Мастерство рабочих инструкций: 5 проверенных практик для ясности и эффективности

Любая организация опирается на эффективную и качественную документацию для работы, развития и достижения непрерывного улучшения. В промышленности ключевые документы различной природы, среди которых рабочие инструкции — настоящие репозитории для всех актеров компании: рабочих, новичков, мастеров, менеджмента и принятия решений.

Но как гарантировать, что инструкции, которые нас просят создать, эффективны и используются? Как их писать? Вот 5 лучших практик для достижения эффективных рабочих инструкций…

1. Держите это простым!

Простота и эффективность часто идут рука об руку в промышленном мире. В двух словах, это подразумевает освобождение документа от любой лишней информации, данных, загромождающих носитель. Но также и риски, которые могут сбить пользователя с толку, вводя в заблуждение или ошибку.

Также нужна стандартизированная минималистичная структура в процессе создания, включающая только элементы рабочих инструкций и интеграцию необходимых ссылок.

2. Пишите чёткие и точные документы

Чёткость и точность. Два слова, которые нужно запомнить для улучшения и оптимизации эффективности, времени и снижения возможности ошибок. Вам придётся описывать операции и рабочую процедуру, которая будет выполняться через чёткие и точные визуальные материалы, чтобы устранить любые интерпретации со стороны читателя, который таким образом действительно направляется в выполнении своей миссии на своём месте.

Это также позволяет ещё больше прояснить и упростить связи между операциями во всех их аспектах: задействованные посты, ожидаемое время прохождения на каждом посту, порядок интервенции для каждого поста, условия связи, средства перемещения со станции на станцию. Иными словами, чёткость и точность облегчают рабочую процедуру.

3. Откажитесь от бумаги!

Опора на носители, которые одновременно надёжны, практичны и легко обновляемы, жизненно важна для членов компании. Цель — снизить или даже устранить ошибки, сбои и дефекты, особенно из-за документов, оставшихся в старых версиях без ревизии. Нужно быть чётким в одном. Неоспоримо, что использование классического бумажного формата больше не может удовлетворять такие требования. Цифровые носители уже несколько лет пользуются предпочтением, и это по нескольким причинам: централизация информации, включая более легкий доступ к ней, особенно для мобильных экранов (планшеты, смартфоны…), и, главным образом, по соображениям безопасности.

Принятие актуального безбумажного / демaterialизированного подхода для создания рабочих инструкций отвечает тем же регуляторным требованиям и той же логике оцифровки рабочих сред, характеризующей Индустрию 4.0.

4. Сделайте рабочие инструкции одним из столпов системы качества компании.

SQM (Система менеджмента качества), определённая стандартом ISO 9001, фокусируется на разработке, поддержании и типах обслуживания для эффективной качественной документации. Рабочие инструкции — один из ключевых компонентов качественной документации. Упомянутый выше стандарт символизирует это в виде документальной пирамиды, на вершине которой находится руководство по качеству. Именно поэтому рабочие инструкции становятся столпами способности организации достигать своих измеримых качественных целей и обеспечивать эффективность.

5. Поставьте себя на место пользователя

Когда вы создаёте рабочую инструкцию, кажется очевидным думать о человеке, который будет её просматривать и развёртывать. Только встав на место пользователя, но и вовлекая его в разработку и учитывая его наблюдения, собранные в поле, можно написать настраиваемый документ по предмету максимально близкий к реальности.

6. (Бонус) Используйте ПО для цифровых рабочих инструкций

Один правильный способ написать эффективные рабочие инструкции — использовать специализированное ПО. Picomto — это ПО для цифровых рабочих инструкций, позволяющее создавать визуальные и интерактивные рабочие инструкции. Не стесняйтесь обращаться к нашему эксперту для получения дополнительной информации о нашем решении.