Отложенное обслуживание:определение, стоимость и способы контроля

<цитата>

«Каждый доллар отсроченного обслуживания стоит 4 доллара США на обновление капитала в будущем».

Вопреки вашей интуиции, отложенное обслуживание это практика с очень полезной целью.

Менеджеры по техническому обслуживанию часто работают с ограниченными ресурсами (будь то бюджет, время или персонал). Это означает, что во многих ситуациях некоторые работы по техническому обслуживанию необходимо отложить и отложить до невыполненных работ по техническому обслуживанию . пока вы не решите проблемы с более высоким приоритетом.

И это не проблема. У каждого должен быть определенный процесс решения задач, которые необходимо отложить.

Проблема в том, что вы позволяете этим задачам накапливаться, не имея четкого плана, как начать сокращать отставание. Если вы позволите этому продолжаться слишком долго, вы попадете в ситуацию, когда вам придется отложить ремонт критически важных объектов, что просто нерационально.

В этой статье мы обсудим, что такое отложенное обслуживание, попытаемся определить основные проблемы, которые приводят к сумасшедшим невыполненным срокам обслуживания, и опишем простой процесс, который вы можете реализовать на своем предприятии, чтобы начать сокращать объем отложенного обслуживания.

Что такое отложенное обслуживание? | Определение отсроченного обслуживания

Отложенное техническое обслуживание - это практика откладывания работ по техническому обслуживанию на более поздний срок из-за нехватки различных ресурсов.

Не имеет значения, говорим ли мы о неожиданных проблемах или повторяющихся работах по профилактическому обслуживанию - что бы вы ни делали, если у вас недостаточно ресурсов для их выполнения, это нужно приостановить.

Распространенные причины большого количества невыполненных работ по техническому обслуживанию

Хотя многие организации действительно сталкиваются с уникальными проблемами, есть некоторые общие проблемы, которые приводят к большим объемам невыполненных работ по техническому обслуживанию, которые могут быть обнаружены в любой отрасли:

• Отсутствие продуманной стратегии профилактического обслуживания. Не секрет, что реактивное обслуживание приводит к увеличению объема работ по техническому обслуживанию в будущем. Помимо других проблем, чем больше у вас работы, тем выше вероятность того, что часть ее придется отложить. Избавьте себя от неприятностей, внедрив план профилактического обслуживания или программу профилактического обслуживания.
• Неправильная инвентаризация запасных частей. Согласитесь, выполнение работ по техобслуживанию без необходимых инструментов и запчастей - не лучший вариант. Постарайтесь внедрить эффективное управление запасными частями, чтобы ваш объем невыполненных работ по техническому обслуживанию не увеличивался из-за того, что вашим техническим специалистам не с чем работать.
• Бригаду технического обслуживания не хватает необходимых навыков. Если специалисты по обслуживанию не знают, как что-то исправить или тратят много времени на выполнение простых задач, объем отложенного обслуживания будет только увеличиваться. Чтобы исправить это, убедитесь, что у всех есть соответствующая подготовка и доступ к необходимой информации, такой как журналы обслуживания оборудования. В крайнем случае рассмотрите возможность увольнения людей, которые постоянно отстают и не показывают улучшений.
• Нехватка рабочей силы. Если задачи по техническому обслуживанию постоянно накапливаются, а вашим техническим специалистам приходится много работать сверхурочно, одна из причин этого может заключаться в том, что у вас просто не хватает людей, которые бы обо всем позаботились.
• Проблемы с бюджетом. Отсутствие финансирования часто является всеобъемлющей проблемой, которая может быть основной причиной всех проблем, рассмотренных выше. Если высшее руководство не двигается с места, вам остается только попытаться оптимизировать рабочий процесс обслуживания, чтобы сократить расходы; и таким образом освободите место в своем бюджете. Узнайте, как CMMS может повысить производительность и снизить затраты на обслуживание.

Примеры отложенного обслуживания

Пример отложенного обслуживания №1

Классический пример отложенного обслуживания, установленный в производственной среде, может выглядеть следующим образом.

Вы подготовили заказы на работу для всех трех смен, поэтому специалисты по техническому обслуживанию в каждую смену знают, что еще им нужно делать, помимо своих повседневных заданий. Некоторые из этих заказов включали реорганизацию инвентаря запасных частей, замену некоторых промышленных лампочек в коридоре 4 и ремонт объекта, вышедшего из строя на прошлой неделе из-за того, что только что поступили запасные части.
Все шло по плану, пока оператор станка не сделал ошибку и не вызвал серьезную проблему, остановившую всю производственную линию. Поскольку производство должно продолжаться, вам нужны все усилия. Утренняя смена успела провести реорганизацию запасов запчастей, но две другие задачи еще не решены. Поскольку обе эти задачи имеют более низкий приоритет, обе они заканчиваются отложенным обслуживанием.

Пример отложенного обслуживания № 2

Представим, что вы управляете 10-этажным зданием. Каждые 3 месяца у вас запланировано PM по замене всех фильтров на каждой системе отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха. Как всегда, вы заказали 3 разных типа фильтров, так как не во всех ОВК используется один и тот же фильтр. К сожалению, один из этих заказов не был доставлен вам вовремя. Это означает, что всем системам отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, использующим этот тип фильтра, придется подождать, и вам нужно будет поместить этот пункт «Заменить фильтр HVAC XYZ PM» в журнал отложенного обслуживания.

Отложенные расходы на техническое обслуживание и последствия

Изначально я планировал обсудить основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться, если у вас большой объем невыполненных работ по обслуживанию.

Но вы все это уже знаете. Вы знаете, что активы, которые не обслуживаются в плановом порядке, теряют производительность, становятся менее безопасными и их придется заменять раньше. Вы также знаете, что наличие множества незавершенных задач по техническому обслуживанию приведет к снижению общей эффективности и увеличению затрат в долгосрочной перспективе.

Но просто заявить, что это не дает ничего хорошего. Давайте посмотрим на некоторые цифры:

• Исследования Geaslin Group показывают, что отложенное техническое обслуживание, которое является результатом работы ваших активов до отказа, часто приводит к экспоненциальным затратам, которые могут быстро выйти из-под контроля.
• Некоторое время назад Рик Биденвег, президент Pacific Partners Consulting Group, заявил, что «Каждый доллар отсроченного обслуживания стоит 4 доллара США на потребности в обновлении капитала в будущем». По сути, это означает, что за каждый доллар, который вы сейчас не потратите на необходимые работы по техническому обслуживанию, в будущем он будет стоить вам в 4 раза дороже.

С какой бы стороны вы ни смотрели на него, отложенное техническое обслуживание кажется чем-то, что вам нужно держать на поводке, если вы не хотите, чтобы он укусил вас за задницу.

Итак, давайте посмотрим, что вы можете сделать, чтобы приступить к устранению невыполненных отложенных работ по техническому обслуживанию.

Как сократить объем отложенного обслуживания

Посмотрим правде в глаза - если у вас большой объем отложенного обслуживания, некоторые вещи придется изменить. Насколько важны эти изменения, будет зависеть от вашего текущего рабочего процесса и того, как вы справляетесь с отложенным техническим обслуживанием в данный момент.

Вот 6 шагов, которые вы можете использовать, чтобы настроить эффективный рабочий процесс, который поможет вам сократить количество невыполненных работ по обслуживанию.

Шаг №1:Измерьте данные и создайте список

Прежде чем вы сможете реализовать какие-либо конкретные меры, вам необходимо иметь четкое представление о том, сколько работы вам предстоит.

Итак, первое, что вам нужно сделать, это поместить все задачи, которые необходимо выполнить, в один список:

1. Если вы используете несколько документов и таблиц для отслеживания невыполненных работ, перенесите все в один документ.
2. Поговорите со специалистами по техническому обслуживанию и операторами оборудования, чтобы узнать, есть ли какие-либо другие проблемы, о которых не сообщалось (или запросы на работу, которые были потеряны / неуместны).
3. После этого для каждой задачи оцените, сколько ресурсов (времени, запчастей, бюджета) вам нужно для ее выполнения. То, что вы не можете точно оценить с первого взгляда, смотрите в журналах технического обслуживания оборудования и других файлах истории технического обслуживания. В конце концов, маловероятно, что в вашем журнале обслуживания будет много задач, связанных с проблемами, которые возникли впервые.

Шаг №2. Рассчитайте рентабельность инвестиций и расставьте приоритеты для критических задач

Теперь, когда у вас есть список вещей, которые вам нужно сделать, вы должны решить, в каком порядке их делать. Отличный способ сделать это - рассчитать рентабельность инвестиций.

Начните с определения последствий невыполнения определенной задачи. Когда вы знаете, сколько ресурсов вам нужно инвестировать для выполнения задачи и сколько денег вы потеряете, если оставите ее без присмотра, несложно подсчитать, сколько вы экономите (или сколько еще вы теряете. избегая) немедленно позаботившись о нем.

Приведенный выше снимок экрана был взят из руководства Plant Services о том, как рассчитать рентабельность инвестиций в техническое обслуживание. Хотя вы не можете просто скопировать / вставить весь процесс в точности так, как описано выше, вы можете использовать очень похожий принцип, чтобы показать негативное влияние конкретных отложенных задач обслуживания и потенциальную экономию, если вы позаботитесь об этих проблемах до того, как они вызовут большие проблемы.

Когда вы это сделаете, вам будет намного проще решить, как расставить приоритеты для отложенного обслуживания и какие задачи должны быть в верхней части вашего списка.

Шаг 3. Выделите необходимые ресурсы

Выделение необходимых ресурсов может быть самым сложным шагом в этом списке - часто потому, что нехватка ресурсов является главным виновником отложенного обслуживания.

Будь то старые изношенные активы, которые практически не стоит ремонтировать, нехватка рабочей силы или отсутствие запасных частей, без необходимых инвестиций ситуация вряд ли улучшится. Это приводит нас к одной вещи, которой опасается каждый менеджер по техническому обслуживанию - просить у высшего руководства больше денег.

Не секрет, что высшее руководство терпеть не может, когда просят денег, особенно у технического отдела. Поэтому приходить к ним нужно подготовленным. Вы должны показать им, что в ИХ интересах увеличить ваш бюджет, потому что это сэкономит ИМ больше денег в долгосрочной перспективе.

Здесь ваши расчеты из предыдущего шага становятся особенно полезными. Используйте их, чтобы проиллюстрировать потенциальное воздействие отсроченного обслуживания, а также то, сколько денег вы сэкономите, если сможете заняться этими задачами, прежде чем они вызовут новые проблемы.

Они могут вам сказать, что вы должны быть более организованными и эффективными. Чтобы доказать (себе и высшему руководству), что это не так, вы можете сделать следующее.

Это можно сделать вручную, но сбор необходимой информации может занять некоторое время. Надеюсь, у вас есть КСУП, и вы можете использовать ее данные, чтобы доказать свою точку зрения:

• Поддержка отсутствия запасных частей аргумент. Извлеките данные истории активов и сравните, как ведут себя оригинальные (от оригинального производителя) и «поддельные» (более дешевые детали сторонних производителей или самодельные самодельные решения). Цифры показывают, что оригинальные детали служат намного дольше, требуют меньше времени на внедрение и вызывают меньше неожиданных поломок - все это означает меньше работы и меньше затрат. В этом контексте могут быть полезны такие показатели, как MTBF и MTTR.

• Поддержка нехватки кадров аргумент. Посмотрите на общую историю технического обслуживания и вытащите, сколько рабочих заданий выполняется каждую неделю / месяц по сравнению с количеством поступающих PM и рабочих запросов. Также обратите внимание на то, сколько сверхурочных выполняется и сколько это стоит фирма ежемесячно. Это может быть хорошим аргументом в пользу того, что вам просто нужно нанять больше людей.

Если данные показывают иное, то это отличный показатель того, что у вас, возможно, есть все необходимое, и вам просто нужно более эффективно реорганизовать внутренние процессы и ресурсы.

Шаг №4:Реорганизуйте и начните применять превентивные меры

Помимо проблем с бюджетом, наиболее частая причина откладывания задач обслуживания - это просто слишком много реактивного обслуживания. Ожидание, чтобы потушить пожар по мере его возникновения, означает, что вы ничего не контролируете, и этот цикл, несомненно, приведет к дальнейшей работе.

Один из способов предотвратить это - начать принимать превентивные меры. Чтобы вы пошли по правильному пути, мы написали подробные руководства о том, как переключиться с реактивного на профилактическое обслуживание и как разработать программу профилактического обслуживания.

Если вы уже находитесь в процессе перехода и думаете, как оптимизировать свой план PM, ознакомьтесь с нашим контрольным списком ниже.

Помимо внедрения КСУП и упреждающих мер, вы также можете изучить:

• изменение продолжительности смены / количества человек в смене
• изменить способ инициирования и отслеживания заказов Word (если вы не используете CMMS, наличие одного поля для рабочих запросов и одного поля для всех заказов Word, которые необходимо выполнить, может помочь вам еще больше расширить ваши трудовые ресурсы)
• если у вас нет CMMS, вы можете попробовать использовать Facebook Messenger, WhatsApp, Viber или аналогичное коммуникационное приложение, чтобы объединить все соответствующие стороны в одну группу и более эффективно передавать важную информацию.
• создать четкую цепочку общения, чтобы люди знали, к кому они обращаются, в зависимости от проблемы, с которой они сталкиваются.

Чтобы получить более подробное представление о CMMS, ознакомьтесь с нашим руководством «Что такое система CMMS и как она работает».

Шаг №5:Выполните программу обслуживания с помощью Limble CMMS

Управлять эффективной командой техобслуживания без поддержки программного обеспечения сложно, если вообще возможно. Со всеми преимуществами гибкости и оптимизации рабочего процесса, которые дает мобильная CMMS, например…

• более высокая производительность (меньше административных задач, более быстрый поток информации
• улучшенное общение (мгновенные уведомления, упрощенная совместная работа технических специалистов на месте и за его пределами).
• больше ответственности (кто что сделал и сколько времени это заняло)
• лучшая организация (создание плана профилактического обслуживания - легкий ветерок, более легкое отслеживание и распределение работ)
• повышенная точность данных (управление запасами, обзор графика работы, коэффициенты использования, история активов и т. д. - точные отчеты позволяют принимать обоснованные решения)

… Легко понять, почему.

В конце концов, программное обеспечение для обслуживания было разработано с единственной целью - помочь специалистам по обслуживанию более эффективно выполнять свою работу. У организованных отделов технического обслуживания с доступным разумным бюджетом редко возникают проблемы с большими невыполненными сроками обслуживания.
Если вы боретесь с отложенным обслуживанием и не используете какое-либо программное обеспечение для обслуживания, вам следует серьезно подумать о внедрении Limble CMMS, поскольку мы отлично умеем помогая людям организоваться.

Главное - быть последовательным

Наличие отличного плана обслуживания и лучшего доступного программного обеспечения не будет иметь большого значения, если вы не создадите передовые методы, которые используют преимущества этих ресурсов и не гарантируют, что все им следуют.

Задержки на отложенное техническое обслуживание не исчезнут в одночасье, но благодаря последовательной работе и разумному высшему руководству вы сможете держать его под контролем.

Если вас интересуют другие способы, которыми Limble может помочь улучшить работу вашего отдела обслуживания, не стесняйтесь обращаться к нам, мы всегда готовы поговорить.