Точный анализ результатов вашего проекта по закупкам

Системный подход к оценке окончательных результатов проекта закупок может помочь вам определить сильные и слабые стороны вашего подход к закупкам, вашим поставщикам и множеству других аспектов вашего бизнеса. Предположения без тщательного анализа только еще больше уведут вас в заблуждение, поэтому важно изучить каждую из четырех основных областей, которые мы изложили в нашей оценочной таблице результатов проекта закупок. Чтобы помочь вам понять, что вы ищете и чего ожидать, это руководство по анализу проведет вас по каждой области и ее нюансам:

Качество

Прежде всего, вы захотите посмотреть на качество товаров, которые вы получили. Ничто другое не имеет большого значения, если вы обнаружите, что не можете использовать то, что получаете, или беспокоитесь о долгосрочных последствиях использования того, что вы получили с точки зрения безопасности, реакции клиентов и т. д. Вот несколько отдельных моментов, на которые следует обратить внимание при рассмотрении качества:

• Общее качество. Или базовая способность полученных товаров выполнять свое первоначальное назначение. Не смотрите на это как на бинарное состояние «достаточно хорошо» или «недостаточно хорошо». Учитывайте нюанс качества; это лучше, чем ожидалось? Хуже, но все еще жизнеспособно? Как вы думаете, можно ли ожидать улучшения качества?
• Последовательность. Несоответствие во многих отношениях приводит к худшему результату, чем обычное низкое качество; низкое качество можно решить с помощью улучшений, но несоответствие может указывать на более серьезные проблемы в процессе закупок.
• Подробности. Мелкие детали проекта часто меняются в зависимости от реалий закупок. Как эти детали выглядят в текущем проекте?
• Соотношение цены и качества. Вы получаете то, за что платите, или, скорее, вы должны. Оценка качества или стоимости без сопоставления их друг с другом мало что дает для оценки проекта закупок. Посмотрите на свой ROI, здесь.

Простота работы с поставщиком

Закупки в конечном итоге сводятся к коммуникации. С правильными инструментами и правильным поставщиком процесс должен быть безболезненным для всех, обеспечивать качество, соответствующее вашему бюджету и целям, и позволять быстро решать проблемы. Чтобы лучше понять ваши отношения с вашим поставщиком и, таким образом, оценить ваш текущий проект закупок, рассмотрите следующие подпункты:

• Четкое общение. Простая концепция:легко ли вам оставаться на одной волне с продавцом?
• Специальные возможности. Насколько сложно связаться с нужным человеком по телефону, чтобы решить проблему или обсудить изменение?
• Профессионализм. Соблюдаются ли встречи, комфортно ли вам общаться с поставщиком и можете ли вы ожидать честности в общении?
• Эффективность. Ваше общение с поставщиком характеризуется бессвязными, неэффективными разговорами или краткими взаимодействиями, подкрепленными соответствующими инструментами? При правильном подходе необязательно звонить в течение нескольких недель, чтобы уточнить мелкие детали.

Доставлено вовремя

Все ли закупленные товары были доставлены вовремя? Если нет, то почему? Хотя неудача в этом вопросе, безусловно, не является хорошей вещью, важно определить основную причину неудачи или неприемлемые жертвы, приносимые для достижения успеха. Не рассматривайте своевременную доставку как чисто бинарное состояние «пройдено/не пройдено», несмотря на его важность.

Заявленная стоимость и окончательная стоимость

В проекте закупок мало что должно вызывать больше опасений, чем несоответствие между указанными затратами и окончательными затратами. Дополнительные расходы, связанные с плохим планированием или недобросовестной деловой практикой, совершенно неприемлемы. Если проблема связана с вашей стороной уравнения из-за отсутствия четкой коммуникации или других проблем, ее можно решить с помощью улучшения коммуникации. Конечно, проблемы, которые на первый взгляд возникают по вашей вине, могут быть результатом низкой доступности и других проблем поставщика; тщательно обдумайте этот момент.