Необходим ли аудит объекта для вашего CMMS? Экспертное руководство

Пошаговое онбординг и внедрение Hippo гарантируют, что вы можете запустить вашу компьютеризированную систему управления обслуживанием (CMMS) максимально гладко. И важная часть процесса может быть полный аудит объекта.

Но что такое аудит объекта, и должна ли ваша компания его провести?

Специалисты по внедрению Майк Сокульски и Тайлер Сайровиц путешествовали по миру, помогая компаниям загрузить их активы в CMMS Hippo. Майк делал аудиты везде, включая музей внутри авианосца, маленькое островное сообщество и даже тюрьму. Тайлер работал с клиентами по всему Канаде и Америке, включая вишнеперерабатывающий завод и объект, превращающий солому в бумагу и упаковку. Здесь они делятся своими инсайтами об аудитах объектов и том, как компании могут настроить себя на успех.

Но сначала посмотрим на аудиты в целом.

Что такое аудит объекта?

В общем, аудиты — это комплексные обзоры, которые помогают вам установить базовую линию того, что у вас уже есть на месте, включая активы, оборудование и запасы, а также процессы и процедуры. Это способ захватить информацию о всем — от того, что у вас есть до того, что у вас есть на месте, чтобы за этим следить. Вы также можете категоризировать аудиты по тому, кто их делает. Так, есть внутренние и внешние аудиты.

Это общее определение. Есть также более конкретные типы аудитов, каждый со своими процессами и целями.

Что такое аудит управления объектом?

Здесь вы делаете максимально полный список всех активов и оборудования, которые у вас есть, обязательно включая информацию о их текущем состоянии. Вам также нужно включить информацию о системах, которые у вас на месте для ТО и ремонтов.

Цель — помочь менеджеру ТО или объекта принять лучшие возможные решения о том, какие проактивные программы внедрять, когда ремонтировать или заменять активы и как бюджетировать всё это.

Аудит управления объектом может включать:

• HVAC системы
• Освещение
• Электрика
• Сантехника
• Машины
• Транспорт
• Навигация/знаки

Потому что он смотрит на программы и процессы, которые у вас на месте для поддержки объекта, аудит может также включать инструменты и MRO-запасы.

Что такое аудит безопасности объекта?

Вместо того чтобы смотреть на активы, здесь вы смотрите на эффективность вашей программы управления здоровьем и безопасностью. В США большая часть этих аудитов вовлекает проверку соответствия стандартам OSHA, которые широко распространены и могут включать:

• Эргономика рабочих станций
• Защита слуха
• Подавление пожаров
• Манипулирование материалами

На финальных стадиях процесса заинтересованные стороны из всей организации могут работать вместе, чтобы сделать отчет аудита, который во многих смыслах просто список рекомендаций. В некоторых случаях это может быть просто добавление дополнительной навигации или смены на лучшие противопроливные коврики. В других вы можете обнаружить себя разрабатывающими новые стандартные операционные процедуры. Например, новые СОП lock out/tag out.

Быстрое, но важное замечание: Hippo делает аудиты управления объектом при помощи организаций настройке базы данных CMMS. Hippo не предлагает аудиты безопасности.

Какова роль чек-листов аудита объекта?

Хотя то, что вы включаете в чек-лист, может зависеть от вашей отрасли и объекта, общая цель для чек-листов всегда одна: убедиться, что вы не забываете ничего.

Когда вы делаете аудит управления объектом, вы можете создавать новые чек-листы для каждой зоны. Позже, когда у вас есть главный список всех ваших активов и оборудования, вы можете создавать дополнительные чек-листы, чтобы помочь собрать всю связанную документацию. Например, для каждого оборудования в производственной линии вы можете создать чек-лист, чтобы вы были уверены, что у вас есть руководства по эксплуатации и ТО, гарантии, связанные наряды-заказы ТО и ремонтов, и схемы и изображения.

Это аудиты в целом. Но что конкретно делает Hippo для своих аудитов?

Что такое аудит объекта Hippo CMMS?

Аудит — это то, как вся информация об активах, которая должна попасть в базу данных, попадает в базу данных, объясняет Майк. Специалист по внедрению приезжает на объект и каталогизирует активы объекта, включая механические, электрические, сантехнические и производственные. Обычно есть три фазы.

Фаза первая: каталогизация активов на месте

Сначала специалист по внедрению приезжает на объект для каталогизации активов. Они ходят по объекту с камерой и планшетом, делая фото, маппинг локаций на цифровом плане этажа и собирая информацию. Майк говорит, что собирает много для каждого актива, включая «серийные номера, номера моделей, к какой электрощите оно привязано на случай необходимости отключения, и для более крупных активов, даже информацию о двигателе».

Каждая компания получает аудит, адаптированный к её ситуации, но обычно Майк или Тайлер будут на месте два-три дня. В редких случаях, когда выглядит, что это займет больше недели, Hippo начинает думать о посылке обоих.

Новый тренд — компании просят баркодирование. «Пока мы делаем аудит, мы прикрепляем баркоды к активам... Многим компаниям это нравится. Им нравится иметь номер, который они могут ссылаться», говорит Майк. Выгода для компании в том, что позже техники могут сканировать баркод-тег мобильным устройством для доступа ко всей информации актива. На стороне Майка и Тайлера баркодирование добавляет пару лишних шагов. Им нужно найти хорошее место для тяжелого тега, который они затем добавляют в информацию актива вместе с баркодом.

Фаза вторая: построение базы данных вне объекта

В офисах Hippo Майк и Тайлер начинают собирать всё вместе. «Мы берем всю эту информацию, которой много, и по сути просеиваем её и строим вашу базу данных», говорит Майк. Время варьируется в зависимости от размера базы данных, но Hippo обычно оценивает между четырьмя и шестью неделями, чтобы загрузить всё, говорит Тайлер.

Фаза третья: планирование профилактического ТО

Всё зависит от того, насколько много графика ППР уже на месте. В некоторых случаях компаниям просто нужно добавить их информацию в CMMS. В других Майк и Тайлер помогают компаниям установить график. «Мы пытаемся сделать исследование на оборудование и придумать отраслевые стандартные ППР». У Hippo уже много этой информации под рукой, но Майку и Тайлеру иногда нужно раздобыть руководства и контактировать производителей оборудования напрямую.

Должна ли ваша компания получить аудит объекта?

Майк предлагает компаниям внимательно подумать над следующими вопросами:

• Есть ли у вас точный и полный список всех ваших активов?
• Есть ли у вас в штате кто-то, кто может загрузить всё в базу данных, и можете ли вы позволить себе отвлечь их от их регулярных назначений?
• Ваши активы близко друг к другу? Или информация будет приходить из разных локаций и источников?

Если компания отвечает нет на любой из вышеперечисленных, она должна серьезно подумать об аудите, говорит Майк. Альтернативно компания может решить, задав себе один вопрос: Хотите ли вы готовое решение? Если ответ да, аудит — путь к нему.

У Тайлера другой вопрос, который компании могут задать себе: Хотите ли вы быть эффективными? Тайлер знает, что опыт платит, когда речь идет об аудите. Недавно он работал с компанией, которая думала, что у неё тысячи активов для ввода в CMMS. Когда Тайлер приехал на место, он понял, что число на самом деле в сотнях. Компания считала каждую деталь как актив, когда часто нужно смотреть только на группы взаимосвязанных частей. «Подумайте о вашем ноутбуке», говорит Тайлер. «Можете иметь десять активов или один. Скажете ли вы, что это экран плюс клавиатура плюс мышь? Практически говоря, для ТО это один актив». Если ломается и вы пишете наряд-заказ, тогда вы можете быть более конкретным о том, какая часть нуждается во внимании, советует он.

Тайлер сэкономил этой компании время и усилия во время аудита. Он также сэкономил отделу ТО от долгосрочной фрустрации. Его работа предотвращает раздувание базы данных компаний, делая генерацию нарядов-заказов и планирование ППР более сложными. «Это стоит денег, чтобы мы приехали, но мы экономим им деньги», объясняет он.

Как специалисты по внедрению готовятся к аудиту объекта?

Сначала Майк и Тайлер связываются с компанией, потому что им нужно знать таймлайн компании и насколько далеко отдел ТО в общем процессе. Затем им нужно выработать логистику, такую как установка дат приезда и отъезда, обзор требований безопасности и установление того, кто будет на месте контактным лицом. В некоторых объектах Майк и Тайлер получают краткий тур и заставляют смотреть видео безопасности перед тем, как оставить их одних завершать работу. В других менеджер или член отдела ТО с ними всё время.

Чтобы помочь им спланировать аудит, специалисты по внедрению просят:

• Легко читаемые цифровые планы этажей, обычно как PDF или CAD
• Существующие списки активов
• Текущие графики ППР
• Схемы трубопроводов и приборов (P&ID)

Если компания хочет баркоды, Hippo предпочитает знать об этом заранее, чтобы теги можно было отправить прямо на объект.

Как компании должны готовиться к аудиту объекта?

Чем больше подготовки компания делает перед аудитом, тем лучше он проходит. Наличие всех запрошенных документов, особенно чистых цифровых планов этажей, делает поиск и каталогизацию активов быстрее.

Сверх хороших карт, Тайлер поощряет компании предоставлять хороших гидов. Наличие кого-то из компании, знакомого с объектом, помогает построить лучшую доступность в базы данных. Конкретно, Тайлер хочет, чтобы его гиды знали, имеют ли техники специальные названия для любых активов. Использование этих названий, которые могут быть совершенно идиосинкратичными, гарантирует, что техники и база данных говорят на одном языке.

Знающие гиды также обеспечивают точность. Хотя Майк и Тайлер аудировали объекты во многих разных отраслях и видели все виды активов, они иногда натыкаются на что-то новое. Тайлер аудировал объект, полный высокоспециализированных машин, импортированных из Италии для сортировки и упаковки вишен, и его гид был бесценен в помощи получении правильной информации в CMMS.

Майк также поощряет компании иметь их активы ранжированные по критичности, так что самые важные делаются первыми. Если есть время в конце аудита, он может тогда перейти на вторичный список nice-to-have.

Каковы выгоды аудита объекта?

Некоторые компании удивлены тем, как CMMS Hippo делает обучение нового персонала легче, говорит Майк. Вместо того чтобы говорить им, где всё, новые техники могут получать доступ к информационно-насыщенным цифровым планам этажей. Вместо того чтобы проводить их через общий ремонт, они могут смотреть на исторические данные для актива или следовать настраиваемому чек-листу.

Тайлер видит аудиты как шанс для отделов ТО увидеть, насколько Hippo заботится и разжечь возбуждение о внедрении нового ПО управления объектами. Любой новый проект требует уровень одобрения от персонала для успеха, и аудиты помогают представить технологию и взять всех на борт.

Следующие шаги

Hippo здесь, чтобы помочь вам получить решение, которое лучше всего работает для вас, включая ответ на ваши вопросы об аудитах и помощь в записи на живую демо ПО.

Резюме для CEO

Аудиты объекта — важная часть процесса внедрения, если ваша организация не имеет уже точного списка активов. С аудитом управления объектом, аудиторы собирают информацию на всех ваших активах и оборудовании, а также существующих программах на месте для их поддержки и ремонта. С фокусом на текущее состояние, цель — помочь менеджеру ТО или объекта настроить лучшее проактивное ТО и спроецировать будущие затраты. С аудитом безопасности объекта, фокус смещается на безопасность, и аудиторы систематически собирают данные о проблемах соответствия безопасности. При решении, привести ли на месте аудиторов от Hippo, нужно посмотреть на то, насколько хороши ваши текущие записи, насколько близко ваши активы друг к другу, и можете ли вы позволить себе иметь техников, собирающих и вбивающих всё в новую базу данных. В конце, лучший способ решить — в прямой консультации с командой внедрения вашего провайдера CMMS.