и оборудования. 7000+ корпораций по США пожертвовали товары NAEIR для поддержки школ, некоммерческих и благотворительных организаций, получая налоговые вычеты и снижая затраты на хранение.

#1 вещь, которую компании должны сделать для управления ошибками склада:

Избавьтесь от нежелательного инвентаря.

Пожертвуйте некоммерческой организации gifts-in-kind для налоговой выгоды, освобождения склада И помощи другим.

---

Беррин Сан

Беррин Сан возглавляет продуктовый маркетинг в Ragic, Inc — гибкой облачной БД для бизнеса, позволяющей создавать свои базы данных со стилем таблиц без кодирования.

Наши клиенты строят приложения отслеживания инвентаря в Ragic, и я могу сказать, что #1 совет для контроля ошибок складского инвентаря:

Наличие хорошей базы данных на заднем плане.

Многие складские и логистические компании признаются, что всё у них в Excel, что вышло из-под контроля, так как они не могут контролировать инвентарь, закупки и продажи в одной таблице.

---

Кёртис Парнелл

Кёртис Парнелл — дивизионный менеджер North Shore Steel, компании North Shore Supply. Управляет всеми аспектами операций дивизиона Rack Express для складских продуктов хранения. 25+ лет практического опыта в материально-обработке и складском деле.

#1 вещь, которую компании могут сделать для управления ошибками складского инвентаря:

Внедрение ПО отслеживания, если еще не используется.

Время, затраченное на подсчет, сборку, упаковку и перемещение каждой отгрузки через систему обработки, также должно отслеживаться. Склад должен быть организован так, чтобы сократить время, затрачиваемое на наклоны, подъемы, ходьбу между станциями. Держите ключевые предметы на уровне талии и в легкой досягаемости.

---

Алехандро Велес

Алехандро Велес — основатель Imagetoner.com, ритейлера картриджей для лазерных принтеров, эко-офисных принадлежностей и эко-канцелярии.

#1 вещь, которую компании могут сделать для снижения ошибок складского инвентаря и сэкономить кучу денег:

Обучение складских сотрудников, чтобы они понимали, как работает ваша компания и какие продукты она продает.

Складские сотрудники не роботы — с правильной информацией они могут принимать обоснованные решения и исправлять ошибки заранее. Например, мы продаем комплекты картриджей, часто клиенты заказывают со смешанными референциями, которые выявляются на уровне склада до отгрузки, экономя нам сотни долларов.

---

Росс Питерсен

Росс Питерсен — CEO Blitsy, eCommerce сайта ограниченных по времени и количеству продаж в индустрии искусств и ремесел. После продажи первого стартапа Michaels и притягивания в компанию, расстроился тем, что гигант индустрии продавал ноль продуктов онлайн, опираясь только на физические магазины, приносящие $4.6 млрд в год. Как удивительный рынок $30 млрд с 60 млн ремесленников только в США, Росс знал о огромном неиспользованном потенциале. В 2011 г. Росс, его близнец Райан и сестра Кэти запустили Blitsy.

#1 вещь, которую компании могут сделать для контроля ошибок складского инвентаря:

Создать проприетарную технологию и вооружить складских сотрудников приложением, учитывающим все уникальные сценарии вашей компании для снижения ошибок инвентаря.

---

Полин Малон

Полин Малон — вице-президент по закупкам Klein Steel Service Inc., металлургического сервис-центра. 30+ лет в закупках/управлении цепочкой поставок, председатель Institute of Supply Management (NY/NJ Forum) и член совета National Association of Purchasing Management (Rochester).

Для поддержания точного инвентаря и снижения ошибок нужно начать с:

Стратегии локации.

Установить одну локацию для каждого SKU и ограничить исключения. В стальном бизнесе это равносильно минимальным «drop racks» (локациям для остатков от разрезанного/отгруженного металла). Для точности критичны фокус на циклических подсчетах и соблюдение строгого процесса циклического подсчета — вместе с командой контроля инвентаря, не подчиняющейся операциям.

---

Барни Коэн

Барни Коэн — президент Business 360 Northwest, консалтинговой компании в Сиэтле, 40+ лет опыта в запуске и ведении бизнеса. От одного магазина пластинок построил один из крупнейших оптовиков предзаписанной музыки в мире. После достижения $900 млн продаж Valley Media, решил вывести компанию на IPO. Теперь помогает малым и средним бизнесам управлять ростом.

Как владелец и оператор одного из крупнейших оптовых дистрибьюторов предзаписанной музыки в мире, наличие достаточно правильного инвентаря было опорой моего бизнеса. Мы несли сотни тысяч наименований и продавали более 10 000 клиентам. Если вы используете постоянную систему инвентаризации — такую, что считает инвентарь на входе и выходе и назначает ячейки для продуктов — мой номер один совет:

Визуально проверяйте каждую ячейку, которая ушла в ноль в компьютере. Если не делаете это, рискуете положить новый инвентарь в занятую ячейку.

Если не используете постоянную систему, можно устранить ошибки через хорошую организацию и размещение. Во-первых, убедитесь, что достаточно места для каждого предмета. Во-вторых, маркуйте каждую ячейку четко: название продукта и номер штрих-кода. В-третьих, храните инвентарь на высоте, где сборщикам не нужно лазить или наклоняться.

---

Уильям Бауэр

Уильям Бауэр — управляющий директор Royce Leather, нью-йоркского ритейлера премиальных кожаных изделий: кошельки, чехлы для паспортов, портфели, блокноты и аксессуары.

#1 вещь, которую компании могут сделать для снижения ошибок складского инвентаря, которая может показаться очевидной, но супер-эффективна на наших складах:

Делайте вывески и этикетки для направления персонала по складу и помощи им находить инвентарь быстро и легко, идеально — без необходимости постоянно беспокоить руководителей вопросами о направлениях.

---

Дейв Гольдштейн

Дейв Гольдштейн — менеджер склада eComfort.com, премиального онлайн-ритейлера отопительно-охлаждающего оборудования и товаров для дома. 20+ лет складского опыта, включая 12 в управлении, Дейв привел склад eComfort.com к новым высотам. Будь то сборка, прием, обработка возвратов или организация всего запаса — компания может рассчитывать на Дейва для быстрого, точного и безопасного исполнения заказов.

Самое важное, что компании могут сделать для снижения ошибок инвентаря:

Дважды проверяйте отгрузки.

Во-первых, убедитесь, что полученное — это то, что вам сказали, что получено. Проверка упаковочных листов и предметов на ошибки устраняет большой объем проблем инвентаря. Также важно убедиться, что отгружаемое соответствует заказам, потому что недостающий инвентарь может незаметно проявиться при следующем заказе.

---

Орит Пеннингтон

Орит Пеннингтон — сооснователь TPGTEX Label Solutions, Inc., компании по программному обеспечению для маркировки. Много лет помогает компаниям крупного и малого масштаба оптимизировать процессы на складе, находя простые решения больших проблем.

Номер один, что компании могут сделать для контроля ошибок инвентаря:

Правильно помечайте свои активы и их локации.

Большинство ошибок случаются, когда товары поступают на склад, но не размещаются в правильной ячейке или на правильной полке. Эти товары появляются в инвентаре, но когда заказы собираются и эти товары не на своих местах, создается цепочка проблем для склада и бухгалтерии. 1-й — заказ на продажу может не отгрузиться (бэкордер), 2-й — инвентарь скорректируется в книгах как «пропавший», 3-й — когда заказ наконец отправится, он обычно срочный (экспедированная отгрузка — очень дорого).

Большинство этих ошибок можно предотвратить, если товары помечены штрих-кодом (SKU или UPC) и человекочитаемым названием при первом поступлении на склад. Все локации на складе должны быть четко помечены по проходу, полке и зоне полки. При использовании ячеек для мелких товаров, этикетка ячейки с той же информацией и фото товара может снизить ошибки.

---

Гавин Парнелл

Гавин Парнелл — директор Go Supply Chain Consulting Limited, результативно-ориентированной фирмы логистических консультантов в Великобритании, работающей международно. Близко к 20 годам опыта улучшения сложных цепочек поставок по множеству отраслей и стран.

Номер один, что компании могут сделать для управления и контроля ошибок складского инвентаря:

Правильно оформляйте поступление товаров.

Проблемы, проявляющиеся как ошибки сборки или обнаруживаемые при инвентаризации, часто являются результатом ошибок при приемке. Для предотвращения: убедитесь, что все продукты и складские локации четко идентифицированы. Штрих-кодовая маркировка продуктов и локаций (если нет стеллажей — можно наклеить ламинированные этикетки на пол) — лучший вариант в большинстве случаев. Сканируйте и продукт, и локацию при размещении для предотвращения ошибок. Храните только один код продукта на локацию в любой момент времени. В наши дни широкий спектр WMS доступен для любых бюджетов, поэтому нет оправдания для плохих процессов.

---

Форрест Бернсон

Форрест Бернсон — ассоциированный исследователь рынка в Software Advice, фирме, оценивающей и рекомендующей ПО для управления инвентарем, где он охватывает строительство, управление инвентарем и цепочки поставок. Ранее писатель и исследователь для Global Water Intelligence. Также писал для Texas Tribune, Austin Business Journal, Market News International, Austin American-Statesman.

Лучшее, что компания может сделать для устранения ошибок на своем складе:

Инвестировать в ПО управления инвентарем, интегрируемое с штрих-кодовым оборудованием и POS-программным обеспечением. Оно отслеживает: что у вас есть, сколько, где на складе или в магазине, когда продано.

Основная выгода — экономит владельцам бизнеса значительное время от ручного ввода этой информации каждый раз, когда предмет входит или покидает склад. Кроме того, ПО может помочь поддерживать правильные уровни инвентаря, используя исторические данные продаж для прогнозирования будущих.

Если владелец бизнеса проводит регулярные циклические подсчеты инвентаря с ПО и отмечает расхождения, паттерны могут выявиться при проблеме, ведуя к более глубокому расследованию. Использование такой системы не просто снижает ошибки, но и действует как сдерживающий фактор кражи — если сотрудники знают, что владелец/менеджер делает регулярные циклические подсчеты и аудиты, они реже будут красть. Это поможет компаниям оставаться прибыльными, так как кража сотрудниками составляет 44% всего сокращения инвентаря.

ПО само по себе не предотвратит кражу, но даст лучшее понимание и инсайты в ежедневные операции и укажет направление, если что-то идет не так. Нужен комплексный подход: в конце концов, всё сводится к найму правильных людей, отслеживанию всего, организации, использованию технологических сдерживателей (магнитные датчики, камеры) и применению ПО для упрощения процессов.

---

Брайан Конклин

Брайан Конклин — основатель и CEO Zylo, дизайн-фирмы, специализирующейся на создании приложений и консалтинге для десктопа и мобильных платформ.

Мой совет компаниям, желающим снизить ошибки складского инвентаря:

Зарегистрируйтесь в FBA (Fulfillment by Amazon) и позвольте Amazon заниматься этим.

---

Брендон Леви

Брендон Леви — создатель Stitch Labs (ThinkerUpper) и автор исходного кода, заставляющего продукт работать. Разнообразный бэкграунд: от микросистем и ядерной безопасности до аксессуаров для iPhone и устойчивой одежды.

Ключ к снижению ошибок складского инвентаря:

Документирование процессов и организация.

Если вы используете технологию для управления и отслеживания инвентаря, как и следует, у нее будут постоянные обновления. Когда они происходят, уделите время обучению команды обновлениям и их влиянию на повседневные рутины. Ведение записи текущих процессов делает последующее обучение и обучение гораздо проще. Оптимизация процесса сборки — ключ к разработке более эффективной системы. Храните бестселлеры рядом с зоной отгрузки, чтобы избежать «охоты за сокровищами», ведущей к серьезному замедлению исполнения, маркируйте четко и вывозьте отгрузки по мере поступления.

---

Брайан Саттер

Брайан Саттер — директор по маркетингу Wasp Barcode Technologies, производителя штрих-кодового ПО и решений. В лидерской роли определяет стратегическое направление и контролирует тактическое исполнение маркетинговых программ.

Номер 1 способ снизить ошибки инвентаря:

Внедрите систему контроля инвентаря (не ручную систему отслеживания).

После закупки предметов система контроля инвентаря поможет точно считать и управлять ими. Получение видимости и контроля уровней инвентаря помогает снизить списания, устранить дефициты и уменьшить время поиска инвентаря.

---

Крис Боркерт

Крис Боркерт — руководитель команды бизнес-оптимизации Linium, национально-ориентированной фирмы консалтинга по бизнес-процессам и IT, посвященной повышению производительности бизнеса через трансформационные сервисы и программные решения. 15 лет опыта, вел внедрения IT Service Management и IT Asset Management для крупных компаний в разных отраслях.

Лучшее, что компании большого или малого размера могут сделать для снижения ошибок инвентаря:

Иметь логический IT-активный и инвентарный процесс и систему. Желательно с проверенным ПО, мощным и гибким. В последние годы появились очень хорошие инструменты, несколько с встроенными рабочими процессами для управления инвентарем. Некоторые даже облачные и гораздо более продвинутые, чем прошлые системы. Например, предметы сканируются смартфонами и планшетами вместо старых штрих-кодовых сканеров. Мощная система поддерживает и то, и другое, и должна быть адаптируемой. Эти инструменты очень эффективны в устранении человеческой ошибки, и компаниям не нужно усложнять процессы приема и передачи. Они открывают возможности: just-in-time исполнение, GPS-отслеживание локаций, сложные мульти-поставщические среды.

Решения для отслеживания активов от Camcode:

• Активные теги
• Пользовательские штрих-кодовые этикетки
• Property ID
• Висячие вывески
• Складские этикетки
• Складские вывески
• Защитные от вскрытия этикетки
• Стеллажные этикетки
• UID этикетки
• Mil Std 130