12 шаблонов обслуживания и способы их использования

Бригада обслуживания Скотта Бриттона тонула в административной работе.

«Тот, кто заканчивал свою 12-часовую смену, писал страницы заметок для человека, начинающего следующую смену», - говорит Скотт, генеральный директор по операциям Rambler Metals &Mining.

Написание и рассмотрение этих заметок занимало час в начале и в конце каждой смены. Что еще хуже, запросы на обслуживание записывались на стикерах или клочках бумаги. Команда техобслуживания тратила огромное количество времени, просматривая кучу заметок и расставляя приоритеты в работе.

Это был полный хаос. И хотя было ясно, что более эффективные процессы принесут облегчение, на это потребуется время. Это обычный выбор между двумя трудоемкими проектами. И это часто заканчивается в пользу статус-кво. Итак, вы остались жить с нарушенными процессами и растущим разочарованием.

Посмотрите, как команда Скотта выбралась из горы административной работы, здесь

К счастью, есть более простой способ превратить вашу команду техобслуживания из адской административной среды в хорошо отлаженную машину - шаблоны.

Создавать новые процессы с нуля сложно. Шаблоны обслуживания снижают уровень трудозатрат с 10 до пяти. Вам по-прежнему необходимо принимать ключевые решения, но у вас есть фундамент, на котором можно работать.

В этой статье представлены 12 шаблонов обслуживания (плюс бесплатные загрузки), которые помогут вам создавать политики, расписания, бюджеты и многое другое на высшем уровне. Это также даст вам краткое руководство по использованию этих шаблонов и, наконец, положит конец вашим ежедневным разочарованиям.

Содержание

• Разработайте политику управления активами.
• Создайте идеальную стратегию обслуживания.
• Расчет критичности активов
• Создавайте контрольные списки профилактического обслуживания.
• Расставьте приоритеты для невыполненных работ по техническому обслуживанию
• Контрольный список для закупки запчастей и управления ими
• Шаблон для комплектации деталей
• Создайте бюджет на обслуживание
• Составьте график обслуживания
• Представьте свой следующий большой проект обслуживания
• Проведите эффективный анализ первопричин.
• Разработайте режим сбоя и анализ последствий.

1. Шаблон для разработки политики управления активами

Загрузите шаблон политики управления активами

Что это за шаблон?

Политика управления активами предусматривает набор руководящих принципов, намерений, целей и методов управления активами. Это способ для каждого сотрудника вашей компании быть уверенным в своем выборе и своем вкладе в развитие предприятия.

Политика предоставляет шаблон для принятия решений, чтобы люди могли достичь наилучших возможных результатов для каждой задачи при достижении целей организации. Он не только встраивает управление активами в культуру предприятия, но также служит признаком приверженности организации принципам эффективности и устойчивости для тех, кто находится за пределами компании. Политика управления активами содержит:

• Общие принципы управления активами
• Роли, обязанности и руководство по реализации политики.
• Схема интеграции управления активами в организации.
• Цели, уровни обслуживания, правила инвентаризации и стандарты обслуживания.

Заявление о политике

При управлении активами, принадлежащими (Insert Company), мы стремимся:

• Принятие мер по подключению соответствующих отделов, функций и вспомогательных мероприятий для построения эффективных рабочих отношений и поощрения обмена информацией.
• Использование принятия решений по управлению активами для обеспечения оптимальной ценности для клиентов.
• Обеспечение совместного принятия решений. Убедитесь, что решения учитывают все этапы жизненного цикла и взаимосвязь между активами, эксплуатационными характеристиками и производительностью услуг.
• Сосредоточение внимания на принятии решений с учетом взаимосвязанного характера систем активов и того, как решения по одному набору активов могут потенциально взаимодействовать с контролируемыми активами или влиять на них. другими отделами и функциями.

Пример заявления о политике в политике управления активами

Как использовать этот шаблон

Политика управления активами может служить основой для более крупных проектов по техническому обслуживанию, управлению активами или надежности. Разделы о масштабах, намерениях, ролях и обязанностях особенно полезны для руководства будущими проектами. Хотите внедрить новую систему запросов на обслуживание на нескольких сайтах? Это немалое изменение. Использование этой структуры для описания проекта поможет вам измерить прогресс, предотвратить путаницу и остановить сползание объема работ.

2. Шаблон для построения вашей идеальной стратегии обслуживания

Загрузите шаблон стратегии обслуживания

Что это за шаблон?

У сервисных бригад есть много преимуществ, которые могут связать свою работу с более крупными целями компании. Этот шаблон поможет вам установить эту связь. В нем описан четырехэтапный процесс создания стратегии обслуживания, которая согласуется с работой, выполняемой в организации. Это включает в себя постановку этих высокоуровневых целей, выяснение того, как обслуживание может повлиять на эту цель, а затем создание показателей и основных направлений, которые помогут вам добиться результатов.

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Шаблон стратегии обслуживания также может помочь вам разработать более эффективные процессы. Например, начните с перечисления ваших идеальных показателей и стратегий. Если у вас нет необходимых процессов или систем для получения этих показателей или выполнения этих стратегий, составьте план, как их внедрить. Разработайте свои рабочие задания для сбора необходимых данных или настройте датчики и программное обеспечение для обслуживания, чтобы вы могли перейти от обслуживания по календарю к обслуживанию по состоянию.

Таким образом, у вас есть два набора планов обслуживания:один для текущего состояния вашей программы обслуживания, а другой, над которым вы работаете. Демонстрация того, как эти изменения помогают вам в достижении более крупных целей компании, дает вам больше шансов получить поддержку и бюджет, необходимые для реализации вашего плана.

3. Шаблон для расчета критичности активов

Загрузите шаблон критичности активов

Что это за шаблон?

Шаблон критичности активов помогает рассчитать влияние, которое часть оборудования оказывает на вашу организацию, и последствия отказа этого оборудования. Есть два способа оценить критичность активов. Первый - измерить вероятность отказа и влияние отказа. Каждый получает оценку от одного до шести. Полученные оценки умножаются, чтобы найти номер приоритета риска для актива и соответствующий уровень критичности актива.

Щелкните, чтобы развернуть

Другой метод - критичность как следствие. Эта структура критичности активов учитывает только влияние отказа активов. Он измеряет влияние отказа в трех областях:здоровье и безопасность, окружающая среда и эксплуатация. Каждая область оценивается по пятибалльной шкале. При умножении вы получаете общую критичность ваших активов. Чем выше число, тем оно критичнее.

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Критичность активов влияет на множество различных решений, которые вы примете в отношении своей программы технического обслуживания. Самый распространенный сценарий - это когда вы составляете график профилактического обслуживания. Но это также полезно при оптимизации того же графика.

Если вы тратите много времени и / или денег на рутинное техническое обслуживание, не видя результатов (т. Е. Обнаруживая отказы, повышая производительность машины), вы можете сократить частоту выполнения этой задачи. Эти графики могут помочь вам решить, стоит ли вознаграждение за риск меньшего обслуживания. Например, если RPN актива равен девяти, риск стоит того. Если RPN 24, вероятно, нет.

С другой стороны, вы можете использовать шаблон анализа критичности для планирования аварийных ситуаций. Например, если оценка критичности актива равна 100, вы можете комплектовать детали для общих отказов в этой машине. Если все же произойдет аварийная ситуация, вы можете исправить ее быстрее и снизить влияние на операцию.

4. Шаблон для создания контрольных списков профилактического обслуживания

Загрузите шаблон контрольного списка профилактического обслуживания

Что это за шаблон?

Средняя бригада технического обслуживания ежегодно выполняет более 2000 запланированных задач. Оформление всей этой работы на бумаге (или в программном обеспечении для обслуживания) может занять у вас некоторое время. Этот шаблон дает основу для создания контрольных списков профилактического обслуживания. Это позволяет вам формализовать или стандартизировать ваши процессы в кратчайшие сроки. Он включает восемь этапов, которые являются общими для большинства текущих работ по техническому обслуживанию, и соответствующие задачи и расходные материалы, необходимые для каждого из них. Он также предлагает некоторые подсказки, которые помогут вам предоставить всю важную информацию техническим специалистам.

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Чтобы получить максимально точную информацию при заполнении этого шаблона, проследите за опытным специалистом, выполняющим задачу. Запишите задачи, которые они выполняют, порядок их выполнения и расходные материалы, которые они используют.

Если вы хотите помочь своей команде устранить узкие места в их дни, добавьте два раздела рядом с каждой задачей в этом шаблоне - ожидаемое время выполнения и фактическое время выполнения. После того, как эта информация будет отслеживаться в течение нескольких месяцев, вы можете оглянуться назад и определить любые шаги в задаче, выполнение которых часто занимает больше времени, чем ожидалось. Затем выясните, почему.

Возможно, вы не учли время, необходимое для того, чтобы надеть защитное снаряжение. Или может быть трудно найти запчасти на складе, что увеличивает время работы. Это хороший способ выявить недостатки в вашей работе и исправить их.

5. Шаблон для определения приоритетности невыполненных работ по техобслуживанию

Загрузите шаблон невыполненной работы по техническому обслуживанию

Что это за шаблон?

Небольшое отставание в обслуживании - это нормально. Но есть тонкая грань между небольшим отставанием и тем, которое вышло из-под контроля. Этот шаблон поможет вам расставить приоритеты для отложенных работ по техническому обслуживанию, чтобы вы могли определить, какие задачи ваша команда должна выполнить в первую очередь. Эта структура исключает предвзятость и догадки, которые часто могут повлиять на принятие решений, когда вы смотрите на огромный список дел и можете выбрать только пару пунктов для выполнения.

Шаблон уравновешивает влияние задачи (с использованием диаграммы анализа критичности) с задержкой выполнения задачи, чтобы получить окончательную оценку приоритета. Задача с наивысшим баллом должна быть в верхней части вашего списка дел.

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Не часто у вас есть время и ресурсы для решения даже самых приоритетных задач из вашего невыполненного задания. Во-первых, есть причина, по которой ваш портфель заказов увеличился. Если вы оказались в такой ситуации, объедините данные из этого шаблона с информацией, которую вы можете собрать из других шаблонов, чтобы определить минимальные действия, которые необходимо предпринять.

Например, проверьте свой FMEA (шаблон № 12) на предмет активов с высоким показателем приоритета. Определите наиболее рискованные компоненты и в первую очередь расставьте приоритеты при обслуживании этих компонентов. Это может означать невыполнение всей задачи, но позволяет снизить риск отказа для этого актива.

6. Контрольный список для закупки запчастей и управления ими

Загрузите контрольный список управления запасами MRO

Что это за шаблон?

Если многие из ваших процессов управления запасами относятся к неписаному типу, этот шаблон для вас. Он полон подсказок, которые помогут вам создать и стандартизировать процессы складского помещения. Он разделен на пять категорий, в том числе:

• Покупка запчастей
• Запчасти и заказы на работу
• Безопасность кладовых
• Организация и оптимизация инвентаря
• Получение деталей

После завершения этого шаблона у вас будет документ, к которому вы и ваша команда сможете обратиться в любое время, когда возникнет вопрос о покупке, получении, использовании или отслеживании запчастей.

Щелкните, чтобы развернуть

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Прежде всего, если вы не можете ответить на один из вопросов в этом шаблоне, сделайте приоритетным заполнение этого бланка. Это неизвестное является наиболее вероятной причиной путаницы и связано с наибольшим риском.

Этот шаблон также может помочь вам создать цикл обратной связи с вашей командой обслуживания. Цикл обратной связи позволяет собирать информацию о процессах от вашей команды и постоянно улучшать их. Первая версия этого шаблона - ваш базовый план. Проводите регулярные групповые или индивидуальные встречи с членами вашей команды и просите их высказать свое мнение по каждой области этого шаблона.

Например, как часто задерживаются детали из-за того, что вы ждете одобрения покупки? Если из-за процесса утверждения возникают узкие места в обслуживании, пересмотрите свои процессы, связанные с закупками, и найдите способы устранить задержки.

7. Шаблон для комплектации запчастей

Загрузите шаблон комплекта запчастей

Что это за шаблон?

Нет ничего более разочаровывающего, чем посреди напряженного дня или критического ремонта потратить 10, 20 или 30 минут на поиск запчастей на складе. Этот шаблон поможет вам организовать инвентарь для технического обслуживания в комплекты деталей, чтобы сократить время, затрачиваемое на поиск расходных материалов для работ по техническому обслуживанию. Меньше времени на складе означает более быстрое время отклика, больше времени на ключ, меньше затрат на обслуживание и более здоровое имущество.

Этот шаблон группирует части по активу и событию. Допустим, раз в две недели запланирована замена критически важного объекта. Этот шаблон позволяет вам задокументировать, какие детали вам нужны для текущего обслуживания, чтобы вы могли собрать для них комплект деталей. Наличие всех деталей в одном месте может сократить время работы на пять или десять минут. В течение года это более четырех часов сэкономленного времени.

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Комплектование запчастей - не самая сложная задача, но на это может потребоваться время. Если вы хотите расставить приоритеты в своих усилиях по комплектованию запчастей, взгляните на свои FMEA (и ознакомьтесь с шаблоном № 12 для структуры FMEA). Определите любой сбой, который представляет собой троицу опасностей:

• Сложно обнаружить
• Высокая вероятность того, что это произойдет.
• Имеет большое влияние на работу

Вы мало что можете сделать, чтобы предотвратить подобные ошибки. Но вы можете принять некоторые меры, чтобы быстрее отреагировать на эти сбои и ограничить их влияние. Один из способов сделать это - комплектовать запасными частями. Пять или 10 минут, которые вы сэкономите за счет легкого доступа к деталям для ремонта, могут означать экономию тысяч долларов каждый раз, когда машина выходит из строя.

8. Шаблон для построения бюджета обслуживания

Загрузите шаблон бюджета на обслуживание

Что это за шаблон?

Создание и отслеживание бюджета на техническое обслуживание - задача, наполненная напряжением, особенно если ваш бюджет был урезан. И тогда всегда возникает вопрос, собираетесь ли вы достичь своих целей, не превысив бюджет. Этот шаблон не обязательно избавит вас от всех этих опасений, но он дает вам на одну вещь меньше, о которой нужно думать, когда приходит время бюджета, поскольку он дает вам основу для прогнозирования и отслеживания затрат.

В шаблоне все расходы разбиты на функциональные области и виды обслуживания по месяцам. Например, он помогает отслеживать, сколько вы тратите на материалы, связанные с аварийным и плановым обслуживанием, а также на капитальные проекты. Он также отслеживает ваши целевые расходы и ваши фактические расходы, чтобы вы могли следить за любыми областями, в которые вы заходили. В конце месяца, квартала или года вы можете подвести итоги и проанализировать свои затраты на каждую область и тип обслуживания.

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Помимо отслеживания затрат и соответствующего распределения ресурсов, этот шаблон обслуживания может помочь вам принять множество других решений. Например, если вы обнаружите, что тратите больше на подрядчиков в течение года, возможно, стоит нанять кого-то из вашей команды, обладающего навыками этих подрядчиков. Это сэкономит вам время и деньги в долгосрочной перспективе.

Точно так же, если несколько областей вашего бюджета превышены, вы можете попытаться компенсировать высокие затраты инвестициями в обучение или программное обеспечение. Допустим, административные задачи обходятся вам гораздо дороже, чем вы ожидали. Покупка программного обеспечения для автоматизации некоторых из этих задач может помочь вам сократить административные расходы в течение всего года и в будущем.

9. Шаблон для построения графика обслуживания

Загрузите шаблон графика технического обслуживания

Что это за шаблон?

Этот шаблон графика технического обслуживания поможет вам ответить на некоторые важные вопросы вашей программы технического обслуживания и рабочего дня вашей команды:

• Кто работает и как долго?
• Что нужно сделать и сколько времени это займет
• Что произошло за день и что это означает в оставшуюся часть недели / месяца.

Этот шаблон не только помогает вам назначать работу. Это также позволяет вам отслеживать, какая работа была завершена, и дает вам возможность записывать идеи для улучшения аналогичной работы в будущем. Одним из наиболее ценных аспектов этого шаблона графика обслуживания является то, что он разделяет работу по приоритету и типу обслуживания. Это позволяет вашей команде быстрее приступить к работе и дает им базовые рекомендации относительно приоритетов, если они столкнутся с дорожными трудностями в свой день.

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Из этого шаблона графика технического обслуживания можно извлечь много данных, которые помогут обосновать увеличение бюджета на техническое обслуживание. Одна из лучших частей информации - это часы невыполненных работ, которые вы отслеживаете каждый день. Если количество часов, которые у вас есть в вашем текущем штате, постоянно ниже, чем количество часов, которое вам нужно для выполнения всех задач, это поможет вам создать веский аргумент в пользу найма дополнительного человека в вашу команду.

Вы также можете использовать исторические данные из вашего расписания, чтобы определить, не нарушен ли конкретный процесс обслуживания. Например, если плановое техническое обслуживание всегда занимает больше времени, чем ожидалось, причина этого может быть в том, что детали слишком сложно найти или инструкции трудно понять. Данные из вашего расписания могут указать вам верное направление, чтобы вы могли найти и исправить эти неработающие процессы.

10. Шаблон для презентации вашего следующего крупного проекта технического обслуживания

Загрузите шаблон презентации

Что это за шаблон?

Вы полны идей, как улучшить свою программу технического обслуживания. Некоторые из этих идей незначительны, например, отслеживание дополнительной метрики или двух. Другие идеи значительны, например, внедрение нового программного обеспечения или полная реорганизация процесса закупки инвентаря. Но все они требуют двух ингредиентов:бай-ин от тех, кто выше вас, и соответствующий бюджет.

Получение денег и поддержки для ваших проектов технического обслуживания - непростая задача. Техническое обслуживание часто рассматривается как центр затрат или неизбежное зло. Так что инвестирование в него не всегда привлекает руководителей бизнеса. Этот шаблон поможет вам бороться с этим восприятием. Это структура, которую вы можете использовать для создания презентации, которая убедит вашего начальника (и его начальника) в том, что ваш проект стоит потратить время и деньги. Он поможет вам выделить следующие элементы успешного питча:

• Проблема и ее стоимость
• Решение и его преимущества
• Как ваш проект соответствует бизнес-целям.
• Подтверждение концепции вашего проекта
• План проекта
• Риски и способы их снижения
• Стоимость проекта и окупаемость инвестиций
• Немедленные следующие шаги

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Этот шаблон работает лучше всего, когда он основан на числах и контексте. Например, при объяснении проблемы попытайтесь выразить ее количественно и объяснить, что это число означает в более широкой картине. Вместо того, чтобы останавливаться на объяснении проблемы как слишком большого количества незапланированных простоев, вы можете предпринять следующие шаги:

• Покажите, сколько у вас простоев.
• Сравните количество простоев с показателями конкурентов или отраслевыми показателями.
• Подчеркните, сколько времени простоя выросло из года в год.
• Опишите, сколько стоит каждый час простоя и какой процент он составляет от вашего бюджета на техническое обслуживание.
• Узнайте, сколько производственного времени вы теряете из-за простоев и что это означает для прибыли компании.

Использование чисел для описания масштаба и серьезности проблемы и рассказ о том, как проблема влияет на вас и вашу команду (т. Е. Мне приходилось приходить по воскресеньям вечером почти каждую неделю), - это выигрышная комбинация.

Этот же шаг также можно немного изменить и использовать для получения поддержки от всей организации, включая ваших коллег и вашу команду.

Получите дополнительные советы, как убедить вашего начальника (и его начальника) инвестировать в программное обеспечение для обслуживания

11. Шаблон для проведения эффективного анализа первопричин

Загрузите ваш шаблон RCA

Что это за шаблон?

Анализ первопричин - это важный инструмент для ограничения сбоев активов и поддержания оборудования в исправном состоянии как можно дольше. Но RCA часто попадают в ловушку других передовых практик - вы знаете, что должны их выполнять, но у вас просто нет времени в вашем дневном распорядке. Этот шаблон анализа основных причин дает вам отправную точку для ваших RCA, чтобы вы могли сократить время, которое вы тратите на анализ.

Этот шаблон следует основному процессу анализа первопричин 5 почему. Шаблон настроен так, чтобы помочь вам задать ряд вопросов и ответить на них, пока вы не найдете причину ошибки. Затем в нем представлены разделы, в которых изложено решение и план его реализации.

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

Не всегда есть одно решение проблемы. Вот почему так важно сузить расследование RCA до одного пути или серии вопросов. Один из способов свести к минимуму предвзятость и предположения - включить в этот процесс разнообразную группу людей. Это не означает большую группу - просто группу людей, которые могут иметь разные точки зрения на проблему, причину и решение. Попробуйте дать версию этого шаблона нескольким людям и попросить их заполнить ее по отдельности, чтобы избежать группового мышления. Встретьтесь, чтобы обсудить различные подходы и определить, какой из них наиболее подходит в данной ситуации.

12. Шаблон для анализа режимов и последствий отказа

Загрузите ваш шаблон FMEA

Что это за шаблон?

Выход из строя оборудования неизбежен. Вопрос лишь в том, когда и что делать, когда это произойдет. На оба эти вопроса можно ответить с помощью шаблона анализа видов отказов и последствий. Этот шаблон проведет вас через этапы построения FMEA для ваших активов. Это включает в себя измерение серьезности и вероятности отказа, того, насколько легко обнаружить потенциальный отказ, и что следует делать, чтобы предотвратить отказ или отреагировать на него. Короче говоря, это ваш игровой план по поддержанию критически важных объектов и подготовке к поломкам, когда они произойдут.

Щелкните, чтобы развернуть

Как использовать этот шаблон

FMEA - ценный инструмент для принятия экстренных мер при выходе из строя критически важного оборудования.

Начните с поиска сбоев, которые имеют наибольшее влияние и случаются чаще всего. Из этого списка выберите режимы отказа, которые трудно обнаружить. У вас будет группа режимов отказа, которые трудно обнаружить и которые вызывают большой беспорядок. Составьте план аварийного реагирования на эти аварии.

Ваш план аварийного реагирования должен включать любую информацию, которая сокращает время реагирования и ремонта, в том числе:

• Комплектование запчастей, чтобы сократить время, затрачиваемое на поиск запчастей и средств индивидуальной защиты.
• Создание подробного списка задач или советов по устранению неполадок.
• Прикрепление диаграмм, руководств, фотографий и других наглядных материалов к заказам на работу.
• Составление списка технических специалистов или подрядчиков, которые могут завершить ремонт.
• Создание способа быстрого общения с техническими специалистами, как, например, программное обеспечение CMMS.

Как объединить данные и повествование, чтобы получить одобрение проекта технического обслуживания Идеальная формула для согласования операций и обслуживания