Мастерство реактивного обслуживания: стратегии для эффективной обработки неплановых простоев

Реактивное обслуживание склонно иметь плохую репутацию, с людьми, описывающими его как «бегание, тушение пожаров». Но потому что это неизбежно, вы должны быть хороши в этом.

И важные уроки от реального пожарного дела могут показать нам, как.

Что такое реактивное обслуживание?

Самый быстрый способ понять это — посмотреть на его другие распространенные названия: поломка (breakdown) и обслуживание по требованию (on-demand maintenance). Вы также можете относиться к нему как «бегание, тушение пожаров». Ни одно из этих не звучит круто.

Реактивное обслуживание — это работа, которую вы делаете, когда активы или оборудование неожиданно выходят из строя. Актив уходит офлайн, и вы должны броситься, чтобы вернуть его в работу.

В чем разница между реактивным и корректирующим обслуживанием?

Корректирующее обслуживание имеет более широкий охват. Это работа, которую вы делаете, чтобы вернуть актив или оборудование в рабочее состояние. В некоторых случаях оно плановое, в других — нет.

Если вы ловите проблему во время инспекции или задачи предупредительного технического обслуживания, её исправление — это корректирующее обслуживание. В некоторых случаях вы делаете работу сразу. В других — планируете на позже. Но это корректирующее так или иначе.

Если вы не ловите проблему и у неё есть шанс развиться в более крупную проблему, то выполнение этих ремонтов — тоже корректирующее обслуживание.

Реактивное обслуживание всегда плохо?

В целом, да. Это плохо, и вы должны предпринять конкретные шаги, чтобы избежать его. Позволять вещам работать, пока они не сломаются, означает, что вы никогда не знаете, что вам придется делать или когда вам придется это делать. И это значит, что у вас больше проблем с планированием работы и хранением правильных деталей на складе. Вы всегда делаете ремонты с остальной организацией, смотрящей через плечо и дышащей в затылок. Никто не хочет работать на активе, окруженном бездельными операторами и недовольными менеджерами.

Но реактивное обслуживание не всегда плохо. Это зависит от актива и оборудования.

Если у вас есть актив или элемент оборудования, который имеет низкую критичность, труден в обслуживании, но легко чинится или заменяется, и детали дешевы для хранения в инвентаре, реактивное обслуживание может быть вашей лучшей стратегией обслуживания.

Классический пример — лампочки. Когда одна перегорает, работа на линии не останавливается. Вы не можете действительно сделать предупредительное техническое обслуживание на них, но вы можете быстро их заменить. И потому что они обычно дешевы и долго лежат на полке, вам не нужно беспокоиться за затраты на хранение.

Как мы можем сократить реактивное обслуживание?

Так что в некоторых случаях это лучший выбор. Но вне этого узкого круга активов и оборудования, вы хотите сократить свою зависимость от реактивного обслуживания.

Есть более одного способа достичь этой цели, и всё зависит от ваших активов и оборудования. Вы можете выбрать стратегию обслуживания, которая работает лучше всего для каждого. Вы также можете использовать разные комбинации. Это то же самое с вашей машиной, где вы используете предупредительное техническое обслуживание для решения, когда менять масло, но по требованию обслуживание для знания, когда долить жидкость для омывателя стекол.

Но можем ли мы сократить его до нуля?

Нет. Это просто невозможно.

Одна причина в том, что для некоторых активов и оборудования больше смысла заботиться о них с реактивным обслуживанием. Помните ваши лампочки.

Но для всех ваших других активов и оборудования, тех, где вы не хотите использовать реактивное обслуживание, вы все равно иногда приходится. И неважно, какую стратегию обслуживания вы используете, предупредительное, основанное на состоянии или предиктивное. Вы могли следовать отраслевым лучшим практикам и иметь тонко настроенную комбинацию всех этих стратегий и все равно приходится иметь дело с реактивным обслуживанием. Как правило большого пальца, вы должны стремиться к 80/20 разделу, с реактивным, составляющим около 20% от ваших общих работ по обслуживанию.

Так что ваш лучший вариант — избегать его как можно больше, но также готовиться к нему как можно лучше.

Что приводит нас к нашей аналогии с пожарным делом. Быть хорошим в реактивном обслуживании имеет много общего с быть хорошим в тушении пожаров.

Во-первых, это намного легче предотвратить их, чем тушить, поэтому мы вливаем много ресурсов в предотвращение. Всё от датчиков дыма до кампаний Смоки-Медведя, обучающих людей важности лесной пожарной безопасности.

Во-вторых, потому что вы знаете, что предотвращение никогда не идеально, вам нужно быть готовым тушить.

Тогда как нам стать хорошими в реактивном обслуживании?

Один способ — посмотреть, как работают пожарные, и заимствовать их проверенные в битве методы.

Ник, справа, с коллегами-пожарными

Николас Брэдшоу — наш менеджер по клиентскому маркетингу, и в 2012 году он был пожарным на Среднем Западе. Мы попросили его инсайтов о том, как лучше тушить пожары.

Установите определенные роли и четкую цепочку командования

Один из самых важных шагов к организации также должен быть самым очевидным: вам нужна четко определенная организация с некоторыми встроенными резервами. У всех есть работа и они знают свои ответственности. Идеально, все также знают немного о работе всех остальных, чтобы они могли встать в разные роли в ущипе.

Ник объясняет: «Я был пильщиком, так что моя работа — управлять пилой, фокусируясь на срубке больших деревьев — всего, что было бы опасно для экипажа. У нас также были лидеры отрядов и даже резервные лидеры. Всегда была четкая цепочка командования».

То же самое с реактивным обслуживанием. Вам нужно знать, кто отвечает за вызов, кто назначен делать работу, и если всё идет боком, кто приходит за дополнительной поддержкой.

Запаситесь деталями и материалами, которые вам скорее всего понадобятся

Огромная часть готовности — это наличие правильных инструментов, готовых к работе.

«Мой напарник, тоже пильщик, носил топливо, топор и целый запасной набор деталей для нашей пилы», говорит Ник.

Потому что вы уже знаете свои активы и имеете довольно хорошее представление о том, что может и часто идет не так, вы можете иметь все MRO-детали и материалы под рукой для когда они понадобятся. Пожарные не приезжают без своих лопат. Техники должны прибывать на объект с правильным ящиком инструментов.

Хорошо знайте свои инструменты и оборудование

Но наличие правильных инструментов — недостаточно. Вам также нужно знать, как их использовать.

«Мы могли разобрать и заменить любую деталь на нашей пиле и вернуть её в работу за минуты, с завязанными глазами».

Есть разные способы сделать это возможным. Один — обеспечение того, что у вас есть опытные техники, знающие свою работу. Но другая важная часть пазла — нахождение способов сделать данные об ваших активах и оборудовании легко доступными. Если кто-то работает с активом впервые, им нужны надежные данные, чтобы помочь им.

Настройте шаги после всего действия, чтобы вы быстро вернулись к готовности

Даже после того как дым рассеялся, там всё еще есть работа, объясняет Ник.

«После того как мы сошли с развертывания, мы делали тщательный анализ нашего снаряжения, чистили, меняли детали, делали полную инспекцию на каждом элементе оборудования, которое мы использовали или не использовали».

Для реактивного обслуживания вы должны включить пару шагов после того, как актив или оборудование вернулось в работу.

Во-первых, вы можете сфокусироваться на своих инструментах и MRO-инвентаре, убедившись, что всё еще работает и ваши запасы настроены на пополнение. Во-вторых, как часть более крупной программы FRACAS, вы можете настроить способы подтверждения, что вы использовали правильные фиксы и что они скорее всего продлятся.

Как CMMS делает тушение обслуживающих пожаров легче?

Если вы хотите применить лучшие инсайты из пожарного дела к вашей реактивной программе обслуживания, стоит внедрить современный CMMS-софт.

Старомодные бумажные и табличные методы могли быть нормальны в прошлом, но теперь они не достаточно хороши. Подумайте так: сегодняшние пожарные не используют конные насосы и ведра.

Современные решения управления обслуживанием помогают вам создать четкую организацию с назначенными ролями для всех. Ведущий по обслуживанию может контролировать каждый шаг управления задачами, рассматривая запросы и затем генерируя, приоритизируя, назначая и отслеживая заказы на работу. И потому что информация доступна через любое интернет-подключенное устройство, техники знают прямо сейчас, где вы их нуждаетесь.

И когда они туда приезжают, у них есть всё, что им нужно, чтобы работать быстро и эффективно, включая:

• Детальные истории обслуживания и ремонтов активов
• Пошаговые инструкции
• Настраиваемые чек-листы
• Цифровые схемы, изображения и OEM-руководства
• Связанные детали и материалы

И потому что вы можете отслеживать свой инвентарь с помощью софта, вы можете обеспечить, что эти связанные детали и материалы там для них. Вы устанавливаете настраиваемые пар-уровни для каждого предмета, и когда вы падаете ниже, софт автоматически отправляет вам предупреждение и помогает автоматизировать некоторые шаги для заказа больше у вендоров.

Следующие шаги

Готовы стать лучше в тушении пожаров?

Hippo здесь, чтобы помочь вам получить решение, которое лучше всего работает для вас, включая ответы на ваши вопросы о программном обеспечении для управления обслуживанием, помощь в бронировании живой демо софта, или даже настройку вас с бесплатным триалом.

Резюме

Реактивное обслуживание имеет плохую репутацию, и многое из этого заслужено. Это работа, которую вы приходится делать, когда активы и оборудование выходят из строя без предупреждения. Хотя вы можете предпринять шаги для его предотвращения, вы не можете избежать его полностью, поэтому имеет смысл инвестировать в навыки реактивного обслуживания отдела. Потому что пожарные — эксперты в «бегании, тушении пожаров», вы можете применить их инсайты к борьбе с реактивным обслуживанием, включая определенные роли и ответственности, всегда принося правильные инструменты и зная, как их использовать, и настройку после-действия процесса для обеспечения готовности к следующему всплеску. Хороший CMMS делает всё легче, оптимизируя то, как вы управляете ресурсами и обеспечиваете команде инструменты и ноу-хау, которые им нужны.