Мастерство пробного периода CMMS: 5 экспертных советов для бесшовной оценки

Вы в процессе выбора программного обеспечения для управления обслуживанием для вашего отдела ТО и операций? Безусловно, это может быть серьезным вызовом!

Можно сократить список CMMS-программ до нескольких подходящих продуктов. Теперь пришло время для пробных периодов программ обслуживания.

Как максимально эффективно использовать пробный период CMMS? Точнее, какой процесс оценки имеет смысл?

Советы по пробному периоду CMMS

1. Настройте пробную версию CMMS так, как вы будете использовать ее после покупки

Легче сказать, чем сделать! Может быть тысячи единиц оборудования или запчастей с разными потребностями в обслуживании. Полная настройка каждого кандидата на программу обслуживания может стать большим проектом.

Не смотрите на меня так!

Во-первых, определите подмножество элементов, с которыми вы регулярно работаете. Это позволит почувствовать программу.

Затем проверьте, можно ли перенести некоторые данные из существующей системы управления обслуживанием. Например, импорт оборудования, запчастей, рутин обслуживания, чек-листов ППР и так далее. Если вы еще не используете ПО для управления ТО, информация может быть в таблицах Excel, которые можно импортировать.

Пример см. в «Как начать процесс настройки CMMS?» для советов по импорту данных для программы FastMaint CMMS.

2. В чем причины поиска новой системы? Насколько хорошо кандидат удовлетворяет эти потребности?

Именно здесь нужно действительно пропустить потенциальное ПО через испытания. Может быть полезно, если есть существующие планы ТО и журналы обслуживания оборудования для сравнения.

Сравнивайте отчеты и планирование ТО. Получаем ли мы нужную информацию? Легко ли планировать ТО? Прежде всего убедитесь, что тестируемые продукты удовлетворяют самые важные требования.

3. Могут ли другие люди также попробовать пробную версию CMMS?

Если можно настроить многопользовательский пробный период, это может быть очень полезно. Другие заинтересованные стороны также могут попробовать ПО и увидеть, насколько хорошо оно будет работать для них. Можно также тестировать с разными людьми одновременно вносящими изменения или запрашивающими информацию. Вызывает ли это проблемы с ПО или производительностью?

Мы не хотим вкладывать много в новый продукт и обнаружить, что его производительность ужасна, когда множество людей начинают пользоваться системой. Обращайтесь к поставщикам ПО, если возникают такие проблемы. Например, может потребоваться просто изменение конфигурации. Это также дает способ проверить качество их поддержки до покупки!

4. Можно ли конвертировать пробную версию в полную или придется начинать с нуля?

Это может стать большой головной болью, если настройка пробной версии довольно трудоемка. Мы хотим избежать повторения всего этого. Иначе это будет как начало с совершенно нового продукта!

5. Насколько легко настроить пробную версию так, чтобы она реально работала с программой обслуживания?

Легко ли то, как рабочие процессы ТО настроены в пробном ПО, перевести в наш процесс ТО? Или нам придется полностью изменить то, как мы работаем? Это может быть хорошим или плохим в зависимости от наших целей для нового CMMS.

Получите представление о типичных рабочих процессах управления ТО из «Почему рабочий процесс обслуживания оборудования важен». Однако помните, что любые серьезные изменения рабочих процессов, которые нам придется сделать для соответствия рабочим процессам в ПО ТО, будут довольно сложны для правильной реализации.

Что это может означать?

Большинство людей — персонал ТО, операторы, клиенты и менеджеры — будут сопротивляться изменениям в том, как они делают вещи, если только это не слишком сложно и они не понимают выгоды этих изменений. Это на самом деле критично, так как большинство неудач при внедрении нового ПО ТО происходит именно здесь. Если люди идут на уловки и вводят плохие данные, мы получим «garbage in, garbage out»!

Хотите больше советов по выбору CMMS?

Вы найдете «Руководство по выбору CMMS» полезным. В нем несколько советов и вопросов, которые помогут определить правильный CMMS-продукт для вашей организации. Использование его должно сделать процесс выбора намного быстрее и легче.