Мастерство удаленного управления вашей закупочной командой

Впервые представленное как решение гиперурбанизации, удаленная работа была навязана за последние несколько недель как решение для предотвращения распространения коронавируса.

Традиционно закупочные отделы не работают удаленно, поэтому это хорошая возможность для организаций открыть новые рабочие процессы и оптимизировать свои процессы. Удаленная работа на самом деле имеет множество преимуществ, включая:

• Производительность. Телеработники до 40% более продуктивны, чем их офисные коллеги, и измерили увеличение продукции не менее 4,4%.
• Производительность. Удаленные работники производят результаты с на 40% меньшим количеством дефектов качества.
• Вовлеченность. Более высокая производительность и качество создают более сильное вовлечение и на 41% меньший абсентеизм.
• Удержание. 54% сотрудников говорят, что они сменят работу на ту, которая предложит им гибкость рабочего места.
• Рентабельность. Организации экономят в среднем $11,000 в год на частично удаленном работнике.

Теперь, добровольно или нет, закупочные отделы могут воспользоваться этими преимуществами также.

От платформ автоматизации закупок до чат-приложений, приложений для видеозвонков и платформ совместного использования ресурсов, закупочные отделы имеют все необходимое для продолжения работы вне офиса. Вот четыре типа инструментов, обеспечивающих удаленные закупки:

Чат-приложения

Существуют чат-приложения для рабочего места и для личных сообщений. Использование правильного приложения не только оптимизирует коммуникацию внутри организации; оно также экономит много времени.

По данным Statista, к 2016 году 53% организаций приняли инструменты коллаборации, и число последовательно увеличивалось с тех пор. Преимущества рабочих чат-приложений и инструментов коллаборации включают улучшенную коммуникацию, оптимизированный рабочий процесс, увеличенную производительность, увеличенную подотчетность и улучшенное управление проектами.

Существует много чат-приложений, которые организации могут использовать, но самыми популярными являются Slack, Microsoft Teams и Workplace by Facebook.

Видеоконференции

Для современных и инновационных бизнесов построение и поддержание качественных отношений с партнерами, поставщиками, внутренними командами, инвесторами и клиентами необходимо. Видеоконференции повышают продуктивность, экономят время, сокращают расходы на поездки и способствуют общему сотрудничеству.

Использование простого, унифицированного решения для видеоконференций с поддержкой совместного доступа к экрану позволяет командам быть более связанными, продуктивными и вовлеченными. Оно также:

• Включает цифровую рабочую силу. Видеовстречи помогают организациям поддерживать человеческие связи, независимо от физического местоположения, что ускоряет принятие решений и улучшает способность коллаборативно работать глобально;
• Консолидирует коммуникацию и культуру. Удаленная работа может повысить продуктивность и снизить расходы на поездки одновременно; видеоконференции имеют уникальную способность приносить человеческую связь личного общения в каждое взаимодействие;
• Повышает надежность коммуникации. Видеоконференции обеспечивают быстрый и безопасный способ коммуникации с вашей командой, а также с вашими поставщиками.

Самые популярные программные приложения для видеоконференций — Skype, Google Hangouts, Cisco Webex, GoToMeeting и Zoom.

Совместное использование ресурсов

До недавнего времени большинство организаций зависели от внутренних серверов для хранения их растущей коллекции файлов. Сегодня хранение данных онлайн на облачных серверах становится все более распространенным, так как оно позволяет неограниченное хранение. Более того, данные могут быть легко доступны из любой точки мира.

Преимущества приложений для совместного использования ресурсов, таких как Google Drive и Dropbox, включают аварийное восстановление через облачное хранение, защиту от атак и сбоев оборудования, экономию затрат, легкое совместное использование с поставщиками и коллегами, и коллаборацию для целей доступа и редактирования файлов или документов.

Автоматизация закупок

Традиционно процесс закупок требовал значительных ручных усилий. Однако современные инструменты позволяют производителям передать многие ручные задачи решениям автоматизации закупок. В обмен, улучшение процесса закупок освобождает ценные внутренние ресурсы для принятия решений и стратегирования.

Инструменты автоматизации закупок позволяют:

• Легкое управление RFx. Используя онлайн RFI, RFP и RFQ, организации могут общаться с поставщиками легче и отслеживать каждый шаг автоматически и в реальном времени.
• Онлайн-аукционы. Лучшие компании используют электронные аукционы для обеспечения значительной экономии затрат.
• Онлайн-утверждение документов. От заявок до пользовательских утверждений, от заказ-нарядов к счетам и трехстороннему сопоставлению, инструменты автоматизации закупок позволяют менеджерам закупок подписывать и утверждать любой документ онлайн.
• Управление поставщиками. Развитие взаимовыгодных отношений с поставщиками, особенно с теми, кто считается наиболее стратегическим для бренда, ключевое для продвижения качества, эффективности, инноваций, снижения затрат, снижения отходов и укрепления цепочки поставок.
• Управление контрактами. Платформы автоматизации закупок могут помочь менеджерам контрактов правильно управлять контрактами, адресуя управление переходом и мониторингом производительности, и помогая гарантировать, что и покупатель, и поставщик выполняют свои коммерческие и контрактные обязательства.

Алина Нафтанайла — сооснователь Prokuria, облачной платформы электронных закупок.