Ключевые KPI для оптимизации управления техническим обслуживанием

Чтобы достичь и превзойти мировые стандарты управления ТОиР, нужны KPI, показывающие текущее положение и траекторию: где вы сейчас и куда движетесь. Правильные KPI сигнализируют: на курсе вы или уходите от цели.

Но перед стартом важно помнить: универсального идеального набора не существует. Разные отрасли и организации измеряют эффективность по-разному.

Чтобы найти свои KPI, проанализируйте типы управляемых активов и свои кратко- и долгосрочные цели. Больше — не значит лучше.

Важно быть избирательным и фокусироваться только на показателях, помогающих точно целиться в цель.

Разобравшись с «зачем», перейдем к «что». Рассмотрим метрики обслуживания, которые можно отслеживать как KPI для улучшения работы ПО управления ТОиР (также известного как ПО управления объектами).

Что такое KPI технического обслуживания?

Рабочее определение: KPI обслуживания — измеримое значение, показывающее, насколько вы приближаетесь к цели обслуживания. Он отвечает на вопросы:

• Где мы сейчас?
• Насколько далеко до цели?
• Что нужно сделать, чтобы приблизиться?

Секрет — начать с цели. Затем определить текущее положение относительно неё. Потом найти способ отслеживать прогресс. Цель зависит от отрасли, но обычно управление активами фокусируется на увеличении времени бесперебойной работы, сокращении затрат и улучшении качества обслуживания.

Почему важен учет KPI обслуживания?

Просто: улучшиться можно только ставя цели и систематически работая над ними, а KPI делают цели конкретными.

Хорошо — «хочу увеличить uptime и сократить расходы». Конкретно — «увеличить uptime на 10% и сократить затраты на 20%». Теперь есть объективные критерии прогресса.

Преимущества появляются еще до движения к целям. Процесс установки целей заставляет детально разобрать текущую работу отдела, существующие процессы и workflow.

Разница между KPI обслуживания и метриками производительности

Часто используют термины как синонимы, и в разговоре это нормально.

Но строго говоря, смысл разный. Проще думать через временную шкалу. Начало — действия обслуживания: то, что делает команда.

Эти действия измеряются метриками производительности. Техники ремонтируют оборудование при поломках — это действие. Как быстро они возвращают неисправный актив в строй — метрика производительности. Другой пример: техники выполняют плановое ТО. Процент незакрытых плановых ППР к концу недели — метрика обслуживания.

Эти метрики в сумме формируют KPI. Например, KPI по простою — сократить на 10%. Для этого смотрим на метрики, влияющие на простой: скорость устранения поломок, количество невыполненных нарядов в неделю.

И снова: многие используют термины как синонимы.

Теперь, когда определились с понятиями и важностью, перейдем к примерам.

KPI как автомобили: у всех есть общие черты, но под разные задачи нужны разные машины. Минивэн идеален для школы, а Ford Mustang — для гонок.

Какой лучший KPI для обслуживания зданий?

Единого ответа нет. Есть список сильных кандидатов:

• Оценки удовлетворенности пользователей
• Соотношение планового к не плановому обслуживанию
• Количество жалоб (от общего числа пользователей)
• Общие операционные расходы на кв.м/кв.фут
• Среднее время от создания наряда до закрытия

Для сбора этих данных нужны разные источники. Плановое/неплановое и время закрытия — данные отдела ТОиР. Оценки удовлетворенности — требуют организованных опросов.

Какой лучший KPI для промышленного обслуживания?

Опять же, единого нет — вариантов много. Чувство масштаба дают категории:

• KPI планирования обслуживания
• KPI выявления проблем
• KPI расписания
• KPI выполнения нарядов
• KPI корневых причин

В каждой категории по 2–5 показателей.

Рассмотрим подробнее самые распространенные.

Какие KPI обслуживания отслеживать в ПО управления ТОиР

• Процент планового обслуживания (PMP)
• Общая эффективность оборудования (OEE)
• Среднее время восстановления (MTTR)
• Среднее время наработки на отказ (MTBF)

Процент планового обслуживания (PMP)

Сравнивает время, затраченное на плановое и неплановое обслуживание. По сути — суммарное время по плановым нарядам против суммарного по реактивным, внеплановым.

PMP также показывает доступность актива. Идеально — 90% деятельности должно быть запланировано заранее.

PMP — жизненно важный индикатор для контроля здоровья программы ППР и выявления путей сокращения реактивного обслуживания.

PMP помогает выявить причины простоя оборудования, низкой эффективности и ошибок внедрения для их устранения.

Формула PMP:

PMP = (время планового обслуживания / общее время обслуживания) × 100

Общая эффективность оборудования (OEE)

OEE отслеживает производительность актива, давая ценные инсайты об эффективности плана обслуживания. Фокус на трех факторах: качество, производительность, доступность.

OEE 100% — все процессы работают на пике: нулевые поломки, качественный результат.

Википедия: «OEE — мера того, насколько хорошо используется производственная операция (объекты, время, материал) по сравнению с полным потенциалом в периоды плановой работы. Показывает процент действительно продуктивного производственного времени. OEE 100% = только хорошие детали (100% качество), на макс. скорости (100% производительность), без перерывов (100% доступность)».

Использование OEE как ключевой метрики дает инсайты в «узкие горлышки» и способы их устранения. Первый шаг к решению проблемы — ее обнаружение.

Формула OEE:

OEE = доступность × производительность × качество

Среднее время восстановления (MTTR)

MTTR — среднее время на диагностику, ремонт и восстановление актива после поломки. Цель — минимизировать MTTR, ускоряя восстановление.

Отслеживание этого KPI повышает доступность активов.

Формула MTTR:

MTTR = (суммарное время простоя / общее количество ремонтов)

Среднее время наработки на отказ (MTBF)

Измеряет среднее время бесперебойной работы актива между внеплановыми простоями. Показывает, как долго актив обычно работает до поломки.

KPI помогает понять ресурс актива или его узлов, позволяя задать график ППР. Если актив работает ~3 недели между отказами, ППР стоит ставить каждые 2,5 недели.

Формула MTBF:

MTBF = (суммарное время работы / общее количество отказов)

Соблюдение планового профилактического обслуживания (PMC)

Измеряет процент запланированных и выполненных за заданный период нарядов ППР, оценивая эффективность плана. Пример: 80 нарядов запланировано, 68 выполнено к концу месяца.

Формула PMC:

PMC = (68/80) × 100 = 85%

Но будьте осторожны: этот KPI не показывает, сколько ППР выполнено вовремя. 4 наряда на неделю, все дедлайн — четверг. Если все закрыли в пятницу — PMC = 100%, но проблема в программе ППР есть, а KPI её не видит.

Изучив KPI, нужно копнуть глубже: как их отслеживать. Нужен правильный инструмент, процессы и люди.

Какой KPI для процесса обслуживания?

Классические KPI выше — не единственный выбор. Смысл создавать эффективный KPI под ваши текущие операционные цели. Если команда уже хорошо работает по OEE — расширяйте горизонты, ищите новые вызовы, ставьте новые цели. Отслеживаемые KPI зависят от того, где вы и куда хотите попасть; ответы у всех разные.

Как это выглядит?

Примеры KPI обслуживания

• Сократить неплановое обслуживание на 20% за 6 месяцев
• Сократить электропотребление на 10% за 6 месяцев
• Сократить затраты на труд на 15% за 12 месяцев
• Сократить процент просроченных ППР на 20% за 3 месяца

Обратите внимание: везде есть цифры и сроки. Нужна конкретика: что именно и за какое время. Есть целая наука о правильном целеполагании. Почему почти все проваливают новогодние обещания? Они неспецифичны и лишены продуманных таймлайнов.

Это хорошие заготовки, но без твердого плана действий — просто пожелательства. Нужно думать о том, как достичь целей.

Один из способов — идти назад. Чтобы сократить неплановое обслуживание, спросите: «Что его вызывает?».

Будьте конкретнее. Для решения, работающего на вашем объекте, нужно знать проблему у вас. Неплановое ТО может быть следствием планирования, МРО-склада, качества запчастей. Если не планируете работу вперед — получите неплановое. Но можете планировать до минуты и все равно иметь проблемы из-за плохих поставщиков. Плохие запчасти всегда подводят.

Зная «как» вашего KPI, фокусируйтесь на «когда». Это не просто дедлайн. Если цель — минус 10% за 6 месяцев, нужны промежуточные цели: где мы на 3-м месяце? На 5-м? Мини-цели держат в тонусе и позволяют корректировать курс. Если на 3-м месяце прогресса нет — пересматривайте план.

Как CMMS помогает отслеживать KPI обслуживания?

Для всего этого нужен эффективный способ собирать, хранить и использовать данные. Вручную можно, но это кошмар.

Много данных, полагаетесь на внимательность техников, что всё запишут верно.

Потом нужно хранить и упорядочивать бумажки или файлы таблиц. Худшее — только начинается: теперь всю эту массу нужно пересчитать и проанализировать.

Гораздо разумнее вложиться в хороший CMMS. Данные собираются автоматически при создании и закрытии нарядов. Благодаря облачным вычислениям всё хранится в единой центральной БД, всегда актуально.

Когда приходит время считать KPI, софт автогенерирует отчеты с KPI и графиками.

Если вас интересуют KPI (а должны, если ставите и достигаете целей обслуживания) — пора связаться с провайдерами и узнать варианты CMMS.