Простое руководство по успешному внедрению программного обеспечения CMMS

Вы решили приобрести программное обеспечение CMMS, чтобы увеличить время безотказной работы и улучшить отслеживание. Но поскольку вы никогда раньше не применяли его, процесс может показаться пугающим. Хорошей новостью является то, что команда Hippo завершила множество успешных внедрений CMMS. Мы здесь, чтобы помочь. Вот как.

Когда дело доходит до внедрения программного обеспечения CMMS, нет никаких гарантий. На самом деле, по некоторым оценкам, уровень отказов в разных отраслях достигает 80%.

Какие шаги вы можете предпринять, чтобы добиться успеха?

По словам Карлы Прентис, специалиста по внедрению Hippo, то, как вы думаете о своих данных, так же важно, как и то, что вы с ними делаете.

Прежде чем приступить к внедрению CMMS, измените свое отношение к данным

Вот несколько важных шагов, которые вы можете предпринять еще до того, как полностью посвятите себя получению CMMS:

1. Начните относиться к данным как к ценным.
2. Разработайте процессы для обеспечения безопасности.
3. Попробуйте использовать его для принятия более эффективных решений.

Неважно, являетесь ли вы крупным предприятием или владельцем малого бизнеса, совмещающим несколько ролей; всегда можно начать с основ. Найдите все эти старые бумажные руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию, чертежи и гарантии. Даже если вы по-прежнему работаете с бумажными или электронными рабочими заданиями, которые могут быть медленными и подверженными ошибкам, постарайтесь сохранить как можно больше своих данных. Храните документы в одном месте и делайте резервные копии этих компьютерных файлов. Затем просмотрите свои заказы на работу по требованию в поисках тенденций. Например, если раковина в ванной на третьем этаже дает течь каждые три месяца, попробуйте настроить менеджера по планированию, чтобы он проверял ее каждые два с половиной раза.

Работа с этими старыми методами разочаровывает, но помогает каждому понять роль данных и оценить, что они могут дать.

Как только вы будете готовы к внедрению CMMS, все дело в планировании заранее и выполнении действий в правильном порядке.

Создайте правильную команду по внедрению программного обеспечения CMMS

Независимо от размера вашей организации, вам необходимо привлечь нужных людей к настройке базы данных CMMS.

Поработав над многими проектами, Карла теперь всегда призывает организации думать о способах создания и стимулирования внутренней поддержки проекта. Спросите себя:

• Кто должен поддержать проект, чтобы он увенчался успехом?
• Кого будет труднее всего убедить?
• Как я могу продемонстрировать им ценность проекта?

Отвечая на последний вопрос, постарайтесь адаптировать свой питч. В разговоре с техническими специалистами сосредоточьтесь на том, как хорошая CMMS делает жизнь менее напряженной. Когда вы можете планировать работу заранее, сюрпризов становится меньше, потому что вы находите и устраняете мелкие проблемы до того, как они перерастут в большие проблемы. Но с другими людьми в организации вы можете объяснить, как программное обеспечение помогает вам отслеживать расходы, что всегда является первым шагом к сокращению расходов.

По опыту Карлы, старших техников редко нужно убеждать. Миф о «старожилах», избегающих технологий и отказывающихся меняться, — это всего лишь миф. Фактически, старшие технические специалисты часто являются лучшими точками контакта между Гиппо и организацией. Они знают об этом объекте все и с энтузиазмом относятся к стандартизации и оптимизации рабочих процессов.

Прежде всего, команда должна иметь чувство ответственности как за реализацию, так и за окончательную базу данных CMMS. Поскольку именно они в конечном итоге используют его больше всего, им необходимо убедиться, что он отражает их рабочие процессы и цели.

И это происходит на следующем этапе.

Решите, как вы будете упорядочивать данные в программном обеспечении CMMS

Карла любит играть в компьютерные игры, в которых вы строите виртуальные миры. Когда она работает с командами над созданием баз данных, она хочет, чтобы они представляли, что подыгрывают ей. «Я прошу их представить, как они собираются все организовать. Какова основа? Как все это сочетается?»

Разработайте информационную архитектуру с четкой иерархией

Стоит сначала дать определение этим терминам. Информационная архитектура просто означает, как вы организуете свои данные. Информационная иерархия — это то, как вы относитесь к некоторым данным как к более важным.

Представьте, что вы решили убраться в гараже. Итак, где лучше всего поставить газонокосилку? Он должен пройти через заднюю дверь, потому что тогда его легко вытолкнуть на задний двор. А домкрат для запаски? Вы редко используете его, поэтому он может стоять в задней части низкой полки. Теперь это благополучно в стороне. Для каждого предмета вы найдете место, соответствующее тому, как вы его используете.

Это в основном то же самое для ваших данных. Вам нужно найти способы организовать его в соответствии с тем, как вы его используете. По словам Карлы, многие люди принимают такие решения в зависимости от своей отрасли. Например, производители сосредотачиваются на активах и оборудовании. Отели, тем не менее, предпочитают архитектуру, основанную больше на местоположении.

Карла предлагает команде пройтись по объекту и подумать о том, как они собираются организовать свои данные. По комнате? Отделение? В комнате они собираются разделить активы на производственные линии? Должны ли они подразделять каждую производственную линию на отдельные единицы оборудования? Это важные решения, потому что то, как вы организуете данные, влияет на то, как вы отслеживаете свои программы обслуживания.

Выберите название для всего, что вам нужно поддерживать и отслеживать

Поскольку имена являются важной частью архитектуры, Карла любит говорить о них в самом начале процесса. «Мы можем использовать идентификаторы активов и серийные номера, но вы также должны думать о конечном пользователе. Как они узнают, что работают с правильным оборудованием?»

Она хочет, чтобы команда по внедрению перешла от разговоров о «комнате с тремя котлами» к «Бойлеру номер один, котлу два и котлу три». Это кажется очень простым, и это так. Но это тоже критично. Если вы хотите точно отслеживать свои активы, вам нужны способы говорить о них точно.

Подумайте об этом так:чему врач в первую очередь учится в медицинской школе? Названия всех частей тела.

У Карлы много идей о том, что можно сделать, чтобы добиться успеха. У нее также есть советы о том, как избежать некоторых распространенных препятствий.

Дайте себе разумное количество времени для завершения внедрения CMMS

Сколько времени это займет, зависит от многих факторов, в том числе:

• Промышленность
• Качество существующих данных
• Количество активов и оборудования
• Размер группы внедрения.

Это также зависит от возраста оборудования. Если у вас более новый объект с современным оборудованием, легче отследить идентификаторы активов и серийные номера. И часто вы можете загрузить или запросить цифровые руководства и схемы прямо с веб-сайта производителя. Но со старым оборудованием кому-то, возможно, придется копировать имена с поцарапанных табличек.

Размер и количество объектов также играет роль. Карла приводит примеры на обоих концах спектра:небольшое производственное предприятие с одной комнатой и закрытый комплекс со множеством зданий, разбросанных по разным местам.

Главное не торопиться и планировать реалистично. Один из важных способов, которым Карла помогает командам по внедрению, заключается в том, чтобы работать с ними над установлением разумных сроков и достижимых этапов.

Разработайте профилактическое обслуживание и другие программы после того, как ваши данные будут готовы

Иногда организации имеют план профилактического обслуживания, который они хотят использовать в качестве основы для своей базы данных CMMS. Проблема в том, что они пытаются двигаться в неправильном направлении.

Во-первых, вам нужно настроить свои активы, оборудование и инвентарь в базе данных. Вам нужно, чтобы все было названо и организовано. Затем вы можете приступить к настройке запланированных проверок и задач.

Вы не можете запланировать PM для проверки актива, если у этого актива нет имени в системе. Невозможно включить связанные части и материалы PM, если вы не добавили инвентарь в базу данных.

Вы можете думать о программе профилактического обслуживания как о крыше дома, который вы строите. Сначала крышу делать нельзя.

Дальнейшие шаги

Некоторые организации предпочитают выполнять большую часть работы самостоятельно. Специалисты по внедрению Hippo помогают им в этом процессе, но организация берет на себя всю работу, когда дело доходит до сбора данных. Например, Карла может быстро научить любого, как загружать изображения, чтобы каждая запись содержала изображение связанного с ней актива. Но кто-то из организации должен выйти на объект, сделать снимок и загрузить его.

Для других организаций имеет смысл пригласить на место профессиональных аудиторов, и Hippo также предлагает такую ​​возможность. Но единственный способ узнать, какой вариант лучше всего подходит для вашей конкретной ситуации, — это протянуть руку и подключиться.

Чем больше мы знаем о ваших проблемах и целях, тем больше мы можем помочь.