Поиск идеальной CMMS: ключевые функции, необходимые каждому объекту

Выбор правильной CMMS может показаться перегруженным. Столько факторов учитывать, проект со многими движущимися частями. Но поиск правильного решения — как любая сложная задача: всё возможно, если разбить на мелкие шаги. Шаг 1: список конкретных проблем, которые нужно решить. Шаг 2: найти функции CMMS, которые являются прямыми решениями.

Чтобы облегчить шаг 2, пройдемся по важным функциям CMMS, посмотрим, как они работают, и узнаем, как они уберут стресс и тревогу из вашей работы.

Функции CMMS, держащие команду в курсе в движении

Многие вызовы исходят из слабых каналов коммуникации. Трудно доставить правильную информацию команде — любое дело требует лишней работы, тратя время и энергию. Современное ПО для управления объектами упрощает доставку правильных данных правильным людям.

Топ функции CMMS: насыщенные данными заказы-наряды и шаблоны

Со старыми методами часто трудно впихнуть достаточно информации в заказ-наряд. Бумажные — мало места, самописные таблицы — трудно читать. Результат?

Техники теряют кучу времени, убивая общий показатель «время на ключе». Вместо приезда на объект с нужными запчастями и материалами, обнаруживают, что не могут сделать работу. Бегут обратно в офис или на склад. И даже имея запчасти, могут не хватать ноу-хау. Особенно у младших техников, менее знакомых с активами. Натыкаются на проблему — тратят не только своё время, но и время опытных техников, которых нужно найти и вызвать.

Хуже техника, не знающего, как выполнить задачу — только техника, уверенно делающего её неправильно постоянно. Когда команда импровизирует — получаете ненадежную работу, требующую переделки или ведущую к бюджетным провалам. Даже когда импровизация сработала — проблема репликации. Пример: неделю назад вилочный погрузчик встал, техник оживил за 10 минут, 6 недель работал. Сейчас 7-я неделя, снова сломан, никто не помнит волшебный фикс. Тот техник? В отпуске, уволился или на пенсии.

Современное ПО для заказов-нарядов решает это, делая легко включить всё, что нужно техникам для эффективного и правильного закрытия:

• Полные истории обслуживания и ремонтов активов
• Пошаговые инструкции
• Настраиваемые чек-листы
• Цифровые руководства O&M, схемы, связанные изображения
• Связанные запчасти и материалы
• Интерактивные планы этажей и сайт-мапы

Теперь техник приезжает с нужным инвентарем и ноу-хау. Работа делается правильно, каждый раз.

Топ функции CMMS: планирование профилактического обслуживания

Круто иметь насыщенные данными заказы-наряды, но не хотите генерировать их по мере появления проблем. Нужен الحل, выводящий вас вперед кривой обслуживания. Некоторое количество внеплановых заказов — факт жизни, но фокус на профилактическом обслуживании заставляет активы служить дольше за меньше времени и денег. Главное — больше работы делается тогда, когда это имеет смысл для вас и других отделов. Вместо ремонта пресса поздно в пятницу, когда линия должна быть на пике для дедлайна понедельника — техники делают инспекции и рутинное ТО между сменами в среду утром, когда линия уже планируется на 75% мощности.

Легко говорить о плюсах ППР, но сложнее — настроить, распланировать и отслеживать надежную программу. Иногда трудно знать, какие инспекции и задачи нужны, надежно раздать их правильным техникам, отследить прогресс программы. Современное ПО ППР решает это насыщенными данными ППР, автопланированием и автоотчетами с нужными KPI.

При первом настройке программы часто разумно следовать рекомендациям производителей по задачам ППР. В некоторых случаях — meter-based ППР, в других — по времени. Можно выбрать между floating и fixed для сдвига запланированной задачи. В любом случае софт помнит всё, что нужно сделать, и автогенерирует ППР по расписанию. В календарном виде все в команде видят сразу, что предстоит. Как и с внеплановыми заказами, софт упрощает включение всей инфы для эффективной работы. В конце концов, ППР — это заказ-наряд, запланированный заранее, значит включает те же типы информации. И помните: значит, в нём есть всё, что нужно техникам для эффективного закрытия.

Периодически можно пересмотреть программу: насколько команда следует ей и насколько она работает. Вся инфа уже в CMMS — софт быстро генерирует отчеты с метриками ТО и KPI. Знаете точно, какие задачи сделаны и % ППР вовремя. Плюс смотрите, какие активы едят больше всего времени и денег, и, работая назад, донастраиваете график ППР. Например, если вилочный погрузчик ломается каждые 3 месяца — повышайте частоту ППР с каждых 4 месяцев до каждых 2.5.

Топ функции CMMS: пуш-уведомления мобильного приложения

Но даже при мировом классе ППР бывают моменты, когда нужно сделать на-лету корректировки в график. Факт жизни ТО. Фрустрация — как сложно доставить новую, времязависимую инфу команде. Бригады не за столами в офисе — разбросаны по всему объекту, часто по нескольким зданиям.

Современное ПО для управления объектами решает это, упрощая захват внимания команды. С мобильным аппом софт привязывается к встроенным фичам устройств — когда нужно отправить техника на другой объект, быстро шлете пуш-уведомление. В зависимости от настроек — звенит или вибрирует, сообщение поверх всего на экране. Никакого ожидания, пока заглянут в офис за следующим заказом.

Функции CMMS, держащие вас в курсе

Хорошая коммуникация — двухсторонняя. Недостаточно, что вы пушите данные команде; они должны делиться с вами, чем занимаются. От простого уведомления «закрыл заказ» до более сложного — объяснения шагов траблшутинга проблемы с новым или проблемным активом. Во всех случаях лид ТО должен быть в контексте и на вершине прогресса команды. Зная, где все и что делают — легче планировать работу, управлять ресурсами, обеспечивать подотчетность.

Топ функции CMMS: комментарии к задачам и заказам-нарядам

Уже знаем: и внеплановые, и запланированные заказы уходят насыщенными данными, но иногда техники нужно добавить больше. Пример: техник на рутинной инспекции обнаруживает облупленную проводку — серьезный риск для здоровья и безопасности. Инспекция планировалась на 20 минут, теперь — часы работы. Плюс нужна лишняя пара рук. Техник добавляет комментарий к задаче в заказе — лид ТО точно знает, что происходит, и может перенаправить ресурсы или перестроить расписание.

Не обязательно что-то серьезное как пожарный риск. Техники могут загружать вопросы к задачам — просят уточнений, советы по лучшим практикам. Или объясняют, что нужно перекусить посередине длинного ППР. Важно — у них есть способ быстро и легко держать связь с отделом. Большой плюс — легко видеть связь между тем, что говорят, и тем, над чем работают. Никакого контекста или объяснений не нужно, когда комментарий напрямую привязан к конкретной задаче или заказу.

Топ функции CMMS: прямая загрузка изображений

Не только комментарии, но и изображения. Картинка стоит тысячи слов, часто отправка лиду фото проблемы эффективнее объяснения. Еще один пример того, как современные аппы ППР используют существующее железо мобильного. Софт привязывается к встроенной камере — легко захватывать и загружать фото.

Возможности загрузки фото есть на каждом этапе. Техник приезжает — быстро фотофиксирует состояние актива до работы. Проходя задачи — загружает фото прогресса, особенно удобно для активов, где детали слоями. Пример: фото при сборке двигателя. В конце — финальное фото и запрос удаленной визуальной инспекции. Лиду нравится — закрывает заказ. Не нравится — видит, что хочет изменить.

Топ функции CMMS: автоотчеты с метриками и KPI

Покрыли функции, пушащие данные вовне и втягивающие внутрь. Теперь — одна, берущая все данные и использующая их.

Старые методы управления ТО фрустрируют тем, что так плохо захватывают точные данные и хранят их. В итоге — полностью ненадежные данные. Но допустим, вы могли использовать бумажную/табличную систему и получить надежные данные (напоминаю, нельзя), вопрос: Что с ними делать? Ответ: Даже если совершили невозможное, всё равно понадобится много лишней работы, чтобы выжать ценность из цифр. Пример: есть точные данные о затратах на запчасти и материалы за последние 6 месяцев (невероятно ценная инфа для управления ресурсами и вендорами), но разбросаны по 6 месяцам заказов и ППР.

Они есть, но в куче кусочков. Единственный способ извлечь инсайты — потратить кучу времени и энергии, собирая кусочки и аккуратно собирая их. На каждом болезненном шаге — шанс маленькой ошибки, размывающей точность итоговых цифр.

Каждая мелкая ошибка (не то число из не той ячейки, забыл перенести единицу) — крутите линзу немного дальше из фокуса. Когда наконец отойдете и попробуете увидеть большую картину — слишком размыто для реальной пользы.

Современное ПО для управления объектами решает это: захватывает правильные данные, хранит безопасно, потом обрабатывает автоотчетами с легкими для чтения графиками и инсайтными метриками ТО и KPA. Пара кликов — сырые данные превращаются в actionable intelligence. Вместо просто всех затрат на обслуживание активов — теперь знаете, какой жрет больше всего времени и ресурсов. Вместо просто всех заказов по одному активу — знаете, стоит ли его держать дороже, чем заменить.

Функции CMMS, работающие за кулисами

Так же ценны, как активы и оборудование — их ассоциированные данные. На производстве может быть насос или пресс, центральный для линии. Нужно держать линию вверху. Данные, ассоциированные с ним, для команды ТО также критичны — ими держат насос/пресс в работе.

В недавнем эпизоде подкаста Asset Champion гость Джон Раймер, CFM из FM360 Facility Management Consulting & Training, объясняет ценность данных.

«Потому что если я использую эти системы только для заказов-нарядов, я упускаю суть. Нужно обеспечить агрегацию этой информации, сбор, анализ и продолжение улучшений. Потому что, как мы знаем, мир не останавливается, мы должны продолжать меняться и улучшаться вместе с ним.»

С этим в виду, посмотрим на функцию, менее видимую на поверхности, но центральную для успеха.

Топ функции CMMS: облачные вычисления

Рассмотрим старые методы, полагающиеся на бумагу или таблицы — обе известны либо потерей важных данных, либо хранением бесконечных версий устаревших данных.

С бумажными методами — одна копия заказа, объем информации небольшой. Сколько можно наклекрить на пару листов? И этот малыш данных легко потерять. Тонкий лист — буквально может проскочить в щели. С таблицами — часто не теряете данные, но застреваете с чем-то хуже бесполезного.

Посмотрим шаги workflow на таблицах. Создаете табличный заказ-наряд на своем компе. Одна версия, только что написали — актуальна. Но когда эмайлите технику — получаете две копии. Одна на вашем компе, другая в емайле. Вот начало проблемы: ничего не связывает эти две копии. Меняете свою — у техника старая. Техник меняет свою — на вашем компе без изменений. Из двух точных копий — две разные версии. Каждое изменение чьего-то файла отодвигает всех остальных дальше. Худшее? Ничего в таблице не говорит, что это просто одна из многих версий. Все думают, что у них правильная инфа.

Когда-нибудь спорили с кем-то, не согласны даже на базовых фактах? Старые методы — как раз так, только весь отдел втянут. Как пережить худший семейный ужин в День благодарения, каждый рабочий день жизни.

Облачные вычисления решают это, создавая единую версию правды. Как только новые данные вводятся в софт — уходят в центральную БД, где все данные хранятся безопасно, защищенно и актуально в реальном времени. Когда кто-то из команды использует софт — смотрит на те же данные, что и все. Никто не работает с обрывком бумаги, подобранным в офисе ТО 6 часов назад. Никто не с таблицы из емайла дней назад. И лучшее? Эти точные, надежные данные доступны откуда угодно, когда угодно, через любой интернет-устройство.

Топ функции CMMS: всесторонний онбординг и многоканальная текущая поддержка

Посмотрим на несколько других «закулисных» функций.

В старые времена ПО для заказов-нарядов и ППР покупали как видеомагнитофон. Привезли домой — ваша задача настроить и держать рабочим. Отношения с компанией — по сути «разовые», даже с учетом ограниченной гарантии. Когда компания хотела новую продажу — выпускали новую модель и пытались убедить купить.

Современные провайдеры используют принципиально другую модель — Software as a Service (SaaS). В нашей аналогии с видеомагнитофоном — они как Netflix. Вместо продажи продукта (софта, который нужно установить и запускать самим) — предлагают сервис (подписочный доступ к их софту ТО и защите/хранению данных). Отношения с провайдером CMMS теперь фундаментально другие. И в вашу пользу.

Нет толчка продать модель следующего года. Вместо этого провайдеры хотят, чтобы вы продолжали пользоваться их CMMS — поэтому постоянно апгрейдят, добавляют фичи, помогают извлечь максимум из инвестиций.

Это ведет нас к дополнительным закулисным функциям: онбординг и текущая поддержка. Пока смотрели на функции как решения конкретных проблем — эти не исключение. Но они решают не ваши текущие проблемы, а вызовы, специфичные для внедрения и запуска CMMS. Какие это вызовы?

Один — получение buy-in (принятия). Хороший провайдер — не только крутой софт, но и программы, гарантирующие, что ваша организация, по отделам, видит ценность решения и быстро учится пользоваться софтом. Большая часть — адаптированное обучение для всех: от CEO до лида ТО до техников.

Другой — получение помощи с ПО управления заказами-нарядами, когда нужно. Хороший провайдер решает это командой поддержки, компетентной и доступной по разным каналам. Должен быть ресурс-центр со статьями, e-book'ами, видео, а также живая поддержка через телефон, емайл, чаты на сайте.

Тот единственный критичный признак CMMS, который все забывают

Или, точнее, не то, что забывают, а забывают, что это — функция. И не просто функция — та, что делает доступными все остальные. Интуитивный, легко обучаемый и используемый UX-дизайн. Представьте как ключ к спорткару. Как бы быстро ни был мотор, как бы слизки ни были шины — машина никуда не поедет без ключа, чтобы завести.

Топ функция CMMS: интуитивный, пользовательский UX

Одна вещь — сказать, хороший UX важен, другая — четко его определить. На каком-то уровне имеет смысл оставить «не могу определить, но знаю, когда вижу». Но стоит быть конкретнее. Сводится к размещению и визуальному шуму.

Вернемся к авто. Где смотрите, чтобы узнать скорость? Прямо перед собой. Бензин? Чуть правее скорости. Сменить радиостанцию? Еще правее и вниз. Когда вещи там, где должны быть — находите быстро. Это хорошее размещение.

Остаемся с радио — понимаем визуальный шум. Смотрите на радио — видите только текущую станцию. Не показывает все возможные. Если бы показывало — важная инфа тонула бы в море визуального шума.

Почему это важно? Помните: при внедрении CMMS нужно думать о buy-in по всему отделу и организации. Чем легче софт учить и использовать — быстрее увидите текущий возврат инвестиций.

Шаг три

Когда есть список раздражающих проблем и хорошее представление о функциях, решающих их напрямую — время связаться с провайдерами CMMS. Хорошие обычно начинают с попытки узнать максимум о ваших текущих вызовах. Потом говорят о решении, проходя по конкретным функциям, лучшим для вас. В некоторых случаях покрывают то, что вы уже знаете. Но часто показывают функции и рабочие процессы, которые вы никогда не рассматривали. Помните: хороший провайдер живет и дышит CMMS — ваш лучший ресурс для инфы, инсайтов и советов. Знают, что работает и как заставить это работать для вас.