10 ключевых пользователей, которые должны иметь доступ к программному обеспечению CMMS

Знание того, кто должен иметь доступ к вашей CMMS, является ключевой частью обеспечения бесперебойной работы и преимуществ вашей работы. Неспособность предоставить правильный доступ или предоставление доступа слишком большому количеству людей может привести ко всему:от неточных данных до нарушений безопасности, перерасхода средств и т. Д.

Содержание

1. Что такое пользователь ?:понимание различных уровней доступа к CMMS
2. Наличие нескольких пользователей КСУП
3. У кого должен быть доступ к CMMS?
4. У кого не должно быть доступа к вашей КСУП?
5. Как помочь пользователям CMMS добиться успеха
6. Последнее слово о пользователях КСУП

Что такое пользователь ?:понимание различных уровней доступа к CMMS

Не все пользователи КСУП равны. Знание, какие уровни доступа доступны, и определение того, кого назначить на каждом уровне, имеет решающее значение для настройки программного обеспечения CMMS и оптимизации его использования.

• Уровень доступа пользователя определяет функции, которые они могут использовать, информацию, которую они видят, и уровень контроля, который они имеют.
• Большинство поставщиков КСУП взимают плату за количество активных пользователей. Обсудите с ними свои цели и процессы, чтобы они порекомендовали, кому и в каком объеме нужен доступ.
• Различные уровни доступа обеспечивают точность информации и эффективность задач.
• Для каждой операции можно настроить уровни доступа в зависимости от выполняемой работы. Финансовому директору небольшой компании может потребоваться доступ к функции отчетности, в то время как более крупная компания может передать эту работу другому сотруднику финансового отдела.

Даже если кто-то может не иметь доступа к CMMS, он все равно может отправлять и отслеживать запросы на техническое обслуживание. Джо из финансового отдела или Джейн из отдела маркетинга по-прежнему могут использовать возможности CMMS, не будучи пользователем. Просто убедитесь, что вы выбрали CMMS с рабочим процессом запросов, который позволяет людям отправлять, искать, сортировать и отслеживать свои запросы без входа в систему.

Неспособность предоставить правильный доступ [к вашей CMMS] или предоставление доступа слишком большому количеству людей может привести к неточным данным, неудачным аудитам, нарушениям безопасности, пропущенным рабочим заданиям, простоям и перерасходам.

Наличие нескольких пользователей CMMS

В некоторых организациях есть лишь несколько пользователей КСУП, обычно менеджеры по техническому обслуживанию. Хотя это может сэкономить ваши деньги в краткосрочной перспективе, со временем это может вызвать две большие проблемы:

1. Меньшее количество пользователей перекладывает на них больше работы. Они становятся ответственными за все, включая ведение журнала заказов на работу, создание отчетов и многое другое.
2. Это ограничивает усилия и влияние каждого, от технических специалистов до высшего руководства. Когда они не видят операции по техническому обслуживанию, это приводит к путанице, пропускам работы, низкому моральному духу, неверным решениям и отсутствию ответственности.

С другой стороны, предоставление доступа к CMMS множеству людей в вашей организации выгодно по двум важным причинам:

1. Это делает техническое обслуживание общей ответственностью всего вашего бизнеса, освобождая команду технического обслуживания для поиска способов совершенствования и роста.
2. Вы можете собирать информацию со всех сторон вашего бизнеса, анализировать ее и использовать данные для принятия более обоснованных решений.

У кого должен быть доступ к CMMS

Менеджер по техническому обслуживанию / системный администратор

Нетрудно понять, что системные администраторы должны быть основным пользователем CMMS. Это люди, которые контролируют ежедневное использование программного обеспечения и активно участвуют в выборе, внедрении и оптимизации CMMS. Большинство аспектов обслуживания осуществляется через менеджеров, поэтому они должны иметь административный доступ. Таким образом, они могут создавать, планировать и определять приоритеты рабочих заданий, одновременно управляя активами, создавая отчеты и т. Д.

В некоторых организациях есть только один или два пользователя CMMS, обычно менеджеры по обслуживанию. Хотя это может сэкономить вам деньги в краткосрочной перспективе, это вызывает ряд неэффективных действий, которые со временем усугубляются.

Управляющий производством и / или менеджер по эксплуатации

Техническое обслуживание - это ключевая часть функционирования производственного объекта. Вот почему руководителям предприятий и руководителям операций необходим доступ к КСУП. Им необходимо иметь возможность видеть информацию о техническом обслуживании, графики, показатели и производительность на различных объектах, чтобы повысить эффективность, определить бюджеты, подготовиться к аудитам, закупить запасы и многое другое.

Инженер по надежности, менеджер TPM и / или менеджер по постоянному совершенствованию

Люди в этих ролях должны иметь административный доступ к вашему программному обеспечению для обслуживания, так как они должны иметь возможность получать данные, собранные с помощью CMMS, обрабатывать числа и превращать их в полезную информацию. Статус администратора CMMS позволяет им получать доступ ко всем необходимым данным, запускать отчеты и создавать процессы в CMMS, которые могут сократить время простоя, повысить эффективность и сократить расходы.

Менеджер по запасам

Предоставление менеджерам по запасам административного доступа к вашей CMMS позволяет им регистрировать информацию о запасных частях, просматривать исторические данные, устанавливать минимальные количества и отправлять запросы на покупку. Когда вы складываете все это, это приводит к лучшему отслеживанию запасов и закупок, поэтому у группы обслуживания есть нужные детали в нужном месте и в нужном количестве для каждой работы. Это также приводит к более точному учету и расходам, а также к лучшей координации между отделами.

Персонал по охране здоровья и безопасности

Здоровье и безопасность критически важны для сокращения количества несчастных случаев и прохождения аудитов, чтобы соответствовать требованиям. Административный доступ к CMMS дает этому персоналу возможность помещать всю информацию о здоровье и безопасности в одну систему, такую ​​как сертификаты, политики, контрольные списки и результаты аудита. Это отличный способ снизить риски для безопасности на работе и обеспечить соблюдение требований организацией.

Техник

Технические специалисты должны быть немедленно включены в вашу КСУП в качестве пользователей. Они будут теми, кто больше всего использует CMMS и ее функции для проведения технического обслуживания. Хотя немногие технические специалисты будут иметь административный доступ, они должны иметь возможность просматривать рабочие задания, получать уведомления, добавлять информацию в профили активов и выполнять другие задачи, необходимые для процесса ремонта и проверки. Это позволяет им быть эффективными, точными и безопасными, обеспечивая при этом регистрацию данных в режиме реального времени.

Производственный персонал

Начальники линий, операторы станков и другой производственный персонал работают с оборудованием каждый день, а это означает, что они часто могут обнаружить признаки отказа на ранней стадии и выезжать на место в случае поломки. Доступ к CMMS позволяет производственному персоналу отправлять запросы или добавлять детали в рабочие задания, поэтому проблемы обнаруживаются на ранней стадии, а процесс ремонта становится более эффективным. Операторам также могут быть назначены базовые задачи обслуживания в CMMS, такие как очистка оборудования, что экономит время, поддерживает оборудование в исправном состоянии и высвобождает технических специалистов для выполнения более крупных и квалифицированных работ.

Подрядчики

Подрядчики и сторонние технические специалисты, которые не всегда находятся на месте или напрямую связаны с вашей организацией, должны иметь гостевой доступ к вашей CMMS, чтобы они могли просматривать заказы на выполнение работ, списки задач и ресурсы, а также иметь возможность добавлять заметки и выполнять задачи. Однако им не обязательно быть полноценными пользователями, поскольку они будут получать доступ к CMMS лишь изредка.

Доступ к CMMS позволяет производственному персоналу отправлять запросы или добавлять детали в рабочие задания, поэтому проблемы обнаруживаются на ранней стадии и процесс ремонта становится более эффективным.

Руководители и высшее руководство

Руководители и другие старшие руководители принимают важные решения о компании, используя все возможные данные. Наличие доступа к вашей CMMS позволяет им держать их в курсе о производительности операции обслуживания, включая ключевые достижения, проблемы и KPI, поэтому они могут принимать обоснованные решения и рассматривать обслуживание как критически важное для успеха организации. Высшему руководству нужен только ограниченный доступ к КСУП, поскольку они не будут использовать ее ежедневно.

ИТ-отдел

ИТ-специалисты контролируют всю цифровую инфраструктуру вашей компании, включая CMMS. Предоставление вашей ИТ-команде доступа к вашей CMMS позволяет им отслеживать любые интеграции, обновления программного обеспечения, хранение данных и задачи безопасности, выполняемые поставщиком программного обеспечения, чтобы гарантировать соблюдение надлежащих политик и процедур.

У кого не должно быть доступа к вашей CMMS?

Короткий ответ:тот, кого нет в списке выше, вероятно, не нуждается в доступе к вашей CMMS. Сотрудники других отделов часто практически не контактируют с производством или техническим обслуживанием. Стоимость и усилия по предоставлению этим сотрудникам доступа и обучению перевесили бы преимущества. Хотя некоторые запросы на техническое обслуживание поступают от этих сотрудников, интеграция с КСУП позволяет сотрудникам использовать системы, которые им удобны, вместо того, чтобы внедрять КСУП.

Как помочь пользователям CMMS добиться успеха

Знание того, кому следует использовать вашу CMMS, - это только первый шаг:этим сотрудникам также необходимо использовать систему последовательно и надлежащим образом. Успешное внедрение КСУП часто зависит от принятия пользователями, которые полагаются на то, чтобы сотрудники чувствовали себя комфортно с новой технологией.

Прежде чем выбирать КСУП, узнайте мнение всех

Если в CMMS нет функций, которые подходят вашей команде, или пользователи не хотят адаптироваться к новым процессам, ваши вложения будут напрасными. При выборе CMMS важно решить, с кем поговорить, спросить их, как они относятся к внедрению новых процедур, подумать о том, что им нужно, и убедиться, что это учтено при покупке и внедрении программного обеспечения.

Создайте политику управления активами

Политика управления активами предусматривает набор руководящих принципов, намерений, целей и методов управления активами, чтобы каждый чувствовал себя уверенно в своем выборе и вкладе в развитие объекта. Политика управления активами помогает расширить возможности пользователей КСУП, предоставляя им набор четко определенных процессов и границ. Когда пользователи могут принимать обоснованные решения, они с большей вероятностью будут чувствовать себя комфортно с CMMS и быстрее и проще внедрять новое программное обеспечение.

Если в CMMS нет функций, которые подходят вашей команде, или если пользователи не хотят адаптироваться к новым процедурам, ваши вложения будут напрасными.

Выберите чемпиона по CMMS

Чемпион CMMS координирует свои действия с поставщиками, высшим руководством и пользователями, чтобы гарантировать, что CMMS внедрена и полностью раскрывает свой потенциал. Они способствуют адаптации пользователей, выстраивая стратегию внедрения, программу адаптации и план обучения, чтобы каждый пользователь знал, почему программное обеспечение важно, как оно на них влияет и как его эффективно использовать. Чемпион CMMS также поддерживает всех вовлеченных в переход к новым технологиям, будучи основным контактным лицом для пользователей, у которых есть вопросы, проблемы или предложения по CMMS.

Последнее слово о пользователях CMMS

Каждый объект будет определять пользователя КСУП немного по-своему. Однако есть несколько ключевых пользователей, которые играют ключевую роль в успехе программного обеспечения для обслуживания, например менеджеры по обслуживанию, техники и инженеры по надежности. Также важно сосредоточиться на том, как этих пользователей можно стимулировать к правильному и последовательному использованию программного обеспечения. Нахождение этого идеального баланса создаст основу, на которой CMMS сможет процветать, а операции по техническому обслуживанию могут принести больше пользы бизнесу.