Что такое отчет о техническом обслуживании и как обеспечить его точность

Сколько фильтров мы использовали в прошлом месяце? Есть наши MTTR и MTBF улучшилось после последнего обновления процедуры? Каков процент планового обслуживания? Сколько денег мы потратили на ремонт конвейерной ленты? Все эти ответы должны быть легко найдены в отчете о техническом обслуживании.

Причина, по которой мы использовали «должно быть» вместо «есть», заключается в том, что многие организации либо не имеют данных для создания отчетов о техническом обслуживании, либо отчеты настолько неточны, что приводят к неправильным выводам.

Пришло время обратить эту тенденцию вспять. Имея правильные инструменты и методы, каждый может получить доступ к полезной информации и использовать ее для улучшения своих операций по техническому обслуживанию. Посмотрим, как.

Что такое отчет о техническом обслуживании?

Отчет о техническом обслуживании - это документ, содержащий конкретную информацию о ваших прошлых действиях по техническому обслуживанию и их влиянии на стоимость, активы и эффективность бизнеса. Как правило, отчеты о техническом обслуживании используются для отслеживания ключевых показателей эффективности и показателей эффективности, которым отдел считает достойным следовать.

Чтобы любой отчет был полезным, он должен быть:

1. Лаконично :отчет должен быть кратким, но исчерпывающим; представлены таким образом, чтобы облегчить усвоение сложных данных.
2. Основано на фактах :точный; своевременно; объективный, основанный на достоверных данных, а не на мнениях и предположениях.
3. Проверено в надлежащем контексте :простой был продлен из-за того, что поставщик задержал отгрузку важной запасной части или потому, что мы не заказали ее вовремя - контекст имеет решающее значение для принятия решения.

С помощью CMMS отчеты могут создаваться на уровне деталей, активов, этажей, местоположений, сотрудников, смен и т. Д. - в зависимости от того, что организация решит отслеживать. Кроме того, современная CMMS позволит вам глубже изучить каждый отчет о техническом обслуживании, а не только просмотреть номер верхней строки. Эта возможность детализации данных обслуживания чрезвычайно полезна для поиска проблемных областей и дает важный контекст для принятия решений .

Предпосылки для создания точных отчетов

Для непрерывного создания точных отчетов требуется больше, чем просто доступ к записям технического обслуживания. Мы определили три ключевых предпосылки. Если вы все сделаете правильно, вы будете на правильном пути.

Доступ к CMMS или сопоставимой цифровой системе

CMMS разработана как централизованное хранилище ваших данных обслуживания. Поскольку он автоматизирует ввод больших объемов данных, остается меньше места для человеческой ошибки. Практически невозможно потерять или потерять записи, когда они хранятся в базе данных КСУП.

В отличие от ручного отслеживания, почти каждое действие по техническому обслуживанию можно отслеживать с помощью программного обеспечения. Возьмем, к примеру, наряд на работу. WO создается на основе формы запроса на обслуживание. Супервайзер назначает его технику. Техник выполняет работу, оставляет записи и закрывает WO. Вот что CMMS записывает об этом взаимодействии:

• общее количество (открытых) заявок на работу увеличилось на 1
• общее количество (открытых) заказов на работу увеличилось на 1
• подробные сведения о том, кто и когда отправил запрос на работу.
• подробные сведения о том, кто и когда создал WO; кому это было поручено
• кто выполнял работы, сколько длился ремонт, были ли работы выполнены в срок
• какие запасные части были использованы (база данных инвентаря запчастей обновляется автоматически)
• комментарии, оставленные техническим специалистом, добавляются в соответствующий журнал обслуживания оборудования.
• общее количество закрытых рабочих запросов и заказов увеличилось на 1

Если вы присмотритесь, простое открытие и закрытие простого рабочего задания приводит как минимум к 14 точкам данных - и большинство из них автоматически записываются. Мы даже не указали, как система автоматически рассчитывает точную стоимость этого действия на основе затраченных деталей и трудозатрат.

Просто нет другого способа приблизиться к этому уровню данных без использования компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием.

Правильное управление данными и стандартизация

Те, кто активно отслеживает большие объемы данных о техническом обслуживании, делают это либо с помощью программного обеспечения для технического обслуживания, либо с помощью настраиваемых электронных таблиц. В обоих сценариях важно иметь хорошие методы управления данными.

Высокого уровня стандартизации данных можно достичь, выполнив следующие действия:

1. Решите, что вы делаете, а что не хотите отслеживать. Отслеживание данных, которые вы не используете, тратит впустую ваши внутренние ресурсы и оставляет больше места для ошибок, особенно если это требует ручного ввода.
2. Определите масштабы и измерения. Что-то оценивается по шкале от 1 до 5 или от 1 до 10? Единица измерения - килограммы или фунты? Вы же не хотите в конечном итоге сравнивать яблоки с апельсинами.
3. Стандартизируйте ввод данных вручную. Как данные вводятся, изменяются и удаляются? Когда уместно использовать сокращения? Какие поля являются обязательными, а какие - необязательными? Какие соглашения об именах следует соблюдать при добавлении новых активов в список? Установка простых правил ввода данных будет иметь большое значение для обеспечения согласованности записей.

Намного легче найти нужную запись или создать отчет, если все будут использовать данные одинаково.

Обязательства всего персонала, работающего с данными

Некоторый объем ручного ввода данных неизбежен даже при использовании КСУП. Это всегда оставляет возможность человеческой ошибки. Самоуспокоенность и невнимательность при вводе данных в систему - частые проблемы. Менеджеры по техническому обслуживанию должны осознавать важность наличия точных данных и создавать культуру, отражающую это.

Представьте себе следующую ситуацию. Новый сотрудник закрывает наряд на работу. Ему предлагается указать, какие детали он использовал и сколько времени потратил на ремонт. Он просит более опытного коллегу помочь ему. В зависимости от корпоративной культуры ответ будет либо « Конечно, давайте все перепроверим». »Или« Напишите приблизительную цифру, все равно никто не проверяет эти вещи. ”

Если обслуживающий персонал не проявляет должной осмотрительности в этом отношении, у вас вряд ли будет надежная документация по техническому обслуживанию.

Что должно быть включено в отчет о техническом обслуживании?

Это полностью зависит от того, для чего вы составляете отчет. Невозможно дать единый шаблон. Как правило, официальный отчет о техническом обслуживании может включать:

• информация об организации (название, логотип, адрес, контактная информация…)
• название / тип отчета
• период, за который был создан отчет
• детали отчета (основная часть отчета, в которой представлены все данные)
• любая дополнительная информация, которая может быть полезна (рассматривается в индивидуальном порядке)

Теперь, если вы действительно ищете отчеты о техническом обслуживании используется для выполнения определенных работ по техобслуживанию, здесь вы можете найти множество шаблонов форм отчетов о техобслуживании. Эти отдельные формы можно использовать в качестве входных данных при создании обобщенных отчетов, которые мы обсудим далее.

Наиболее распространенные типы отчетов о техническом обслуживании

Располагая правильными данными, менеджеры по техническому обслуживанию и эксплуатации могут создавать десятки полезных отчетов о техническом обслуживании. Вот список самых распространенных:

• Разбивка общие расходы на техническое обслуживание :может включать стоимость деталей, оплату труда, стоимость поставщика и т. д.
• Отчет о профилактическом обслуживании: включает обзор мероприятий по профилактическому обслуживанию и графиков обслуживания (количество открытых, запланированных, закрытых и отложенных задач PM, процент планового обслуживания ...). Его можно разбить по местоположению, типу оборудования, продавцу и т. Д.
• Отчет о рабочих заданиях: обзор действий по управлению рабочими заданиями - полученные заявки на обслуживание и созданные, открытые, закрытые и отложенные WO.
• Отчет об истории активов: он может включать список заказов на поставку, PM, WO, запасных частей и других ресурсов, потраченных на конкретный актив или группу активов.
• Отчет по заказу на закупку: список созданных, отправленных, запланированных, полученных и закрытых заказов на поставку; могут быть разбиты по поставщику, объекту, приоритету, типу заказа, статусу заказа и т. д.
• Отчет об истории поставщика: обзор работ, выполненных поставщиком услуг по техническому обслуживанию, и связанных с ними затрат.
• Сводный отчет о трудозатратах: он может включать такие вещи, как общее количество потраченных часов, сверхурочные часы, часы, потраченные на реактивную и проактивную работу, индивидуальные показатели и многое другое.
• Отчет об эффективности: можно создавать многочисленные отчеты для отслеживания таких показателей, как MTTR, MTBF, количество запланированных и незапланированных задач, количество сбоев, продолжительность простоя и т. д.

Каждый отчет о техническом обслуживании создается за определенный период времени. Если вы используете CMMS, вы можете создать шаблон и использовать его для создания будущих отчетов за пару кликов. Это может быть очень полезно для создания ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов. Некоторые организации могут даже использовать его для упрощения годовой отчетности.

Вместо того, чтобы копошиться среди бумаг и столбцов таблиц каждый раз, когда вам нужно отправить отчет, вам нужно настроить его только один раз, а все остальное сделает система.

Создавайте и автоматизируйте отчеты об обслуживании с помощью Limble CMMS

Limble CMMS позволяет создавать настраиваемые поля для отслеживания практически всего, что вам нужно. Пользователи с ограниченными возможностями могут открыть наш конструктор пользовательских отчетов и объедините любое из этих настраиваемых полей со стандартными предопределенными полями, чтобы создать массу уникальных отчетов для любой ситуации.

Достаточно одного щелчка мышки, чтобы поделиться отчетами с другими пользователями Limble или создать PDF-файл, который можно отправить кому угодно.

Одна тесно связанная функция, которая действительно нравится нашим клиентам, - это возможность создания настраиваемой панели инструментов . из разных отчетов (как показано на изображении ниже).

Короче говоря, вы можете заполнить информационную панель всеми видами отчетов, которые обновляются в режиме реального времени. Затем вы можете показать панель управления на телевизоре. Отрадно видеть, как цифры меняются по мере выполнения задач.

На одном экране может поместиться столько информации. Здесь нет проблем. Вы можете создать несколько информационных панелей и указать Limble, чтобы они просматривали их каждые X секунд. Это небольшая функция, но мы уже получали отличные отзывы о ней.

Последнее, что осталось сделать, - это показать, как все это работает на практике. Если вы хотите узнать больше о настраиваемых панелях управления Limble и возможностях отчетов по техническому обслуживанию, просмотрите видео ниже за несколько минут. Само видео длиннее, но оно показывает, насколько мощной и гибкой на самом деле является наша система отчетности.

Если это похоже на то, что поможет вам сэкономить несколько часов каждую неделю, вы можете проверить нашу страницу с ценами . чтобы начать 30-дневную пробную версию. Кроме того, вы можете связаться с нами, чтобы получить индивидуальное пошаговое руководство и получите обзор всех основных функций.

И помните, чтобы принимать правильные решения, вам нужны хорошие отчеты!