Мастерство CMMS KPI: повышение эффективности и достижение успеха

KPI (ключевые показатели эффективности) — это установка целей и отслеживание прогресса. По сути, ключевые строительные блоки успеха. Но как они работают и какие использовать?

Прежде чем иметь KPI, нужна цель. Как только цель есть, можно решить, какие KPI использовать для измерения успеха. Но будьте осторожны. Стоит внимательно посмотреть на саму идею «насколько хорошо вы делаете». Это часто не так просто, как просто «хорошо» или «плохо».

KPI для дальности и скорости

Например, вы можете отслеживать «время на гаечном ключе», с целью, чтобы техники тратили минимум 50% дня на активное закрытие заказов. Глядя на цифры, видите текущие 45% — вы хорошо работаете, верно? Вы близки к цели. Но сколько времени это заняло? Что если вы получаете только процент в год? Есть прогресс, но он занял очень много времени, и глядя вперед, готовы ли вы ждать пять лет, чтобы наконец достичь цели?

При определении успеха одного типа KPI обычно недостаточно. В этом примере у нас есть что-то, показывающее, насколько близки к цели, и что-то другое — как быстро движетесь к ней. Как в авто旅行. Один тип KPI говорит, как далеко вы проехали — это одометр. Другой — как быстро движетесь к цели — это спидометр. И оба нужны, чтобы действительно понять, как идет поездка.

Отстающие и опережающие KPI

Широко существует две категории показателей: отстающие (lagging) и опережающие (leading). Первый — тот, что приходит на ум при слове KPI; второй — менее очевиден, но не менее важен.

Отстающие индикаторы

Здесь используются исторические данные, чтобы увидеть, движетесь ли к цели или от неё. Если цель — похудеть или увеличить количество отжиманий, вы смотрите на свой вес или рекорды отжиманий за последние месяцы, строите график и смотрите на линию тренда.

Все идет вверх! Голубая линия тренда показывает общий рост.

Для похудения нужна линия вниз, для отжиманий — вверх. Используя отстающие индикаторы, можно примерно предсказать, когда достигнете цели. Не точно, но если всё останется прежним — будет хорошее представление о будущем. Помните: для отстающих KPI — один на цель. Хотите похудеть — KPI это вес. Хотите больше отжиманий — KPI это максимум отжиманий.

Опережающие индикаторы

Здесь отслеживаете всё, что нужно делать для достижения цели. В отличие от отстающих, где обычно один на цель, теперь — коллекция. Для похудения можно включить KPI по потребленным и сожженным калориям, времени в зале, которое можно подразделить на кардио и силовые, и даже часы сна в ночь. Не отслеживаете абсолютное движение к цели. Вместо этого смотрите на то, что вы знаете — помогает достичь её.

Поскольку вряд ли ваша работа — следить за талией и становиться мастером отжиманий, рассмотрим быстрый конкретный пример из производства. Цель — минимальное количество нерегламентированных заказов на работу для крупного критического пресса. Отстающий KPI прост: количество нерегламентированных заказов на этот пресс. Чем ниже, тем лучше. Для опережающих KPI можно отслеживать количество пропущенных ППР. Сколько раз пропускались плановые визуальные осмотры? Сколько раз пропускали тестирование и замену смазки? Возможно, техники нуждаются в специфическом обучении перед ППР на прессе. Другой опережающий KPI — количество техников, прошедших это обучение.

KPI, которые действительно важны

Какие KPI важнее всего? Зависит от того, что вам важно и что хотите улучшить. В конце хороший KPI — тот, который улучшает поведение людей. Заставляет пересмотреть, как они работают, переводя из обычных практик в лучшие.

Просто не увлекайтесь. Сначала может быть длинный список, но его стоит сузить. С хорошей CMMS KPI легко настроить, но в некоторых случаях отслеживание KPI может означать настройку новых способов сбора данных. Пример: хотите похудеть, но перед настройкой KPI для отслеживания прогресса сначала нужно пойти в магазин и купить весы. Другой пример: нужен KPI по количеству циклов насоса. Есть ли надежный точный способ сбора этих данных, или придется инвестировать в новое оборудование?

Если не можете решить или не уверены, какие лучше для ваших операций, можно всегда начать с более стандартных KPI.

KPI «классика»

Ваш финальный список KPI определится вашей отраслью, специфическими обстоятельствами и потребностями. И может меняться со временем при доработке, достижении целей и установке новых. Но при старте лучше пойти с более распространенными KPI. Одно преимущество — для распространенных существует «мировой класс» стандарта, установленный со временем через прямой практический опыт. Не обязательно использовать стандарты «мирового класса» как начальные цели, но хорошо держать их в уме как бенчмарк.

MTBF

Для этого и следующего есть целый пост, объясняющий различия, как использовать и почему важны.

Кратко: среднее время между отказами (MTBF) — как долго актив работает до необходимости ремонта. Не замены, а ремонта. Важно, потому что используется только для ремонтопригодных активов.

Берите общее число часов работы актива, число отказов и время на ремонт после каждого. Затем делите общее число часов работы на общее число отказов. Не включайте время оффлайн для ППР. Если кажется много для удержания в голове — потому что так и есть. Для полного объяснения см. оригинальный пост. А для реальной настройки и отслеживания — возьмите хорошую CMMS.

MTBF говорит многое, включая:

• насколько хорошо техники делают ремонты
• насколько осторожно операторы используют актив
• насколько эффективно ваши ППР ловят проблемы рано

MTTF

Как долго прослужит лампочка? Это среднее время до отказа (MTTF): как долго что-то идет до замены. В отличие от MTBF, здесь смотрим только на активы, которые нельзя починить, только заменить. Для MTTF нужно несколько одинаковых предметов. Допустим, пять лампочек прослужили 30, 31, 30, 35 и 25 часов. MTTF — сумма делённая на пять: чуть больше 30 часов.

MTTF говорит, что стоит сменить бренд лампочек. Цифры ужасны. Обычно, чтобы улучшить этот KPI, нужно покупать предметы лучшего качества. Лучшая фраза из старого поста: «Это ваш KPI — получаете то, за что платите».

Задержка обслуживания (Maintenance backlog)

Все растущая куча заказов, которые техник должен закрыть. На первый взгляд кажется, что нужно нулевое задержку, но очень низкий KPI здесь на самом деле говорит о вероятном переизбытке персонала.

Процент планового обслуживания (PMP)

Отделы ТО имеют много причин уйти от неопределенности реактивных заказов и всего стресса и затрат, что с ними идет. Профилактическое обслуживание гарантирует, что проблемы обнаруживаются и устраняются до роста в бюджетные проблемы.

PMP показывает, какой процент всех заказов — это ППР. Чем выше число, тем лучше. Стандарт мирового класса — около 80%.

Соответствие профилактическому обслуживанию (PMC)

Похоже на PMP, но иначе. Здесь смотрите, сколько ППР закрыто. Если число высокое — программа ППР соблюдается. Если 100% — возможно, пора добавить больше ППР в график; ресурсы позволяют.

Низкое число означает, что программа ППР не соблюдается, и в будущем это потянет вниз PMP тоже.

Дальнейшие шаги

Если у вас нет CMMS — возьмите её. Ничто не сделает отслеживание KPI легче, чем интуитивная, удобная CMMS. Не уверены, стоит ли CMMS? Можно рассчитать ROI CMMS с нашим калькулятором ROI. Получите представление, как математика сработает в вашу пользу. Если CMMS есть, но не дает обещанного — возьмите новую. В любом случае, при разговоре с провайдерами спрашивайте про KPI. Хотите решение, делающее отслеживание и отчетность простыми.

Если CMMS уже есть, KPI — отличный способ усилить инвестиции. Если любите свою CMMS, но не знаете, как использовать для KPI — звоните провайдеру и просите дополнительное обучение. Не стесняйтесь. Хороший провайдер хочет, чтобы вы извлекли максимум из продукта.