Как отслеживать расходы на обслуживание и управлять ими

Высокие затраты на обслуживание физических активов могут нанести ущерб успеху бизнеса. Они увеличивают ваши операционные расходы и уменьшают вашу прибыль. Однако без исправно работающего оборудования невозможно вести бизнес. Единственное решение - это выяснить, как контролировать расходы на техническое обслуживание.

Для этого вам необходимо глубокое понимание своей деятельности по техническому обслуживанию. Какие действия и активы требуют наибольших затрат и почему? Как точно отслеживать затраты на обслуживание как на уровне всей организации, так и на уровне отдельного актива?

Читай дальше что бы узнать.

Стоимость обслуживания

Стоимость обслуживания представляет собой все расходы, которые являются результатом ваших усилий по поддержанию физических активов в оптимальном рабочем состоянии. Неважно, является ли этот актив автомобилем, арендуемым имуществом, генератором или циркулярной пилой - если он требует регулярного обслуживания, он повлечет за собой расходы на техническое обслуживание.

Производство, авиация и строительство. , среди многих других отраслей с тяжелыми активами, у них есть очень сильный стимул держать под контролем свой бюджет на техническое обслуживание. Отслеживание затрат на техническое обслуживание - один из способов, которые они используют для оценки эффективности соответствующих отделов технического обслуживания. В этом смысле стоимость обслуживания часто считается важным KPI (ключевым показателем эффективности) обслуживания.

Как правильно думать о стоимости обслуживания

Когда дело доходит до технического обслуживания, многие владельцы бизнеса ошибаются. Они думают об этом только как о центре затрат (операции, которые напрямую не увеличивают прибыль). Это приводит к тому, что они постоянно требуют от директоров и менеджеров по техническому обслуживанию снизить общие затраты на техническое обслуживание, даже если это не отвечает долгосрочным интересам их организации.

Правильный подход к техническому обслуживанию - это как вложение. Выполняя работы по техническому обслуживанию, вы не теряете деньги, вы вкладываете их в свое оборудование. Вы тратите деньги на повышение производительности и срока полезного использования ваших активов, а также на сокращение количества задержек в производстве в ближайшие месяцы и годы - и то, и другое в конечном итоге увеличит вашу прибыль.

Специалисты по техническому обслуживанию всегда должны будут работать в рамках своего бюджета. Чтобы иметь хоть какой-то шанс на успешное управление расходами на техническое обслуживание, им необходимо понимать, какие факторы влияют на их счета за техническое обслуживание.

Что входит в расчет общей стоимости обслуживания?

Реальная стоимость актива - это не только его покупная цена. Когда отдел покупает новое оборудование, он также должен учитывать текущие расходы на техническое обслуживание и ремонт. Средняя стоимость текущего обслуживания может значительно отличаться от одного актива к другому. Сколько требуется регулярного технического обслуживания, как он справляется с износом, какова стоимость запасных частей; это лишь некоторые из факторов, которые повлияют на годовые затраты на техническое обслуживание конкретного актива.

Подобные бюджетные решения часто остаются на усмотрение директоров и менеджеров по техническому обслуживанию, если они не превышают установленный бюджет на техническое обслуживание. В конце года владельцы бизнеса часто будут заинтересованы только в проверке общих затрат, которые часто представлены в балансах как общие затраты на ТОиР (техническое обслуживание, ремонт, эксплуатация).

Стоимость ТОиР может быть разбита на затраты на рабочую силу, запасные части и материалы, поставщиков обслуживания, затраты на электроэнергию и накладные расходы. Эффективное отслеживание затрат по каждой из этих категорий является ключом к сокращению будущих затрат на техническое обслуживание.

Одна важная вещь, о которой часто упускают из этого разговора , - это косвенные издержки потери производительности . Во время большинства работ по техническому обслуживанию актив должен быть остановлен. Если плановое техническое обслуживание или неожиданный ремонт происходит в обычные рабочие часы, это приведет к потере рабочего времени, что означает потерю прибыли. Потеряет ли компания сотни или миллионы долларов, зависит от того, насколько критичным является актив для бизнес-операций, а также от общей продолжительности простоя оборудования.

Как отслеживать расходы на обслуживание (с Limble CMMS)

Самый простой способ измерить общие затраты на обслуживание - использовать систему CMMS. Вам нужно настроить его только один раз, и он сможет автоматически отслеживать все текущие расходы. Чтобы обеспечить точность данных, техническим специалистам необходимо ввести затраченное время и использованные детали, что им будет предложено сделать при закрытии PM или WO.

Альтернатива - часами копаться в таблицах Excel и счетах всякий раз, когда вам нужно создать отчет. Вы можете себе представить, как это должно быть весело.

Отслеживание общих затрат на обслуживание

Для эффективного управления затратами на обслуживание вам нужны точные данные и возможность разбить затраты по таким категориям, как детали и активы. Это позволяет находить и устранять проблемные места.

Общая стоимость обслуживания в Limble разбита на три основные категории:

1. $ потрачено на запчасти
2. $, потраченные на оплату труда (включая такие расходы, как заработная плата, пособия и сверхурочные)
3. $, потраченные на счета (например, когда вы звоните поставщику для специализированного ремонта или переходите в хозяйственный магазин, чтобы приобрести недостающую деталь)

На изображении ниже вы можете увидеть пример настраиваемого ежемесячного отчета, который содержит разбивку затрат на детали, внешних поставщиков и рабочую силу. Вы можете нажать на каждую категорию, чтобы увидеть дальнейшую разбивку затрат .

Этот тип отчета - отличный способ отслеживать общие расходы на обслуживание. Однако если мы хотим найти области для улучшения, нам потребуется доступ к более детальной отчетности . Об этом мы и поговорим дальше.

Отслеживание расходов по отдельному объекту

Счета-фактуры поставщика привязаны к активам. Запчасти тратятся на активы. Затраты на оплату труда связаны с проведением работ по техническому обслуживанию активов. Хотя КСУП может позволить вам разбивать затраты на основе типов счетов-фактур, типов запасных частей и типа выполненной работы, наиболее полезными отчетами будут те, в которых рассматриваются конкретные активы.

Представьте себе мир без КСУП, в котором вы пытаетесь рассчитать общую стоимость владения кондиционером. Вы должны копаться в бумажных заказах на выполнение работ, чтобы узнать, сколько работ по техническому обслуживанию было выполнено на активе и какие запасные части были использованы. Когда вы найдете эту информацию, вы должны надеяться, что она точна и что ни один WO не был пропущен. После этого вам нужно будет просмотреть таблицы, чтобы узнать, сколько стоит каждая использованная запчасть.

Затем вам нужно посмотреть, кто выполнял PM и WO, как долго и было ли это сверхурочно - чтобы вы могли покопаться в дополнительных таблицах и рассчитать затраты на рабочую силу. Кроме того, разве Джон не ходил на прошлой неделе в Home Depot, чтобы купить бензобак для этого кондиционера? Лучше позвоните ему, чтобы уточнить.

ИЛИ вы можете использовать цифровое решение, такое как Limble, и за пару кликов найти всю эту информацию, готовую к экспорту:

Самый простой способ управлять бюджетом на техническое обслуживание - это глубоко разбираться в своих данных об обслуживании. Зная, во сколько вам обходятся ваши активы и почему становится намного проще найти места, где можно сократить расходы и устранить расточительные действия.

Если вы хотите предоставить Limble CMMS, у вас есть три варианта:

• начать бесплатную 30-дневную пробную версию
• запросить демонстрацию
• попробуйте нашу самодемонстрацию (загружает смоделированную среду, в которой вы можете поиграть с функциями Limble)

Хотя CMMS невероятно полезна, есть и другие способы контролировать ваши расходы на обслуживание. Мы коснемся их далее.

Как снизить общие затраты на обслуживание

Всегда сложно найти новые способы сократить бюджет на техническое обслуживание. Ниже представлен обширный список идей по снижению затрат на обслуживание:

• внедрить современное решение CMMS чтобы вы могли отслеживать расходы на техническое обслуживание и определять действия и активы, которые несут наибольшие затраты.
• используйте решение для управления запасами для точного прогнозирования потребности в запасах и снижения затрат на запасные части.
• улучшить процесс адаптации операторов станков поэтому у них меньше шансов повредить оборудование из-за неправильного использования.
• вести переговоры труднее с поставщиками технического обслуживания и запасными частями.
• реализовать бережливое обслуживание уменьшить количество отходов и расточительных действий
• внедрить автономное обслуживание
• инвестировать в технологию мониторинга состояния для мониторинга состояния активов и оптимизации графика технического обслуживания (это поможет избежать дорогостоящего ремонта и снизить общие затраты на рабочую силу).
• сосредоточиться на стратегиях профилактического обслуживания например, профилактическое и профилактическое обслуживание (обслуживание оборудования обходится дешевле, чем его ремонт).

Снижение реактивного обслуживания на 73,2%

Посмотрите результаты, которыми Red Hawk пользуется с Limble

Прочтите наш
Пример использования

Ничто в этом списке не является быстрым решением, как увольнение нескольких человек. Однако это намного лучшие долгосрочные решения. Выполнение этих шагов заставит вас решать систематические проблемы, которые приводят к большим расходам, которых можно избежать.

Стоимость обслуживания против капитальных затрат

Для целей бухгалтерского учета важно различать общие затраты на техническое обслуживание и капитальные затраты.

Короче говоря, затраты на регулярное техническое обслуживание включают в себя действия по техническому обслуживанию, выполняемые на регулярной основе для поддержания активов в их первоначальном состоянии. Сюда входят плановые работы по техническому обслуживанию, замена запасных частей и простой ремонт.

Капитальные затраты - это расходы на техническое обслуживание, такие как капитальный ремонт и модернизация, требующие значительных вложений ресурсов. В отличие от регулярного технического обслуживания капитальные затраты увеличивают стоимость активов.

Преимущества стандартных работ по техническому обслуживанию длятся менее 12 месяцев и отражаются в отчете о прибылях и убытках за текущий год. В отличие от этого, выгода от капитальных вложений длится более 12 месяцев, поэтому со временем они могут обесцениться.

Иногда вам приходится тратить деньги, чтобы сэкономить

Вложение денег в техническое обслуживание часто является самым разумным долгосрочным решением, которое вы можете сделать.

Более разумно покупать новую машину, чем постоянно ремонтировать старое оборудование, срок службы которого подходит к концу. Покупка оригинальных запчастей и материалов может продлить срок службы активов и сократить количество аварийных ремонтов. Инвестирование в CMMS может сэкономить ваши деньги множеством способов. Вложение нескольких долларов в обучение техников и операторов по техническому обслуживанию может оказаться чрезвычайно рентабельным при работе с дорогостоящим оборудованием.

Конечно, легче сказать, чем сделать, получить одобрение на такие инвестиции. Самый убедительный аргумент, который вы можете представить высшему руководству, - это показать ожидаемую окупаемость инвестиций. Вы можете начать с недорогого предложения, например, с внедрения программного обеспечения CMMS. Вот простое руководство по как рассчитать рентабельность инвестиций CMMS для начала.

Когда все сказано и сделано, мы надеемся, что статья дала вам хорошее представление о том, как контролировать свои расходы на обслуживание. Если вы считаете, что мы упустили что-то важное, начните обсуждение в комментариях ниже!