Роль директора по техническому обслуживанию: обязанности и влияние

Что такое директор по техническому обслуживанию?

Часто первый шаг к обслуживанию активов — это знание того, что такое детали и как они должны работать вместе. То же самое с отделом обслуживания: чем больше вы знаете о том, как и где позиции вписываются вместе, тем легче заставить всё работать гладко.

Так каковы роли и обязанности директора по техническому обслуживанию, и как они работают с остальным отделом, чтобы держать всё в движении?

Директор по техническому обслуживанию занимает высшую позицию в отделе обслуживания. В зависимости от организационной структуры остальной компании, они могут подчиняться владельцу, президенту или одному из вице-президентов.

Это — кто над ними. Ниже — менеджер по обслуживанию, супервизоры по обслуживанию, а затем техники по обслуживанию. Здесь тоже, в зависимости от размера и структуры компании, может быть один или несколько менеджеров по обслуживанию под ними. Если у вас несколько объектов, часто имеет больше смысла иметь нескольких менеджеров.

Что делает директор по техническому обслуживанию?

Чтобы ответить на этот вопрос, помогает рассмотреть разницу между стратегиями и тактиками. Легкий способ помнить разницу — запомнить поговорку «Думай стратегически, действуй тактически». По сути, ваши стратегии — это цели большой картины, в то время как тактики — это более мелкие, конкретные шаги, чтобы добраться до них.

Вы хотите жить дольше. Ваша стратегия — прийти в лучшую форму. Ваши тактики — ходить в зал и избегать жирной пищи.

Так что значит мыслить стратегически для отдела обслуживания? Директор по обслуживанию устанавливает общие цели, устанавливает политики и процедуры и внедряет программы, чтобы помочь отделу соответствовать требованиям OSHA. Они отвечают за мышление в масштабах всего отдела, но также должны обращать внимание на специфику, включая то, как работа назначается и отслеживается. Как часть рассмотрения отслеживания, они также устанавливают ключевые показатели эффективности (KPI) для всех остальных в отделе, создавая стандарты, которые отдел использует для оценки того, насколько хорошо люди выполняют свою работу.

Это всё очень обще, поэтому стоит взглянуть на конкретные обязанности ближе.

Каковы обязанности директора по техническому обслуживанию?

Директор по обслуживанию делает многое, включая:

• Оценка годовых бюджетов обслуживания
• Рассмотрение предложений от поставщиков
• Надзор за капитальными проектами
• Планирование использования ресурсов
• Помощь в разработке программ обслуживания
• Контроль уровней штата отдела

Они также отчитываются перед организационным руководством, которое иногда нуждается в помощи, чтобы увидеть отдел обслуживания как критически важный для общего успеха организации. Традиционно руководство видит обслуживание как центр затрат, что может быть просто другим способом сказать «необходимое зло». Работа директора по обслуживанию — выступать адвокатом своего отдела, гарантируя, чтобы специалисты по обслуживанию получали уважение, признание и ресурсы, которые они заслуживают.

Каковы разные типы директоров по техническому обслуживанию?

Поскольку разные отрасли нуждаются в разных типах обслуживания, не все директоры по обслуживанию играют одни и те же роли. Фактически, роли и обязанности могут настолько варьироваться, что есть вариации в названии для каждого, включая:

• Директор по обслуживанию объектов
• Директор по обслуживанию завода
• Директор по обслуживанию здания
• Директор по городским работам по обслуживанию

Независимо от разных названий, всегда есть много пересечений. Например, работа с бюджетами, установка политик и процедур, разработка и внедрение новых программ, отслеживание и отчетность по критическим KPI.

Во многих мелких организациях нет директора по обслуживанию вовсе, и нет специального названия для этого. Потому что требования обслуживания меньше, менеджер охватывает всё, включая отчетность перед вышестоящими.

Как CMMS упрощает жизнь директорам по техническому обслуживанию?

Помните, директор по обслуживанию делает многое, поэтому всё, что выравнивает рабочие процессы и управляет данными, помогает.

И это означает, что современные решения CMMS, которые оптимизируют рабочие процессы, делая легче захват, обмен и доступ к данным, могут помочь очень сильно.

Когда вы пытаетесь управлять всем с бумагой и таблицами, есть слишком много шансов для ошибок. И даже когда они идут правильно, весь процесс мучительно медленный. С бумагой вы переписываете всё вручную, что означает, что вы можете иметь либо короткие наряды-заказы, либо с хотя бы несколькими ошибками. Доставка бумажных нарядов-заказов техникам занимает много времени, потому что им нужно либо идти обратно в офис за ними, либо вы должны бегать по объектам, пытаясь их отследить. Каждый раз, когда что-то меняется, новая задача теперь имеет приоритет над старым нарядом-заказом, процесс начинается заново.

С таблицами вы просто меняете один набор проблем на другой. Теперь вместо проблем с выводом данных, трудно держать данные актуальными. Вы можете отправить наряд-заказ по электронной почте технику, но как только они обновляют свою копию, она выходит из синхронизации с оригиналом. Вскоре у вас много копий разных данных.

Современное ПО CMMS помогает решить все эти проблемы с центральной базой данных, где живут все ваши данные. Как только у вас есть единственный источник правды, вы можете доверять, что все работают с одними и теми же данными, к тем же целям.

Сверх того, есть тонна функций, помогающих директорам по обслуживанию достигать целей. Вот часть списка из раздела ролей и обязанностей:

• Помощь в разработке программ обслуживания
• Рассмотрение предложений от поставщиков
• Оценка годовых бюджетов обслуживания

И вот функции, которые помогают директорам по обслуживанию напрямую.

Предупредительное обслуживание

Для многих организаций цель — переход от по требованию обслуживания к предупредительному, где отдел может планировать всё заранее, обеспечивая выполнение критических инспекций и задач до отказов. Это намного быстрее, дешевле и в целом легче иметь дело с мелкими проблемами рано, прежде чем у них будет шанс развиться в большие проблемы.

Современное ПО CMMS может сделать весь процесс настройки, запуска и отслеживания ППР легче. Директор по обслуживанию может работать с менеджерами, чтобы обеспечить правильную работу в правильное время. Оттуда они могут отслеживать, сколько ППР команда закрывает каждый месяц, что помогает им распределять ресурсы.

Контроль запасов

Как только вы установили свои минимальные уровни (par levels) в ПО, вы получаете предупреждение, как только опускаетесь слишком низко. Как ПО знает, когда предупреждать? Потому что не только у него есть минимальные уровни, у него также есть подсчеты в реальном времени всех ваших критически важных запасов. Когда вы ассоциируете детали и материалы с нарядом-заказом, ПО автоматически корректирует счетчики запасов, когда техник закрывает.

Это огромная помощь для техников и менеджера по обслуживанию, потому что помогает им обеспечить MRO-запасы, которые им нужны, когда им нужны.

Но это также огромная помощь для директора по обслуживанию, которому нужно рассматривать предложения от поставщиков. Вместо поиска лучших сделок на основе объемных закупок, они могут закупать на основе инсайтов о том, что и как часто нужно отделу обслуживания.

Автоматические отчеты

Способность оценить, что произойдет в будущем, требует твердого понимания того, что уже произошло в прошлом. Поэтому история — школьный предмет.

Для директора по обслуживанию составление хороших планов начинается с наличия правильных данных. Платформы CMMS делают легче захват и хранение данных. Но они также помогают затем перемалывать эти числа в действенные инсайты.

Используя функции автоматических отчетов, директора по обслуживанию могут видеть, какие активы стоят им больше всего в удержании в рабочем состоянии, что критично для решений ремонт или замена. Они также могут видеть метрики обслуживания и KPI по их планированию ППР, позволяя им тонко настраивать, что команда делает и как часто.

Дальнейшие шаги

Hippo поможет вам найти решение, которое лучше всего подходит вам — от ответов на вопросы обо всем, что связано с обслуживанием, до записи на живую демонстрацию программного обеспечения.

Резюме

Директор по техническому обслуживанию — высшая позиция в организации, отчитывающаяся непосредственно перед владельцем, президентом или одним из вице-президентов. Под ними — менеджеры по обслуживанию, супервизоры и техники. Их работа — мыслить стратегически и видеть большую картину. Одновременно они контролируют настройку множества конкретных процедур и политик в отделе. Это может включать внедрение новых стратегий обслуживания для подтверждения соответствия отдела требованиям OSHA. Конкретное название может меняться в зависимости от отрасли, потому что роли и обязанности могут быть разными, но также есть много пересечений. Если организация достаточно мала, у них может не быть директора вовсе; менеджер по обслуживанию заботится обо всем. Независимо от того, кто за рулем, современное ПО CMMS делает их эффективнее. Например, директора по обслуживанию могут использовать платформу обслуживания для настройки графика предупредительного обслуживания, отслеживания и контроля запасов и генерации отчетов для критических инсайтов в операциях. Директора по обслуживанию — «мыслители большой картины» отдела, и правильная CMMS захватывает, хранит и перемалывает данные, чтобы нарисовать точную картину.