Максимизируйте ROI от CMMS: простое руководство по затратам и выгодам

Положительная возвратность инвестиций (ROI) — важный показатель для доказательства перед принятием бизнес-решения об инвестициях. В большинстве случаев ROI рассчитывается в контексте маркетинговых и продажных инвестиций для расширения узнаваемости организации или клиентской базы. Наряду с тем, что это один из самых важных показателей для принятия решений, это также может быть одним из самых сложных показателей для расчета, особенно когда речь идет о системах CMMS.

Посмотрим на формулу ROI: ROI CMMS = (Ценность – Затраты) / Затраты

Кажется просто? Угадайте снова. Определение переменной «ценность» для CMMS — сложная задача, которая становится все более трудной по мере роста ваших операций. Поскольку ценность находится в областях экономии затрат, менеджеры по обслуживанию смотрят на данные обслуживания, такие как:

• Срок службы активов и оборудования,
• Сокращение простоя,
• Запчасти и запасы,
• Повышение производительности, и

Ирония в том, что метрики ценности, необходимые для принятия решений о покупке CMMS, — это те же метрики, которые генерирует программная система такого типа. Менеджеры объектов оказываются в ситуации «курица или яйцо», и проекты останавливаются до того, как даже начинаются.

Как же обосновать инвестиции в ПО, когда мы не можем найти его ROI? Ответ лежит в расчете другого бизнес-показателя — анализа затрат и выгод.

Анализ затрат и выгод оценивает компромисс между предлагаемыми выгодами проекта и его затратами. Если выгоды кажутся превышающими затраты, бизнес может разумно двигаться вперед с таким проектом. Если организация обнаруживает, что это негативно повлияет на отдел, она может захотеть переосмыслить причины, по которым она преследовала внедрение CMMS в первую очередь. В любом случае определение выгод CMMS гораздо проще, чем квантование долларовой суммы для его ценности, как при расчете ROI.

Как следует из названия, анализ затрат и выгод CMMS состоит из двух переменных: затраты и выгоды. Обе переменные, однако, определяются несколькими факторами, каждый из которых мы рассмотрим подробнее.

Выгоды

Мы предлагаем составить список всех выгод CMMS для вашей организации, как осязаемых — к которым можно применить денежную оценку, так и неосязаемых — внутренних выгод, которые может быть сложнее квантовать.

Осязаемые выгоды CMMS

• Продление срока службы активов и оборудования

Множество исследований подтверждают, что внедрение формального ПО профилактического обслуживания продлевает срок службы активов. Один отчет подтверждает, что без программы ПП ожидаемый полезный срок службы (EUL) активов производителя сократится на 10–90% в зависимости от конкретного актива.

Общепринятая статистика, используемая в отраслевых исследованиях CMMS, гласит, что средний рост ожидаемого срока службы актива составляет 20% при регулярном применении профилактического обслуживания. Аналогичный подход к квантованию внедрения ПП вашей организацией можно применить, отслеживая небольшую выборку критического оборудования/активов и измеряя его оценочный период поломки с ПП и без него.

Вы также можете поговорить с производителем актива, чтобы лучше понять его EUL и как профилактическое обслуживание может помочь.

• Сокращение простоя

Легко обосновать профилактическое обслуживание, глядя на его влияние на сокращение простоя оборудования. Это важный и измеримый показатель, поскольку планирование процедур обслуживания вместо ожидания неожиданных поломок значительно увеличивает время бесперебойной работы актива. Если ваше оборудование внезапно требует внепланового ремонта, общая производительность вашей организации замедляется, что имеет огромные последствия для вашей чистой прибыли.

• Исключение ручных процессов

Одна из величайших выгод, которую ПО CMMS предоставляет своим пользователям — это обширная автоматизация, и модуль профилактического обслуживания CMMS не исключение. Заявки на работу автоматически генерируются с заданной частотой и предварительно назначаются конкретному технику для выполнения.

Кроме того, электронные уведомления отправляются заранее — как когда работа должна быть выполнена, так и для сообщения о просроченных проектах. Для менеджеров отчеты автоматически отправляются по электронной почте с заданной частотой, устраняя необходимость вручную собирать данные и создавать еженедельные, ежемесячные или ежеквартальные отчеты.

Системы управления обслуживанием также включают шаблоны заявок на работу для моделей оборудования. Это позволяет пользователям легко создавать новые ПП для единиц с существующими типами моделей, экономя время пользователя и гарантируя, что все ПП стандартизированы. Некоторые системы также можно настроить на заказ запчастей при достижении минимальных пороговых значений количества.

Наличие такого уровня автоматизации освобождает время работников обслуживания для сосредоточения на поддержании объектов и оборудования.

• Сокращение затрат на обслуживание

Если у вас нет формальной системы профилактического обслуживания, ваши техники ждут, пока оборудование сломается, а затем реагируют. Это очень затратно во многих отношениях. Во-первых, корректирующее обслуживание дороже планового профилактического.

В одном сценарии сравнивались затраты на ремонт воздушного компрессора с его профилактическим обслуживанием. Оказалось, что с программой ПП компрессор нужно было бы чинить раз в 4 года, что переводится в затраты $236/год. С профилактическим обслуживанием тот же компрессор нужно было бы чинить через три года за $315/год.

Хотя разница в $79 может не казаться значительной на первый взгляд, подумайте о последствиях обслуживания десятков воздушных компрессоров, обработчиков и систем HVAC по нескольким объектам год за годом. $79 быстро складываются в десятки тысяч долларов на ремонтное обслуживание по всем вашим операциям.

• Повышение производительности работников

Помимо экономии на затратах на ремонтное обслуживание, система ПП сделает вашу команду обслуживания более продуктивной. Планируя обслуживание по установленному расписанию, ваша команда лучше используется в своих рабочих часах. Проекты не перетекают в сверхурочное время, так как все работы тщательно планируются и координируются для вписывания в рамки обычного 8-часового рабочего дня. Результат — более низкие затраты на труд и лучший баланс работы и жизни для сотрудников. Эти небольшие корректировки легко вносятся с помощью гибких календарей и инструментов планирования в системе. ПО CMMS упрощает вызов расписаний персонала и внесение корректировок.

Вся информация о производительности легко отслеживается и контролируется через систему CMMS. Сроки и оценочное время выполнения могут быть назначены заявкам на работу, а отчеты затем генерируются для демонстрации разбивки производительности команды обслуживания.

• Создание безбумажной среды

Бумажные мероприятия по обслуживанию могут удовлетворять непосредственные требования, но делают ведение записей кошмаром. С ПО CMMS отдел обслуживания уходит от бумажных заявок на работу и списков задач к автоматизированным процессам.

Хранение данных в централизованном месте позволяет непрерывно отслеживать и измерять их, тогда как ручные методы не позволяют эффективного сбора данных, не говоря уже о глубоком анализе для отчетности. Менеджеры тогда тратят драгоценные рабочие часы, перебирая бумаги, чтобы найти данные для отчетов или рукописные заявки на работу для просмотра истории обслуживания актива.

Поскольку системы CMMS становятся более удобными для пользователя и доступными — первоначальными барьерами для многих организаций в прошлом — бизнес всё больше готов отказаться от архаичных бумажных систем.

• Принятие решений на основе данных

ПО CMMS позволяет менеджерам и супервайзерам по обслуживанию быстро получать доступ к данным и принимать взвешенные решения на основе глубокой отчетности. Если у вас сотни заявок на работу и закупок обрабатываются ежемесячно, менеджерам нужно понимать записи об оборудовании, чтобы оценить его производительность.

Системы управления обслуживанием оснащены метриками и KPI, которые менеджеры используют для мониторинга своих отделов и принятия взвешенных решений для улучшения процессов. Без метрик менеджеры работают по интуиции и «чувству»… что, скажем прямо, может быть менее точным.

Неосязаемые выгоды CMMS

• Повышенная видимость и прозрачность

Часто упускаемая выгода CMMS — это прозрачность, которую она приносит в отделы. Нет ничего хуже, чем супервайзер, давящий команду о том, как нужно улучшить производительность, без данных для подтверждения.

Системы управления обслуживанием позволяют менеджерам и персоналу согласовать ожидания и отслеживать производительность для корректировки своих методов. Измерение и отслеживание данных стандартизированы по всему обслуживанию, чтобы создать среду справедливости и предоставить менеджеру твердые данные для обоснования их оценок.

• Повышение удовлетворенности клиентов

Хотя может быть сложно рассчитать, насколько ПО CMMS влияет на удовлетворенность клиентов, можно установить, что CMMS играет свою роль. Одним из таких указаний показана программа ПП системы.

Как указано выше, профилактическое обслуживание помогает уменьшить простой активов для повышения общей производительности. Клиенты довольны, когда их заказы отправляются вовремя и правильно, аспекты, которые не всегда были бы возможны без помощи автоматизированных процессов.

• Повышение морального духа сотрудников

Просто скажем: расширенные права сотрудника делают его счастливее и продуктивнее. Системы CMMS предоставляют простые инструменты для персонала обслуживания, чтобы делать свою работу лучше и быстрее. Когда руководство покупает системы с мыслью о своем персонале, это посылает огромное сообщение: они ценятся и имеют владение своими задачами.

По мере роста владения и автономии сотрудники становятся более мотивированными и выполняют работу эффективнее, что в свою очередь имеет значительные выгоды по производительности и увеличивает чистую прибыль. Подробнее о том, как мотивация сотрудников влияет на производительность, здесь.

Кроме того, инвестиции в CMMS сигнализируют сотрудникам, что руководство предпринимает шаги для оптимизации процессов, которые могли быть устаревшими или неинтуитивными. Менеджеры, стремящиеся способствовать культуре непрерывного улучшения, воспринимаются как позитивные лидеры и 롤-модели для своих сотрудников.

Затраты

Теперь, когда у нас есть список выгод CMMS, нам нужно посмотреть на затраты CMMS. Когда речь идет о затратах, связанных с CMMS, нужно учитывать как прямые, так и косвенные затраты. Для целей этого анализа мы будем рассматривать только веб-базированное ПО CMMS.

Прямые затраты

• Платежи за лицензию ПО

Платежи за лицензию ПО оплачиваются либо ежегодно с небольшой скидкой, либо месяц за месяц для снижения воспринимаемого риска покупателя. Несмотря на период оплаты, эти сборы являются постоянными и позволяют покупателю выступать в роли лизингодателя ПО.

Платежи за лицензию варьируются от поставщика к поставщику в зависимости от их функций и ценовой структуры. Хотя поставщики обычно взимают плату за лицензию на пользователя, другие предлагают более творческую ценовую структуру, такую как плата за объект или здание.

Для получения дополнительной информации о том, как исследовать лучшую CMMS для вашего бизнеса, прочитайте наш пост здесь. Как только у вас есть несколько поставщиков в виду, подставьте их применимую плату за лицензию в ваш анализ затрат/выгод.

• Платежи за настройку

Обычно, но не всегда, существуют некоторые затраты на настройку, связанные с внедрением системы CMMS. Эти затраты варьируются в зависимости от поставщика и уровня требуемых услуг.

В Hippo CMMS 10% наших клиентов приглашают наших инженеров на объект для аудита всего оборудования и обработки интеграции данных с начала до конца; 75% предоставляют листы данных для специалистов по интеграции Hippo для проверки и импорта; и 15% выбирают подход «сделай сам».

Аудиты объекта очевидно подразумевают более высокие затраты на настройку, чем предоставление листов данных для импорта. Для получения дополнительной информации о том, как выбрать правильный тип настройки для вашей организации, прочитайте наш пост здесь и здесь.

• Платежи за обучение и техническую поддержку

Хорошей идеей является заложить в бюджет CMMS достаточно места для покрытия потенциальных платежей за обучение и техническую поддержку. Одной из самых часто встречающихся причин неудач внедрения CMMS является отсутствие обучения и поддержки от поставщика.

Персонализированные тренировочные сессии — лучший способ правильно понять различные функции, которые предлагает CMMS, и их можно адаптировать к каждому из ваших пользователей для релевантности. Хорошая новость в том, что многие поставщики теперь предлагают бесплатное обучение и техническую поддержку на период или объединяют эти услуги в плату за лицензию.

Все больше поставщиков начинают понимать важность предложения этой жизненно важной услуги, поэтому обязательно ищите её на этапе исследования.

В Hippo CMMS мы предлагаем начальное обучение и постоянную техническую поддержку бесплатно.

Косвенные затраты

Затраты, связанные с изменением процессов и адаптацией персонала при внедрении ПО CMMS, часто упускаются и сложны для оценки. Нет реального способа точно квантовать это число, но важно посвятить время этому процессу.

Адаптация будет включать несколько раундов тренировочных сессий со всеми пользователями в течение нескольких месяцев до года в зависимости от размера вашей команды обслуживания, объема расширенных функций, которые вы хотите использовать, и того, насколько драматичным будет изменение автоматизированной CMMS от ваших текущих операций.

Если у вас команда из 40 сотрудников обслуживания, которые никогда не использовали систему CMMS, вы можете столкнуться с большим сопротивлением и более крутой кривой обучения. Выделите адекватное время для интеграции CMMS в ваши операции и обязательно получайте обратную связь от вашей команды на каждом шагу.

Для получения дополнительных советов по оптимизации ваших тренировочных сессий и обеспечению правильного внедрения CMMS, прочитайте наш пост здесь.

Нет сомнений, что ПО CMMS предоставляет ценность своим пользователям. В конце концов, почему бы еще все больше компаний переходили на борт и платили за новый автоматизированный процесс? Ключ в том, чтобы убедиться, что CMMS предоставит вашей организации достаточно выгоды, чтобы перевесить ее общие затраты по времени и деньгам.

В плане определения затрат, сфокусируйтесь на долларовой стоимости платежей за лицензию, затратах на настройку и административных человеко-часах, которые будут использованы для помощи в внедрении системы. Для выгод определите стоимость простоя машин и важность увеличения долговечности ваших активов.

Надежная система также помогает экономить организациям время и деньги, оптимизируя процессы и снижая необходимость перебирать бумажные заявки на работу или собирать данные. После того как вы определили затраты и выгоды CMMS, убедитесь, что вы получаете положительный результат.

Хотя этот метод может быть не таким точным, как ROI, он определенно даст вашим лицам, принимающим решения, информацию, необходимую для более взвешенного выбора.

Для комплексного обзора исследования, сравнения, покупки и внедрения CMMS скачайте наш бесплатный руководство по CMMS, полное лучших практик и полезных советов.