Мастерство планирования обслуживания: повысьте эффективность и сократите затраты

Правильный график обслуживания повышает эффективность, точность и экономит затраты.

Но как настроить лучший график?

Все организации стремятся к макс. качеству при мин. затратах, простое, проблемах. Планирование и расписание обслуживания помогают спроектировать лучшие пути к этому.

Сначала — убедимся, что стартуем с правильной точки.

Что такое планирование и расписание обслуживания?

Это две разные вещи.

Расписание обслуживания — плановая работа, включающая кто, что, когда, где задач.

Планирование обслуживания — процесс выявления и решения потенциальных проблем до выхода из-под контроля.

Расписание помогает загрузить макс. доступных часов на основе ресурсов. Организовано по приоритету — наряды с высшим приоритетом впереди. Позволяет минимизировать внешние ресурсы и максимизировать внутренний труд — режет затраты, драматически ускоряет задачи. Позволяет внедрять ППР при необходимости для дальнейшего минимизирования простоя и повышения эффективности.

Цель расписания обслуживания

Способ организовать все задачи для повышения эффективности, ускорения workflow, сокращения затрат, предотвращения проблем. Базовые принципы:

Приоритизируйте планировщика

Если планировщик занят нарядами, которые могли бы делать другие техники — планирование отстает. Уберите их из общих задач, сфокусируйте на графике, чтобы было достаточно времени. Общие задачи — другим членам команды.

Фокус на будущем

Планировщик должен смотреть вперед. Дайте отделу уже спланированную неделю бэклога — планировщик использует её для создания графиков.

Эта неделя планового бэклога полезна дляrounded графика: техники, завершившие работу, дают фидбек планировщику — правки, идеи улучшения, проблемы.

Используйте файлы на уровне компонентов

Файлы планировщика — не системного уровня, а индивидуальные, компонентного уровня. Ведутся в безопасной системе по таг-номерам оборудования. Новое оборудование — планировщик создает новый мини-файл (компонентный) с тем же ярлыком, что и другое оборудование, для улучшения будущих процессов.

Планировщик создает эти файлы для всего оборудования после закрытия командой первого наряда. Добавляя файлы и таг-номера, лучше организуют то, что со временем сравнением помогает планировать эффективнее.

Доверяйте планировщику

Вы выбрали планировщика не просто так.

Планировщики привносят свои навыки и опыт, помогая в создании нарядов и расписании — они знают, что лучше для оборудования. Знают, как заставить вещи течь максимально эффективно, и определяют, сколько конкретные задачи должны занимать.

Для этих выборов используют лучший суждение на базе технических, коммуникационных, организационных данных. Назначают старших сотрудников с макс. навыками на высокоприоритетные наряды — минимизируют потенциальные проблемы. Опытный техник минимизирует ошибки.

Кроме того, это дает планировщику преимущество. Зная, сколько задача должна занимать и исторически сколько занимает у работника, видят, когда может быть проблема или потеря времени.

Пример: задача обычно 2 часа, данные показывают 8 часов у работника — супервайзеры вмешиваются, находят причину, внедряют решение для минимизации простоя и эффективного решения.

Признавайте навыки техников

Техники имеют навыки для правильной и вовременной работы. Планировщик должен использовать эти навыки и работать в тандеме с техниками для создания лучших, самых детальных процедур и чек-листов для повышения эффективности.

При создании графика — правильные задачи правильным техникам. Не назначайте менее квалифицированного на высокоприоритетную задачу, и не используйте высококвалифицированного для базовой задачи.

Используйте рабочую выборку для измерения производительности

«Wrench time» (время на ключе) — время, когда техники реально работают над задачами. Часто прерываются — экстренное ТО, или задержки: ожидание допуска, инструмента, перемещение. Wrench time измеряет время реальной работы над назначенными задачами.

Помогает планировщикам понять: сколько времени уходит на задержки/неплановое ТО и сколько — на назначенную работу. Планируя и распределяя работу, драматически сокращаете задержки. Понимание когда и почему задержек помогает планировщику учитывать их в графике.

Используйте график для создания планов работ

Нужны детали работы для правильного графика. Для расписания планы работ должны включать:

• Количество доступных техников
• Мин. уровень квалификации техников
• Доступные рабочие часы по уровню квалификации
• Оценка требуемого времени

Планировщик спрашивает себя: требует ли работа проводку? Сколько времени до входа техников для завершения? Все необходимые люди в графике для эффективного завершения?

Приоритизируйте все работы

Команда должна знать приоритеты каждой недели и что менее срочно — ключ к быстрому выполнению важных задач и росту продуктивности. Недельные графики полезны для координации, фокус на приоритетах недели вместо бэклога.

Приоритизируя наряды, видите: нужны ли они в дневном или недельном графике. Планируя по приоритету — повышаете продуктивность, команда закрывает важную работу — меньше простой активов, плановый и неплановый.

Планируйте на основе имеющейся команды

Планировщик создает план на основе доступных техник-часов на неделю по данным бэклога. Старт — прогноз на неделю достаточно. Со временем планировщик лучше понимает доступных техников и приоритеты задач — планирует дальше в будущее.

Планируйте на основе доступных часов

В общем, график показывает, сколько работы можно и нужно запланировать. Как в предыдущих разделах: планировщик собирает задачи на основе приоритета, доступных часов, техников, их уровня.

100% доступных часов на предстоящую неделю можно запланировать заранее — нет простоев между задачами, когда техники не знают, чем заняться.

Повседневку — бригадирам

На основе приоритетов команда ссылается на дневной график, создаваемый планировщиком, чтобы делать важные работы первыми и фокусироваться на уже начатых для быстрого завершения.

Бригадиры также отвечают за экстренные проблемы в течение рабочей недели.

Используйте соответствие графику для измерения производительности

Планировщик делает недельную планку, после недели — использует собранные данные для оценки успеха.

Где были проблемы или работа выполнена быстрее ожидаемого — корректируйте.

Выгоды планового обслуживания

Планирование и расписание идут рука об руку. При правильном и полном использовании дают много выгод:

• Высокая продуктивность
• Повышенная эффективность
• Сокращение запасных частей
• Улучшенные общие workflow
• Меньше травм и стресса
• Сокращенные простои
• Меньше перемещений ресурсов
• Меньшие и ниже затраты

Поэтому критично обеспечить правильное планирование планировщиком с самыми точными данными для лучших решений.

Как составить график обслуживания?

Начните с общей стратегии на 100% возможных рабочих часов. Включите прошлые заметки техников, работавших на оборудовании, в планы работ. Существующие процедурные заметки — тоже включайте.

Шесть шагов для создания графика:

1. Убедитесь в готовности

Организация на борту. Продайте идею: как режет затраты, дает больший ROI, поднимает эффективность/продуктивность, находит и фиксит слабые места.

2. Проанализируйте ситуацию

Соберите представителей всех отделов — техники, бригадиры, супервайзеры, стейкхолдеры, кто даст четкую картину текущего состояния. Вместе постройтеoutline текущей ситуации и проблем, создайте график для их решения.

3. Начните подготовку

Планировщик работает напрямую с командой ТОиР для создания документации, карт процессов, ролей, ответственности. Критично обновить CMMS и внести необходимые изменения с новой инфой. С современным CMMS меняете один раз — инфа обновляется везде для всех с доступом, никаких мискоммуникаций.

Отсюда — внедряете тренинги для новых ролей.

4. Начните внедрение

Цель — сделать недельные графики новой нормой. Может занять пару месяцев коучинга, но команда входит в ритм. CMMS помогает — все данные готовы в одном месте.

Помните: планировщик не должен делать никакую другую работу, кроме создания графиков, вся остальная — команде.

5. Настройте процесс ревью

Финальная стадия. После коучинга — защитите результаты.

Не дайте работникам почувствовать, что их труд незамечен. Они вкладывались в новый график — празднуйте победы. Рассылайте ревью: что может быть лучше, что работает/не работает. Периодически чекиньтесь с бригадой — всё ли гладко у них.

6. Цель — «Evergreen» (вечнозеленый)

Графики на месте. Но процедуры должны постоянно улучшаться, всегда ревьюьте метрики на встречах — всё ли на таргете.

Дополнительные советы

Еще несколько советов для лучшего графика:

• Все планы работ — лаконичны и понятны. Техники не должны играть в угадайку, как выполнить задачу, и не тратить время на вопросы за помощью/инфой.
• Получили фидбек — используйте. Инфа от того, кто прямо сейчас делает задачу — легкий способ найти улучшения. Хорошо, чтобы техники знали: их слышат.
• Всегда учитывайте историю оборудования. Если есть инфа по единице — заметки тех, кто работал раньше — включайте. Упущенная инфа может вызвать задержки или поломки в будущем.

Пока все рабочие часы заполнены, задачи организованы по приоритетам, CMMS на месте — workflow будет гладким и эффективным.

Примеры планового обслуживания

Вариантов для конкретного графика бесконечность, но несколько примеров для понимания типичных задач.

График обслуживания общественного транспорта:

• Агентство/организация
• Код оборудования
• Описание оборудования
• Состояние
• Возраст
• Остаточный ресурс
• Стоимость замены

Список для общественного транспорта, но применим ко многим рабочим местам. Следующий похож, но с доп. детализацией для большей точности и эффективности.

График обслуживания станков:

• Название станка
• Состояние
• Локация
• Назначен
• Дата последнего ТО
• Частота ТО (дни)
• Дата следующего ТО
• Дата следующего ТО (дубликат в оригинале)
• Примечания

Список дат выполненного ТО для холодильных установок.

График обслуживания холодильных установок:

• Давление/очистка всех воздушных конденсаторных катушек
• Осмотр испарителей
• Давление/очистка всех дренажей
• Проверка всех двигателей вентиляторов и лопаток
• Проверка температуры
• Проверка цикличности
• Проверка уровня хладагента
• Осмотр прокладок и уплотнителей дверей
• Осмотр петель и автоматических замков дверей
• Смазка двигателей/подшипников при наличии смазочных отверстий
• Проверка термостата блока
• На точность
• Проверка изоляции блока
• Осмотр проводки блока
• Проверка настроек и работы таймера разморозки
• Осмотр компрессора блока
• Рекомендации/примечания

Каждый график уникален для организации и должен быть максимально детализирован, чтобы команда ничего не упустила.

Следующие шаги

Готовы улучшить планирование обслуживания?

Hippo поможет подобрать CMMS: ответы на вопросы про софт, запись на живую демо, бесплатный тест.

Резюме для CEO

CMMS помогает отделам ТОиР держать критические активы онлайн дешевле за счет стриmlinга процессов и захвата/использования надежных данных. В отличие от старых систем, современный CMMS в облаке — все имеют доступ к актуальным данным. Меньше мискоммуникаций и ошибок — экономия денег и ресурсов. Организации по отраслям видят конкретные выгоды: больше аптайма, меньше потраченного времени и денег. Выбирая CMMS, важно смотреть не только на фичи, но и на полный пользовательский опыт: внедрение, обучение, текущая поддержка. Использование CMMS для планирования обслуживания режет затраты и минимизирует простой.