Будущее закупок: 5 ключевых стратегий преодоления вызовов цепочек поставок

Более 66% профи закупок говорят, что навигация по цепочкам поставок была самой большой точкой напряжения в процессе закупок в течение пандемии COVID-19, согласно текущему опросу. Неудивительно, что навигация по дефицитам цепочек поставок возникла как общая тема, учитывая, что весь мир требовал многие из тех же товаров и услуг для поддержания бизнеса как обычно, от санитайзера для рук до костюмов СИЗ.

Ожидается, что вызовы цепочек поставок продолжатся в ближайший год, как минимум, пока мы коллективно движемся через эффекты пандемии. Как таковые, команды закупок обращаются к технологиям теперь больше чем когда-либо для оцифровки их процессов и адаптации. Процесс оцифровки закупок происходит через три الناشвающие фазы: реагирование, переоценка и фьючер-пуфинг. Команды закупок могут найти себя в разных фазах на основе их операционной настройки до COVID-19.

Реагирование

Когда пандемия COVID-19 впервые ударила, это означало, что команды закупок должны были делать все возможное для поддержания процессов бизнес as usual, что привело к реактивным решениям вместо стратегических. Фаза «реагирование» оцифровки закупок включает инициативы такие как:

• оптимизация операций путем приведения их онлайн для более эффективного ответа на срочные запросы, адресующие общественное здоровье и безопасность;
• включение лучших возможностей телекоммутирования при работе удаленно или с ограниченным доступом к офису;
• использование онлайн-ресурсов таких как базы данных вендоров для диверсификации и расширения пулов поставщиков среди срывов цепочек поставок и т.д.

Некоторые команды смогли реагировать быстро, потому что у них была инфраструктура на месте для этого, в то время как другие командам пришлось принимать новые инструменты и процессы в коротком таймфрейме для эффективной работы с экстренным реагированием. Те, у кого была проницательность или стратегическое планирование на месте для перехода к устойчивым цифровым процессам вроде валидированных e-procurement инструментов, могут продолжать использовать их в будущем с незначительными твиками и корректировками. Тогда как те, кто отреагировал на ситуацию в чем-то вроде паничной спешки (как так многие должны были!) могут теперь находить себя переоценивающими инструменты и процессы, которые они используют.

Переоценка

Пока команды закупок продолжают отвечать на срочные запросы и потребности, связанные с COVID-19, они должны также переоценить инструменты и процессы, изначально принятые на стадии «реагирование», идентифицируя пробелы эффективности, недостатки соответствия штату и устойчивы ли эти решения за пределами пандемии. В этой фазе переоценки команды закупок должны оценивать свои операции и инструменты используя вопросы такие как:

• Мои end-to-end (т.е. intake to contract management) операции оцифрованы и соединены?
• Мой проектный пайплайн централизован в одном месте и легко доступен?
• Наши процессы интуитивны и легки в использовании для всех внутренних клиентов?

Кроме того, спрос на цифровые и не-касательные сервисы вырос на 20% в США согласно McKinsey, так что команды закупок должны адресовать этот спрос при определении долгосрочных процессов оцифровки. Быстрый ответ закупок на COVID-19 предоставлением цифровых платежей и доставки сервисов (особенно для тех в публичном секторе) установил прецедент, который клиенты или конституенты будут ожидать за пределами пандемии.

Фьючер-пуфинг

Развития вроде массового распределения вакцин приближают конец ограничений и локдаунов COVID-19 в вид, ведуя многие организации к серьезному мышлению за пределами пандемии. COVID-19 принес критическую роль закупок в времена кризиса в прожектор — они будут восприниматься в организациях как критические и стратегические игроки внутри процесса цепочек поставок, а не как необходимая «красная лента» бремя, как их так часто изображают. Команды закупок должны построить на своей основе оцифровки фокусированной на эффективности, комплаенсе и вовлечении вендоров для встречи потребностей восстановления и ответа растущим требованиям устойчивости, устойчивости и технологической адаптации.

По мере того как организации двигались через эти три фазы в прошлом году и будут продолжать переходить через них, мы стали свидетелями роста пяти основных трендов, обволакивающих функцию закупок внутри цепочек поставок. Эти тренды должны рассматриваться как организации входят в фазу «фьючерпуф» и используют технологию как эквалайзер для всех их:

1. Решения по сокращению затрат. Закупки не только должны делать больше с меньше, но также предоставлять стратегию, которая поможет остальной их агентству процветать несмотря на ограниченные ресурсы.

Потому что команды закупок по Северной Америке продемонстрировали свой стратегический потенциал в ранние дни пандемии COVID-19, они неизбежно будут вызваны быть главными решающими лицами когда речь идет о сокращении затрат и планировании и переприоритизации бюджета.

2. Телекоммутирование. COVID-19 вошел в новую нормализацию удаленной работы, что относительно ново для сотрудников публичного сектора. На 2019 год, например, только 42% рабочей силы US федерального правительства были признаны eligible для телеворка. Но через 2020 год, US Army, например, увидел 400% увеличение возможностей удаленной работы.

Закупки безусловно будут вызваны источнить необходимые продукты и решения для построения инфраструктуры безопасно и эффективно. Это будет означать тесную работу с IT департаментами для поддержки эволюционирующих требований работы.

3. Эффективность и адаптивность. Следующая нормаль закупок будет включать переосмысление процессов закупок, делая их быстрее и более гибкими для долгой игры — не только в экстренных случаях — для встречи этих новых ожиданий от стейкхолдеров и конституентов.

Как команды закупок, особенно те в публичном секторе, готовятся к прогнозируемой экономической турбулентности в грядущих месяцах и годах, способность запускать больше тендеров более эффективно настраивает ваше агентство быть быстрее, сильнее и более продуктивным даже среди переприоритизации бюджета и сокращения ресурсов.

4. Фокус на контракты DBE. Движения соцправосудия вроде Black Lives Matter имели граждан, обращающихся к правительству за изменениями за прошлый год. Что многие не понимают — отделы закупок в правительственном секторе имеют возможность продвигать социальное благо, создавая равное поле для разнообразных поставщиков.

Disadvantaged Business Enterprises (DBE) всегда были фокусом для публичных команд закупок, но они стали приоритетным фокусом в прошлом году и мы увидим продолжение тренда. Как таковые, команды могут использовать технологии (т.е.: e-procurement инструменты) как эквалайзер для награждения контрактов и аудита для обеспечения баланса между DBE и non-DBE вендорскими контрактами.

5. Данные и ИИ. Закупки всегда были «джокером всех мастей, мастером ни одной» отделом, ожидаемым иметь экспертизу во всем от строительства до IT до профессиональных сервисов. В результате агенты закупок могут находить, что много их времени тратится на Google поиск шаблонов или на телефоне с пиром из другого агентства чтобы увидеть как они подходят к новым категориям.

Следующая нормаль закупок будет включать больше данных-драйвенных решений для помощи с доступом к бенчмаркам и инсайтам данных от пиров для руководства их внутренних клиентов к рассмотрению правильных требований и применению других лучших практик закупок, как подходящая взвешивание критериев, для достижения успешного исхода.

Что это значит для правительства, бизнес-вендоров и граждан?

Эти тренды уже начали хватать рынок и будут продолжать делать это, так сильно в факте что они станут новой нормалью закупок, как указано в ебуке The Rise of Procurement's Next Normal. Когда смотрим специфически на госзакупки операции, команды станут более гибкими и стратегическими; многие агентства могут увидеть централизацию закупок, которые ранее были децентрализованы как закупки продолжают развивать свою репутацию как данных-драйвенного партнера.

Правительство будет смотреть на свой отдел закупок как ключевого стратегического игрока, держащего способность влиять на оба социальные и экономические решения через бюджет и управление контрактами. Бизнес-вендоры будут иметь более четкие линии коммуникации и видимость в процесс закупок. Поэтому у них будет лучшее понимание и оценка процесса отбора вендоров, особенно когда речь идет о DBE. Наконец, граждане продолжат испытывать волновые эффекты решений, сделанных госзакупочными командами. Однако, потому что решения закупок будут более эффективными, воздействия на граждан будут испытываться быстрее чем раньше. Также важно отметить, что экономические изменения — и выгоды — будут эволюционировать как тренд закупок для соцравенства рампет чтобы стать движущим приоритетом для многих госзакупочных команд.

COVID-19 мог заставить многие бизнесы локдауниться и заставить многих людей работать из дома, но это также движущая сила за ускоренной цифровой трансформацией, которая во многих смыслах толкнула госзакупки на их неизбежный путь, хотя быстрее чем кто мог предсказать.

Омар Саламейх — главный клиентский и продуктовый офицер в Bonfire.