Лучшие CMMS-решения на 2021 год: трансформируйте управление обслуживанием

Когда речь идет о новогодних обещаниях, цифры против вас. Более 75% людей сдаются до конца января. Сколько доходят до конца долгосрочно? Менее 8%. Большая причина провалов — слишком много обещаний. Но в 2021 году вы наконец можете взять под контроль обслуживание, фокусируясь всего на одной вещи.

И это не ограничивается управлением обслуживанием. Это управление жизненным циклом актива, проактивное управление профилактическим обслуживанием, полное управление объектами и даже контроль запасов.

В конце концов, достижение всех этих целей упирается в качество ваших данных. Значит, лучшее новогоднее обещание на 2021 год — сфокусироваться на данных.

И самый легкий способ получить хорошие данные обслуживания, сохранить их в безопасности и сделать доступными, и даже использовать их — заставить их работать для вас — это получить правильное CMMS-программное обеспечение.

Собирайте данные обслуживания с CMMS

Когда речь идет о получении качественных данных, выгодно быть и активным, и пассивным. Вам нужны программы, чтобы выйти и собрать данные, необходимые для бесперебойной работы. Но вам также нужны способы легко собирать данные. Это как рыбалка. Иногда лучший способ — взять копье и пойти искать рыбу. В другие случаи больше смысла наживить крючок и ждать, пока обед приплывет сам.

Настройте и стандартизируйте свои SOP с CMMS

Прямо сейчас у вашего отдела, скорее всего, тонны ценных данных в небезопасном месте. Они ходят в головах старших техников.

Нельзя недооценивать ценность этого знания. Вся эта накопленная тяжело добытая экспертиза — огромная выгода для отдела. Так часто диагностика проблем и поиск решений упирается в опыт. Это как когда вы идете к врачу. Ничто не успокаивает больше, чем услышание: «О, я видел это кучу раз».

И нельзя недооценивать, как легко потерять весь этот ноу-хау. Когда даже всего несколько ваших старших техников переводятся или уходят на пенсию, всё уходит прямо за дверь с ними. Бизнес-школы предупреждают менеджеров о так называемом ключевом риске человека (key-man risk), где ваш успех слишком тесно связан с несколькими сотрудниками, которые могут уйти в любой момент. Но часто это еще хуже. Даже если ваши старшие техники могли бы остаться в компании навсегда, они все равно не могут надежно, последовательно и легко делиться своим ноу-хау с остальным отделом.

Поэтому вам нужно активно защищать весь этот ноу-хау эффективной программой «передачи знаний», и это проще, чем звучит. Есть действительно всего пять шагов. Как только всё в CMMS, вы можете сделать все эти знания доступными по всему отделу в виде шаблонов заказов-нарядов, набитых пошаговыми инструкциями и чек-листами. У всех есть мгновенный доступ, даже долго после ухода старших техников.

Как дополнительная выгода, вы также стандартизировали свои задачи обслуживания и ремонта, обеспечивая выполнение одной и той же работы одинаково каждый раз. Это делает обновление и тонкую настройку SOP намного легче. Поскольку техники делают всё одинаково, вы можете вносить изменения и точно отслеживать результаты. Когда каждый техник делает вещи по-своему, гораздо сложнее знать, что работает, а что нет. Представьте: как вы могли бы улучшить рецепт, если каждый повар добавлял бы разные ингредиенты?

Сделайте сбор данных частью рабочего процесса с мобильным приложением обслуживания

Вы также должны сделать легко сбор данных вне формальной программы передачи знаний. Когда техники работают над активом, они замечают что-то или понимают что-то, что отдел обслуживания должен включить в будущие заказы-наряды.

Используя функцию комментариев к задачам и заказам-нарядам, встроенную в мобильное приложение обслуживания, они могут быстро связаться с отделом, объясняя, что они делают и почему. И весь процесс так же прост, как достать мобильное устройство и быстро набрать заметки. Когда их обходной путь или инсайт добавлены в систему, весь отдел в итоге выигрывает.

Используйте данные обслуживания с CMMS

Как только у вас есть хорошие данные, вы можете начать использовать их, чтобы облегчить жизнь. Правильные данные работают на вас, а значит вы делаете меньше работы.

Оптимизируйте работу, включая данные в заказы-наряды CMMS

Мы уже рассмотрели, как использование шаблонов заказов-нарядов помогает добавлять пошаговые инструкции и чек-листы. Но это действительно только начало. С правильным ПО для заказов-нарядов вы можете быстро добавить всю информацию, которую техники нужно для эффективного закрытия, включая:

• Интерактивные карты объектов и планы этажей
• Связанные запчасти и материалы
• Цифровые схемы, изображения, руководства O&M и гарантии
• Истории обслуживания и ремонта активов

Пройдемся и посмотрим, как они помогают техникам делать больше с меньшими усилиями.

Во-первых, карты и планы этажей означают, что они никогда не тратят время на выяснение, куда идти. Как только им назначен заказ-наряд, они идут прямо точно туда, где нужны. Даже если это их первый день на работе. Они также никогда не приезжают с пустыми руками, потому что уже знают, какие запчасти и материалы нужны. Больше не нужно приезжать к активу, чтобы бежать обратно в кладовку. Не только у них есть то, что нужно, но они также знают, что с этим делать, благодаря детальным инструкциям и чек-листам. И когда актив неожиданно ломается, техники могут получить доступ к руководствам, а также детальным историям обслуживания и ремонта для помощи в диагностике.

Создайте программу профилактического обслуживания с CMMS

Хорошие данные помогают с заказами-нарядами по требованию, но где они сияют — это с профилактическим обслуживанием. И для многих руководителей обслуживания это их ежегодное новогоднее обещание: наконец запустить программу ПТО. С хорошими данными и правильным ПО для ПТО 2021 год — год, когда вы наконец сделаете это.

Настраивая программу, в широких штрихах, вы начинаете с взгляда на свои активы и определения лучшей стратегии обслуживания для каждого. Для некоторых — работа до отказа. Лампочки — классический пример. Но для многих — профилактическое обслуживание. Как только вы знаете, какие включить в расписание ПТО, нужно определить задачи и временные линии. Нужно знать, что вы будете делать и как часто.

Для задач вы подразделяете их на то, что ищете, и то, что делаете. Так, для конвейерной ленты — инспектируете ремень на износ и добавляете смазку. А для временных линий — подразделяете на календарные и наработку. Некоторые ПТО делаете по времени, другие по использованию. Например, с машиной меняете на зимние шины по сезону, а масло — по пробегу.

Это много решений для многих активов. В некоторых случаях, особенно для новых активов, можно идти по рекомендациям производителей. Но для старых активов больше смысла использовать ваши данные.

Как часто запускать ПТО на вилочном погрузчике? Проверьте, как часто он ломался в прошлом году, и запланируйте ПТО на более коротких интервалах. Если склонен ломаться каждые три месяца, поставьте ПТО каждые два с половиной. Ваши данные также говорят, какие задачи включать. Вилочный погрузчик склонен к утечкам? Создайте ПТО на инспекцию уплотнений и дозаправку жидкостей.

Как только всё настроено в CMMS, ПО делает всё запоминание за вас. Когда ПТО настаивают, оно автоматически генерирует заказы-наряды ПТО. В зависимости от настройки, может автоматически назначать их.

Возьмите программу ПТО и сделайте её еще лучше

По мере накопления объема и качества данных, вы можете возвращаться и тонко настраивать программу ПТО. Через шесть месяцев может иметь больше смысла смотреть на вилочный погрузчик реже. Или вы можете переключиться на другой набор инспекций и задач. Помните, большая часть того, что делает возможной тонкую настройку — общая консистентность обслуживания и ремонтов. Поскольку все делают одни и те же работы одинаковыми способами, вы можете надежно отслеживать, какие задачи и временные линии работают, а что нужно улучшать.

Правильный CMMS даже поставляется со встроенными автоматическими отчетами для вашей программы ПТО, позволяя отслеживать KPI вроде процента ПТО, выполненных вовремя. Данные могут сказать, нужно ли скорректировать количество ресурсов, вкладываемых в ПТО. Вы видите, где узкие места, кому нужно больше обучения, кому больше надзора.

Следующие шаги

Снова то время года, когда люди дают себе обещания о новом году. Если вы устали от 2020, сделайте 2021 своим Годом Данных. И самый легкий способ — с правильным CMMS.

Ваш следующий шаг — начать обращаться к провайдерам. Как только у них будет представление о ваших целях на 2021, они смогут начать объяснять ваши варианты и как сделать это новогоднее обещание устойчивым.