Эффективное управление запасами в больнице: 3 проверенные стратегии отслеживания активов

Больницы часто подвергаются критике за неэффективное управление расходниками и чрезмерные расходы на запасы. По мере того как больницы вынуждены сокращать бюджеты, менеджеры по материалам, поставщики и персонал находятся под давлением решить вопросы управления запасами; к сожалению, им часто говорят делать это трудоемкими ручными процессами, которые неэффективны и подвержены человеческим ошибкам.
Если рабочее время персонала тратится на ручное управление запасами и отслеживание расхода по множеству локаций снабжения, больницы не решают свои проблемы управления запасами. Они также не помогают себе в подготовке отчетов, поддержании соответствия и документировании использования. У них также нет согласованной системы для исполнения срочных заказов от медсестер и врачей.
Для упорядочивания управления запасами больницы и автоматизации распределения расходников и лекарств, руководителям больниц нужно внедрять лучшие практики: инвестиции в систему управления поставками больницы и оптимизацию инвентарных задач. Наши советы по управлению запасами больницы включают:

• Внедрение системы управления поставками больницы
• Принятие автоматизированных систем управления запасами
• Использование бирков активов для эффективного выдачи и приема медицинских инструментов

Больницы, идущие по этим путям, повысят эффективность персонала, снизят затраты на запасы расходников и улучшат финансовые показатели. Читайте дальше, чтобы узнать больше о наших советах по управлению запасами больницы.

Внедрение системы управления поставками больницы

Внедрение системы управления цепочкой поставок здравоохранения помогает больницам сокращать расходы и держать бюджеты в рамках. Управление цепочкой поставок в здравоохранении сложно, потому что оно фрагментировано, и по словам Жаклин Белльво из RevCycle Intelligence, «включает получение ресурсов, управление поставками и доставку товаров и услуг провайдерам и пациентам. Для завершения процесса физические товары и информация о медицинских продуктах и услугах обычно проходят через ряд независимых стейкхолдеров: производителей, страховые компании, больницы, провайдеров, групповые закупочные организации и несколько регуляторных агентств. Однако, способствуя эффективности в цепочке поставок здравоохранения, больницы и врачебные практики могут создать существенные возможности для снижения затрат по всей организации».
Медицинские провайдеры используют множество предметов ежедневно для лечения пациентов, и в смену они используют несколько единиц каждого. Сотрудники закупают эти товары, которые приходят из распределительных центров или напрямую от производителей, поэтому во многих организациях может участвовать в обеспечении провайдеров инвентарем на ежедневной основе. Управление цепочкой поставок включает каждую из этих организаций плюс регуляторные агентства, вроде FDA, и страховые компании. Управление этой цепочкой сложно не только из-за фрагментации, но и потому, что у разных стейкхолдеров свои цели: например, врачи и медсестры привыкли к определенным продуктам, но руководство больниц обычно закупает самые доступные высококачественные товары.
По этим причинам внедрение системы управления цепочкой поставок больницы — необходимость. Выбор платформы подразумевает поиск решения, отвечающего потребностям организации с функциями: автоматизированное управление запасами, автоматический сбор данных, мобильный доступ, хранение данных.

Принятие автоматизированных систем управления запасами

Автоматизированная система управления запасами — необходимость для занятой больницы для упорядочивания цепочки поставок. Эти системы включают технологии для трекинга и трассировки запасов и устройств, используемых ежедневно в здравоохранении. Часто они используют штрихкоды и RFID-метки с уникальными идентификационными номерами для каждой позиции запасов для точного отслеживания и управления. Медсестры и врачи могут сканировать штрихкоды мобильными сканерами или устройствами и доверять, что данные сохранятся в системе; одновременно автоматический сбор данных гарантирует точную отчетность для карт и инвентаризации.
Автоматизированные системы управления запасами также помогают провайдерам выявлять, были ли продукты отозваны или повреждены, и проактивно избегать выдачи таких продуктов или лекарств пациентам. Кроме того, они помогают идентифицировать часто используемые лекарства и устройства и прогнозировать потенциальные дефициты. Менеджеры по запасам имеют доступ к данным и могут устанавливать минимальные уровни запасов, которые автоматически оформляют заказы на позиции до возникновения дефицита. Таким образом, затраты остаются низкими, так как больницы автоматически внедряют lean-практики через автоматизированное управление запасами.

Использование бирков активов для эффективного выдачи и приема медицинских инструментов

Для максимизации эффективности вашей автоматизированной системы управления запасов как части более крупной системы управления цепочкой поставок больницы, вы должны использовать бирки активов. Используйте свою систему управления запасами для назначения этикеток оборудованию со штрихкодами с уникальными идентификационными номерами для каждой позиции. Не используйте серийные номера предметов как их идентификаторы, потому что производители могут дублировать серийные номера, и это сделает отслеживание отдельных единиц оборудования практически невозможным для вашей организации здравоохранения.
Маркировка медицинского оборудования критична для отслеживания их использования и обеспечения быстрой выдачи и приема для медицинских провайдеров. Отслеживание медицинских инструментов экономит деньги, практически устраняя потери и кражи. Это также упорядочивает обслуживание оборудования и помогает менеджерам мониторить жизненный цикл ценного медицинского оборудования. Сканирование бирков для выдачи и приема также повышает видимость активов и помогает обнаруживать пропавшие предметы, зная, кто использовал их последним и где. В целом, бирки активов со штрихкодными этикетками помогают снизить затраты на запасы и повысить эффективность и продуктивность персонала, упорядочивая процесс выдачи и приема.

Итог о преимуществах внедрения лучших практик управления запасами больницы

Когда ваша больница принимает лучшие практики управления запасами, такие как внедрение системы управления цепочкой поставок, принятие автоматизированной системы управления запасами и использование бирков для эффективной выдачи и приема медицинского оборудования, вы получите выгоды и максимизируете возврат инвестиций. Наиболее значимые преимущества упорядочивания практик управления запасами больницы включают:

• Достижение целей по запасам — с автоматическим сбором данных через систему управления запасами у вас будут точные подсчеты в реальном времени и параметры для автоматических повторных заказов. Вы устраните потери и дефицит продуктов.
• Максимизация времени провайдеров — медсестры тратят слишком много времени на управление запасами. Автоматизированные системы освобождают медсестер от обязанностей по цепочке поставок и дают больше времени для пациентов.
• Управление отзывами и сокращение просрочек — отслеживание медицинского оборудования, устройств и лекарств бирками активов и штрихкодами дает возможность эффективнее управлять отзывами и снижать количество просроченных продуктов на полках. Алерты и уведомления держат вас в курсе важнейшей информации об устройствах и лекарствах.
• Использование аналитики для лучших решений — системы управления цепочкой поставок больницы и автоматизированные системы управления запасами собирают данные, превращающиеся в аналитику для лучшего понимания использования запасов, потерь и потребностей в обслуживании. Вы получите возможность принимать data-driven решения для более точного прогнозирования спроса.

Изображения через Pixabay от skeeze и rdelarosa0