Как написать полезную и эффективную стандартную процедуру обслуживания?

Техническое обслуживание является жизненно важным видом деятельности в отрасли. При правильной организации и применении это позволяет компании обеспечить удовлетворенность клиентов, поскольку она способна предоставить клиенту качественный продукт. Это также помогает сохранить свои ресурсы, гарантируя, что производственные ресурсы остаются работоспособными и эффективными, в частности, за счет сокращения времени простоя оборудования. Но эффективное обслуживание неизбежно требует разработки эффективных процедур обслуживания. .

Предлагайте контент, который актуален и адаптирован к контексту использования

Как и любая процедура, процедура, посвященная техническому обслуживанию, должна четко и полностью отвечать на все вопросы, которые могут возникнуть как у технических специалистов, ответственных за ее выполнение, так и у лиц, отвечающих за надзор и контроль.

Таким образом, процедура технического обслуживания должна отвечать на вопросы «кто», «что», «как» и «когда». Другими словами, в нем упоминается лицо или команда, назначенная для операции по техническому обслуживанию, точный характер операции, способ ее выполнения (режим работы) и дата, когда она должна быть выполнена. Этот последний пункт очень важен, когда речь идет о профилактическом обслуживании; процедура определяет количество рабочих часов, оборотов, повторений или проходов, из-за которых машина или один из ее компонентов может выйти из строя.

Поэтому сотрудник, ответственный за написание процедуры обслуживания, должен помнить, что содержание должно быть адаптировано к контексту человека, который будет его читать и использовать.

Сосредоточьтесь на визуальных элементах

Текстовое содержание процедуры обслуживания важно, но его не всегда достаточно, чтобы эффективно направлять пользователя в его работе.

Визуальные элементы обеспечивают дополнительную читабельность и значительно улучшают понимание информации и, следовательно, выполнение задачи.

Графики, фотографии, пояснительные диаграммы или даже видеоролики позволяют специалисту по обслуживанию лучше понять ситуацию и действия, которые необходимо предпринять. Поддержки, подобные логиграммам, с простыми и понятными символами и ссылками, являются важным подспорьем, начиная, например, и в контексте восстановительного обслуживания, с запроса на вмешательство при входе и заканчивая возвратом к обслуживанию при выходе. Такая диаграмма должна быть эффективной и исчерпывающей за счет схематизации каждого шага технического обслуживания и различных вариантов (что делать, если проблема устранима, какое альтернативное решение, есть ли деталь на складе и т. д.), а также сопутствующие действия (запрос на покупку деталей при необходимости, отчет о вмешательстве в конце операции и т. д.).

Адаптация для мобильных терминалов

Составление процедуры обслуживания также выполняется с учетом средств массовой информации, с которых к ней будет обращаться пользователь. Для специалиста по техническому обслуживанию возможность доступа к процедуре со своего мобильного устройства, несомненно, является преимуществом, поскольку это позволяет ему быстрее и проще находить нужную ему информацию, при этом его руки остаются свободными для выполнения его работы, а оптимизированные, даже интерактивные визуальные элементы.

Процедура обслуживания, доступная со смартфона, значительно облегчает ее выполнение и контроль. Его проработка требует учета специфики такого формата: быть лаконичным, чтобы не заставлять оператора бесконечно листать страницы, не тормозить отображение слишком большими элементами и т. д.