4 передовых метода отслеживания образовательных активов

Мы не часто думаем о школах как об особенно тяжелом объекте, но все больше и больше учебных заведений наполняются до краев дорогими активами, чтобы лучше идти в ногу с нашим постоянно меняющимся, технологически управляемым миром. Прошли те времена, когда тетради и карандаши стояли на полках классных комнат; нередко даже можно увидеть, как малыш изучает «азбуку» на планшете, принадлежащем их дошкольному учреждению. Из-за этого потребность в отслеживании образовательных активов быстро становится необходимостью для всего, от небольших частных учреждений до крупных государственных школьных округов и университетов.
Итак, как вы, как администратор, реализуете отслеживание активов? программа управления, которая соответствует как логистическим, так и финансовым потребностям вашего учреждения? Чтобы получить ответ на этот вопрос, вы должны выйти за рамки стандартных процедур образовательных учреждений и вместо этого начать делать то, что лучшие корпоративные менеджеры по цепочке поставок годами управляют активами своих компаний. Чтобы интегрировать их опытные ноу-хау в ваше уникальное учебное заведение, следуйте этим четырем рекомендациям:

1. Разработайте прозрачную систему для централизации ваших данных.
2. Внедрите процедуры сканирования вашего мобильного инвентаря
3. Создайте систему подотчетности, которая работает в вашем учреждении
4. Предоставьте всем сотрудникам определенную роль в вашем плане отслеживания образовательных активов.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о том, как создание плана отслеживания образовательных активов может сэкономить драгоценное время и деньги вашего учреждения.

1. Разработайте прозрачную систему для централизации ваших данных

Независимо от размера или масштаба вашего учебного заведения важно, чтобы вы инвестировали или разрабатывали систему, к которой ваши сотрудники могли бы получить доступ в любое время. В нем у них будет возможность добавлять новые активы и сообщать об их состоянии в режиме реального времени. Это особенно хорошо работает для крупных организаций, которые постоянно обновляют свое программное обеспечение и технологии.
Эти сотрудники также должны иметь право добавлять описания активов, способ сообщения о повреждении или краже и любое обслуживание, которое требуется в будущее, например, даты истечения подписки и гарантии. Сделав эту систему полностью прозрачной, со специальными входами в систему для каждого сотрудника, ваша организация сможет лучше отслеживать конкретные активы, которые либо способствуют, либо не способствуют вашему общему успеху. Принятие единообразной системы также значительно упростит и сделает более точными бюджетные проверки, аудиты и налоговое время.

2. Внедрите процедуры сканирования для ваших мобильных ресурсов

Поскольку наш технологический мир продолжает развиваться, то должны развиваться и образовательные учреждения, особенно те, у которых есть дорогостоящие мобильные активы в виде портативных компьютеров, планшетов, аудио- и видеооборудования и т. д. Мы все знаем, что владение этим оборудованием может быть благословением. и проклятие; хотя устройства расширят образовательные ресурсы учащихся, они, к сожалению, чрезвычайно уязвимы для кражи.
Чтобы исправить это, выберите комплексный подход к отслеживанию ваших дорогих мобильных активов с помощью решения для маркировки активов и сканирования штрих-кодов. Это дает сотрудникам возможность добавлять информацию о входе и выходе в вашу централизованную систему данных с помощью простого сканирования штрих-кода, который будет служить ценными историческими данными для каждого из ваших мобильных устройств.

3. Создайте систему подотчетности, которая работает в вашем учреждении

Ни для кого не секрет, что многие работники образовательного сектора часто чувствуют себя перегруженными ежедневными нагрузками, что делает идею учета активов деликатной темой для обсуждения. Тем не менее, даже самые полные автоматизированные системы отслеживания образовательных активов требуют совместной работы.
Запланируйте ежеквартальные или ежемесячные напоминания, чтобы убедиться, что каждый из ваших сотрудников четко знает активы, за которые они несут ответственность, и всегда предоставляйте их. с подробными инструкциями о том, как лучше всего использовать прозрачную систему данных. Например, если у учителя в классе 30 ноутбуков, 20 планшетов и телевизор, убедитесь, что он знает, что каждый из этих предметов оборудования должен отслеживаться на предмет состояния, текущего местоположения, кражи и т. д. Помните, ясность — это главное. первый шаг к повышению ответственности.

4. Назначьте всем сотрудникам роль в вашем плане отслеживания образовательных ресурсов

Тот, кто отвечает за управление вашим планом отслеживания активов, должен предоставить всем сотрудникам, которые часто имеют доступ к мобильным активам, в частности, роль в нем. Внимательно посмотрите на каждый из отделов вашего учреждения; скорее всего, дорогостоящие активы ежедневно передаются одному или нескольким отделам. Это может быть необходимостью, но в этом кроется неотъемлемая угроза потери или кражи имущества.
Предоставив всем сотрудникам бразды правления вашим планом отслеживания активов, вы мгновенно обеспечите чувство ответственности, независимо от их официального положения. Иногда все, что нужно сотруднику для обеспечения сохранности актива, — это прямое знание ценности, которую он добавляет для учреждения.
Держите своих сотрудников в курсе событий, предоставив им прозрачную систему отслеживания, и вы тоже будете спокойны. зная, что ваши активы правильно управляются и защищаются.

Похожие сообщения:

1. Что такое идентификация активов? Методы идентификации объектов, рекомендации и многое другое
2. 5 способов освоить управление запасами штрих-кодов:подходящие инструменты, технологии и обучение для эффективного внедрения управления запасами штрих-кодов
3. 3 основных совета по отслеживанию активов для учебных заведений и преподавателей:автоматизируйте, планируйте и сотрудничайте с ИТ-отделом
4. Использование управления активами для улучшения обслуживания и сокращения затрат