Как объединить данные и повествование, чтобы получить одобрение проекта технического обслуживания

Конкуренция за деньги и ресурсы может быть жестокой. Всем нужен тот же кусок бюджета, который только что открылся. Это включает в себя команду обслуживания. Есть, вероятно, тысяча вещей, которые вы можете сделать с небольшими дополнительными деньгами. И вы знаете, что все они будут иметь значение.

Но вам нужно убедить людей с ключами к бюджету, что эти деньги будут потрачены не зря. Для этого вам необходимо выделиться из толпы и заставить бизнес-лидеров поддержать ваше видение проекта технического обслуживания.

Если кажется, что подняться на Эверест легче, чем получить этот бай-ин, эта статья для вас. Он дает вам формулу объединения двух мощных сил в борьбе за одобрение проекта:данных и повествования.

Есть шесть шагов для создания идеального шага для вашего проекта технического обслуживания. На каждом этапе вы узнаете, как использовать данные и рассказывание историй, чтобы поставить ваш вопрос выше других, чтобы вы могли получить одобрение своего проекта и соответствующий бюджет.

Загрузите полный шаблон презентации презентаций и заполните его, используя приведенные ниже советы

Шаг 1. Представьте проблему

Почему это работает

Ваш проект - это изменение. И изменение болезненно. Вот почему вам нужно показать, что боль бездействия (иначе говоря, ваша текущая ситуация) хуже, чем боль изменения. Найдите проблему, которую решает ваш проект, и решите ее.

Как рассказать историю

Чтобы рассказать историю своей проблемы, нужно выполнить три шага:

1. Опишите проблему.
2. Покажите, как выглядит проблема.
3. Объясните влияние проблемы.

Какие данные использовать

Сделайте все возможное, чтобы количественно оценить вашу проблему. В приведенном выше примере вы можете говорить о:

• Среднее время получения запчастей со склада
• Количество запасных частей, необходимых каждый месяц.
• Количество часов простоя, связанных с неорганизованным складским помещением.

Говоря о проблемах с инвентарем, этот шаблон может помочь вам исправить неорганизованное складское помещение

Вот некоторые другие примеры количественной оценки проблемы:

• Стоимость :Сколько стоит проблема вашей команде?
• Время :Вы тратите на задачу больше времени, чем следовало бы? Что вам мешает вместо этого?
• Здоровье и безопасность :Задачи аудита не выполняются, или вероятность того, что они не достигнуты, возрастает?
• Удержание сотрудников :Трудно удержать хороших членов команды? (Psst, если это проблема для вас, ознакомьтесь с этой статьей, чтобы уменьшить текучесть кадров)
• Качество :Как недостаток вашей команды влияет на конечный продукт? (Не уверены? Прочтите эту статью о том, как техническое обслуживание влияет на производство)

Шаг 2. Опишите свое решение

Почему это работает

Теперь, когда в вашей истории есть злодей (проблема), пора представить героя (ваш проект). Людям нравится проделывать дыры в проекте, потому что это прыжок в неизвестность. Но у них меньше шансов сделать это, когда проект - это ответ на проблему, которая их беспокоит.

Как рассказать историю

Описание вашего решения с помощью трехэтапного подхода:

• Опишите свое решение / проект.
• Объясните, как это решает проблему.
• Опишите результат / преимущества.

Какие данные использовать

Добавление цифр к вашим утверждениям поможет им найти отклик. Например, узнайте, сколько рабочих часов вы могли бы сэкономить, если бы техническим специалистам не приходилось тратить свое время на поиск запчастей. Это может показаться небольшим числом. Но если вы умножите его на недели, месяцы или годы, оно может быстро увеличиться.

Все эти преимущества существуют не в вакууме. Если вы тратите пять часов в месяц на ремонт, а не копаетесь на складе, это может означать еще пять часов производства, что может оказаться огромным для вашей организации.

Получить эти данные можно несколькими способами:

• Данные рабочего задания :Если вы хотите улучшить процесс, разбейте его на свои рабочие задания и попросите технических специалистов записывать, сколько времени или денег они тратят на этот процесс (узнайте, что еще вы найдете в своих данных рабочего задания)
• Ваши коллеги :Если вы не знаете, сколько часа стоит для производственной группы, спросите их или ознакомьтесь с рекомендациями OEM для актива.
• Проведите контролируемый эксперимент :Протестируйте свое решение на небольшом активе или процессе с низким уровнем риска и оцените результаты до и после (это также поможет вам на шаге № 4).

Шаг 3. Согласуйте свое решение с бизнес-целями

Почему это работает

У каждого, от генерального директора до младшего техника, есть цель, которую нужно поразить. Если ваш проект приближает людей к достижению своих целей, у вас больше шансов получить их поддержку. Он превращает ваш проект из того, что хочет сделать отдел обслуживания, в дело, которое должен делать бизнес. Это создает эмоциональные вложения в идею, которые могут быстро превратиться в финансовые вложения.

Как рассказать историю

Эта история состоит из трех частей:

1. Определите цели бизнеса :Это может быть что угодно:от снижения затрат до открытия новых сайтов по всему миру.
2. Свяжите эту цель с работами по техническому обслуживанию :Выделите, что делает группа обслуживания и как это влияет на цель более высокого уровня.
3. Свяжите эту работу с проектом :Объясните, как ваш проект может сократить пробелы или улучшить то, что вы уже делаете в программе обслуживания.

Этот удобный шаблон поможет вам согласовать работу по техническому обслуживанию с бизнес-целями

Какие данные использовать

Вы определили влияние вашего проекта технического обслуживания на бизнес-цели. Пришло время ответить на вопрос:"Насколько?" Вот несколько примеров привязки проекта технического обслуживания к инициативам компании с использованием данных:

• Экономическая эффективность :Наем специалиста позволит нам сократить расходы подрядчика на 100 000 долларов в год и увеличить время производства на 8% в год.
• Расширение :Покупка программного обеспечения для обслуживания дает нам возможность стандартизировать процессы обслуживания, чтобы мы могли создавать новые группы обслуживания за 30 дней вместо 60 (в этом руководстве есть еще много советов, которые помогут убедить вашего начальника инвестировать в программное обеспечение)
• Снижение риска :Специальный менеджер по запасам будет отслеживать и прогнозировать использование запчастей, чтобы мы могли подготовиться к сбоям в цепочке поставок и сократить срочные закупки на 40%.

Шаг 4. Докажите, что проект будет работать

Почему это работает

Люди ненавидят неизвестное. Риск - ругательное слово, особенно при обсуждении бюджета. Вот почему доказательство того, что ваш проект будет работать, необходимо для утверждения его и его бюджета. Скептицизм в отношении вашего плана исчезнет, ​​если вы продемонстрируете, что ваша идея может быть реализована и была реализована раньше.

Как рассказать историю

Есть несколько разных точек зрения, под которыми вы можете доказать, что ваш проект верен:

1. Найдите примеры других компаний, которые выполнили тот же проект с хорошими результатами. Бонусные баллы, если это конкурент или известная компания.
2. Посмотрите, реализовывала ли другая группа или сайт в вашей компании аналогичный проект и каковы были положительные результаты. Например, как группы обслуживания на других сайтах подошли к проблеме, которую вы пытаетесь решить?
3. Проведите небольшой эксперимент или пробную версию своей идеи и представьте результаты. Если вы сделаете пробную версию бесплатного программного обеспечения для обслуживания, вы сможете показать, как платная версия принесет окупаемость инвестиций.

Какие данные использовать

Сбор данных из тематических исследований или пилотных проектов - это только половина дела. Самые сильные участники берут эти результаты и переводят их в соответствии с требованиями вашей команды и масштабом проекта. Например, другая компания могла видеть на 30% меньше поломок после установки датчиков на всех своих машинах. Но что, если для вас реально отслеживать показания датчиков на небольшом количестве объектов? Будет ли он давать такие же результаты?

Вот еще один пример:допустим, месячный пилотный проект помог вам сэкономить 20 часов административной работы. Если вы реализуете этот проект на постоянной основе, это сэкономит вам 240 часов в год. Другими словами, это позволит высвободить 12% вашего времени.

Шаг 5. Определите риски

Почему это работает

У каждого проекта есть свои риски. Это не секрет. Игнорирование потенциальных ловушек быстро отправит ваш проект в категорию «слишком хороших, чтобы быть правдой». Предвидение этих лежачих полицейских показывает, что вы готовы объезжать их, не тратя слишком много времени и денег. И это сделает вашего босса (и его начальника) более комфортным в проекте.

Как рассказать историю

Секрет в том, чтобы соединить каждый выявленный вами риск с планом его преодоления, как в следующих примерах:

1. Риск :Технические специалисты не будут использовать программное обеспечение, которое мы представляем
   План :Вовлекать их в процесс отбора, чтобы они чувствовали себя комфортно в системе (как это сделала эта организация).
2. Риск :Прием нового сотрудника займет больше времени, чем мы думаем
   План :Записывайте короткие учебные пособия для повседневных задач, чтобы сократить время обучения.
3. Риск :Наш портфель заказов будет увеличиваться, пока мы реализуем проект
   План :Разработать систему определения приоритетов и завершения незавершенной работы, чтобы снизить риск (что вы сможете сделать за несколько минут с помощью этого шаблона)
4. Риск :Мы перерасходуем по проекту
   План :Создайте четко определенную дорожную карту проекта, чтобы предотвратить постепенное увеличение объема работ и перерасход средств (и загрузите этот шаблон бюджета, чтобы отслеживать все свои расходы)

Какие данные использовать

Предотвращение рисков - это выявление красных флажков на горизонте. Подобно тому, как высокий уровень вибрации может сигнализировать о надвигающейся поломке, есть данные, которые помогут вам найти угрозу для вашего проекта и остановить ее. Представление этих КПЭ во время презентации покажет, что вы оцениваете риск не на основе догадок.

Например, вы можете измерить уровень принятия, если вы внедряете новое программное обеспечение. Если уровень внедрения низкий, вы могли бы провести дополнительное обучение, чтобы ваша команда могла привыкнуть к системе.

К другим примерам данных «красных флажков» относятся:

Шаг 6. Обозначьте свой план и требования

Почему это работает

Этот шаг заключается в заполнении деталей вашего плана, чтобы все понимали, как он повлияет на вас, вашу команду и остальную часть организации в ближайшие недели или месяцы. Это также показывает, что ресурсы и поддержка, о которых вы просите, будут использованы быстро и эффективно для более быстрого получения надежных результатов.

Как рассказать историю

Избегайте огромного списка всего, что вы планируете выполнить, и необходимых вам ресурсов. Разбейте свой проект на этапы. Затем выясните, что вам понадобится и как вы будете оценивать успех на каждом этапе, используя эту схему:

1. Хронология :Сколько времени займет этот этап проекта? Совет:если это займет больше пары месяцев, подумайте о том, чтобы разбить этот шаг на еще более мелкие точки взаимодействия.
2. Задачи :Чего вы добьетесь на этом этапе проекта? Если конечная цель этого шага - завершить аудит всего еженедельного планового обслуживания, одна из ваших задач может заключаться в проверке точности всех списков задач.
3. Заинтересованные стороны :Определите, кто будет задействован на каждом этапе проекта. Совет профессионала:выделите степень вовлеченности каждой заинтересованной стороны. Например, кто несет ответственность, подотчетен, консультируется и информируется? (Подробнее о модели RACI)
4. Ресурсы и затраты :Какие ресурсы вам понадобятся для выполнения каждой задачи и сколько они будут стоить? Это могут быть затраты на оплату труда и запчастей, а также подписку на программное обеспечение.
5. КПЭ :Как вы будете измерять успех на каждом этапе. Это может быть что угодно, от того, что вы сделали (т. Е. Проверили 50% заказов на работу), до его воздействия (т. Е. Время отката за последние 90 дней).

Какие данные использовать

На этом этапе большое внимание будет уделяться затратам. Лучший способ смягчить удар - сравнить стоимость проекта с тем, что компания тратит (или теряет) без вашего решения.

Например, наем менеджера складского помещения и создание программы инвентаризации будет стоить около 125 000 долларов в год. В настоящее время компания тратит около 250 000 долларов в год на потерю производственного времени и закупку запасных частей.

При измерении показателей успеха смотрите на скользящие средние, чтобы отмечать прогресс. Настройте свои показатели следующим образом:

1. Определите свои показатели успеха. Т.е. Время извлекать детали
2. Установите ориентиры. Т.е. На извлечение запчастей уходит в среднем 20 минут.
3. Отслеживайте прогресс за 90 дней. Т.е. Среднее время получения запчастей за последние 90 дней сократилось на 33% (6,5 минут).

Идеальная презентация сочетает в себе данные и повествование

Люди не вкладываются в проекты. Они инвестируют в проблемы, решения и результаты. И лучший способ привлечь их внимание - это истории. Размещение некоторых данных помогает понять размер, масштаб и влияние этих проблем, решений и результатов.

Чтобы использовать этот фреймворк, не нужны новаторские идеи. Он работает так же хорошо, как для капитального ремонта ваших систем технического обслуживания, так и для получения дополнительных денег для подрядчика. Поэтому в следующий раз, когда вам нужно будет обосновать свой бюджет, представить идею или просто получить вотум доверия новому процессу, просто помните, что рассказывание историй и данные - ваши лучшие друзья.