Актуальность документации качества: почему регулярные обновления важны

Документация — один из столпов Системы менеджмента качества. Производительность и эффективность последней поэтому зависят от нее, отсюда необходимость ее обновления. Руководство по качеству и другие фундаментальные документы системы качества должны постоянно обновляться, чтобы быть надежной опорой, осведомленной об эволюциях и способной избегать ошибок, которые могли бы повлиять на качество.

Важность обновления документации качества

Обновление документации качества критически важно более чем в одном отношении. Во-первых, это гарантия того, что ноу-хау и знания, созданные и приобретенные компанией, не будут утеряны. Для достижения целей, поставленных компанией, она проводит политику управления знаниями, обеспечивая идентификацию, анализ, организацию, запоминание и обмен знаниями. Систематическое обновление документации, следовательно, позволяет капитализировать этот ноу-хау и передавать его сотрудникам, будь то новички в компании или существующие сотрудники, отвечающие за замену других в случае недоступности (отсюда большая универсальность). Новые рекруты и внутренние замены могут таким образом ссылаться на актуальные документы, эффективно направляя их в выполнении задач и снижая риск ошибки.

Кроме того, обновление документов качества гарантирует, что действия по улучшению всегда идут в правильном направлении, что они не затронуты никакими недостатками и не заставляют нас возвращаться назад.

Наконец, обновление документов качества неизбежно оказывает позитивное влияние на условия работы сотрудников и образ компании. Подход QHSE (Качество, Здоровье, Безопасность, Окружающая среда) — который обеспечивает безопасность и здоровье сотрудников, их обучение профилактике, соблюдению стандартов и надежности установок — постоянно обновляется для обеспечения оптимальных производственных условий и улучшения восприятия клиента компанией. Политика HSE направлена на снижение производственных травм и проблем со здоровьем, а также на утверждение социальной приверженности компании, особенно в отношении экологических вопросов.

Различные источники обновления качества

Актеры, участвующие в обновлении документации качества, включая, конечно, менеджера по качеству, опираются на различные источники для обеспечения этого подхода.
Во-первых, обновление документов качества проводится с учетом обратной связи клиентов. Любые замечания, сделанные последними после использования продукта, должны быть учтены. Они могут привести к более или менее значительным изменениям в процедурах для улучшения качества продукта и, следовательно, удовлетворенности клиента.
Во-вторых, аудиты также позволяют обновлять документы качества на основе наблюдений, сделанных во время этих операций, будь то внутренние или внешние.
То же самое касается различных корректирующих и предупреждающих действий, предпринятых; эти действия должны быть интегрированы в существующие документы, чтобы репозитории были действительно в их последних версиях и могли использоваться заинтересованными сторонами без риска совершения ошибок. Более того, когда корректировка вносится после данного события, факт составления поправки требует рефлексии и внедрения логичной и понятной письменной структуры.

Наконец, ревью и ревизии также входят в источники элементов, подлежащих включению в документы качества при их обновлении. Ревью менеджмента, например, может привести к изменению ориентации политики компании (в сторону более экологических соображений, например), что ведет к изменениям в процедурах, отсюда необходимость обновления.

Обновление, следовательно, соответствует реактивному, динамическому процессу, который запускается и определяется различными событиями, влияющими на жизнь компании. Оно позволяет, среди прочего, иметь документы, отражающие реальность, и избегать ошибок, которые могли бы повлиять на качество.

О компании Picomto

Сегодня промышленность связана с серьезной проблемой передачи знаний. Формализация и обмен знаниями в промышленности критически важны для ее настоящего и будущего. Возрастная пирамида, хорошие практики, обязательность следования конкретным процедурам и т.д.

Picomto родился из этого наблюдения и предлагает решение для захвата и распространения ноу-хау промышленности.
SaaS веб- и мобильное программное решение для создания, управления, обмена и анализа режимов эксплуатации, процедур обслуживания, внутренних процедур, послепродажного сервиса.

Picomto является частью цифровизации промышленности, #SmartIndustry #Industry4.0, #Paperless

Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами.