Освоение отслеживания активов в школах: 3 ключевые стратегии автоматизации, планирования и IT-коллаборации

Школы всех типов должны точно отслеживать свои активы для соблюдения стандартов Правления по государственным учетным стандартам (GASB) и стандартов Правления по финансовым учетным стандартам (FASB) в дополнение к подотчетности перед своими заинтересованными сторонами. Поскольку школы все больше полагаются на финансирование и покровительства от внешних источников, они должны управлять и отслеживать свои активы ответственным образом для обоснования расходов перед этими заинтересованными сторонами. Но у школ так много активов, распределенных по кампусам, объектам, классам, домам администраторов, учителей и студентов, что может быть практически невозможно отслеживать активы точно. Есть несколько способов, которыми школы могут улучшить свои практики отслеживания активов, включая:

1. Оптимизировать и автоматизировать отслеживание активов
2. Работать с IT-командами для отслеживания ноутбуков и мобильных устройств
3. Создать план управления активами

1. Оптимизируйте и автоматизируйте отслеживание активов

Если школы должны чему-то научиться из дебакла с инвентаризацией компьютеров в Los Angeles Unified School District в 2014 году, когда устройств на сумму почти $200,000 были украдены или пропали, то это в том, что принятие лучших практик отслеживания активов критично для избежания ошибок и дорогостоящей потери оборудования.

Школьные округа и другие образовательные учреждения, которые принимают лучшие практики отслеживания активов и оптимизируют и автоматизируют свои процессы, проходят аудиты с отличием и отслеживают свои активы гораздо легче, чем те, кто полагается на ручное отслеживание активов. Учителя и администраторы также ценят объем времени, сэкономленного при выдаче и приеме активов, когда процесс работает бесшовно с решением для отслеживания активов, использующим штрихкоды и теги активов для точного сканирования.

Если ваш школьный округ или образовательное учреждение полагается на Excel или другой ручной процесс для отслеживания активов, вы тратите часы сотрудников, потраченные на обновление записей отдельных активов на протяжении их жизненного цикла. Ручные системы также гораздо более склонны к путанице и ошибкам, которые могут привести к утере, повреждению или краже оборудования до того, как кто-то поймет, что есть проблема. И ручные процессы не держат людей так подотчетными, как автоматизированные процессы.

Фактически, крупные школьные округа и высшие учебные заведения имеют невероятно сложное время отслеживания своих активов, очень похоже на LA Unified School District. Колледжи и университеты часто сообщают о потерях в десятки тысяч до миллионов долларов, и эти потери могут быть минимизированы и практически устранены, когда учреждения принимают системы отслеживания активов. Эффективные технологические решения управления активами используют сканеры штрихкодов для снижения шансов человеческой ошибки и ведения записей в реальном времени, точных в базе данных.

2. Работайте с IT-командами для отслеживания ноутбуков и мобильных устройств

Когда школы начинают один-к-одному технологическую инициативу, включающую выдачу в аренду ноутбука, планшета или iPad студентам, они рискуют потерять много денег, когда активы становятся утерянными или поврежденными. IT-профессионалы в образовательных учреждениях понимают, что инициативы требуют обширного планирования и возглавляют внедрение систем отслеживания активов до выдачи устройств студентам. Управление устройствами может стать полноценной работой для IT-команд, когда их образовательные учреждения не инвестируют в систему отслеживания активов.

Те, кто внедряет системы отслеживания активов, ценят экономию времени и затрат, которую они реализуют, автоматизируя процессы отслеживания активов и зная в любое время, кто подписывает устройства на выдачу и прием, повреждены ли они, какие родители приобрели страховку и какие утеряны. Многие из этих систем используют сканеры штрихкодов, связанные с ID студентов и сотрудников и серийными номерами устройств, поэтому не может быть никакого вопроса о том, кто получил устройство. Некоторые IT-профессионалы в образовательных учреждениях предпочитают инвестировать в передовые технологии отслеживания активов, включающие функции отчетности и дающие всей их команде возможность отслеживать и просматривать информацию об устройствах в реальном времени.

3. Создайте план управления активами

У большинства школ есть IT-команда, которая может отслеживать их устройства, но даже те, кто не понимает ценность создания плана управления активами для всех своих активов. Публичные школьные округа особенно требуют эффективную программу управления активами, потому что активы покупаются за счет налогоплательщиков или грантовых денег в большинстве случаев. И многие публичные школы имеют ограниченные средства и должны максимизировать жизненные циклы активов в результате. Лучший способ убедиться, что активы отслеживаются правильно — создать план управления активами.

Конкретно, планы управления активами для образовательных учреждений учитывают все активы, от HVAC-систем до зданий и оборудования. Поскольку многие школы не имеют денег, необходимых для покупки новых активов для замены старых, они полагаются на план управления активами, чтобы определить, какие ремонтировать и когда. Планы управления активами также влекут за собой профилактическое обслуживание для поддержания активов в хорошей форме как можно дольше. Лучший сценарий — объединить план управления активами с системой отслеживания активов, чтобы иметь одну полную запись всех активов, их графика обслуживания и информации об отслеживании.

Школы должны правильно отслеживать свои активы для соблюдения стандартов GASB и FASB и подотчетности перед заинтересованными сторонами. Чтобы улучшить практики отслеживания активов и держать строго к итоговой линии, образовательные учреждения должны оптимизировать и автоматизировать отслеживание активов, работать со своими IT-командами для отслеживания ноутбуков и мобильных устройств и создать план управления активами.

Изображения через Pixabay от rawpixel и Flickr от UMichLibrary