5 ключевых метрик аналитики расходов для менеджеров по закупкам

Если вы недавно присоединились к организации или перешли в новую роль, прямо связанную с закупками, может быть сложно понять, с чего начать. Даже если вы в роли уже давно, вихрь ежедневной активности может отвлечь от сильного голистического взгляда на отношения вашей организации с базой поставщиков.

Существует сотни ценных метрик для лучшего понимания цепочки поставок вашей компании. Но как любой профессионал, у вас ограниченное время, и запросы отчетов могут отвлекать команду от критических активностей. Если вы в закупках и пытаетесь лучше понять товар или категорию, назначенные вам, понимание цифр особенно важно для сильного старта.

Вот топ-5 мер аналитики расходов, с определением, где их найти и каким влиянием они обладают на компанию:

Общие расходы по поставщикам (Total Vendor Spend)

С самого начала вам нужен надежный источник для отслеживания общих расходов по поставщикам (не включает вещи вроде выплат сотрудникам) и дата, позволяющая быть последовательным в отчетности. Манительно просто запускать отчеты по одобренным заказам на закупку, но это может не включать разные методы оплаты, такие как закупочные карты и поставщики, оплачиваемые как часть транзакции — не говоря уже о счетах, которые могли не быть оплачены.

Взаимодействуйте с финансовым партнером для определения корпоративного стандарта того, что считается расходом по поставщику, и выравнивания вашего числа с датами и категориями главной книги компании. Обязательно учтите множественные системы и корпоративную структуру, держа глаз на недавних слияниях или поглощениях. Это число, в котором вы должны быть тверды, особенно если собираетесь упоминать его в компании исполнителей. Это должно применяться ко всем следующим метрикам аналитики расходов как фундаментальное правило.

С общими расходами по поставщикам вы должны спросить себя: Насколько велик пирог? Сколько компаний он покрывает и сколько систем записи? Насколько сложно было его получить?

Эти ответы помогут вам понять сложности, которые закупки должны навигировать для достижения целей, и насколько трудно может быть применение политик к организации.

Если хотите действительно впечатлить, вы также должны знать, как это число стопроцентуется как процент от выручки вашей организации, и как это сравнивается с отраслевыми стандартами.

Прямые vs Косвенные расходы (Direct vs. Indirect Spend)

В простейших терминах, прямые расходы — это покупки, прямо включенные в продукты вашей компании, а косвенные — те, что не включены. Это широко понято в мануфактуринге и ритейле, но может быть сложнее определить в других отраслях, особенно сервисах. Если ваша компания выполняет обязательства перед клиентами через субподряд, или если продукт поставщика напрямую перепродается вашим клиентам, вы должны считать это прямым расходом. Прямые расходы должны закупаться более тщательно, в тесном сотрудничестве с дизайнерами продуктов, но могут представлять большие возможности при рассмотрении цепочки поставок. (Подходы Lean/Six Sigma часто дают отличные результаты). Очень важно, чтобы ваша команда закупок и сорсинга понимала влияние своих решений на качество продукта, который вы предоставляете клиентам.

Косвенные расходы — там, где вы можете взять на себя серьезные вызовы по экономии — вещи, которые ваша компания покупает для поддержки своих операций. Это часто менее отраслево-специфично и зрело для экономии, если вы используете маркетплейс. Старайтесь не фокусироваться только на стратегических расходах, но смотрите до самого низа отчета до вашего tail spend — 20% расходов, обычно размазанных по 80% ваших поставщиков.

Bottom line: вы должны понимать, какой процент ваших расходов прямой и косвенный, и уметь разбивать все следующие метрики для обоих.

Влияемые и Управляемые расходы (Influenceable and Managed Spend)

Влияемые расходы — это расходы, которые закупки имеют способность изменить, либо через переговоры, выбор других поставщиков или изменение спроса. Это в основном организационное решение, которое значительно варьируется между компаниями и лидерством. Платежи по кредитам, арендные платежи, компенсации сотрудникам, благотворительные пожертвования, почта, налоги и более могут попадать в области, которые лидерство пометило «за пределами» для закупок. Иногда это удивительный разговор, где предположения могут быть дорогостоящими.

Управляемые расходы — это объем расходов, над которыми закупки фактически имеют контроль. Обычно это определяется как расходы под контрактом, но на самом деле это представляет любую транзакцию, где закупки были вовлечены в сорсинг или переговоры.

Стратегические поставщики (Strategic Suppliers)

Стратегические поставщики — комбинация ваших самых высоких по расходам поставщиков и тех, от кого ваша компания зависит для доставки продуктов или услуг клиентам. Вы должны быть знакомы с общими расходами, предоставляемыми товарами, числом отделов, закупающих у поставщиков, и, самое главное, риском, который эти поставщики несут для операций вашей компании. Это те поставщики, чья производительность действительно важна для операций, безопасности и репутации вашей организации.

Минимум, ревьюйте поставщиков, предоставляющих 80% ваших покупок. Вы можете удивиться, как мало их. Оттуда вовлеките своих партнеров по рискам или бизнес-непрерывности, чтобы понять, как они думают о риске поставщика, и кого они считают наиболее критическими поставщиками для каждой организации или бизнес-юнита.

Хвостовые расходы (Tail Spend)

На другой стороне ваших данных стратегических поставщиков — хвост. Эти покупки представляют только 20% ваших расходов, но часто 80% или больше от количества ваших поставщиков. Хвост может быть и киллером продуктивности, и отличным способом сэкономить деньги. Есть ли способ лучше автоматизировать управление хвостовыми расходами и консолидировать поставщиков? Хвост — отличное место для поиска возможностей автоматизации.

Вопросы себе: Как ваша компания сейчас работает над управлением этим? Использует ли каталоги, и если да, действительно ли они снижают затраты? Сколько времени тратится на «проталкивание бумаг» для управления этими мелкими транзакциями?

Хорошие данные могут помочь компаниям сэкономить до 12% на хвостовых расходах. Но независимо от вашей области расходов, понимание топ-метрик аналитики расходов позволит вам принимать более умные закупочные решения и митигировать риски.

Эрин МакФарлан — глава стратегии и исполнения в Fairmarkit.