4 проверенные стратегии эффективного управления активами в образовании

Мы не часто думаем о школах как о particularmente активах насыщенных сущностях, но всё больше, образовательные учреждения наполняются до краев дорогими активами, чтобы лучше соответствовать нашему постоянно меняющемуся, технологически-ориентированному миру. Ушли дни тетрадей и карандашей, выстраивающихся на полках классов; не редкость даже увидеть малыша, обучающего «АБВ» на планшете, принадлежащем их дошкольному учреждению. Из-за этого потребность в отслеживании активов образования быстро становится необходимостью для всего — от малых частных учреждений до массивных публичных школьных округов и университетов.
Так как же вы, как администратор, идете о внедрении программы управления отслеживанием активами, соответствующей как логистическим, так и финансовым нуждам вашего учреждения? Чтобы получить ответ на это, вы должны посмотреть за стандартными процедурами образовательных учреждений и, вместо этого, начать делать то, что лучшие корпоративные менеджеры цепочки поставок делали годами в управлении активами своих компаний. Чтобы интегрировать их закаленное ноу-хау в ваше уникальное образовательное учреждение, следуйте этим четырем лучшим практикам:

1. Разработайте прозрачную систему для централизации ваших данных
2. Внедрите процедуры сканирования для вашего мобильного инвентаря
3. Установите систему ответственности, работающую для вашего учреждения
4. Дайте всем сотрудникам роль в вашем плане отслеживания активами образования

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о том, как создание плана отслеживания активами образования может сэкономить вашему учреждению драгоценное время и деньги.

1. Разработайте прозрачную систему для централизации ваших данных

Неважно размер или масштаб вашего образовательного учреждения, важно, чтобы вы либо инвестировали в, либо разработали систему, к которой ваши сотрудники могут получить доступ в любое время. В ней у них будет возможность добавлять новые активы и сообщать о их состоянии в реальном времени. Это особенно хорошо работает для крупных организаций, которые постоянно обновляют свое ПО и технологии.
Эти сотрудники также должны иметь возможность добавлять описания активов, способ сообщать о повреждении или краже, и любое обслуживание, требуемое в будущем, такое как сроки истечения подписок и гарантий. Делая эту систему полностью прозрачной, со специализированными логинами для каждого сотрудника, ваша организация будет лучше способна отслеживать конкретные активы, которые либо делают, либо не делают вклад в ваш общий успех. Приверженность последовательной системе также сделает бюджетные обзоры, аудиты и налоговое время намного проще и точнее.

2. Внедрите процедуры сканирования для ваших мобильных активов

Поскольку наш технологический мир продолжает эволюционировать, так должны и образовательные учреждения, особенно те, у которых дорогие мобильные активы в виде ноутбуков, планшетов, аудио и визуального оборудования и т.д. Мы все знаем, что владение этими единицами оборудования может быть благословением и проклятием; пока устройства усилят образовательные ресурсы студента, они, к сожалению, крайне уязвимы к краже.
Для исправления этого выберите целостный подход к поддержанию табов на ваших дорогих мобильных активах с решением маркировки активов и сканирования штрих-кодов. Это дает сотрудникам способ добавлять информацию о выдаче/возврате в вашу централизованную систему данных с простым сканированием штрих-кода, которое послужит ценными историческими данными для каждого из ваших мобильных активов.

3. Установите систему ответственности, работающую для вашего учреждения

Это не секрет, что многие, работающие в образовательном секторе, часто чувствуют себя перегруженными ежедневными давлениями, что делает идею ответственности за активами чувствительной темой для поднятия. Сказано это, даже самые полные автоматизированные системы отслеживания активами образования требуют сотрудничества.
Распределите квартальные или ежемесячные напоминания для обеспечения того, что каждый из ваших сотрудников ясен об активах, за которые они отвечают, и всегда предоставляйте им тщательные инструкции о том, как лучше использовать прозрачную систему данных. Например, если учитель имеет 30 ноутбуков, 20 планшетов и телевизор в своем классе, гарантируйте, что она знает, что каждая из этих единиц оборудования должна отслеживаться по состоянию, текущему местоположению, краже и т.д. Помните, ясность — первый шаг в продвижении ответственности.

4. Дайте всем сотрудникам роль в вашем плане отслеживания активами образования

Кто бы ни был ответственным за управление вашим планом отслеживания активами, должен дать всем сотрудникам, которые часто имеют доступ к мобильным активам, в частности, роль в нем. Посмотрите внимательно на каждый из отделов вашего учреждения; шансы есть, дорогие активы передаются одному или более отделам на ежедневной основе. Это может быть необходимостью, но в нем лежит инherentная угроза потерянного или украденного имущества.
Давая всем сотрудникам вожжи вашего плана отслеживания активами, вы мгновенно предоставляете чувство ответственности, неважно их официальная позиция. Иногда все, что сотруднику нужно для защиты безопасности актива — прямое знание ценности, которую оно добавляет учреждению.
Держите своих сотрудников в курсе, предоставляя им прозрачную систему отслеживания, и вы тоже будете спокойны, зная, что ваши активы правильно управляются и защищены.

Связанные статьи:

1. Что такое идентификация активов? Методы идентификации активов, лучшие практики и многое другое
2. 5 способов мастерства штрих-кодового управления инвентарем: Правильные инструменты, технологии и обучение для бесшовной внедренности штрих-кодового управления инвентарем
3. 3 основных совета по отслеживанию активов для школ и педагогов: Автоматизируйте, Планируйте и Сотрудничайте с IT
4. Использование управления активами для улучшения обслуживания и сокращения затрат