Лучшие статьи блога Hippo CMMS 2020 года: экспертные инсайты и советы по управлению активами

В 2020 году слово «беспрецедентный» приобрело совершенно новое значение. Во многих отношениях пандемия COVID-19 полностью переписала все правила. Но в то же время основы управления обслуживанием не изменились. Успешное управление активами по-прежнему сводится к доставке правильных данных правильным людям максимально гладко. CMMS-программное обеспечение всё еще лучший способ взять под контроль ваши программы обслуживания.

Это был тяжелый год по многим отраслям. Например, по недавнему опросу Canadian Manufacturers & Exporters, «65% респондентов имели сниженный уровень выпуска во время пандемии» из-за падения как внутреннего, так и внешнего спроса.

Посмотрим, чему мы можем научиться из лучших статей блога Hippo 2020 года, чтобы быть готовыми ко всему, что приготовит 2021 год.

Начнем с того, что всё еще верно в освоении управления обслуживанием.

Начните с начала для эффективных заказов-нарядов по требованию с CMMS

Управление заказами-нарядами всё еще означает наличие правильных шагов в правильном порядке, особенно когда речь идет о том, что вы делаете первым.

В феврале 2020 года в статье Get Your Workflows Flowing with Maintenance Management Software мы рассматривали важность открытого портала запросов для сбора данных, связанных с задачами обслуживания по требованию.

Одним из ключевых преимуществ открытого портала являются обязательные поля. Когда люди отправляют запрос на обслуживание, они видят, какую информацию хочет отдел, обеспечивая её включение.

«…И когда запросы на обслуживание неполные или запутанные, отделы обслуживания тратят время на выяснение, что им нужно сделать. Когда техники не знают, с чем имеют дело, пока не приедут, невозможно прийти полностью готовыми с правильными запчастями и материалами. Время на работу ключом страдает».

С открытым порталом запросов все начинают с правильной ноги.

Задайте правильные вопросы для эффективных рабочих процессов ПТО с CMMS

В сентябре мы глубже погрузились в «как» и «почему» управления профилактическим обслуживанием со статьей A Complete, Simple Guide to World-Class Work Orders.

Настройка эффективной программы часто начинается с задавания правильных вопросов, как внутри, так и вне отдела обслуживания.

«Помогает ли ваше текущее ПО для заказов-нарядов сделать возможным ПТО? Спросите себя эти вопросы:

• Есть ли эффективный способ посмотреть исторические данные активов для определения задач и частоты обслуживания?
• Даже если я знаю, что и когда делать, легко ли генерировать и назначать ПТО? Какая часть процесса ручная, а какая автоматическая?
• Когда программа запущена, как я узнаю, успешна она или нет? Есть ли легкий способ взять количество сгенерированных и пропущенных ПТО для расчета коэффициента выполнения?

Когда речь идет о заказах-нарядах, отдел обслуживания не единственный затронутый, поэтому нужно поговорить с другими отделами, узнать их конкретные цели и увидеть, не мешает ли текущий процесс заказов-нарядов им тоже. Помните, цель — не собирать жалобы от разных отделов, поэтому убедитесь, что ваши вопросы фокусируются на целях и препятствиях. Лучше избегать вопросов о том, как процесс заставляет их чувствовать и какие части им нравятся или нет. Вместо этого спрашивайте, чего хочет достичь их отдел и как процесс заказов-нарядов делает прогресс легче или сложнее».

Вооружившись этими ответами, можно начать исправлять процессы. Вам нужен набор систем для работы с данными, примерно разбитый на три типа задач:

• Сбор
• Распространение
• Использование (leverage)

Снова начинаете с задавания правильных вопросов.

«По сути, насколько хорошо [программа ПТО] собирает хорошие данные, насколько хорошо она делает эти данные доступными для нужных людей и, наконец, что она позволяет вам делать с данными? Теперь, когда у вас они есть, сколькими различными способами вы можете выжать из них ценность?»

Во многих из этих вопросов правильный ответ: «Мы могли бы сделать лучше с правильным CMMS-решением».

Примите эти шаги для эффективной программы ПТО с CMMS

Плохая новость: настройка программы ПТО требует больше, чем просто пробежка по быстрому списку вопросов. Хорошая новость: существует четко определенный процесс, и мы охватили его в августе статьей 6 Items Your Preventive Maintenance Checklist Should Include.

Интересно, первый шаг не связан с активами, оборудованием или данными.

Это про людей.

«Одной из самых важных вещей, которые нужно учитывать при разработке чек-листа ПТО, — получение правильных людей в команду обслуживания. Так же как компьютеры не дадут полезной информации без знающих людей для их управления, так же и программа ПТО не будет эффективна без правильных людей для надзора и выполнения работы. Когда речь идет об управлении программой ПТО на базе CMMS, выбор людей из топ-менеджмента, менеджеров обслуживания, техников обслуживания и любого другого персонала, понимающего работу системы, является существенным».

Сохраняйте племенные знания с CMMS

Выгоды CMMS — любимая тема блога, поэтому неудивительно, что мы опубликовали How CMMS Software Protects Value and Cuts Costs.

Но что может удивить — это выгода CMMS «племенных знаний» и процесс передачи знаний.

«Во многих отделах их самым ценным владением является тяжело добытое знание активов, которыми они управляют. Никто не знает машину или оборудование лучше техников, которые держали его в рабочем состоянии. Когда кто-то может диагностировать проблему просто по звуку актива или положив руку на него, чтобы почувствовать вибрации — это впечатляет. И очень опасно. Потому что как только вы теряете техников, вы также теряете весь этот ноу-хау. Это не новая проблема, и даже есть отличная городская легенда об этом. В истории техник обслуживания уходит на пенсию после многих лет работы. В первый месяц его вызывают обратно отчаянным боссом. Один из станков встал, и ни один из более молодых техников не знает, как поднять его. Ушедший техник приходит, ходит вокруг станка несколько раз, а потом мелом отмечает точку. Вот деталь, которую нужно заменить, объясняет он. Затем представляет старому боссу счет. Меловая метка? Пенни. Знание, где поставить метку? Десять тысяч долларов». CMMS защищает весь опыт и ноу-хау ваших техников, облегчая включение множества информации в заказы-наряды. Помните, заказы-наряды не зарисованы на бумагах и не засунуты в таблицы. Они внутри CMMS, делая легким добавление всего, что нужно техникам для правильной работы и эффективного закрытия».

Нам эта идея так понравилась, что Hippo создал инфографику, объясняющую ценность передачи знаний и быстрые шаги для её реализации.

Не покупайте CAFM, когда вам нужен CMMS

Некоторые из наших самых популярных постов — разборы общих терминов, теорий и практик для обслуживания и управления объектами, что неудивительно. Когда люди на рынке ПО для управления обслуживанием, они хотят узнать максимум об отрасли.

В What are the Key Differences Between CAFM and CMMS Solutions? мы рассмотрели основные сценарии использования CAFM.

«…потому что термин стал своего рода зонтиком для нескольких разных типов ПО для управления объектами, мы можем почти так же легко спросить: Чего НЕ входит в функции CAFM? Сократим список до двух действительно важных.»

CAFM и планирование пространств

Начинается с детальных планов этажей офисного пространства, включая столы, активы и оборудование. Менеджеры объектов могут обеспечить эффективное использование пространства и правильное размещение работников. Например, если есть новый сотрудник в инженерном отделе, менеджер объекта может убедиться, что есть место для нового стола. Они также могут использовать ПО для перемещения стола со склада в офис. Для существующих работников планирование пространств охватывает управление и отслеживание гибких пространств, как переговорные и зоны для мозговых штурмов. ПО собирает ценные данные о том, кто что использует, что эффективно задействовано, а что тратится впустую.

CAFM и физическое дистанцирование

Менеджеры объектов теперь сталкиваются с вызовами, связанными с борьбой с распространением COVID-19, и один из способов — обеспечение социального дистанцирования между сотрудниками на рабочем месте. Поскольку ПО уже имеет данные о планировке офисов и где люди сидят, менеджеры могут использовать его для обеспечения безопасных дистанций путем мгновенного перераспределения столов. Менеджеры также могут контролировать доступ с управлением посетителями и разнесенными временем прибытия сотрудников. Они могут также создавать и управлять проверками здоровья и собирать данные для контактного трейсинга.»

Пост заканчивается нашим самым частым и лучшим советом: выбор правильного решения начинается с взгляда на проблемы, которые вы хотите решить. Как только вы знаете, чего хотите достичь, можно довольно легко выбрать правильный инструмент. На самом базовом уровне это то же, что выбор правильной отвертки. Шаг первый — посмотреть на головку винта.

Для всего, что осталось прежним в управлении обслуживанием, было много больших изменений. Пандемия COVID-19 создала множество новых вызовов для менеджеров обслуживания и объектов. В блоге Hippo мы рассмотрели некоторые из разных способов, которыми правильное CMMS-решение помогает бороться с коронавирусом.

Стандартизируйте гибкие процессы с CMMS

В апреле мы опубликовали Passing COVID-19 Tests: Educational Facilities and CMMS School Software, охватывающую способы, которыми образовательные объекты могут использовать CMMS для борьбы с COVID-19.

Одной из важных идей является использование CMMS для настройки вашей программы ПТО.

«Обычно ПТО дает:

• Повышенный аптайм
• Более долгую жизнь актива
• Более легкое управление запасами
• Повышенную эффективность
• Повышенную безопасность

Все это важно, но с COVID-19 они стали критическими.

Увеличьте некоторые ПТО

Организации по отраслям вынуждены сокращать любые возможные затраты. Это значит, что отделы обслуживания просят делать больше с меньшим, обходиться меньшим числом техников и более пристальным контролем затрат. Последнее, что нужно сейчас — неплановый простой на важном активе. Сейчас не время, чтобы котел перестал работать. Чтобы обеспечить, что всё нужное останется онлайн, увеличьте частоту и объем профилактического обслуживания на критических активах.

Приостановите некоторые ПТО

В то же время есть ПТО, о которых стоит подумать о полной остановке. Для начальной школы, например, нет нужды периодически проверять игровые сооружения на улице. В большинстве районов они запрещены. На большом кампусе колледжа отделы могут приостановить плановое обслуживание некоторых активов на кухнях столовой. Большинство простаивающих активов не нуждаются в том же уровне внимания. Приостановка ПТО также может помочь с отчетами. В конце месяца не нужно продираться через кучу пропущенных ПТО, которых никогда не следовало делать. Может иметь больше смысла приостановить их сейчас, освобождая вас для использования времени отдела способами, лучше соответствующими текущей ситуации. Думайте так: у вас может быть расписание поливать газон каждое воскресенье летом, но нет смысла следовать расписанию, когда в воскресенье днем был грозовой зверь».

Здесь мы видим, как хороший CMMS делает возможным создание консистентности, помогая организациям быть гибкими.

Оставайтесь на связи на безопасном расстоянии с CMMS

В мае мы опубликовали Maintain Social Distancing with CMMS Software, обзор всех способов, которыми CMMS делает социальное дистанцирование возможным.

До COVID-19 было много постов о выгодах использования базы данных CMMS, доступной с любого мобильного устройства. Когда техники могут мгновенно получать доступ к заказам-нарядам, ПТО и детальным историям обслуживания и ремонта активов и оборудования откуда угодно, в любое время, это повышает время на работе ключом. Больше не нужно бегать обратно в офис за следующим заданием или схватывать руководство для сложного ремонта.

Но с COVID способность работать независимо приобретает новое значение. Для их безопасности техники должны избегать близкого контакта. CMMS делает это легче. Например:

«В зависимости от размера объекта, сложности задачи и старшинства техника, многие менеджеры будут визуально инспектировать работу перед закрытием заказа-наряда. CMMS позволяет этим инспекциям происходить на безопасном расстоянии. Когда техник заканчивает, используя любое мобильное устройство с интернетом, они могут сфотографировать свою работу, которые затем проверяет менеджер. Удовлетворенный тем, что работа выполнена полностью, он может закрыть заказ-наряд сам, используя ПО для управления заказами-нарядами».

И:

«В зависимости от размера и планировки вашего объекта, может быть хорошей идеей перемещать заказы-наряды вокруг, чтобы техники не сталкивались друг с другом. Например, для отдела обслуживания отеля, вероятно, неважно, если два техника работают в смежных комнатах одновременно. Но на заводе вы не хотели бы двух техников одновременно на активах рядом. Скорее всего, самый легкий способ — разнести ПТО для близких активов. Используя календарный вид в CMMS, можно перетаскивать ПТО. В большинстве случаев, особенно с плавающими ПТО, нет реальной разницы между выполнением работы на день раньше или позже. С наработкой ПТО и заказами-нарядами по требованию меньше свободы, но перемещать эти заказы-наряды всё еще часто возможно».

Следующие шаги

Из того же поста блога:

«Процесс поиска и внедрения CMMS-решения не изменился. Исследуйте онлайн, читая о ПО в целом и конкретных провайдерах. Затем свяжитесь и начните настраивать быстрые встречи и живые демонстрации. Это единственный способ получить представление о том, как работает ПО и как оно может работать для вас. Всегда думайте в терминах проблем, с которыми вы сталкиваетесь, и как они соединяются с конкретными функциями в ПО. Этот шаг критичен, потому что последнее, чего вы хотите — CMMS, забитый функциями, которые вам не нужны и не используете. Это было бы как заказать все блюда в меню, съесть несколько и выбросить остальное». Но есть кое-что, что изменилось в получении CMMS. Это срочность. Сейчас более чем когда-либо менеджерам объектов и обслуживания нужны процедуры и рабочие процессы, выдерживающие давление COVID-19. Вам нужно CMMS-решение».