9 причин, почему менеджеры объектов переходят от таблиц к CMMS

Способ ведения бизнеса кардинально изменился за последние годы. Компьютерные технологии в основном отвечают за рост эффективности бизнеса по ресурсам, материалам и времени. В конце 1970-х появилось ПО для таблиц — монументальный шаг от карандаша и бумаги в учете и инвентаризации. Но со временем эти пакеты не смогли suivre за эволюцией новых технологий, изменивших не только управление объектами и производство, но и коммуникацию/доставку продуктов конечным пользователям. Учитывая эти факторы и их отношение к управлению объектами, неудивительно, что растущее число компаний пересматривает использование таблиц в пользу CMMS — сложных пакетов, дающих в любой момент обзор операции объекта или статус единицы оборудования.

Чтобы понять, почему таблицы больше не предпочтительный инструмент менеджеров объектов, нужно оценить их возможности. Таблицу можно создать вручную на бумаге или программой (Excel, Lotus 1-2-3). ПО таблиц фиксирует, отображает, манипулирует данными в строках/колонках. Любой формат: таблицы держат числовые данные, короткие тексты, показывают связи графически. Но таблицы обычно не позволяют структурировать и маркировать данные так тщательно, как БД, и не дают возможности запросов к БД. Низкая стоимость, подходят для базовой информации в простых таблицах/списках, но не для сложных задач управления активами и планирования.

В сравнении, современные CMMS гораздо мощнее: отслеживание нарядов, быстрые точные отчеты, мгновенное определение активов для ППР/ремонта. Анализ операционных данных делает CMMS пригодными для бизнес-прогнозов. Инновации: защищенные облачные интерфейсы, мобильный доступ, безбумажность — еще больше повышают удобство. Учитывая эти факторы, ПО для управления обслуживанием заменяет таблицы, лишенные масштаба, мощности и эффективности систем управления обслуживанием.

Девять преимуществ CMMS для оптимизации прибыли и продуктивности:

1. Надежность данных объекта

Исследование 2006 в Information and Software Technology: 88% проверенных таблиц содержат ошибки. Ошибки ввода, неверные ячейки, ошибочные диапазоны, ошибки формул — источники погрешностей. Последствия: искаженные результаты, негативное влияние на операции. Формат ввода CMMS и проверки точности снижают риск таких ошибок.

2. Ошибки часто остаются незамеченными до критического момента

Таблицы полагаются на выбор пользователем правильных формул. Даже при точных данных, неверная формула дает ошибочные результаты. Если такие ошибки не обнаруживаются сразу, последствия для бизнеса могут быть дорогими. CMMS устраняют этот риск предпрограммированными аналитическими формулами.

3. Экономия времени

Ввод в таблицы настолько трудоемок, что компании нанимают низкоквалифицированных сотрудников для ввода. Учитывая склонность к ошибкам, доверие важной задачи необученным — риск. Платформы ПО для обслуживания упрощают ввод и ограничивают доступ через права пользователей. Это лимитирует, что пользователи могут менять, и защищает от ошибок.

4. Таблицы дают только ограниченный взгляд на связи данных

С значительной экспертизой и временем таблицы можно запрограммировать на анализ в очень узкой области. Но они не дают анализ отслеживания активов, инвентаря, ППР и других задач рабочего процесса. CMMS имеют эти возможности, и встроенные отчеты дают мгновенные инсайты в историю активов, запчасти, труд — без спец. технического обучения.

5. Автоматизация и упрощение отчетов по обслуживанию объектов

Отчеты в таблицах возможны, но не так user-friendly, как в CMMS. Круговые диаграммы, scatter plots, гистограммы — в таблицах не так наглядны и доступны мгновенно. Пользователи хотят инфу в реальном времени у кончиков пальцев. ПО для управления объектами (facility management software) делает это кликом мыши или тапом по планшету без ввода формул, как в таблицах.

6. Детальная информация по ключевым метрикам управления объектами

CMMS специально проектируются для управления объектами. Таблицы — нет, по крайней мере без сложного программирования. ПО обслуживания дает метрики, относящиеся к работе компании, без спец. навыков программирования. Например, CMMS в реальном времени выдают: MTBR (ср. время между ремонтами), MTBF (ср. время между отказами), MTTR (ср. время на ремонт).

7. Интеграция с другим ПО и приложениями объектов

Привлекательность ПО обслуживания — интерфейс с email, учетным ПО, ERP, Active Directory и др. Таблицы не имеют таких возможностей. Недавние инновации CMMS расширяют эффективность и дают доп. экономию времени менеджерам объектов.

8. Планирование предупредительного обслуживания

ППР — центр эффективности компании, запускающий весь объект. Но проведение ППР на парке оборудования непросто, особенно для крупных операций. Часто ППР единицы включает множество шагов. Таблицы особенно ограничены здесь: не могут создавать плановые протоколы обслуживания, отправлять уведомления/напоминания. Возможность планировать ППР делает CMMS привлекательными: чек-листы задач на единицу, рутинные расписания, уведомления, напоминания, отчеты. Плановые ППР = меньше неожиданных поломок и короче простои.

9. Повышение общей функциональности объекта

Многие аспекты компании выходят за возможности стандартных таблиц: мониторинг использования труда, создание нарядов, заказы поставок/запчастей. Вместе ПО обслуживания помогает менеджерам принимать обоснованные решения о распределении техников, лучших времени для рутинного обслуживания и замене оборудования.

Сегодня бизнес во многих секторах ищет самые эффективные пути роста и прибыли. Время от времени таблицы были отличным низкобюджетным решением. Но для крупных организаций поддержка таблиц с сотнями/тысячами точек данных нереалистична. По мере роста и эволюции активов/сервисов в динамичной среде логистически сложно держать инфу актуальной в таблицах, особенно производить комплексные отчеты для обоснованных решений. CMMS — ответ на эту проблему, поэтому привлекают все больше организаций, переросших таблицы.