Проблемы обновления бумажных рабочих инструкций в современных промышленностях

Ключевой элемент промышленной документации, режим эксплуатации — базовая поддержка, позволяющая операторам быть направленными в выполнении задач, присущих их соответствующим работам. Поэтому жизненно важно для компании, что эти документы не только идеально ясны и читаемы, но также свободны от любых ошибок, которые привели бы к несоответствиям в выполнении операций.

Обновление бумажных рабочих инструкций: потеря времени и энергии

Поскольку среда, в которой компания работает, эволюционирует и становится динамичной, так должен эволюционировать способ, которым она работает и производит. Рабочие инструкции не могут оставаться замороженными во времени, потому что они должны адаптироваться к приходу новых факторов: новых стандартов, новых инструментов, новых процессов, новых требований и т.д. Кроме того, ошибки или источники неэффективности и несоответствия могут быть детектированы в этих рабочих инструкциях, когда они применяются на месте.

Есть поэтому регулярные изменения, подлежащие внесению в эти операционные процедуры, что означает, что они должны быть обновлены каждый раз. Однако это очевидно серьезная проблема при работе с традиционными бумажными носителями.

Это означает, что все копии старых версий (тех, что не актуальны) рабочих инструкций должны быть удалены из обращения для обеспечения того, что ни один сотрудник все еще не использует их для выполнения своей работы. Следующий шаг — перепечатать носители, затем обеспечить, что все операторы имеют обновленные документы после валидации различными актерами, заинтересованными (менеджер производства, менеджер качества, операторы, которые также могут быть задействованы в этих обновлениях...). Все это мобилизует ресурсы (материальные и человеческие), энергию и время.

Поэтому невозможно обновить бумажные документы без того, чтобы было определенное количество потерь, не говоря уже об экологических последствиях, так как бумага — перерабатываемый материал, но представляет значительное количество потенциальных отходов.

Трудность управления и обеспечения безопасности документов

Поскольку корпоративная документация должна быть архивирована, легко представить объем документов для хранения и управления по мере их накопления. Они требуют выделенного пространства, с значительными материальными ресурсами (шкафы, архивные кабинеты, защита от износа и т.д.) и организационными ресурсами.

Обновление рабочих инструкций также ставит проблему безопасности и конфиденциальности. Проблема безопасности существует, так как любой бумажный носитель вероятно будет изменен или даже уничтожен в случае аварии, неправильной манипуляции или катастрофы (пожар, наводнение...). Насколько касается конфиденциальности, есть опасения о возможных утечках данных конкурентам, так как бумажные документы могут быть спрятаны и использованы неправильно.

Проблемы, которым факт перехода к цифровому приносит решения. Когда должным образом защищены, цифровизированные операционные процедуры менее уязвимы к этому риску раскрытия. Более того, рабочие инструкции, хранимые и доступные на цифровых носителях, не могут быть потеряны или уничтожены так же, как бумажные документы. Дематериализация также делает легче сделать новые, модифицированные и обновленные документы доступными. Они автоматически и быстро передаются на терминалы, используемые операторами на месте.

Picomto — ведущее европейское ПО для цифровых рабочих инструкций. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше.