Как офицеры закупок создают ценность в пяти ключевых областях

Закупки не всегда рассматривались как идеальный, гибкий стратегический партнер предприятия. Обременительные процессы источников, длительные циклы закупок и контрактирования, и пробелы в предметной экспертизе привели к разрыву между закупками и различными бизнес-юнитами, которым они служат.

Те из нас, у кого много лет опыта в закупках, знают, что есть значительное пространство для улучшения по всему процессу, особенно в области источников высокоценных, сложных услуг. Хотя потребительские технологии сделали гигантский скачок вперед и кардинально изменили все аспекты индивидуальных покупок и потребления, корпоративные источники и технологии, которые они используют, заметно отставали. Практически говоря, процессы и технологии закупок не менялись существенно десятилетиями.

Теперь, с добавленной способностью передовых технологий, включая искусственный интеллект и машинное обучение, динамика меняется. Эти достижения создают значительную возможность для главных закупочных офицеров и других лидеров закупок решить быстрый темп и требования глобальной бизнес-экосистемы.

Вооруженные беспрецедентными инсайтами, которые может доставлять ИИ, закупки оснащены, чтобы стать истинным стратегическим партнером для всех линий бизнеса, значительно улучшая определение услуг, идентификацию и оценку поставщиков, закупки и текущее управление. Быть стратегическим партнером означает изменение организационной культуры и практики, но трансформационные лидеры, которые делают это хорошо, уже доставляют новые и инновационные источники ценности для своих компаний и признаются своими коллегами в результате.

Мандат закупок исторически фокусировался на обеспечении управления, соответствия, непрерывности поставок и снижении затрат. Часто бизнес-заинтересованные стороны не смотрели на закупки для стратегического руководства, потому что они не чувствовали, что функциональные знания и экспертиза были там, чтобы встретить их цели и приоритеты. Пришло время для смены этой парадигмы. Закупки должны вовлекаться с бизнес-заинтересованными сторонами не потому, что это предписано, а потому что это приведет к более значительным результатам для бизнеса.

Закупки могут усилить каждую бизнес-функцию, обеспечивая, что команды могут легко и цифровым способом определять даже свои самые сложные потребности, выносить их на рынок и легко находить, сравнивать, вести переговоры, присуждать и заключать контракты с лучшими поставщиками для их нужд.

Есть пять определяющих моментов в пути источников, где закупки могут доставить большую ценность своим заинтересованным сторонам, усиливая внутренние партнерства и обеспечивая, что бизнес-функции достигают устойчивых результатов.

Область (Scope)

Первый определяющий момент — когда бизнес-заинтересованная сторона идентифицирует проблему или возможность, которую они хотят решить, используя стороннего поставщика. Часто в сегодняшней среде процесс начинается с нечеткого определения потребностей, или даже требования, определенного поставщиком вместо бизнес-заинтересованной стороны. Это приводит к тому, что закупки и потенциальные поставщики тратят значительное время и циклы, задерживая внедрение критически важной услуги. Закупки могут изменить эту динамику, используя силу передовых технологий, таких как ИИ, для руководства заинтересованных сторон через создание их требований быстрее, точнее и интуитивно. Когда требование захватывает все ключевые потребности заранее, все заинтересованные стороны экономят значительное время и циклы и избегают перепокупки или раундов изменений заказов позже.

Идентификация

Заинтересованные стороны должны быстро и эффективно идентифицировать поставщиков, которые могут доставить услуги, которые им требуются для достижения бизнес-приоритетов. Для этого закупки должны иметь возможность динамически выявлять высококвалифицированных поставщиков для любой данной потребности в любой данный момент. Они не могут ждать традиционного процесса RFI/RFP, искать в большой базе поставщиков или вендор-мастере, просить рефералы или рекомендации или полагаться исключительно на существующие отношения, чтобы найти лучшего поставщика.

Сравнение

Бизнес-заинтересованные стороны нуждаются в легком способе проведения побочного качественного сравнения и финансового анализа предложений поставщиков, которые они получают, чтобы они могли быстро оценить без предвзятости, какой поставщик лучше всего подходит для их конкретной потребности в услуге. Роль закупок не должна быть нормализацией данных и анализом таблиц. Это должна быть поддержка решений и коучинг заинтересованных сторон. Мы полностью привыкли к тому, что это делается для нас в потребительском мире, и должны ожидать не меньше в корпоративном мире.

Выбор

Значительное сокращение времени от определения области через выбор поставщика и обеспечение вовлеченности членов команды на протяжении всего процесса обеспечивает большую прозрачность и эффективность. Учитывая безумный темп бизнеса в цифровой экономике, традиционный месячный процесс проверки и квалификации поставщиков до подписания соглашений и начала реальной работы просто больше не жизнеспособен. Мы привыкли доверять цифровой информации для принятия критических личных решений о потреблении, и это должно быть стандартом в предприятии также.

Бесшовный procure-to-pay

У каждой компании есть множество партнеров, поставщиков и решений, с которыми она работает для решения конкретных бизнес-требований, и функция закупок не исключение. Критично, чтобы CPO выбирали лучшие в классе платформы и приложения, которые бесшовно интегрируются с их основными системами записи. С правильными цифровыми решениями на месте, CPO могут обеспечить, что методы достижения контроля; соответствия; бюджетного одобрения; и сопоставления счетов, одобрения и оплаты выполняются полностью автоматизированным способом. Просто нет роли для высокоспособных, образованных профессионалов закупок, вручную касающихся реквизиций, заказов на покупку, счетов или контрактов. Результат любого процесса источников, особенно сложных услуг, должен быть бесшовной и бесшовной настройкой, управляемой робототехнической автоматизацией процессов в корпоративной системе планирования ресурсов, чтобы опыт для бизнес-заинтересованной стороны и закупок продолжал быть простым, быстрым и прозрачным.

Компании быстро принимают и используют технологии для автоматизации транзакционной работы, предоставляя закупкам идеальную возможность. Используя силу автоматизации, трансформационные лидеры закупок и их команды могут быть более стратегическими и воздействующими, доставляя большую ценность своим бизнес-заинтересованным сторонам и компаниям через процесс источников. Закупки должны фокусироваться на высокоценных активностях, становясь доверенными советниками для своих заинтересованных сторон, выравниваясь с бизнес-целями и приоритетами и принося инновационные идеи и подходы к источнику услуг.

Мы уже видим драматический сдвиг в том, как закупки рассматриваются во многих компаниях, по мере появления большего числа трансформационных лидеров. Эти команды закупок имеют клиентоориентированное мышление и предоставляют платформы самообслуживания, которые дают заинтересованным сторонам способ быть более автономными, обеспечивая при этом соответствующий уровень управления и стимулируя последовательные процессы и результаты.

Мудро возглавляя цифровую переинженерию источников, лидеры закупок реинвентируют профессию и повышают её организационный статус как незаменимого бизнес-партнера и катализатора изменений по всей компании.

Кит Хаусман — главный директор по выручке в Globality.