Удаленная работа: постоянная трансформация IT-закупок

Пандемия COVID-19 привела к приказу об удаленной работе для соблюдения требований социального дистанцирования. Изменения, принесенные пандемией, здесь надолго и проявятся в новой нормальности постпандемийного мира.

Функция закупок была в центре внимания во время кризиса. Компании смотрят на свои команды закупок для построения устойчивости в цепочках поставок и усиления сотрудничества с сотрудниками и другими стейкхолдерами.

IT-отрасли пострадали значительно во время пандемии. Расходы IT-отраслей выросли на сложный годовой темп ~4,323% в 2020 году, когда глобальная рабочая сила переключилась на удаленную работу за ночь.

Функция закупок в IT-отраслях преимущественно косвенна и отвечает за закупку поставок, необходимых для повседневных операций.

Роль закупок в IT-отраслях была еще более усилена из-за приказа об удаленной работе. Когда-то отвечавшая за то, что все офисы хорошо оснащены для повседневных операций, команда закупок теперь отвечает за поддержку внутренних клиентов организации и обеспечение их работы из домов.

Долгосрочные изменения

Прошло более года, с тех пор как IT-компании полностью переключились на модель удаленной работы. С тех пор команды закупок преодолели большинство негативных влияний удаленной работы на закупки. Краткосрочные эффекты включают расширение процесса закупок и задержки во времени обработки каждого заказа на покупку и запроса на покупку.

Однако долгосрочные изменения, которые IT-компании приняли для справления с сложностями, вызванными удаленной работой, здесь надолго, некоторые из которых:

Сдвиг категорий

Приказ об удаленной работе вызвал значительный сдвиг категорий для команды закупок — от закупки офисных принадлежностей к получению запросов сотрудников удаленно.

Традиционные практики закупок не оборудованы для решения этой сложной задачи предоставления сотрудникам нужных поставок удаленно. Например, в допандемийном мире, если сотрудник сообщал о неисправности ноутбука IT-отделу, IT пересылал заказ на закупку поставок для ремонта, команда закупок проверяла наличие на складе и выпускала заказ поставщику. Компьютер чинили за два дня или меньше. После приказа об удаленной работе та же проблема с ноутбуком становится сложной.

Например, после приказа о работе из дома, команда закупок Microsoft должна была переосмыслить функцию косвенных закупок, ранее выполняемую вручную, чтобы справиться с значительным скачком объема запросов сотрудников от 168 000 человек.

Для решения этой проблемы Microsoft использует автоматизированную функцию закупок для настройки домашних офисов сотрудников, обрабатывая 70% всех запросов сотрудников в 20 разных странах.

Переприоритизация расходов

Глобально бизнес страдает от подавленного спроса, даже после пика пандемии, из-за приоритетов инвестиций. Последствия включают меньшую ликвидность для фирм, которые могут потребовать оптимальное решение через эффективные практики управления денежными потоками.

Команды закупок должны переосмыслить свои функции для обеспечения переприоритизации расходов инвестированием в технологии вроде возможностей документирования и цифровых подписей. Они сталкиваются с ростом вызовов, особенно в сохранении притока наличных, работе с изменениями в функциях цепочки поставок и непредсказуемом прогнозировании спроса.

Даже после ослабления пандемии спрос, вероятно, останется подавленным, и компании могут столкнуться с неликвидностью. Поэтому ответственная переприоритизация инвестиций в оцифровку закупочных функций, таких как обработка счетов, облегчает ситуации вроде пандемии.

Основная цель команд закупок IT-компаний на ближайшие месяцы — повышение продуктивности сотрудников с усиленной автоматизацией и технологиями. Команда закупок должна оптимизировать оборотный капитал и ликвидность, принимая нулевое бюджетирование.

Автоматизация

Приказ об удаленной работе ускорил внедрение автоматизированных решений закупок, которые уже рассматривались лидерами закупок. Цифровизация — важный эйблер коммуникации и сотрудничества между разными функциями организации, пока работа из дома становится новой нормальностью.

Ручная обработка сотен запросов сотрудников на поставки практически невозможна с приказом об удаленной работе. Автоматизированное решение закупок может улучшить видимость данных и обеспечить большую гибкость в организации и по расширенным цепочкам поставок.

Высокопроизводительные отделы закупок, скорее всего, ранние приверженцы автоматизации закупок. По Deloitte, самые эффективные CPO в 18 раз чаще используют облачные решения закупок и в 10 раз чаще внедряют решения RPA (роботизированная автоматизация процессов).

Команды закупок могут использовать облачные решения для построения end-to-end решения, которое получает запрос сотрудника, сопоставляет с доступным инвентарем и автоматически генерирует и одобряет заказ на покупку.

Автоматизация закупок также может использоваться для разработки системы поддержки, помогающей сотрудникам и поставщикам, работающим удаленно, улучшая удовлетворенность сотрудников, что сыграет критичную роль в повышении продуктивности во время удаленной работы. Кроме того, облака автоматизации помогают менеджерам удобно управлять вендорами и устранять мошенничество.

Изменения процессов

По мере того как приказ об удаленной работе становится новой нормальностью, риски кибербезопасности значительно выросли для IT-компаний.

Компании должны определить критические функции, которые должны оставаться на месте. Политика и процессы закупок должны быть переосмыслены для поддержки новых операционных структур IT-компаний. Команды закупок должны использовать инструменты автоматизации для внесения необходимых изменений процессов, чтобы они облегчали работу на месте и позволяли другим сотрудникам работать из домов.

Политики закупок должны быть перестроены более человеко-центрично, так как приверженность коллективному благополучию может помочь построить устойчивость в цепочке поставок компании, и тем самым помочь сотрудникам, работающим удаленно, для общего обеспечения непрерывности бизнеса.

Автоматизированная функция закупок, ранее использовавшаяся для оснащения домашних офисов сотрудников, теперь также может использоваться для мобилизации структур поддержки для сотрудников и обеспечения устойчивости экосистемы, предоставляя поставщикам доступ к той же структуре поддержки.

Мохаммед Кафил — консультант по закупкам в Kissflow Procurement Cloud.