Разбор четырех систем контроля запасов: Постоянный vs Периодический учет и их программные решения

Системы контроля запасов — технологические решения, интегрирующие все аспекты инвентарных задач организации: отгрузку, закупку, приемку, складское хранение, оборачиваемость, отслеживание и повторный заказ. Несмотря на споры о различиях между управлением запасами и контролем запасов, истина в том, что хорошая система контроля запасов делает всё, принимая комплексный подход к запасам и давая организациям возможность использовать lean-практики для оптимизации продуктивности и эффективности по всей цепочке поставок, имея нужные запасы в нужных локациях для удовлетворения ожиданий клиентов.

Существует два основных типа систем контроля запасов: системы постоянного учета (perpetual) и системы периодического учета (periodic). Внутри этих систем два основных типа систем управления запасами — штрихкодовые системы и системы радиочастотной идентификации (RFID) — используются для поддержки общего процесса контроля запасов:

• Основные типы систем контроля запасов:
  • Система постоянного учета (Perpetual Inventory System)
  • Система периодического учета (Periodic Inventory System)
• Типы систем управления запасами внутри систем контроля запасов:
  • Штрихкодовая система (Barcode System)
  • Система радиочастотной идентификации (RFID System)

Системы контроля запасов помогают отслеживать запасы и дают данные для их управления. Какой бы тип вы ни выбрали, убедитесь, что он включает: систему идентификации товаров и их информации (штрихкодные этикетки или бирки актива); аппаратные средства для сканирования (сканеры штрихкодов или RFID-считыватели); центральную базу данных для всех запасов с анализом данных, генерацией отчетов и прогнозированием спроса; процессы маркировки, документирования и отчетности вместе с проверенной методологией инвентаризации (just-in-time, ABC-анализ, FIFO, LIFO).

Читайте дальше, чтобы узнать больше о типах запасов, типах систем контроля запасов и приложениях для управления инвентарем, помогающих компаниям эффективнее управлять запасами.

Каковы 4 типа запасов?

Прежде чем углубляться в детали типов систем контроля запасов, важно понять разные типы запасов.

Обычно запасы группируют в четыре основные классификации:

• Сырье (Raw materials) — позиции запасов, используемые в производственном процессе для создания готовой продукции. То, что для одной компании сырье, для другой может быть готовой продукцией. Например, компания, производящая детали для станков, считает их готовой продукцией. Производитель, закупающий эти детали для своего производства, считает их сырьем. Сырье может включать бумагу, сталь, гайки и болты, химикаты, колеса и др.
• Незавершенное производство (Work-in-progress / WIP) — запасы, находящиеся в процессе обработке. WIP может включать сырье и компоненты, проходящие через производство для создания готовых товаров, а также готовые изделия, ожидающие финального контроля качества. После этих этапов они становятся готовой продукцией.
• Готовая продукция (Finished goods) — все завершенные товары, готовые к продаже конечному клиенту.
• MRO-запасы (MRO goods) — MRO означает maintenance, repair, and operating supplies (обслуживание, ремонт и операционные расходники). MRO-инвентарь — товары, необходимые для эксплуатации: оборудование, станки, и предметы для обслуживания оборудования и инфраструктуры. То есть MRO может включать позиции, иногда считающиеся сырьем, но здесь выступающие запасными частями. Гайки и болты: когда они на складе для сборки готовых изделий — сырье; лишние гайки и болты для ремонта оборудования — MRO. Другие примеры: уборочные средства (чистящие растворы, швабры, метлы), инструменты, упаковочные материалы, униформа и перчатки, канцелярия (бумага, ручки, калькуляторы, чернила для принтеров и др.).

Запасы можно классифицировать дальше различными способами в зависимости от отрасли, операций компании и типов управляемых запасов. Компании, закупающие готовую продукцию и продающие её с наценкой, имеют только один тип запасов — товарные запасы (merchandising inventory).

Некоторые компании, например производители, должны управлять разнородными запасами в разных классификациях, что делает эффективное отслеживание обязательным. Для эффективного управления инвентарем решение для трекинга сочетается с приложением для контроля или управления запасами.

Как работают системы контроля запасов?

Системы контроля запасов, такие как приложения для контроля запасов, предлагают множество функций для управления различными типами запасов. Обычно они состоят из приложений для управления запасами, объединенных с штрихкодовой маркировкой для идентификации активов, а информация о каждой позиции хранится в центральной базе данных. Штрихкодные этикетки служат трекерами запасов, позволяя пользователям вызывать информацию о позиции в компьютерной системе: цену, количество на складе, локацию на складе и т.д.
Лучшие приложения для контроля запасов совместимы с мобильными устройствами, с компаньон-приложениями, позволяющими отслеживать и управлять запасами при перемещении по объекту или между сайтами. Существует много приложений для трекинга запасов для смартфонов, некоторые — только мобильные, другие имеют десктопные версии для доступа с любого устройства. Есть также приложения, специально созданные для нужд менеджеров складов. При выборе приложения для управления запасами ищите функции, соответствующие потребностям вашей компании: триггеры алертов при достижении пороговых уровней запасов, возможности повторного заказа, анализ и отчетность для поддержки функций вроде прогнозирования.

2 типа систем контроля запасов

Теперь, когда мы охватили основы запасов и работы систем контроля, обсудим два основных типа.

Система постоянного учета (Perpetual Inventory System)

При использовании системы постоянного учета она непрерывно обновляет записи запасов и учитывает приходы и расходы при получении товаров, продаже со склада, перемещении между локациями, комплектации и списании. Некоторые организации предпочитают постоянные системы, потому что они дают актуальную информацию о запасах и лучше справляются с минимальными физическими подсчетами. Системы постоянного учета также предпочтительны для трекинга, так как при правильном управлении выдают точные результаты на постоянной основе. Этот тип лучше всего работает в связке с базой данных количеств запасов и бин-локаций, обновляемой в реальном времени складскими рабочими с штрихкодовыми сканерами. Приложения для управления запасами — это системы постоянного учета.

Есть вызовы, связанные с постоянными системами. Во-первых, их нельзя вести вручную — нужны специализированное оборудование и софт, что повышает стоимость внедрения, особенно для бизнеса с множеством локаций или складов. Периодическое обслуживание и обновления также могут быть затратными. Другой вызов: записанные запасы со временем могут не отражать реальные, так как не проводятся периодические физические подсчеты — необходимая активность даже при использовании трекеров. Ошибки, кражи, неправильно отсканированные позиции влияют на записанные данные и вызывают расхождения с реальными подсчетами.

Система периодического учета (Periodic Inventory System)

Системы периодического учета не отслеживают запасы ежедневно; они позволяют организациям знать начальные и конечные уровни запасов за определенный период. Эти системы отслеживают запасы через физические подсчеты. Когда физический подсчет завершен, сальдо на счете закупок переносится в счет запасов и корректируется под стоимость конечных запасов. Организации могут выбрать метод расчета стоимости конечных запасов: LIFO, FIFO или другой; помните, что начальные запасы — это конечные запасы предыдущего периода.

Есть недостатки периодических систем. Во-первых, во время физических подсчетов обычная бизнес-деятельность практически приостанавливается. Рабочие могут спешить с подсчетами из-за дефицита времени. Периодические системы обычно не используют трекеры запасов, поэтому ошибки и мошенничество могут быть более распространены из-за отсутствия непрерывного контроля. Также сложнее выявить, где возникли расхождения в подсчетах, потому что между подсчетами проходит много времени. Объем труда, требуемый для периодических систем, делает их более подходящими для малого бизнеса.

Штрихкодовые системы инвентаризации (Barcode Inventory Systems)

Системы управления запасами с использованием штрихкодовой технологии точнее и эффективнее ручных процессов. Используемые как часть общей системы контроля запасов, штрихкодовые системы автоматически обновляют уровни запасов, когда рабочие сканируют их сканером или мобильным устройством. Преимущества штрихкодирования в процессах управления запасами многочисленны и включают:

• Точные записи всех транзакций по запасам
• Устранение трудоемких ошибок данных, частых при ручных/бумажных системах
• Исключение ошибок ручного ввода данных
• Простота и скорость сканирования
• Автоматическое обновление доступных запасов (on-hand inventory)
• Запись истории транзакций и легкое определение минимальных уровней и количеств для повторного заказа
• Оптимизация документирования и отчетности
• Быстрый возврат инвестиций (ROI)
• Облегчение движения запасов внутри складов, между локациями и от приемки до комплектации, упаковки и отгрузки

Системы инвентаризации на базе радиочастотной идентификации (RFID Inventory Systems)

RFID-системы используют активную и пассивную технологии для управления движением запасов. Активная RFID-технология использует стационарные считыватели по всему складу; RFID-метки проходят мимо считывателя, и движение записывается в ПО управления запасами. Поэтому активные системы лучше подходят для организаций, требующих трекинг в реальном времени или где безопасность запасов была проблемой. Пассивная RFID-технология требует использования портативных считывателей для мониторинга движения. Когда метка считывается, данные записываются в ПО. Дальность чтения RFID — около 40 футов для пассивной и 300 футов для активной технологии.

У RFID-систем управления запасами есть вызовы. Во-первых, RFID-метки гораздо дороже штрихкодных этикеток; поэтому их обычно используют для высокоценных товаров. RFID-метки известны проблемами с интерференцией, особенно в средах с большим количеством металла или жидкостей. Переход на RFID-оборудование стоит дорого, и ваши поставщики, клиенты и транспортные компании тоже должны иметь необходимое оборудование. Кроме того, RFID-метки несут больше данных, чем штрихкодные этикетки, что может перегрузить ваши системы и серверы избыточной информацией.

Выбирая систему контроля запасов для организации, сначала решите, какой тип — постоянный или периодический учет — лучше подходит вашим нуждам. Затем выберите штрихкодовую или RFID-систему для использования в связке с системой контроля запасов для полного решения, дающего видимость в запасы для улучшения точности сканирования, трекинга, записи и отчетности о движении запасов.

Изображения через Pixabay от icondigital и Flickr от Naval Surface Warriors