Аудит технического обслуживания: цель, процесс и преимущества

Слово «аудит» может посеять страх, но реальность такова: многие компании регулярно проходят аудиты обслуживания. Нет причин бояться аудита, если вы следуете правильным процедурам.

Что такое аудит технического обслуживания?

Аудит технического обслуживания — это всесторонний и систематический обзор обслуживания, запасов и процессов организации. Он оценивает, как поддерживаются активности и стандарты, например, внутренние объекты и процессы ремонта. Аудиты помогают обеспечить качество, здоровье и безопасность на ваших объектах.

Аудиторские фирмы проверяют различные функции обслуживания, включая:

• Безопасность
• Обучение
• Планирование
• Расписание
• Обслуживание оборудования
• Практики и организация обслуживания
• Управление документами, запасами и закупками

Хотя они могут быть стрессовыми, аудиты защищают и вас, и вашу организацию. Основная цель любого аудита — увидеть, насколько хорошо вы следуете SOP, проверить на проблемы или недостатки и, если они есть, создать план действий для их устранения.

Аудиты — способ убедиться, что ваши процедуры соответствуют всем требованиям и всё работает максимально эффективно.

Почему аудиты технического обслуживания важны?

Аудиты дают менеджерам ясное представление о происходящем в организации, помогая легче устанавливать бенчмарки. Сравнивая базовые данные с правильными процедурами, менеджеры легче определяют проблемы и внедряют решения.

Аудиты также защищают вас и организацию от ответственности, так как обычно фокусируются на стандартах и процедурах безопасности, снижая риск производственных инцидентов. С регулярными аудитами вы обеспечиваете соответствие требованиям и защищенность в случае аварий или травм.

Вы должны включать аудиты, чтобы обеспечить безопасные условия труда для сотрудников и безопасные продукты для потребителей. Аудиты заставляют отвечать за последствия, так как часто проводятся сторонними компаниями. Это означает, что они смотрят на вашу организацию объективным взглядом, обеспечивая целостность аудита.

Каковы типы аудитов технического обслуживания?

Существует три типа аудитов обслуживания.

Обязательные аудиты

Этот тип аудита требуется по закону. Это комплексная инспекция процессов, проводимая государственными агентствами, включающая процессы обслуживания. Например, FDA регулярно проводит аудиты для обеспечения соблюдения правильных производственных процессов.

Добровольные аудиты

Добровольный аудит — способ компании пройти аудиты, не предписанные законом, для получения сертификации, дающей преимущество над конкурентами.

Например, некоторые сертификаты безопасности пищевых продуктов в индустрии еды и напитков являются добровольными, как и некоторые аудиты безопасности игровых площадок. Проходя аудит, организация доказывает приверженность текущим лучшим практикам отрасли.

Аудит технического обслуживания (внутренний)

Аудит технического обслуживания — внутренний аудит, который организации включают в планы улучшения. Важно проводить их регулярно, так как они помогают оценить эффективность текущих процессов и систем, давая шанс исправить найденные проблемы.

Аудиты обслуживания способствуют непрерывному улучшению, особенно когда их результаты сравниваются с корпоративными кодами, политиками и другими индикаторами.

Знание типов ожидаемых аудитов помогает улучшаться со временем и быть лучше подготовленным.

Как часто нужно проводить аудиты технического обслуживания?

Все зависит от аудиторского агентства и вашей отрасли. Некоторые инспекции приходят как сюрприз, некоторые запланированы. Большинство аудитов обслуживания происходят в производственных или отделах обслуживания.

Если у организации история невыполнения требований, нарушений кодов или несоответствия отраслевым стандартам, аудиты становятся более частыми и часто неожиданными. В зависимости от тяжести ситуации аудиты могут привести к полному расследованию нарушений и провалов.

Однако аудиты обслуживания и производственных отделов каждые шесть месяцев до года дают менеджерам ясную картину их выполнения и областей для улучшения.

Что включает в себя аудит технического обслуживания?

Во многих случаях аудит должен проводить третья сторона для обеспечения непредвзятых результатов. Во время аудита все мастерские, супервайзеры и рабочие должны быть присутствовать и давать интервью. Ожидайте, что аудит рассмотрит:

• CMMS
• Персонал
• Общие данные
• Бюджеты и затраты
• Производственное оборудование
• Процедуры документирования
• Управление обслуживанием
• Организация внутри отделов

После завершения команды приходит время анализировать данные. Эта информация используется для создания краткосрочных, среднесрочных или долгосрочных решений для любых недостатков или проблем. План действий должен отражать тщательно установленные приоритеты.

Кроме того, в аудит должен входить анализ затрат и выгод, чтобы помочь вам и вашей команде принимать решения, благоприятные для компании в будущем.

Как пройти аудит технического обслуживания?

Хотя аудиты — головная боль, есть способы облегчить жизнь себе и команде, снимая остроту будущих аудитов. Чтобы пройти, ваш отдел должен делать всё по уставу, и всё должно соответствовать кодам. Внедрение CMMS делает это более управляемым.

CMMS помогает отслеживать данные и предоставлять актуальную документацию каждой инспекции и задачи. Вы и ваша команда имеете доступ ко всей информации для выполнения планов, и все данные в одном месте. Хорошая CMMS-платформа легко обучается и используется, поэтому не придется тратить много времени на обучение команды правильному использованию.

С правильным CMMS у вас есть доступ к полной истории всего, что происходит в отделе: что случилось, сколько времени потрачено, какое оборудование, инструменты или запчасти использованы, и кто выполнил задачу.

Наличие должным образом документированной истории обеспечивает надежное доказательство в случае производственного инцидента. Оно также дает вам и команде способ сравнивать прошлые и текущие данные для поиска паттернов и путей улучшения. Также помните, что вещи нужно документировать максимально точно — если вы не задокументировали что-то, в глазах аудитора этого никогда не происходило.

CMMS, в отличие от традиционных бумажных или табличных заказов-нарядов, автоматически обновляется в реальном времени, поэтому вся команда работает с одними данными. Никто не отстает и никто не вне цикла. Это гарантирует, что у команды правильные инструкции, и если изменения вносятся, они отражаются немедленно, снижая шанс недопонимания. Это помогает пройти аудиты, потому что ничего не проваливается сквозь трещины, и всё делается по правильным процедурам.

Следующие шаги

Лучший способ решить — поговорить с кем-то из отрасли. Все, что нужно — найти правильного провайдера.

Hippo здесь, чтобы помочь вам получить решение, лучше всего работающее для вас, включая ответы на ваши вопросы о ПО для обслуживания объектов, помощь в бронировании живой демонстрации ПО или даже настройку бесплатной пробной версии.

Резюме для CEO

CMMS-решения помогают отделам обслуживания держать критические активы онлайн за меньшие деньги, оптимизируя процессы и собирая и используя надежные данные. В отличие от старых систем управления, современный CMMS живет в облаке, обеспечивая доступ всех к актуальным данным. Организации во всех отраслях видят конкретные выгоды: больше аптайма и меньше потерянного времени и денег. При выборе CMMS важно учитывать не только функции, но и полный пользовательский опыт, включая внедрение, обучение и постоянную поддержку.