Ключевые функции CMMS по мнению менеджеров объектов: Инсайты из опроса Hippo

Hippo CMMS провел трехмесячный опрос 100 менеджеров объектов для выявления требований современных специалистов к ПО CMMS с интересными результатами. Участников просили ответить на пять ключевых вопросов:

1. В каком состоянии их непосредственный отдел технического обслуживания?
2. Как устроены их операции?
3. Каковы главные причины внедрения CMMS?
4. Какие атрибуты и функции CMMS наиболее важны?
5. Когда планируют внедрять CMMS?

Резюме выводов ниже.

Текущее состояние отделов технического обслуживания

Один из самых показательных выводов: чуть менее половины респондентов (45%) используют ручные методы документирования — Excel, бумага и карандаш, стикеры, цепочки email — для отслеживания и управления операциями ТО.

Главная проблема ручного учета — отсутствие централизованной системы, что ведет к конфликтующим данным, ошибкам и устаревшей информации. Идеально современные отделы ТО оптимизируют операции и коммуникацию через централизованную систему учета всех аспектов базы данных обслуживания.

Данные критичны для измерения прогресса относительно бенчмарков. Фонд Международной ассоциации управления объектами (IFMA) опубликовал руководство «Бенчмаркинг для специалистов по объектам», подчеркивающее необходимость не только данных, но и методов их сбора и анализа в единой системе. «Часто специалисты по объектам, заинтересованные в бенчмаркинге, начинают с того, что хотят измерять. Наиболее популярные примеры — использование пространства и энергопотребление или затраты», — говорится в отчете. Отсутствие эффективной надежной отчетности — главная преграда для объектов, продолжающих полагаться на ручной учет, делающая амбициозный бенчмаркинг и измерение производительности крайне сложными.

Другие интересные выводы:

• В отделах ТО в среднем 11 сотрудников.
• Большинство оценивают свой отдел как «так себе» по степени оформленности (по шкале от «совсем не оформлен» до «идеально оформлен» — большинство в середине).
• 16% заявили, что их отдел «совсем не оформлен».

Неудивительно, что многие современные отделы борются за эффективность. Отсутствие четких процессов, протоколов и систем приводит к хаосу, неудовлетворяющему потребности организации, и делает бенчмаркинг для достижения целей практически невозможным.

Как выглядят современные отделы ТО?

Более трети респондентов (35%) управляют одним объектом, 27% — семью или более. Остальные:

• 5% — 5–6 объектов
• 8% — 4 объекта
• 5% — 3 объекта
• 16% — 2 объекта

Даже при одном объекте часто бывает два и более зданий в зоне ответственности отдела.

Компании не статичны. Организация с одним объектом в этом году может иметь пять через два года. По отчету Global Industries Analytics, глобальный потенциал рынка управления объектами к 2020 г. достигнет $698,8 млрд. Это подчеркивает важность технологий вроде CMMS, эффективно масштабирующихся с ростом организации, и возможности сравнения данных между объектами.

Главные причины внедрения CMMS

Большинство (84%) согласны: проактивное ремонтное обслуживание важно для современных организаций — главная причина внедрения CMMS. 83% назвали простые формы наряд-заказов решающим фактором.

Почти три четверти (74%) хотят простое отслеживание и управление оборудованием, активами и инвентарем.

Кроме того, к 2015 г. 75% рабочей силы составят миллиаллы — поколение, выросшее в цифровую эпоху. Устаревшие практики вроде ручного учета кажутся им архаичными. Они привыкли опираться на данные для улучшения производительности, поэтому CMMS-решения необходимы для удержания и развития технологично ориентированных кадров.

Наиболее важные функции CMMS

Участники опроса выделили ключевые функции:

• 74% — удобство использования (user-friendliness) — ключевая фича.
• 0% — не считают удобство использования «совсем неважным».
• 46% — качественная техподдержка — крайне важна.
• 44% — предпочитают CMMS с возможностями управления оборудованием и активами.
• 39% — календарный интерфейс для просмотра графиков работ — одна из важнейших функций.
• 32% — предпочитают решение с мобильным приложением для удобного доступа.

SMGlobal выделяет другие важные функции: повторно используемые шаблоны задач для частых работ (нет необходимости создавать заново), гибкое планирование задач — повторение в тот же день/время каждую неделю/месяц или триггеры на основе условий (завершение другого наряд-заказа, изменение показаний счетчиков, аварийные пороги).

Бэклог обслуживания позволяет отслеживать просроченные, ожидающие и незавершенные наряды. Автоматизированная отчетность упрощает отправку данных и ключевой статистики заинтересованным сторонам. Генерация отчетов о поломках оборудования упрощает выявление корневых причин сбоев. Историческое или реальное сравнение проблем и данных по производительности и затратам дает действенные инсайты для планирования профилактического обслуживания, закупки запчастей и замены оборудования, позволяя менеджерам оптимизировать производительность.

При выборе CMMS менеджеры, ранее использовавшие ручные процессы, могут ориентироваться на базовую отчетность и функционал. Стоит глубже изучить продвинутые возможности, чтобы определить, какие приложения и функции лучше всего обслужат растущую организацию. FacilitiesNet рекомендует создавать команду по выбору CMMS для получения разнообразных перспектив и использовать систематический процесс подбора.

Сроки внедрения

Всего 3% респондентов считают внедрение CMMS долгосрочной целью. 40% планируют внедрить за 1–3 месяца, 20% — за 3–6 месяцев.

Опрос указывает: идеальный временной рамки — средний диапазон, от 1 до 6 месяцев, «так как и вендор, и клиент имеют достаточно времени на сбор и ввод данных, но не слишком много, чтобы проект не затянулся и не привел к выгоранию».

Эта временная шкала критична, учитывая желание многих респондентов оптимизировать учет активов, оборудования и инвентаря. CMMS в паре со штрихкодовыми ярлыками и решениями для маркировки активов обеспечивает автоматический сбор данных, что резко снижает ручной ввод, ошибки, повышает точность и эффективность, ускоряет задачи вроде отчетности по обслуживанию или комплаенсу.

Camcode предлагает кастомизированные CMMS-активные ярлыки и штрихкодовые этикетки для любого применения на вашем объекте: ярлыки LDAR и паровых ловушек, Metalphoto^® CMMS штрихкодные активные ярлыки для суровых сред и многое другое. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать больше о кастомизированном решении CMMS штрихкодных ярлыков для бесшовной интеграции с вашей CMMS.