12 лучших практик для успешной реализации CMMS

Внедрение CMMS требует много времени, планирования и навыков управления людьми. Очень важно сделать все правильно, чтобы ваша организация могла начать свой путь к лучшему управлению техническим обслуживанием с правильной ноги.

Вы можете подумать:«Неужели внедрение CMMS - такое уж большое дело?» Да, это. Ваша организация не только вкладывает огромные финансовые средства и время, но и претерпевает большие культурные изменения, поскольку она переходит от старой системы к новому способу ведения дел.

Теперь вы, вероятно, задаетесь вопросом:«Во что я ввязалась?» Не волнуйтесь, мы вас поддержим. Мы расскажем вам, как внедрить CMMS и узнать, как увеличить ваши шансы на успех, сделать меньше ошибок, избежать ненужных затрат и быстрее достичь поставленных целей.

Содержание

1. Что делает внедрение КСУП успешным?
2. Почему не удается реализовать CMMS?
3. 12 передовых практик для успешного внедрения КСУП
4. Что теперь ?:Как сохранить положительный импульс.
5. Реализация CMMS:начало чего-то прекрасного

Что отличает хорошую реализацию CMMS?

Внедрение CMMS может быть успешным только в том случае, если вы понимаете свою конечную цель. Это поможет вам понять, как к этому стремиться и зачем это вообще нужно. Хотя каждая организация имеет свои собственные уникальные цели при внедрении CMMS, есть некоторые общие цели, которых должны достигать все группы обслуживания.

Достижение цели:вы достигаете и превосходите свои цели

У каждого отдела технического обслуживания есть цели, будь то сокращение времени простоя, сокращение затрат или повышение безопасности. Успешная реализация CMMS поможет вам достичь этих целей, какими бы они ни были. Прогресс не произойдет сразу, и прежде чем вы дойдете до этого момента, необходимо выполнить определенную работу, например, определить цели и понять, может ли CMMS помочь вам в их достижении. Но при правильном планировании и времени хорошо реализованная CMMS принесет желаемые результаты.

Стандартизация:вся компания на одной странице

Наличие нескольких разных систем или процессов сбивает с толку и почти всегда вызывает хаос. Успешная реализация CMMS объединяет все процессы обслуживания и информацию в одном месте, чтобы избежать этого кошмарного сценария. Важно разработать набор стандартов как для использования системы, так и для практики обслуживания. Другая часть стандартизации включает интеграцию вашей CMMS с другими операционными системами и применение системы и ее процессов на всех сайтах.

Принятие пользователями:все используют систему

Программное обеспечение CMMS работает только в том случае, если правильные люди используют его последовательно и правильно. Вот почему принятие пользователями имеет решающее значение. Коэффициент принятия пользователями измеряет процент людей, которые на самом деле используют систему так, как должны. Например. Если двое из 10 технических специалистов используют системы только для некоторых задач или не используют их совсем, это означает, что ваше принятие пользователями составляет восемь из десяти, или 80%. Принятие пользователями должно быть 100%, чтобы работа была эффективной, задачи не пропускались и собирались точные данные.

Вы можете подумать:«Неужели внедрение CMMS - такое уж большое дело?» Да, это. Ваша организация не только вкладывает огромные финансовые средства и время, но и претерпевает большие культурные изменения, поскольку она переходит от старой системы к новому способу ведения дел.

Постоянное улучшение:продвигает организацию вперед

Внедрение CMMS должно быть только началом пути вашей группы технического обслуживания к цифровой трансформации. Плохая реализация CMMS вносит только поверхностные изменения в статус-кво, но сохраняет вашу работу в обычном режиме. Успешное внедрение продвигает бизнес вперед и дает ему инструменты, ресурсы и мотивацию для развития этого положительного импульса. Хорошо выполненная реализация может создать атмосферу инновационного решения проблем и роста в отделе технического обслуживания и за его пределами.

Почему не удается реализовать CMMS?

Вот ужасная правда:в среднем от 60% до 80% реализаций CMMS терпят неудачу. Большинство этих сбоев связано с несколькими фатальными недостатками.

Отсутствие поддержки со стороны руководства

У предприятий часто не хватает времени или денег при попытке реализовать проект, что в конечном итоге обрекает его на гибель. Но у этого типа неудач есть основная причина - отсутствие поддержки со стороны высшего руководства. Руководители часто являются теми, кто обеспечивает бюджет и мотивацию для проекта. Если лица, принимающие решения, не полностью вкладываются в реализацию, это увеличивает шансы того, что у проекта закончатся деньги или что проект будет постоянно вытесняться из списка текущих дел.

Неясные цели, роли и обязанности

Невозможно узнать, успешна ли реализация CMMS, если цель не определена заранее. Без четкой цели компании не смогут достичь поставленных целей, а мотивация к использованию системы будет низкой, что приведет к плохой адаптации пользователей. Неясные роли и обязанности также приводят к незавершенным, неточным или игнорируемым задачам, что оказывает сильное влияние на весь бизнес. Это может происходить для задач во время настройки (например, создание триггеров PM) и после (например, отслеживание инвентаря).

Плохое взаимодействие с пользователями и недостаточное обучение

Неудачные реализации часто являются результатом того, что пользователи не хотят или не знают, как использовать CMMS. Вот почему каждый человек, на которого воздействует новое программное обеспечение, должен участвовать в процессе. При этом следует консультироваться с пользователями при оценке поставщиков и покупке программного обеспечения. Пропуск этого шага часто приводит к выбору ненужного, сложного в использовании и / или нежелательного решения. После выбора программного обеспечения отсутствие обучения сделает невозможным использование КСУП должным образом, и в результате снизится производительность.

12 лучших практик для успешной реализации CMMS

Путь к успешному внедрению CMMS может быть долгим, трудным и в большинстве случаев приводить к неудачам. Но это не обязательно. Применение нескольких простых стратегий и процессов может иметь большое значение для снижения рисков и устранения препятствий на пути к настройке CMMS.

1. Получение поддержки от руководства

Руководство часто не желает вкладывать средства в техническое обслуживание, потому что рассматривает его как центр затрат. Вот почему так важно показать им, что CMMS может помочь создать ценность самыми разными способами, такими как экономия денег и увеличение производства. Составьте надежное экономическое обоснование, описывающее преимущества и потенциальную рентабельность инвестиций в CMMS, и представьте его руководству. Покажите им, как ваш бизнес может расти и как CMMS может помочь организации достичь новых высот.

2. Подготовка к изменениям

Внедрение CMMS - это большое изменение, которое может быть трудным. Персонал мог иметь плохой опыт работы с CMMS в прошлом или беспокоиться о том, что новые технологии означают увольнения. Разберитесь с этими опасениями, вовлекая всю команду в процесс реализации. Коучинг, обновления проектов и мозговые штурмы будут держать всех в курсе, вовлекать и вносить свой вклад в успех организации. Выявите любые возражения на раннем этапе и помогите пользователям понять, какую пользу им может принести CMMS.

Если лица, принимающие решения, не полностью вкладываются в реализацию, это увеличивает шансы того, что у проекта закончатся деньги или что проект будет постоянно вытесняться из списка текущих дел.

3. Определение ваших требований, целей и измерений

Определите цели своего бизнеса и обслуживания, а также все ключевые требования для достижения этих целей, такие как бюджет, инструменты, показатели, функции, людей и сроки. Эти цели и требования будут определять, как завершить внедрение КСУП вовремя, в рамках бюджета и в соответствии с поставленными задачами. Большая часть определения целей - это максимальное использование показателей обслуживания. На этом этапе важно знать свои возможности и ограничения, чтобы сделать свои цели реалистичными, измеримыми и достижимыми.

4. Партнерство с подходящим поставщиком CMMS

Заманчиво выбрать КСУП исключительно на основе ее функций. Но хотя это важный фактор, это лишь небольшая часть поиска подходящего поставщика CMMS. Успешное внедрение CMMS означает, что вы будете работать с поставщиком в течение долгого времени. Вы должны быть уверены, что ваш поставщик CMMS сможет поддержать вашу организацию в процессе ее роста на всех этапах процесса, от создания плана проекта до обучения и поддержки после внедрения.

5. Составление расписания вашего проекта

График внедрения CMMS на каждом предприятии будет зависеть от нескольких факторов, включая размер, уровень приоритета, возможности пользователя, тип активов и многое другое. Некоторые внедрения занимают месяц, другие - год. Работайте с внутренними заинтересованными сторонами, такими как технические специалисты и менеджеры предприятий, а также с вашим поставщиком CMMS, чтобы определить реалистичный график внедрения. Определите ключевые этапы на пути, чтобы вы могли отслеживать и количественно оценивать прогресс. Не забудьте выделить время для консультаций с пользователями, настройки данных, тестирования и обучения.

6. Выбор руководящей команды для внедрения

Когда кто-то берет на себя ответственность, отслеживает задачи и руководит всеми проблемами, это помогает вашей реализации от падения до дезорганизации, конкурирующих приоритетов и апатии. Этот кто-то - ваш чемпион по CMMS. Чемпион CMMS проведет вашу организацию через внедрение и создаст команду, которая будет им помогать. Размер команды будет варьироваться в зависимости от объема проекта, но может включать менеджера проекта, специалиста по данным, директора по обучению и многих других. Каждая роль должна иметь определенные обязанности и цели, а также соответствующие полномочия.

7. Сбор, очистка и ввод ваших данных

Реализации CMMS часто терпят неудачу из-за отсутствующих, неточных или неясных данных. Будьте внимательны при сборе данных для размещения в вашей системе, включая типы оборудования, рабочие процессы, частоту срабатывания PM, SOP, информацию о запасных частях и сведения о поставщиках. Удалите беспорядочную, ненадежную и неточную информацию. Следующим шагом будет загрузка ваших данных в CMMS. Проконсультируйтесь со своим поставщиком CMMS при переносе данных из старых систем, таких как Excel, в CMMS, чтобы обеспечить быстрый и точный процесс. Наконец, настройте свои данные в системе. Настройте PM, создайте триггеры, создайте рабочие процессы, прикрепите цифровые документы к активам, установите минимальное количество деталей и многое другое.

Вы должны быть уверены, что ваш поставщик CMMS сможет поддержать вашу организацию в процессе ее роста на всех этапах процесса, от создания плана проекта до обучения и поддержки после внедрения.

8. Обучение конечных пользователей

Обучение помогает пользователям и администраторам CMMS понять функции и возможности программного обеспечения, чтобы они могли эффективно и действенно использовать систему. Обучение ускоряет процесс адаптации, описывает передовой опыт и способствует более широкому внедрению пользователей. Исключительная программа обучения включает в себя тщательное и актуальное содержание. Он позволяет учиться на практике, продвигается медленно и обеспечивает ответы на все вопросы. Ищите возможности сотрудничать с вашим поставщиком для оптимизации обучения. Самое главное, никогда не прекращайте давать сотрудникам возможность учиться и развиваться.

9. Описание обязанностей пользователя

Вы, вероятно, хорошо представляете, как каждый пользователь КСУП должен взаимодействовать с системой, но люди не умеют читать мысли. Вот почему вам необходимо описать роли и обязанности пользователей в официальном письменном документе. Этот документ проясняет обязанности и разрешения, чтобы пользователи точно знали, как выполнять задачи. Это также увеличивает подотчетность, повышает эффективность и обеспечивает быстрое и правильное решение проблем. Чемпион CMMS должен описать, как управлять CMMS на ежедневной основе и добавлять пользователей и группы пользователей в CMMS, включая их квалификацию, сертификаты и контактную информацию.

10. Проведение пользовательского тестирования

Теперь, когда вы приближаетесь к запуску своей CMMS, пора протестировать программное обеспечение и убедиться, что оно работает правильно. Это поможет вам выявить проблемы до официальной реализации, чтобы их можно было решить, прежде чем превращаться в более крупные проблемы. Соберите небольшую группу ключевых пользователей и проверьте данные и возможности системы, чтобы убедиться, что они работают. Проверьте безопасность, разрешения для групп пользователей, триггеры PM, уведомления, информационные панели, отчеты, создание рабочих заданий и сведения об инвентаризации.

11. Запуск КСУП

Этот этап реализации CMMS обычно называют датой запуска. Это момент, когда ожидается, что все пользователи перестанут использовать старые системы и будут работать в CMMS. Сообщите всем пользователям об этой дате заблаговременно, чтобы они могли подготовиться. Поставщик вашей КСУП также должен знать об этой дате и планировать свою работу по вызову. Они могут помочь вам справиться с любыми вопросами и проблемами, чтобы они не потерпели неудачу и не превратились в вредные привычки.

12. Мониторинг системы и обучение на рабочем месте

Поздравляем, ваша КСУП работает! Но ваша реализация еще не завершена. Руководитель CMMS должен контролировать использование системы, чтобы убедиться, что все элементы работают должным образом, включая уведомления и триггеры планового обслуживания. Это также дает чемпиону CMMS время, которое он может провести с каждым пользователем и провести дополнительное обучение. Следите за ключевыми показателями эффективности (KPI) в течение этого времени, такими как показатели принятия пользователями и обслуживания. Если эти цифры падают, обязательно исправьте свой курс как можно скорее, чтобы избежать длительных трудностей.

Вы, вероятно, хорошо представляете, как каждый пользователь КСУП должен взаимодействовать с системой, но люди не умеют читать мысли. Вот почему вам необходимо описать роли и обязанности пользователей в официальном письменном документе.

Что теперь ?:Как сохранить положительный импульс

Вы успешно внедрили CMMS, но что теперь? Во-первых, похлопайте себя по плечу - это был немалый подвиг. А затем продолжайте двигаться вперед. Работа по совершенствованию обслуживания с помощью КСУП никогда не заканчивается. Команда технического обслуживания всегда будет призвана для решения сложных проблем. Важно найти способы оптимизировать вашу КСУП и разработать стратегию для преодоления этих препятствий, одновременно используя свои достижения для достижения еще большего успеха.

Как справиться с болями роста

Ваша CMMS будет развиваться с течением времени по мере появления обновлений и повышения удобства работы пользователей с программным обеспечением. Хотя это изменение в значительной степени полезно, оно может привести к болезням роста. Один из способов уменьшить негативное влияние этих изменений - запланировать регулярные контрольные звонки у вашего поставщика CMMS. Частое общение обеспечивает обратную связь и быстрое рассмотрение дополнительных вопросов, а также позволяет вам связаться со специалистом по CMMS, который проведет вас через любые неровности на дороге.

Завершение оценки проекта

Проведение обзора вашей реализации CMMS поможет вам в начале следующего этапа вашего пути к цифровой трансформации. Это дает вам возможность оглянуться назад и увидеть, что пошло правильно, что пошло не так, что вы узнали и как применить эти знания. Создайте официальный отчет, в котором измеряются цели проекта, определяются основные достижения и выделяются возможности для улучшения. В отчете также должны быть описаны передовые методы реализации аналогичных проектов, запланированных на будущее, и даны рекомендации о потенциальных рисках в будущем.

Обзор, улучшение и уточнение

Внедрение CMMS - это не конечная цель, это всего лишь первый шаг. CMMS - это просто еще один инструмент, и его успех зависит от того, как он используется. Чтобы получить все преимущества программного обеспечения, вы должны отслеживать, как пользователи взаимодействуют с CMMS, и находить способы улучшить процессы и людей, работающих с программным обеспечением. Получайте отзывы от пользователей, создавайте отчеты о производительности, отслеживайте ключевые показатели эффективности и по возможности внедряйте улучшения.

Реализация CMMS:начало чего-то прекрасного

Программное обеспечение CMMS - не панацея для улучшения обслуживания, но оно может быть неотъемлемой частью достижения лучших результатов. КСУП следует рассматривать как инструмент в арсенале группы технического обслуживания. Подобно тому, как правильное использование молотка облегчает работу, то же самое можно сказать и о КСУП. При правильной реализации CMMS станет базой данных, содержащей информацию, относящуюся к техническому обслуживанию, которую можно использовать для реализации передовых методов и выявления возможностей для повышения эффективности. Это не быстрое решение, но хорошее программное обеспечение может стать важным звеном в вашей стратегии обслуживания и надежности, которое может серьезно улучшить производительность организации сейчас и в долгосрочной перспективе.