Как удаленно управлять отделом закупок

Первоначально представленная как решение гиперурбанизации, в последние несколько недель удаленная работа была введена в качестве решения для предотвращения распространения коронавируса.

Обычно отделы закупок не работают удаленно, поэтому это хорошая возможность для организаций открыть для себя новые рабочие процессы и оптимизировать свои процессы. Удаленная работа на самом деле имеет множество преимуществ, в том числе:

• Производительность . Удаленные работники работают до 40% более продуктивно, чем их коллеги в офисе, и, по их оценкам, прирост производительности составляет не менее 4,4%.
• Производительность . Удаленные сотрудники обеспечивают на 40% меньше дефектов качества.
• Взаимодействие . Повышение продуктивности и производительности способствует более активному взаимодействию и сокращению пропусков занятий на 41%.
• Хранение . 54% сотрудников говорят, что они поменяли бы работу на ту, которая дала бы им возможность гибкого рабочего места.
• Прибыльность . Организации экономят в среднем 11 000 долларов в год на надомного работника, занятого неполный рабочий день.

Теперь, желая или нет, отделы снабжения также могут воспользоваться этими преимуществами.

От платформ автоматизации закупок до приложений чата, приложений для видеозвонков и платформ обмена ресурсами - у отделов снабжения есть все необходимое для продолжения работы вне офиса. Вот четыре типа инструментов, которые позволяют осуществлять удаленные закупки:

Приложения для чата

Есть чат-приложения как для рабочего места, так и для личных сообщений. Использование правильного приложения не просто упрощает общение внутри организации; это также экономит много времени.

По данным Statista, к 2016 году 53% организаций внедрили инструменты для совместной работы, и с тех пор их число постоянно растет. Преимущества приложений для рабочего чата и инструментов для совместной работы включают улучшенное общение, оптимизированный рабочий процесс, повышенную продуктивность, повышенную подотчетность и улучшенное управление проектами.

Организации могут использовать множество приложений для чата, но самыми популярными из них являются Slack, Microsoft Teams и Workplace by Facebook.

Видеоконференцсвязь

Для современного инновационного бизнеса очень важно налаживание и поддержание качественных отношений с партнерами, поставщиками, внутренними командами, инвесторами и клиентами. Видеоконференцсвязь повышает производительность, экономит время, сокращает командировочные расходы и способствует общему сотрудничеству.

Использование простого унифицированного решения для видеоконференцсвязи с поддержкой совместного использования экрана позволяет командам быть более взаимосвязанными, продуктивными и вовлеченными. Также:

• Обеспечивает цифровую рабочую силу . Видеовстречи помогают организациям поддерживать человеческие связи независимо от физического местоположения, что ускоряет принятие решений и улучшает возможности сотрудничества в глобальном масштабе;
• Объединяет общение и культуру . Удаленная работа может одновременно повысить производительность и снизить командировочные расходы; видеоконференцсвязь обладает уникальной способностью привносить человеческую связь личного общения в каждое взаимодействие;
• Повышает надежность связи . Видеоконференцсвязь обеспечивает быстрый и безопасный способ связи с вашей командой, а также с вашими поставщиками.

Самыми популярными приложениями для видеоконференцсвязи являются Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting и Zoom.

Совместное использование ресурсов

До недавнего времени большинство организаций зависело от внутренних серверов для хранения растущей коллекции файлов. Сегодня хранение данных в Интернете на облачных серверах становится все более распространенным, поскольку позволяет хранить неограниченное количество раз. Более того, к данным можно легко получить доступ из любой точки мира.

Преимущества приложений для совместного использования ресурсов, таких как Google Drive и Dropbox, включают аварийное восстановление с помощью облачного хранилища, защиту от атак и сбоев оборудования, экономию средств, простой обмен с поставщиками и коллегами, а также совместную работу в целях доступа и редактирования файлов или документов.

Автоматизация закупок

Традиционно процесс закупок требовал больших усилий вручную. Однако современные инструменты позволяют производителям переложить многие ручные задачи на решения по автоматизации закупок. В обмен на это улучшение процесса закупок высвобождает ценные внутренние ресурсы для принятия решений и разработки стратегии.

Инструменты автоматизации закупок позволяют:

• Простое управление RFx . Используя онлайн-запросы на предложения, запросы предложений и запросы предложений, организации могут упростить общение с поставщиками и отслеживать каждый этап пути автоматически и в режиме реального времени.
• Интернет-аукционы . Лучшие компании используют электронные аукционы, чтобы обеспечить значительную экономию средств.
• Утверждение документов в Интернете . От заявок до настраиваемых утверждений, от заказов на закупку до счетов-фактур и трехстороннего сопоставления - инструменты автоматизации закупок позволяют менеджерам по закупкам подписывать и утверждать любой документ в Интернете.
• Управление поставщиками . Развитие взаимовыгодных отношений с поставщиками, особенно с теми, которые считаются наиболее стратегическими для бренда, является ключом к продвижению качества, эффективности, инноваций, снижению затрат, сокращению отходов и укреплению цепочки поставок.
• Управление контрактами . Платформы автоматизации закупок могут помочь менеджерам по контрактам правильно управлять контрактами, решая вопросы управления переходом и мониторинга эффективности, а также помогая обеспечить выполнение покупателем и поставщиком своих коммерческих и договорных обязательств.

Алина Нафтанаила - соучредитель Prokuria, облачная платформа для электронных закупок.