Работа на дому улучшила закупки ИТ-услуг

Пандемия COVID-19 требует удаленной работы в соответствии с требованиями социального дистанцирования. Изменения, вызванные пандемией, сохранятся и воплотятся в новую норму в постпандемическом мире.

Во время этого кризиса функция закупок была в центре внимания. Компании обращаются к своим командам по закупкам, чтобы повысить устойчивость своих цепочек поставок и улучшить сотрудничество с сотрудниками и другими заинтересованными сторонами.

ИТ-отрасли серьезно пострадали во время пандемии. Расходы ИТ-отраслей росли в совокупном годовом темпе примерно на 4,323% в 2020 году, поскольку глобальная рабочая сила в мгновение ока перешла на удаленную работу.

Функция закупок в ИТ-отраслях преимущественно косвенная и отвечает за закупку материалов, необходимых для повседневных операций.

Роль службы закупок в ИТ-отраслях была еще больше усилена благодаря заказу на удаленную работу, купленному в связи с пандемией. Группа по закупкам, отвечающая за то, чтобы все офисы были хорошо оборудованы для выполнения повседневных операций, отвечает за поддержку внутренних клиентов организации и предоставление им возможности работать из дома.

Долгосрочные изменения

Прошло больше года с тех пор, как ИТ-компании полностью перешли на модель удаленной работы. С тех пор отделы закупок этих компаний во многом преодолели негативное влияние удаленной работы на закупки. Краткосрочные эффекты включают расширение процесса закупок и временные задержки в обработке каждого заказа на закупку и запроса на закупку.

Однако долгосрочные изменения, которые ИТ-компании приняли, чтобы справиться со сложностями, вызванными удаленной работой, никуда не денутся, некоторые из них:

Смена категории . Заказ на удаленную работу привел к значительному смещению категории специалистов по закупкам с закупки канцелярских товаров на получение запросов сотрудников удаленно.

Традиционные методы закупок не позволяют справиться с этой сложной задачей удаленного обеспечения сотрудников необходимыми расходными материалами. Например, в мире перед пандемией, если сотрудник сообщает о неисправности своего портативного компьютера в ИТ-отдел, ИТ-отдел направляет в отдел закупок заказ на поставку расходных материалов, необходимых для ремонта портативного компьютера, группа закупок проверяет наличие на складе. и выдает заказ на поставку в пункт связи с поставщиками.

Компьютер починят за два дня или меньше. После заказа удаленной работы та же проблема с ноутбуком становится сложной проблемой.

Например, после заказа на работу на дому отделу закупок Microsoft пришлось переосмыслить функцию непрямых закупок, которая раньше выполнялась вручную, чтобы справиться со значительным всплеском объема запросов сотрудников от 168 000 человек.

Чтобы решить эту проблему, Microsoft использует функцию автоматизированных закупок для создания домашних офисов для своих сотрудников, обрабатывая 70% всех запросов сотрудников в 20 разных странах.

Изменение приоритетов расходов . Во всем мире предприятия страдают от падения спроса даже после пика пандемии из-за своих инвестиционных приоритетов. Его последствия будут включать меньшую ликвидность для фирм, которым может потребоваться оптимальное решение с помощью эффективных методов управления денежными потоками.

Отделы закупок должны переосмыслить свои функции закупок, чтобы позволить изменить приоритеты расходов, инвестируя в такие технологии, как возможности документирования и цифровые подписи. Они сталкиваются с растущими проблемами, в частности, с сохранением притока денежных средств, с учетом изменений в функциях цепочки поставок и непредсказуемым прогнозированием спроса.

Даже после ослабления пандемии спрос, вероятно, останется подавленным, и компаниям, возможно, придется столкнуться с проблемой неликвидности. Следовательно, ответственное изменение приоритетов инвестиций при оцифровке функций закупок, таких как обработка счетов, позволяет облегчить ситуацию в таких ситуациях, как пандемия.

Основной задачей отделов снабжения ИТ-компаний на ближайшие месяцы будет повышение производительности труда сотрудников с помощью расширенной автоматизации и технологий. Отдел закупок должен оптимизировать оборотный капитал и ликвидность, переходя на нулевое бюджетирование.

Автоматизация . Порядок удаленной работы в связи с пандемией ускорил внедрение автоматизированных решений по закупкам, которые уже рассматривались руководителями закупок. Цифровизация является важным средством коммуникации и сотрудничества между различными подразделениями организации, поскольку работа на дому становится новой нормой.

Обработка сотен запросов сотрудников на расходные материалы вручную практически невозможна при удаленном заказе на работу. Решение для автоматизированных закупок может улучшить видимость данных и обеспечить большую гибкость в организации и в расширенных сетях поставок.

Высокоэффективные отделы закупок, скорее всего, первыми применили автоматизацию закупок. По данным Deloitte, наиболее эффективные CPO в 18 раз чаще используют облачные решения для закупок и в 10 раз чаще используют решения для автоматизации процессов (RPA).

Команды по закупкам могут использовать облачные решения для закупок, чтобы создать комплексное решение, которое будет получать запрос сотрудников, сопоставлять его с доступным инвентарем, а также автоматически создавать и утверждать заказ на поставку.

Автоматизация закупок также может быть использована для разработки системы поддержки, которая поможет сотрудникам и поставщикам, работающим удаленно, повысить удовлетворенность сотрудников, что будет играть решающую роль в повышении производительности при удаленной работе. Кроме того, облака автоматизации помогают менеджерам удобно управлять поставщиками и устранять случаи мошенничества.

Изменения процесса

Поскольку удаленная работа становится новой нормой, риски кибербезопасности для ИТ-компаний значительно возросли.

Компании должны определить критически важные функции, которые должны оставаться на месте. Необходимо переосмыслить политику и процессы закупок, чтобы они поддерживали новые операционные структуры ИТ-компаний. Отделы снабжения должны использовать инструменты автоматизации для внесения необходимых изменений в процесс, чтобы они облегчили работу на объекте и позволили другим сотрудникам работать из дома.

Политика закупок должна быть реструктурирована, чтобы она была в большей степени ориентирована на человека, поскольку стремление к большему коллективному благополучию может помочь повысить устойчивость цепочки поставок компании и тем самым помочь сотрудникам, работающим удаленно, обеспечить непрерывность бизнеса в целом.

Функция автоматизированных закупок, ранее использовавшаяся для оснащения домашних офисов сотрудников, теперь также может использоваться для мобилизации структур поддержки для сотрудников и обеспечения устойчивости экосистемы, предоставляя поставщикам доступ к той же структуре поддержки.

Мохаммед Кафил - консультант по закупкам в Kissflow Procurement Cloud.