5 причин, по которым менеджеры по техническому обслуживанию используют электронные таблицы вместо программного обеспечения CMMS

Отраслевые эксперты, ученые, менеджеры по техническому обслуживанию и объектам признают и ссылаются на преимущества программного обеспечения для управления объектами в исследованиях, статьях и других источниках. Компании-разработчики программного обеспечения могут похвастаться потенциально высокой окупаемостью инвестиций, связанных с внедрением программного обеспечения для обслуживания.

В качестве преимуществ программного обеспечения CMMS часто упоминаются:

• Возможность эффективно управлять рабочими заказами и отслеживать их
• Автоматический запуск заказов на профилактическое обслуживание
• Автоматические оповещения о предстоящих событиях и о том, что запасы заканчиваются.
• Улучшенное планирование и управление рабочей силой
• Улучшенная связь между техническим отделом и другими отделами.
• Экономия средств за счет более эффективного управления запасами.
• Рабочие задания, обновления и другие транзакции точно регистрируются, и о них можно сообщать
• Создавайте четкие и точные отчеты для отраслевых аудитов и проверок соблюдения нормативных требований.
• Доступ к данным об обслуживании в любом месте и в любое время
• Обновления в реальном времени

Несмотря на все преимущества CMMS, почему так много менеджеров по техническому обслуживанию и объектам все еще цепляются за электронные таблицы для отслеживания своих операций? В недавнем опросе , 45% менеджеров объектов сообщили, что они по-прежнему используют ручные методы для отслеживания своих операций по техническому обслуживанию, указывая на то, что они «утопают в бумаге». 15 % менеджеров также заявили, что их отслеживание технического обслуживания вообще не было налажено, а 67 % заявили, что их отслеживание было отчасти налажено.

<час>

Проблема с электронными таблицами

Для отдела технического обслуживания может быть оправданным начать с использования электронных таблиц, бумажных заказов на работу и системы электронной почты и телефонных звонков для связи с рабочими местами, однако долгосрочный успех этих методов дает убывающую отдачу. В конце концов, электронные таблицы не разрабатываются для вашего отдела технического обслуживания. Например, ошибки могут возникать при сохранении изменений в электронной таблице, если за ее обновление отвечает несколько человек. В этом случае часы ввода данных могут быть потеряны или сохранены. Кроме того, электронные таблицы не отправляют запланированные оповещения по электронной почте о предстоящих задачах профилактического обслуживания или о том, что запасные части заканчиваются. Они также не могут создавать заказы на работу или заказы на покупку, а измерение таких показателей, как история обслуживания, время простоя оборудования и использование рабочей силы, выполняется вручную, громоздко и менее точно.

Хотя мы начали эту статью с упоминания общих преимуществ программного обеспечения для управления техническим обслуживанием, использования его функции программного обеспечения для управления рабочими заданиями. также важно обсудить недостатки или затраты, которые могут возникнуть при внедрении CMMS. Эти недостатки являются основными причинами, по которым менеджеры по техническому обслуживанию и объектам продолжают использовать электронные таблицы для отслеживания операций технического обслуживания.

5 причин, по которым менеджеры до сих пор используют электронные таблицы вместо программного обеспечения CMMS… и что мы можем с этим поделать.

1. Отсутствие поддержки со стороны высшего руководства:

Во времена экономического спада или финансовых проблем организации часто сокращают штат, чтобы компенсировать затраты, и в первую очередь это касается отдела технического обслуживания. Это связано с тем, что высшее руководство обычно рассматривает техническое обслуживание как расходы. Руководство склонно рассматривать отчеты о прибылях и убытках с чрезмерно упрощенной точки зрения. Они сокращают расходы, чтобы увеличить краткосрочную прибыль. Как ни странно, исследования показывают, что при правильном внедрении программное обеспечение CMMS дает высокую отдачу от инвестиций. Еще более странно, что с краткосрочной тактикой сокращения компании не сокращают количество активов (зданий и оборудования), а сокращают ресурсы отделов технического обслуживания, которые должны поддерживать их, а это явный рецепт перегруженной работы ремонтной бригады и изношенного оборудования. При наличии лиц, принимающих решения, которые думают таким образом, очень сложно внедрить компьютеризированную систему управления техническим обслуживанием, поскольку CMMS рассматривается только как дополнительная статья расходов.

2. Высокие первоначальные затраты:

Существует более 150 программных систем управления техническим обслуживанием на выбор, все из которых различаются по цене и структуре оплаты. Традиционно большинство развертываний CMMS были локальными или устанавливались на ПК. Эти развертывания были сопряжены с высокими затратами на установку и настройку, что удерживало менеджеров от инвестиций. Было слишком много «а что, если?» Что, если обслуживающий персонал будет сопротивляться новой технологии? Что делать, если поставщик CMMS прекратил поддержку приложения? Что, если программное обеспечение не дало обещанных результатов? Как будут выглядеть затраты на переключение? Все эти неизвестные сделали идею установки программного обеспечения для управления техническим обслуживанием очень рискованной, а использование электронных таблиц — удобной альтернативой. За последние десять лет произошел переход к CMMS на базе Интернета с низкими первоначальными затратами и затратами на переключение, что свело на нет многие риски, упомянутые выше. Кроме того, большинство систем позволяют бесплатно перенести исторические данные обслуживания, пользователей, активы и оборудование в новую систему. Вам не придется начинать сбор данных с нуля, и вы сможете сразу же создавать исторические отчеты о техническом обслуживании. Предыдущие затраты на внедрение старой системы никогда не теряются при переходе на новую.

3. Скрытые и нематериальные расходы:

На первый взгляд довольно легко рассчитать стоимость внедрения программной системы управления техническим обслуживанием. Например, если вы ищете веб-систему CMMS с неограниченным числом пользователей (не редкость в наши дни), вы можете ожидать, что затраты составят 3000 долларов США в виде ежегодных сборов за лицензию на программное обеспечение и дополнительные 1500 долларов США на обучение и первоначальную настройку. Это будет 4500 долларов в первый год и 3000 долларов в год после этого, верно? К сожалению, это не так просто. Мы упустили из виду ряд нематериальных затрат, связанных с установкой компьютеризированного программного обеспечения для управления техническим обслуживанием (программное обеспечение CMMS). Вот некоторые из них:

а. Затраты, связанные с оценкой различных поставщиков CMMS:

Часто упускается из виду время, необходимое для оценки различных поставщиков программного обеспечения. Менеджеры, которые прошли через этот процесс раньше, вероятно, привыкли к визитам на место от поставщика программного обеспечения, перелетам, размещению, обедам и т. д. Учитывая все затраты времени и средств, многие менеджеры будут сопротивляться оценке программных решений для обслуживания. Времена изменились, и всех этих неприятностей можно избежать. Большинство оценок программного обеспечения для технического обслуживания можно проводить в режиме онлайн с помощью вебинаров в режиме реального времени и персонализированных демонстраций. Прошли те дни, когда вы посещали объекты, выпивали и обедали, а также обсуждали дорожные расходы.

б. Расходы, связанные с приобретением программного обеспечения для обслуживания:

Если вы работаете в более крупной организации, обычно существует формальный процесс закупок. Чем больше формальностей на месте, тем больше времени и людей задействовано. В частности, покупка программного обеспечения требует участия различных отделов; Сопровождение должно изучить требования к функциональному программному обеспечению и решить, соответствует ли стоимость их бюджету, ИТ-отдел должен убедиться, что программное обеспечение для обслуживания соответствует их требованиям безопасности, а юридические органы должны убедиться, что соглашение об уровне обслуживания является разумным. Бухгалтерский отдел может захотеть интегрировать его со своим бухгалтерским программным обеспечением, а высшее руководство может искать яркие функции отчетности. Со всеми этими потребностями цена на программное обеспечение CMMS значительно выросла. К счастью, небольшим организациям не нужно прыгать через все эти обручи, и менеджеры по техническому обслуживанию имеют право принимать решения с очень небольшим участием других отделов. Более крупные организации должны научиться ослаблять свою хватку и предоставлять менеджерам по техническому обслуживанию больше автономии или закреплять потребности каждого отдела и удовлетворять самые важные. Если CMMS является соглашением SaaS (программное обеспечение как услуга), в случае неудовлетворенности довольно легко выйти из соглашения.

в. Время, необходимое для настройки:

Любой, кто имел опыт внедрения программного обеспечения для бизнеса, знает, что процесс настройки занимает много времени и многое может пойти не так. Если вы работаете на небольшом объекте (небольшая гостиница, производственное предприятие) всего с 50 единицами оборудования и хотите установить только программное обеспечение для автоматизированного профилактического обслуживания, необходимая настройка довольно проста. Все, что требуется, — это получить список активов и настроить графики обслуживания. Однако, если вы контролируете несколько объектов с сотнями или тысячами активов и хотите отслеживать запасы, поставщиков, затраты на рабочую силу, поставщиков и ремонт, время, затрачиваемое на настройку системы управления техническим обслуживанием, намного больше. Менеджеры по техническому обслуживанию могут знать о преимуществах программного обеспечения CMMS, но у них просто нет времени на настройку системы. Тушение пожаров и обеспечение работоспособности систем имеют приоритет над созданием новой программы обслуживания.

г. Время, необходимое для обучения:

Чем крупнее операция и больше функциональных требований, тем больше времени требуется для обучения персонала работе с CMMS. Все усложняет наличие команды технического обслуживания, которая не разбирается в технологиях. Во многих организациях мы видим огромное разнообразие уровней технических навыков среди обслуживающего персонала. Отделам с более старым демографическим перекосом труднее осваивать новые технологии. С другой стороны, по мере того, как все больше миллениалов будут работать, мы увидим сдвиг в сторону более быстрого внедрения и меньшего сопротивления новым технологиям. Это не означает, что старшее поколение не может изучить программное обеспечение для управления техническим обслуживанием, но может означать, что вашей команде потребуется больше часов обучения, чтобы освоиться с этим программным обеспечением. Имейте в виду, что многие поставщики CMMS предлагают бесплатное обучение для клиентов и быстро предоставляют качественные услуги поддержки. . Кроме того, все упрощается растущая тенденция к удобному для пользователя программному обеспечению CMMS. Поставщики выпускают новые версии своего программного обеспечения с более простым дизайном и интуитивно понятной навигацией, чтобы повысить удобство работы пользователей.

д. Стоимость настройки программного обеспечения:

Часто после покупки программного обеспечения для управления техническим обслуживанием компания понимает, что необходимо внести изменения, чтобы программное обеспечение лучше соответствовало их конкретным операционным потребностям. В прошлом, когда установки CMMS производились исключительно локально и приобретались напрямую, требовались настройки программного обеспечения, которые обходились дорого. Сегодня, когда все больше компаний выбирают SaaS, вопрос настройки программного обеспечения является спорным. Клиенты менее склонны инвестировать большие суммы в сборы за настройку программного обеспечения для программного обеспечения, которое они по сути арендуют. Однако, даже если поставщики программного обеспечения для обслуживания не создают программное обеспечение, которое пользователи могут настраивать, они готовы сотрудничать с клиентами, чтобы выслушать их потребности в разработке и разделить некоторые расходы на настройку.

4. Высокий риск отказа:

Печальная правда заключается в том, что у установок управления техническим обслуживанием не самый лучший послужной список. Некоторые исследования предполагают, что частота отказов составляет 40%, в то время как другие сообщают о 80%. Высокие показатели отказов связаны с плохими планами внедрения, плохой настройкой, отсутствием поддержки поставщиков, сопротивлением пользователей и недостаточным обучением. Какой бы ни была причина, поставщики программного обеспечения для обслуживания прилагают больше усилий, чтобы сделать программное обеспечение более удобным для пользователя, предлагая больше поддержки и лучшее обучение.

5. Сопротивление со стороны конечных пользователей:

Сопротивление персонала изменениям является основным препятствием для перехода от электронных таблиц к компьютеризированному программному обеспечению для управления техническим обслуживанием. И менеджеры, и подчиненные сопротивляются изменениям по разным причинам. Обслуживающий персонал часто рассматривает программное обеспечение CMMS как инструмент, используемый для измерения их производительности, и может легко почувствовать угрозу или усталость от изменений. Они также рассматривают это как дополнительную работу, на которую у них нет времени. Чтобы смягчить сопротивление, менеджеры должны заблаговременно вовлечь своих сотрудников, четко объяснить цель внедрения системы (и не акцентировать внимание на отслеживании их эффективности) и показать, как этот инструмент облегчит их жизнь. Как только вы получите одобрение от своей команды, они поддержат отказ от электронных таблиц в пользу программного обеспечения для обслуживания.

<час>

Вывод:

Список преимуществ CMMS обширен. Теоретически это кажется логичным решением для любого отдела технического обслуживания. Было бы трудно понять, почему менеджер по техническому обслуживанию или объекту будет продолжать использовать электронные таблицы и не внедрить систему программного обеспечения для обслуживания, зная все преимущества. Присмотревшись к ситуации, мы видим, что существует много рисков, связанных с установкой программного обеспечения для обслуживания. Менеджеры не хотят вносить изменения из-за непредвиденных скрытых затрат, сопротивления со стороны персонала и страха перед неудачей. Однако поставщики CMMS решают эту проблему, производя более дешевое программное обеспечение с более гибкими планами оплаты и более удобной для пользователя CMMS. Более того, на работу приходят более технически подкованные специалисты по техобслуживанию, которые открыты для программных технологий техобслуживания.