Обеспечение соответствия нормативным требованиям в учреждениях для пожилых с передовыми решениями CMMS

Долгая история участия федеральных, штатных и местных органов власти в делах учреждений для пожилых людей имеет свои подъемы и спады, но в целом наблюдается постоянный рост количества регуляций. Это означает, что отделы ТО этих учреждений сталкиваются с растущими вызовами соответствия. Какое долгосрочное решение?

Полнофункциональное ПО CMMS помогает отделам оставаться compliant. Хорошая CMMS помогает вам:

• Настроить программы профилактического обслуживания, дружественные к соответствию
• Оставаться гибкими и быстро адаптироваться к новым регуляциям
• Вести точные записи и генерировать насыщенные данными отчеты

Профилактическое обслуживание, дружественное к соответствию

Есть регуляции и для того, как делаются вещи, и для того, как часто. Модуль ППР в функционально богатой CMMS гарантирует, что эти задачи выполняются по расписанию и ничего не забывается. Например, учреждения для пожилых с пациентами, страдающими деменцией, требуют очень специфических функций безопасности. Поскольку пациенты под повышенным риском ухода с возможными катастрофическими последствиями, крыло защищено специальными «запутанными замками». Опекуны могут легко их запирать и открывать, пока пациенты не могут — потому что они не выглядят как замки, а движущиеся части хитро скрыты. Если один ослабеет, настойчивые пациенты могут открыть его довольно легко. CMMS-поддерживаемая программа ППР гарантирует регулярную проверку и затяжку этих замков.

Хорошая CMMS делает ППР, как и обычные нерегламентированные заказы, полными информации для помощи техникам делать вещи вовремя и правильно, включая:

• Полную историю заказов на работу актива
• Связанные детали и материалы
• Детальные пошаговые инструкции
• Цифровые версии руководств O&M (эксплуатации и обслуживания)
• Настраиваемые чек-листы
• Интерактивные планы этажей

Гибкое принятие с насыщенными данными заказами на работу

Следить за регуляторными изменениями так сложно, что учреждения для пожилых часто имеют выделенных комплаенс-офицеров. Даже для учреждений с офицерами, объявления о вакансиях высоких административных должностей всё равно обычно требуют от кандидатов сильного рабочего знания применимых законов.

К счастью, от начальника отдела ТО не ожидают энциклопедического знания последних правил. Например, не ожидают, что вы наизусть знаете федеральные регуляции по пожарной безопасности (которые, кстати, в Книге жизни Joint Commission/NFPA. Даже только PDF версия выглядит тяжелой).

Но от вас ожидают эффективную коммуникацию вашим техникам любых изменений в политиках и лучших практиках отдела ТО, являющихся результатом новых законов. Когда появляется новое федеральное правило о том, как и как часто тестировать пожарные сигнализации, вам нужно информировать команду и затем принудительно применять новые политики.

Хорошее ПО для управления обслуживанием больницы делает это намного проще. Без CMMS вам, возможно, пришлось бы созвать общее собрание для рассмотрения изменений. Или разослать email и надеяться, что все прочитают и поймут. С CMMS достаточно обновить некоторые заказы в существующем графике ППР. Просто изменив частоту ППР и обновив настраиваемые пошаговые инструкции, вы гарантируете, что техники следуют всем новым правилам.

Насколько трудно изменить ППР? Вообще не трудно, и одна из главных причин — хорошая CMMS опирается на облачную базу данных, делая её актуальной и доступной с любого мобильного устройства. Вместо работы с легко теряющимися бумажками или миллионом версий одного файла таблицы, каждый, обращающийся к CMMS, смотрит на самую актуальную версию данных. Никогда не нужно беспокоиться о том, что техники случайно используют старую, устаревшую копию формы или файла.

Пользовательские автоматически генерируемые отчеты

Соответствие имеет две части. Есть часть — быть соответствующим. И затем равно важная — доказывать это. Полнофункциональная CMMS делает обе части гораздо легче.

Возьмем базовый пример. Нужно найти среднее время, затрачиваемое техниками на закрытие заказов. Посмотрим только на нерегламентированные заказы — по сути отвечаем на вопрос «Сколько времени нужно починить что-то после того, как кто-то заметил, что оно сломано?» Без CMMS сначала нужно собрать все нерегламентированные заказы. С бумагой или таблицами — всё зависит от того, насколько вы организованы. Может быть, все бумаги в аккуратной стопке или все файлы правильно названы и сохранены в одной папке. Если нет — реальный вызов найти все клочки бумаг и отдельные файлы. Худшее — продираться по почте в поисках файлов, что теперь существуют только как вложения.

Допустим, нашли все. Следующий шаг — пройти по ним по одному, вычисляя время между созданием и закрытием. С таблицами может быть немного легче, но в любом случае — довольно много кликов и печати. Последний шаг — попытка распечатать всё, что означает перестановку и изменение размера столбцов миллион раз, пытаясь вписать всё на одну страницу.

С CMMS — совершенно иначе. Отчеты настраиваемые и автогенерируемые. Не нужно отслеживать никакие номера. Всё уже в ПО, гарантированно точное и актуальное. CMMS делает всю математику за вас и даже печатает результаты, красиво отформатированные.

Дальнейшие шаги

Для учреждений для пожилых оставаться compliant — вызов; правил много и они меняются со временем. Кроме того, провал — серьезное дело. В лучшем случае — только штраф. В худшем — потеря качества жизни, травмы или хуже для некоторых из наших самых уязвимых. Это ужасно.

Хорошая полнофункциональная, данные-ориентированная ПО для управления обслуживанием больничных объектов делает соответствие намного легче. Если у вас её нет, или есть, но не дает обещанных результатов — сейчас время начать разговоры с провайдерами. Обязательно спросите, как они обрабатывают ваши данные. Как и в здравоохранении, хороший провайдер CMMS будет очень осторожен с чужой информацией. Это ваши данные и они всегда должны оставаться вашими. Провайдер просто будет заботиться о них за вас.