Подходит ли аудит объекта для вашей установки CMMS?

Готовые решения Hippo по адаптации и внедрению гарантируют, что вы сможете настроить и запустить свое компьютеризированное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием (CMMS) максимально гладко. И важной частью процесса может стать полная проверка объекта.

Но что такое аудит объекта и стоит ли его проводить вашей компании?

Специалисты по внедрению Майк Сокулски и Тайлер Сировиц путешествовали по миру, помогая компаниям вводить свои активы в CMMS Hippo. Майк проводил аудит повсюду, включая музей внутри авианосца, небольшой островной поселок и даже тюрьму. Тайлер работал с клиентами по всей Канаде и Америке, в том числе с заводом по переработке вишни и предприятием, которое перерабатывает солому в бумагу и упаковку. Здесь они делятся своим мнением об аудите объектов и о том, как компании могут добиться успеха.

Но сначала давайте рассмотрим аудиты в целом.

Что такое аудит объекта?

Как правило, аудиты представляют собой всесторонние обзоры, которые помогают вам установить базовый уровень того, что у вас уже есть, включая активы, оборудование и инвентарь, а также процессы и процедуры. Это способ собрать информацию обо всем, от того, что у вас есть, до того, что у вас есть, чтобы позаботиться об этом. Вы также можете классифицировать аудиты по тому, кто их проводит. Итак, аудит бывает внутренний и внешний.

Это общее определение. Существуют также более конкретные типы аудитов, каждый из которых имеет свои процессы и цели.

Что такое аудит управления объектами?

Здесь вы составляете как можно более полный список всех активов и оборудования, которые у вас есть, обязательно включая информацию об их текущем состоянии. Вы также должны включить информацию о системах, которые у вас есть для обслуживания и ремонта.

Цель состоит в том, чтобы помочь менеджеру по техническому обслуживанию или объекту принять наилучшие возможные решения о том, какие упреждающие программы внедрять, когда ремонтировать или заменять активы и как спланировать все это в бюджете.

Аудит управления объектами может включать:

• Системы вентиляции и кондиционирования
• Освещение
• Электрика
• Сантехника
• Машины
• Транспортные средства
• Вывески

Поскольку он рассматривает программы и процессы, которые у вас есть для обслуживания объекта, аудит также может включать инструменты и инвентарь MRO.

Что такое аудит безопасности объекта?

Вместо того, чтобы смотреть на активы, здесь вы смотрите на эффективность вашей программы управления охраной труда и техникой безопасности. В Соединенных Штатах большая часть этих аудитов включает проверку на соответствие стандартам OSHA, которые весьма разнообразны и могут включать:

• Эргономика рабочего места
• Защита органов слуха
• Тушение пожара
• Обработка материалов

На заключительных этапах процесса заинтересованные стороны со всей организации могут работать вместе, чтобы составить аудиторский отчет, который во многом представляет собой просто список рекомендаций. В некоторых случаях это может быть так же просто, как добавить дополнительные вывески или заменить коврики на более качественные нескользящие. В других случаях вы можете обнаружить, что разрабатываете новые стандартные операционные процедуры. Например, новые СОП по блокировке/маркировке.

Краткое, но важное замечание:Hippo проводит аудит управления объектами, помогая организациям настроить базу данных CMMS. Hippo не проводит проверки безопасности.

Какова роль контрольных списков аудита объекта?

Хотя то, что вы включаете в контрольный список, может зависеть от вашей отрасли и предприятия, общая цель контрольных списков всегда одна и та же:гарантировать, что вы ничего не забудете.

Когда вы проводите аудит управления объектами, вы можете создавать новые контрольные списки для каждой области. Позже, когда у вас будет основной список всех ваших активов и оборудования, вы сможете создать дополнительные контрольные списки, которые помогут вам собрать всю сопутствующую документацию. Например, для каждой единицы оборудования на производственной линии вы можете создать контрольный список, чтобы убедиться, что у вас есть руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию, гарантии, соответствующие рабочие задания по техническому обслуживанию и ремонту, а также схемы и изображения.

Это аудиты в целом. Но что конкретно делает Hippo для своих аудитов?

Что такое аудит объекта Hippo CMMS?

Аудит — это то, как вся информация об активах, которая должна попасть в базу данных, попадает в базу данных, объясняет Майк. Специалист по внедрению выезжает на место и каталогизирует активы объекта, включая механические, электрические, сантехнические и производственные. Обычно выделяют три этапа.

Этап первый:каталогизация объектов на месте

Сначала на место прибывает специалист по внедрению, который каталогизирует активы. Они ходят по объекту с камерой и планшетом, фотографируют, наносят местоположения на цифровой план этажа и собирают информацию. Майк говорит, что собирает много данных для каждого актива, в том числе «серийные номера, номера моделей, к какой электрической панели он привязан на случай, если вам понадобится его отключить, а для некоторых более крупных активов — даже информацию о двигателе».

Каждая компания получает аудит, адаптированный к ее ситуации, но обычно Майк или Тайлер находятся на месте в течение двух-трех дней. В редких случаях, когда кажется, что это может занять больше недели, Бегемот начинает думать об отправке обоих.

Новой тенденцией являются компании, запрашивающие штрих-кодирование. «Во время аудита мы прикрепляем штрих-коды к активам… Многим компаниям это нравится. Им нравится иметь номер, на который они могут сослаться», — говорит Майк. Преимущество для компании заключается в том, что позже технические специалисты могут сканировать метку со штрих-кодом с помощью мобильного устройства, чтобы получить доступ ко всей информации об активе. Со стороны Майка и Тайлера штрих-кодирование добавляет несколько дополнительных шагов. Им нужно найти подходящее место для прочной бирки, которую они затем добавляют к информации об объекте вместе со штрих-кодом.

Этап второй:создание удаленной базы данных

Вернувшись в офис Бегемота, Майк и Тайлер начинают все собирать. «Мы берем всю эту информацию, а ее очень много, и, по сути, прочесываем ее и создаем вашу базу данных», — говорит Майк. Время зависит от размера базы данных, но Гиппо обычно рассчитывает, что на загрузку всего потребуется от четырех до шести недель, – говорит Тайлер.

Этап третий:планирование профилактического обслуживания

Все зависит от того, какая часть графика профилактического обслуживания уже существует. В некоторых случаях компаниям просто необходимо добавить свою информацию в CMMS. В других случаях Майк и Тайлер помогают компаниям составить расписание. «Мы пытаемся провести некоторые исследования оборудования и предложить PM, соответствующие отраслевым стандартам». У Бегемота уже есть много этой информации, но Майку и Тайлеру иногда нужно искать руководства и напрямую связываться с производителями оборудования.

Должна ли ваша компания пройти аудит объекта?

Майк предлагает компаниям тщательно обдумать следующие вопросы:

• Есть ли у вас точный и полный список всех ваших активов?
• Есть ли у вас в штате кто-то, кто может загружать все в базу данных, и можете ли вы позволить себе отвлечь его от выполнения обычных заданий?
• Находятся ли ваши активы близко друг к другу? Или информация будет поступать из разных мест и источников?

Если компания отвечает отрицательно на любой из вышеперечисленных вопросов, ей следует серьезно подумать об аудите, говорит Майк. В качестве альтернативы компания может принять решение, задав себе один вопрос:Вам нужно готовое решение? Если ответ положительный, то лучше всего провести аудит.

У Тайлера есть другой вопрос, который компании могут задать себе:хотите ли вы быть эффективными? Тайлер знает, что опыт окупается, когда дело доходит до аудита. Недавно он работал с компанией, которая думала, что у нее есть тысячи активов, которые нужно ввести в CMMS. Когда Тайлер прибыл на место, он понял, что на самом деле их число исчисляется сотнями. Компания считала каждую часть активом, тогда как часто ей нужно было рассматривать только группы взаимосвязанных частей. «Подумай о своем ноутбуке, — говорит Тайлер. «У вас может быть десять активов или один. Вы бы сказали, что это экран, клавиатура и мышь? Практически говоря, для обслуживания это один актив». Если он сломается, а вы пишете наряд на работу, именно тогда вы сможете уточнить, какая часть требует внимания, советует он.

Тайлер сэкономил время и силы этой компании во время аудита. Он также спас отдел технического обслуживания от длительного разочарования. Его работа не позволяет компаниям раздувать свою базу данных, что усложняет формирование рабочих заданий и планирование профилактического обслуживания. "То, что мы приедем туда, стоит денег, но мы экономим им деньги", – объясняет он.

Как специалисты по внедрению готовятся к аудиту объекта?

Во-первых, Майк и Тайлер связываются с компанией, потому что им нужно знать график работы компании и насколько далеко в общем процессе находится отдел технического обслуживания. Затем им необходимо разработать логистику, например, установить даты прибытия и отъезда, рассмотреть требования безопасности и определить, кто будет поддерживать связь на месте. На некоторых объектах Майку и Тайлеру проводят краткую экскурсию и заставляют посмотреть видео о безопасности, прежде чем их оставят в покое для завершения своей работы. В других случаях с ними постоянно находится менеджер или сотрудник отдела технического обслуживания.

Чтобы помочь им спланировать аудит, обратитесь к специалисту по внедрению:

• Удобные для чтения цифровые планы этажей, обычно в формате PDF или CAD.
• Существующие списки объектов
• Текущие расписания PM
• Схемы трубопроводов и приборов (P&ID)

Если компании нужны штрих-коды, Бегемот предпочитает знать это заранее, чтобы метки можно было доставить прямо на сайт.

Как компании должны подготовиться к аудиту объекта?

Чем больше подготовки компания проводит перед аудитом, тем лучше она работает. Наличие всех запрошенных документов, особенно чистых цифровых планов этажей, ускоряет поиск и каталогизацию объектов.

Помимо хороших карт, Тайлер поощряет компании предоставлять хороших гидов. Наличие кого-то из компании, знакомого с этим оборудованием, помогает повысить доступность баз данных. В частности, Тайлер хочет, чтобы его гиды знали, есть ли у техников специальные имена для каких-либо активов. Использование этих имен, которые могут быть совершенно уникальными, гарантирует, что технические специалисты и база данных будут говорить на одном языке.

Знающие гиды также обеспечивают точность. Хотя Майк и Тайлер проверяли объекты в самых разных отраслях и видели все виды активов, иногда они обнаруживают что-то новое. Тайлер провел аудит предприятия, полного узкоспециализированных машин, импортированных из Италии, для сортировки и упаковки вишни, и его руководство оказало неоценимую помощь в получении нужной информации в CMMS.

Майк также призывает компании ранжировать свои активы по критичности, чтобы наиболее важные из них выполнялись в первую очередь. Если в конце аудита есть время, он может перейти к вторичному списку приятных вещей.

Каковы преимущества аудита объекта?

По словам Майка, некоторые компании удивлены тем, как CMMS от Hippo упрощает обучение нового персонала. Вместо того, чтобы говорить, где что находится, новые технические специалисты могут получить доступ к информационным цифровым планам этажей. Вместо обычного ремонта они могут просматривать исторические данные об объекте или выполнять настраиваемый контрольный список.

Тайлер рассматривает аудиты как возможность для отделов технического обслуживания увидеть, насколько заботится Hippo, и распространить энтузиазм по поводу внедрения нового программного обеспечения для управления объектами. Любой новый проект требует определенного уровня поддержки со стороны персонала, чтобы быть успешным, а аудиты помогают внедрить технологию и вовлечь всех.

Дальнейшие шаги

Компания Hippo поможет вам найти решение, которое лучше всего подходит для вас, в том числе ответит на ваши вопросы об аудите и поможет заказать демо-версию программного обеспечения.

Резюме генерального директора

Аудиты объектов являются важной частью процесса внедрения, если в вашей организации еще нет точного списка активов. При управлении объектами аудиторы собирают информацию обо всех ваших активах и оборудовании, а также о существующих программах их обслуживания и ремонта. С акцентом на текущее состояние цель состоит в том, чтобы помочь менеджеру по техническому обслуживанию или объекту настроить более эффективное упреждающее обслуживание и спланировать будущие расходы. При аудите безопасности объекта акцент смещается на безопасность, и аудиторы систематически собирают данные по вопросам соблюдения требований безопасности. Решая, хотите ли вы пригласить аудиторов из компании Hippo, вам нужно посмотреть, насколько хороши ваши текущие записи, насколько близко ваши активы друг от друга, и можете ли вы позволить техническим специалистам собирать и вводить все в новую информацию. база данных. В конце концов, лучший способ принять решение — напрямую проконсультироваться с группой внедрения вашего поставщика CMMS.