Выбор идеального CMMS: учитывайте размер вашей организации

Поскольку организационный размер часто диктует функциональные требования при выборе CMMS, генеральные директора могут эффективнее формировать список требований, учитывая количество объектов и сотрудников.

В то же время, во всех отраслях и размерах существуют универсальные сценарии использования CMMS.

Крупные организации часто фокусируются на следующих функциях управления активами.

Лучшее общее отслеживание с CMMS

Больше — значит больше движущихся частей, что требует надежного отслеживания проектов, персонала и запасов.

Питер Друкер сказал лучше всего: «Если вы не можете измерить это, вы не можете улучшить это».

Отслеживание запасов, даже по нескольким объектам

Плохой контроль запасов всегда ведет к увеличению затрат из-за порчи, хищений и избегаемых затрат на хранение.

CMMS снижает затраты на запасы, держа уровни актуальными. Как только отдел обслуживания достигает настраиваемого порогового уровня (par level), программа отправляет оповещение для заказа необходимых запчастей и материалов. Учитывая сроки поставки в пороговых уровнях, можно отправлять всё наиболее экономичными способами, избегая дорогих срочных доставок в последний момент.

Бенчмаркинг метрик обслуживания между объектами и командами

Правильное CMMS-решение показывает, что работает, а что нет, создавая возможности переноса лучших практик с одного объекта или команды на другой. Процесс начинается с легкого автоматического сбора данных и заканчивается автоматическими отчетами с ключевыми метриками, такими как коэффициент выполнения заказов-нарядов ПТО.

Только ПТО может дать экономию 12–18% по сравнению с реактивными заказами-нарядами. Если у вас есть работающая программа, в ее расширении на другие объекты есть огромная ценность.

Другие ключевые метрики могут включать затраты на труд и неплановый простой.

При выборе ищите ПО, облегчающее использование данных. Идеально, если программа строит графически насыщенные отчеты из сырых данных, рисуя полную картину обслуживания, что критично для менеджеров и других отделов, отслеживающих затраты и ROI.

Улучшенная безопасность и защита данных с CMMS

CMMS упрощает сбор и использование данных, но организациям нужен провайдер, гарантирующий их сохранность и защиту от повреждения, потери и вредоносных действий — внешних и внутренних.

Расширение единого входа (Single Sign-On)

Хотя на поверхности это удобство, SSO также делает системы более безопасными и эффективными, снижая:

• Усталость от паролей
• Потерю времени на ввод паролей для каждой платформы
• Заторы в IT из-за заявок на восстановление паролей

Когда пользователям нужно создавать и запоминать множество паролей, они часто приобретают плохие привычки, ведущие к нарушениям безопасности: простые, легко угадываемые пароли и одинаковые пароли для разных аккаунтов. Поскольку SSO требует запомнить только один, это поощряет использование сильного пароля. Поскольку вход выполняется один раз, пользователи экономят время, а IT-отдел тратит меньше ресурсов на парольные вопросы.

При выборе спрашивайте о SSO и о том, как и может ли CMMS интегрироваться с вашей существующей программой.

Ведение журналов активности

Прозрачность и подотчетность сводятся к возможности быстро и надежно ответить на два вопроса: «Кто это сделал?» и «Когда они это сделали?».

Журналы активности фиксируют всё, что пользователи делают внутри ПО. Одним из преимуществ является сдерживание вредоносного поведения недовольных сотрудников. Невозможно войти в ПО и удалить или случайно изменить ключевые данные, не оставив цифровых отпечатков.

Второе преимущество связано с комплаенсом, где организации должны выполнить работу вовремя и доказать это. Журналы активности предоставляют дополнительный слой защиты от различных типов ответственности.

Краткое примечание о ПО и комплаенсе

Для многих отраслевых и государственных стандартов невозможно, чтобы само ПО было комплаентным. Вместо этого ПО позволяет вашей организации создавать и выполнять процессы, обеспечивающие комплаенс.

Ремни безопасности могут служить вольной аналогией. Во многих местах закон требует застегивать ремень за рулем, и когда вы застегиваете его, вы соблюдаете закон. Но ремень безопасности? Не имеет смысла спрашивать, соблюдает ли он закон. Он просто есть, чтобы вы могли его соблюсти.

В то же время существуют стандарты, применяющиеся напрямую к ПО, и независимо от того, как вы его используете, ПО может быть в комплаенсе или нет. Обязательно задавайте потенциальным провайдерам конкретные вопросы при рассмотрении стандартов, затрагивающих вашу отрасль.

Долгосрочная масштабируемость для небольших организаций с CMMS

Хотя малым компаниям сейчас может не требоваться многие функции, привлекательные для крупных, они должны позиционироваться для будущего роста.

При выборе ищите провайдера, уже готового работать с вами по мере роста организации и развития требований. На базовом уровне ПО должно упрощать добавление активов, пользователей и даже объектов. По наборам функций провайдер должен предлагать ступенчатые версии платформы, каждый уровень вводит дополнительные возможности. Когда провайдер может удовлетворить растущие требования простым переходом на более высокий уровень, он экономит ваше время, деньги и неопределенность, неизбежно сопровождающие смену провайдера.

В некоторых случаях организации вырастают из платформы полностью, и провайдер не может просто перевести их на следующий уровень. Здесь провайдеру может потребоваться перевести организацию на свою более надежную платформу, что влечет дополнительное онбординг и обучение. Но сохраняются преимущества непрерывности. Вы работаете с тем же провайдером, снижая неопределенность, сопутствующую изменениям; помните, 80% внедрений проваливаются, поэтому вы хотите убрать неопределенность и снизить риск максимально.

Поддержка — универсальный требование для CMMS, независимо от отрасли и размера

Хотя есть общие тренды в отношениях между размером организации и требованиями к функциям ПО, существует много исключений и выбросов. Меньшая компания в оборонной отрасли, например, может иметь строгие требования к безопасности данных. Крупная компания может не нуждаться в SSO для своих команд обслуживания.

Независимо от вариаций, одна общая функция — поддержка. Организации всех размеров должны тщательно изучать команды поддержки потенциальных провайдеров и спрашивать себя: «Насколько сильно этот провайдер CMMS инвестировал в долгосрочный успех клиентов?».

Онбординг и обучение

Поддержка начинается с онбординга, и важно найти провайдера с гибкой инфраструктурой, предлагающей разнообразные варианты. В зависимости от того, где ваша организация находится в плане данных об активах и стратегий обслуживания, вам может потребоваться от небольшой помощи с загрузкой в базу данных до полного аудита объектов, активов и оборудования на месте. Хороший провайдер может оценить ваши потребности и заполнить любые пробелы в навыках или труде.

Чем больше ваши команды используют ПО, тем больше ваш ROI. Персонализированное обучение ставит всех на правильный путь. Убедитесь, что провайдер может приспособиться к разным типам обучающихся с документацией, видео и индивидуальными сессиями.

Постоянная поддержка

После внедрения вам нужен провайдер, обеспечивающий надежную, компетентную, многофункциональную поддержку.

При выборе спрашивайте о часах работы команды поддержки и о том, сколькими разными способами к ним можно обратиться. Только e-mail? Можно ли позвонить по телефону или всё онлайн?

Вы также хотите наличия документации, видео и вебинаров, охватывающих новые функции и недавние улучшения. Это не только доказывает, что провайдер хочет, чтобы клиенты извлекали максимум из ПО, но и показывает, что они постоянно его улучшают.

Следующие шаги

Независимо от вашего текущего размера, правильное CMMS помогает контролировать затраты за счет оптимизированных рабочих процессов, лучшего отслеживания и глобального представления об операциях обслуживания. Хотя размер организации может влиять на то, какие функции искать, поддержка остается универсальным сценарием использования ПО для управления обслуживанием.

Если у вас его нет, или то, что есть, не выполняет обещанное, пора связаться и начать разговор с провайдерами. Как только они поймут ваши конкретные цели и этап процесса, они помогут понять ваши варианты.