3 проверенные стратегии для закупочных команд: как сократить корпоративные затраты

Опрос Deloitte 2014 года показал, что 69% главных закупочных офицеров видели сокращение затрат как главный приоритет на следующие 12 месяцев. В 2018 году тот же опрос показал, что число выросло до 78% — рост на 9% за всего четыре года.

Способность понимать расходы, ставить цели экономии и управлять сорсингом для достижения этих целей становится существенной. Чтобы дойти туда, организации движутся к новому поколению сорсинговых платформ для фундаментального изменения способа работы закупочных организаций. Инвестиции в решение, которое стримит и расширяет процессы сорсинга, позволяют критические изменения и новые подходы, включая динамические переговоры, точную аналитику, обратные аукционы и новые уровни прозрачности и коллаборации. Эти изменения приводят к запланированным, таргетированным экономиям затрат и другим стратегическим бенефитам.

Вот несколько способов, которыми стратегические решения могут помочь закупочным командам добавить больше влияния на предприятие в целом.

Прозрачность помогает выявить возможности снижения затрат

Принятие обоснованных решений о рисках и возможностях снижения затрат почти невозможно для закупочных команд без простого, стримлайнового и общего вида в отношениях с поставщиками, контрактах и обязательствах. Неуклюжие, ручные и legacy контрактные инструменты удлиняют процесс и снижают конкурентное преимущество и возможности экономии. С legacy инструментами связи между поставщиками, обязательствами и документами сложно найти, не то что управлять и оптимизировать.

В контрасте, решения, позволяющие командам коллаборировать и иметь видимость в реальном времени над всеми активностями поставщиков, могут дать простой и эффективный путь для сорсинговых лидеров и контрактных менеджеров к 360-градусному виду отношений с поставщиком. Дополнительно, сорсинговые профессионалы получают бесшовный и эффективный способ управления контрактами для своих бизнес-стейкхолдеров, а также предоставляют постоянную end-to-end видимость.

Когда юридический департамент, стейкхолдеры, поставщики и вендоры имеют полную прозрачность, закупочные команды могут драйвить к более стримлайновому end-to-end процессу, потому что все стороны имеют информацию, которая им нужна, когда она им нужна. Команды могут приоритизировать и отслеживать прогресс через каждую стадию и в конечном счете предсказывать успешные бизнес-исходы. В свою очередь, этот уровень прозрачности снижает затраты для компаний, потому что они могут находить больше возможностей для сокращения затрат и быстрее закрывать коммуникационные петли.

Экономия через обратные аукционы и динамические переговоры

Новые подходы, такие как обратные аукционы и динамические переговоры, имеют bottom-line влияние по всему предприятию. Они предоставляют новые средства закупки, особенно для объемных и регулярных закупок. Оба метода были notoriously сложны в прошлом, но новые платформы могут упростить процессы и положить их в руки большинства сорсинговых организаций. Эти решения могут обеспечить правильный баланс между ценой, качеством и другими важными факторами. По опросу Scout RFP 2017 года, предприятия, успешно запускающие обратные аукционы, приоритизируют высокое качество за хорошую цену, вместо автоматического награждения самому низкому биддеру.

Когда обратные аукционы и динамические переговоры являются интегральными частями сорсинговой платформы, а не standalone инструментами, они не только максимизируют экономию затрат, но помогают продвигать отношения с поставщиками, поскольку ценообразование и переговоры могут происходить в контексте исторического опыта и дополнительно идентифицированных возможностей добавления ценности. Покупатели и поставщики имеют видимость, необходимую для запуска успешного и equitable аукциона; поставщики имеют четкий инсайт в требования, а покупатели могут провести due diligence на аукционах, бесшовно соединяя точки для всех вовлеченных сторон. Предприятия, использующие стратегию обратного аукциона, экономят между 10-20% в своем закупочном процессе. Одна глобальная ритейл-компания сэкономила почти $400 000 в 30-минутном товарном аукционе, потому что смогла ускорить переговоры.

Коллаборация по всем сторонам

Коллаборация — ключ стандартным закупочным событиям, так и более передовым формам, таким как те, использующие обратные аукционы. Она обеспечивает точность и эффективность, и даже объединяет стейкхолдеров в виртуальную группу, работающую для достижения лучшего исхода. Вопросы и проблемы могут быть решены быстро, устраняя много start/stop проблем, общих для традиционных закупок.

Если ваше предприятие использует сорсинговую платформу, не позволяющую коллаборацию по всем сторонам, пришло время пересмотреть инструменты, которые вы используете. Коллаборация по бизнес-стейкхолдерам критична для успешного закупочного процесса, который может достичь целей экономии затрат и соответствовать требованиям внутренних клиентов. Без коллаборации сорсинг может стать обременительным и постоянным раздражением для всех вовлеченных. Часто приводит к пропуску важного элемента или производству менее-идеальных результатов.

Коллаборация позволяет бизнес-стейкхолдерам быть частью всего процесса. Бизнес-стейкхолдеры более инвестированы, чувствуют себя ценными и становятся контрибьюторами вместо простых зрителей процесса. Результат — более великая коммуникация по всему предприятию, в конечном счете благодетельная для общей кассовой позиции и бизнес-влияния проекта.

Недавнее исследование лидеров закупок по всему миру выявило, что они ожидают 40-процентный рост годовых экономий с автоматизированными закупочными решениями. С этими ключевыми стратегиями на уме и правильными решениями на месте закупочные команды будут иметь большее влияние на все предприятие, веду к успеху для всех вовлеченных сторон и измеримому влиянию год к году.

Комбинация прозрачности, новых сорсинговых практик вроде обратного аукциона и динамических переговоров, и полной коллаборации между закупочной командой и всеми бизнес-стейкхолдерами создает окружение, кондуцивное для драйвинга значительных изменений. Поддерживаемое и усиленное новым поколением сорсинговой платформы, оно позволяет экономию затрат, ведущую прямо к bottom-line влияние. В то же время экономия не должна приходить за счет других ключевых соображений. Риски и компромиссы должны быть прояснены и рассмотрены коллаборативно. Другие факторы тоже, такие как качество, скорость и дополнительная добавленная ценность должны быть рассмотрены. Со всеми этими качествами может появиться новый вид сорсинга, который добавит к успеху и долгости предприятия.

Стан Гарбер — президент и сооснователь Scout RFP, провайдера сорсингового и закупочного софта.