Как CMMS-программное обеспечение помогает медицинским учреждениям преодолеть растущие вызовы

Медицинская отрасль всегда сталкивалась с множеством вызовов, а пандемия COVID-19 усугубила ситуацию, создав новые, часто неожиданные проблемы. Сейчас более чем когда-либо менеджерам по управлению объектами и техническому обслуживанию необходимо взять под контроль свои операции, максимизируя качество ухода за пациентами и минимизируя затраты. CMMS-программное обеспечение наконец делает это возможным.

Неожиданные финансовые последствия пандемии

Изначально ожидалось, что главная угроза от COVID-19 — перегрузка больниц. Общенациональные призывы «выпрямить кривую» были направлены на замедление распространения вираса, распределение случаев за более длительный период, позволяя учреждениям привлечь необходимый персонал и запасы. Вместо резкого скачка ожидалось плавное увеличение.

Но произошло неожиданное: карательные финансовые закрытия для медицинских провайдеров на обоих полюсах — как в местах с большим числом случаев, так и в тех, где их было совсем немного. Что их объединяет? Почти полное исчезновение неэкстренных пациентов и плановых операций, которые приносят основную прибыль многих учреждений. The Washington Post сравнил две больницы: UMass Memorial Medical Center в Вустере, штат Массачусетс, с 2700 пациентами с COVID-19, и University Hospital в Колумбии, штат Миссури, с примерно 40 случаями. В обоих случаях «каждая больница отменила более 2000 операций. Десятки тысяч клинических визитов исчезли. Ежемесячная выручка от пациентов снизилась на десятки миллионов долларов». Газета также отмечает, что даже до пандемии «более 1200 больниц работали в убыток в течение двух или более последних пяти лет».

Ситуация может ухудшиться: сообщается, что больницы столкнутся с новыми затратами на средства индивидуальной защиты (СИЗ) и другие расходы, связанные с COVID-19.

Что входит в понятие «медицинское учреждение»?

Прежде чем рассматривать, как правильное CMMS-решение помогает преодолеть существующие и новые вызовы, определим базовые понятия. Например, что относится к категории «медицинское учреждение»?

Примечание: проходя по списку, попробуйте подсчитать все различные типы активов и оборудования, необходимых для работы этих учреждений. Это огромное число. Медицина на каждом уровне насыщена миссионно-критическими взаимосвязанными движущимися частями, от которых зависят медицинские работники для оказания качественной помощи пациентам.

Типы медицинских учреждений

Прежде чем перечислять конкретные способы, которыми хороший CMMS помогает менеджерам поддерживать бесперебойную работу медицинских учреждений, важно понять, насколько широк это понятие.

Амбулаторные хирургические центры

Упрощенные версии больничных хирургических отделений, специализирующиеся на узком спектре операций. Преимущества: более низкие затраты и меньший риск инфекции. Также называются амбулаторными хирургическими учреждениями.

Родильные дома

Экономичные, семейно-ориентированные условия для родов. Поскольку у них нет такого же оборудования, как в больницах, они работают с беременностями без известных осложнений.

Банки крови

Безопасный сбор, сортировка и хранение донорской крови и тромбоцитов. Поскольку кровь и ее компоненты нельзя произвести искусственно, эти центры критически важны для всех — от больных анемией до жертв автокатастроф.

Клиники и медицинские кабинеты

Широкая категория: от частной практики терапевта до стоматологической клиники, от специалистов до клиник без приема. Общий знаменатель — работа на амбулаторной основе.

Центры диабетического обучения

Образовательные возможности и поддержка для больных или находящихся в группе риска. По мере распространения заболевания такие центры становятся все более распространенными.

Центры диализа

Специализированная помощь пациентам с болезнями почек, которым требуется диализ — фильтрация и очистка крови — до трех раз в неделю.

Хосписы

Паллиативная помощь с широким мандатом: не только медицинская, но и эмоциональная поддержка. Хотя некоторые пациенты остаются дома, те, у кого серьезные потребности, перемещаются в хосписы или специализированные дома престарелых.

Больницы

Крупные медицинские учреждения, предлагающие широкий спектр услуг: от родов до реанимации для пациентов с жизнеугрожающими травмами. Палаты обычно делятся на интенсивную и неинтенсивную терапию.

Центры визуализации и радиологии

Диагностические услуги визуализации: КТ, УЗИ, рентген, МРТ. Больницы часто имеют собственные центры, но амбулаторные объекты могут предложить более низкие цены и лучшее планирование.

Центры лечения психических расстройств и зависимостей

Еще одна широкая категория: от крупных учреждений для различных типов психической помощи до специализированных центров лечения конкретных зависимостей — алкоголя, нелегальных и рецептурных препаратов. Существуют как стационарные, так и амбулаторные варианты.

Дома престарелых

Для пациентов с долгосрочными медицинскими потребностями, не требующих госпитализации, но не способных получать уход дома. В некоторых случаях это очень похоже на жилые комплексы, но с медицинским персоналом в штате. Обычно для пожилых, но есть учреждения для более молодых резидентов.

Центры неотложной помощи

Срочная медицинская помощь, промежуточная между больницей и врачебным кабинетом. Часто используются родителями с больными детьми: от сильного гриппа до перелома руки.

Это широкий спектр учреждений, но у них общий набор вызовов:

• Надежность активов
• Безопасность
• Санитария
• Соответствие нормативным требованиям (комплаенс)

Рассмотрим, как современное ПО для управления техническим обслуживанием помогает с каждым из них.

Повышение надежности активов с CMMS в здравоохранении

Во всех отраслях команды технического обслуживания стараются держать активы в рабочем состоянии. Ставки высоки: остановка важного оборудования на заводе бьет по прибыли. В медицине ставки еще выше. Если в больнице останавливается лифт — нет способа перевезти критических пациентов в операционную. Если выходит из строя вентиляция — качество воздуха падает, страдают люди с дыхательными проблемами и ослабленным иммунитетом. Если не работают системы пожаротушения или детекции радона — невозможно быстро эвакуировать прикованных к койке пациентов. На кону жизни.

Современное ПО для управления объектами решает эти вызовы и обеспечивает бесперебойную работу, упрощая создание, запуск и улучшение программы профилактического технического обслуживания (ПТО), включая:

• Планирование
• Расписание
• Отслеживание
• Тонкую настройку

Когда активы и оборудование новые, лучше следовать рекомендациям производителей по задачам и частоте ПТО. Например, по руководству пользователя планируете еженедельную чистку автоклава, а визуальный осмотр и тест клапана сброса давности — ежемесячно. Загрузив это в CMMS как ПТО на основе времени или наработки, программа автоматически генерирует задания. Отчеты по выполнению ПТО показывают эффективность. В отличие от бумажных и табличных методов, ничего не упускается. Программа помнит, когда работа назначена и когда выполнена.

Со временем команда обслуживания начинает знать активы лучше их создателей. После накопления истории можно тонко настроить программу. В примере с автоклавом: если история показывает, что клапан начинает заедать каждую третью неделю, меняете частоту ПТО с месячной на каждые две недели.

Повышение безопасности с CMMS в здравоохранении

Почти универсальный принцип медицины — Primum non nocere («Первое — не навреди»). Идея проста: не делай хуже. Если мы помогаем, последнее, что хотим — навредить в процессе.

Для команд обслуживания в медицине то же самое. Последнее, чего они хотят — чтобы кто-то пришел за помощью и получил травму снова. Представьте: пациент с переломом руки падает на лестнице, потому что поручень был ослаблен. Зависимый в центре реабилитации получает доступ к рецептурным препаратам, потому что замок двери был сломан. Пожилой пациент с деменцией уходит из учреждения, потому что не сработала сигнализация двери. Чтобы этого не допустить, вещи нужно чинить максимально быстро и качественно. Правильный инструмент управления объектами делает вашу команду быстрой и эффективной.

Мы уже рассмотрели ПТО, перейдем к заявкам на ремонт по требованию. Как только кто-то замечает проблему, он может уведомить отдел обслуживания через открытый портал запросов. Вместо развернутого письма или неполного голосового сообщения заполняется быстрая онлайн-форма. Благодаря предопределенным полям отдел гарантированно получает нужную информацию. Руководитель сразу рассматривает и утверждает запрос, создает, приоритезирует и назначает заказ-наряд, затем отслеживает до закрытия.

Благодаря содержимому заказа-наряда техники выполняют больше за меньше времени. Вместо заметок на бумаге или деталей в ячейке таблицы, заказы CMMS содержат:

• Пошаговые инструкции
• Настраиваемые чек-листы
• Полную информацию об активе
• Цифровые копии схем, изображений и руководств по эксплуатации и обслуживанию
• Связанные запчасти и материалы
• Интерактивные карты и планы этажей

Им не нужно возвращаться в офис за бумагами. Не нужно бегать в кладовку за забытой деталью. Не нужно спрашивать других техников, как что-то сделать. Интерактивные карты особенно полезны: даже небольшая больница может быть лабиринтом. Теперь техники идут точно туда, где их ждут.

Работа в движении с мобильным приложением CMMS в здравоохранении

Хорошее CMMS-решение включает мобильное приложение, расширяющее функции за счет прямой интеграции с аппаратным и программным обеспечением мобильного устройства, помогая техникам работать эффективно в движении.

Мобильное приложение и push-уведомления

CMMS уже упрощает информирование техников за счет централизованных данных и управления заказами-нарядами. Хорошее мобильное приложение идет дальше с push-уведомлениями. Вместо ожидания, пока техники заходят в программу, чтобы увидеть новые задания, приложение на их устройстве мгновенно оповещает. Каждый раз, когда вы назначаете заказ-наряд, телефон звучит, а на экране появляется сообщение.

Это та же разница, что между старым e-mail и SMS. Письмо нужно ждать, пока человек зайдет в аккаунт. SMS приходит сразу.

Для большинства отделов обслуживания больниц, особенно с CMMS, большинство заказов-нарядов поступает из программы ПТО, то есть работа планируется заранее. Но даже в мировых классах обслуживания есть заявки по требованию, и когда нужно быстро реагировать, push-уведомления — быстрый способ приоритизации и перераспределения ресурсов.

Мобильное приложение и штрих-коды

Например, техники могут использовать камеру телефона для сканирования штрих-кодов или QR-кодов на активах, чтобы быстро получить данные актива и связанные открытые заказы-наряды. Это особенно полезно при ПТО. Когда технику нужно отремонтировать блок вентиляции, найти правильный легко. Даже если на крыше десять одинаковых блоков, только один явно нуждается в работе. Но для планового осмотра или задач нет легкого способа узнать, над каким из десяти работать. Быстрое сканирование гарантирует, что техники выполняют правильную работу над правильными активами.

Мобильное приложение и прямая загрузка изображений

Техники также могут использовать камеру для загрузки изображений прямо в заказы-наряды. После загрузки остальная команда видит их, открывая возможности экономии времени. Во-первых, если у техники трудности с ремонтом, он загружает фото и просит советов. Вместо беготни по объекту в поисках помощи, он остается на месте и запрашивает её удаленно. Фото также эффективно документируют работу. Перед закрытием заказа-наряда можно запросить удаленный визуальный осмотр.

Мобильное приложение и офлайн-синхронизация

Еще одна важная функция — возможность работы офлайн. Больницы и другие медицинские объекты могут быть большими, часто с зонами, где интернет недоступен или запрещен. Администраторы меняли правила со временем, но все еще есть зоны, где запрещено использование сотовых телефонов из-за страха интерференции с критическим оборудованием.

Приложения делают офлайн-работу возможной, сохраняя информацию и отправляя её в центральную базу данных при возвращении в зону покрытия. Преимущество: техники не должны запоминать важные данные; они вводят их в приложение в реальном времени, обеспечивая лучшую точность.

Достижение (и подтверждение) соответствия нормативным требованиям с CMMS в здравоохранении

Соответствие (комплаенс) состоит из двух частей. Первая — выполнить работу правильно и вовремя. Вторая — доказать, что работа выполнена правильно и вовремя. Если вы боретесь со старой бумажной или табличной системой, вторая часть часто является настоящей проблемой.

Со старыми методами нет легкого способа внести данные в систему. Все пишутся от руки или вбиваются в бесконечные столбцы и строки по нескольким независимым файлам. Из-за сложности получается много плохих данных: люди слишком уставши, чтобы вводить неточные данные. Или даже при лучших усилиях слишком много места для человеческой ошибки. Даже если данные точны, их трудно хранить безопасно и доступно.

Современное ПО для управления объектами решает эту проблему, потому что ваш провайдер берет на себя всю тяжелую IT-работу. Они заботятся о программе, непрерывно улучшая и обновляя её бесшовно за кулисами. Они также заботятся о всего «железе», поэтому вам не нужно тратить деньги на установку или обслуживание дорогих, сложных серверов.

Программа работает на облачных вычислениях, поэтому все ваши данные хранятся безопасно в одной центральной базе данных. Преимущество: как только кто-то обновляет данные — например, создает новый заказ-наряд или закрывает его — все видят изменения. Вы не имеете дело с множественными версиями — все, кроме одной, устаревшими — разбросанными по листам бумаги или файлам. И теперь, когда ваши данные точны, CMMS также упрощает автоматическую генерацию отчетов, насыщенных KPI и метриками обслуживания. Она рассчитывает все цифры за вас.

Комплаенс — это сбор правильных данных, их безопасное хранение и использование для генерации отчетов. Правильное ПО для управления объектами делает каждый шаг процесса быстрее, легче и надежнее.

Начало работы с CMMS в здравоохранении

Если у вас еще нет CMMS, или у вас есть одно, которое не выполняет обещанное, пришло время взять под контроль свою программу обслуживания. Помните: следующий шаг после чтения о CMMS в интернете — связаться с провайдерами и начать диалог.