Точная оценка результатов закупочного проекта: системный подход

Системный подход к оценке итогов закупочного проекта помогает выявить сильные и слабые стороны в вашем подходе к закупкам, поставщиках и множестве других аспектов бизнеса. Предположения без глубокого анализа только заводят в тупик, поэтому важно исследовать каждую из четырех ключевых областей нашего скоркарда результатов закупок. Чтобы помочь понять, что искать и чего ждать, это руководство проведет вас через каждую область и её нюансы:

Качество

Первостепенно смотрите на качество полученных товаров. Остальное неважно, если вы не можете использовать поставку или беспокоитесь о долгосрочном влиянии на безопасность, реакцию клиентов и т.д. Несколько пунктов для оценки качества:

• Общее качество. Базовая способность товаров выполнять исходное назначение. Не рассматривайте как бинарное «подходит/не подходит». Оцените нюанс: лучше ожиданий? Хуже, но жизнеспособно? Ожидаете ли улучшений?
• Консистентность. Непостоянство во многих аспектах хуже, чем общее низкое качество; низкое качество можно исправить улучшениями, но непостоянство может указывать на глубокие проблемы в закупках.
• Детали. Мелкие детали проекта часто меняются под реальностью закупок — как они выглядят сейчас?
• Соотношение качество/цена. Вы получаете за что платите — или должны. Оценка качества или цены в отрыве друг от друга мало полезна. Смотрите на ROI.

Удобство работы с поставщиком

Закупки в конечном счете сводятся к коммуникации. С правильными инструментами и поставщиком процесс должен быть безболезненным для всех, давать качество, соответствующее бюджету и целям, и позволять быстро решать проблемы. Чтобы лучше понять отношения с поставщиком и оценить текущий проект, рассмотрите подпункты:

• Ясность коммуникации. Простая концепция: легко ли оставаться на одной волне с поставщиком?
• Доступность. Насколько сложно дозвониться до нужного человека для решения проблемы или обсуждения изменений?
• Профессионализм. Соблюдаются ли встречи, комфортно ли общаться, можно ли ждать честности?
• Эффективность. Характеризуется ли общение пустыми долгими разговорами или лаконичными взаимодействиями с правильными инструментами? Недельные игры в «телефон» для уточнения мелочей не должны быть необходимы при правильном подходе.

Соблюдение сроков поставки

Все закупочные позиции прибыли в срок? Если нет — почему? Провал здесь निश्चенно плох, но важно выявить корневую причину — или недопустимые жертвы, принесённые для успеха. Не воспринимайте соблюдение сроков как чисто бинарный pass/fail, несмотря на важность.

Котируемая стоимость vs итоговая стоимость

В закупочном проекте мало чего должно больше тревожить, чем расхождения между котируемой и итоговой стоимостью. Надбавки из-за плохого планирования или недобросовестных практик совершенно неприемлемы. Если проблема с вашей стороны — из-за нечеткой коммуникации или иного — это решается улучшением коммуникации. Конечно, проблемы, формально ваши, могут быть следствием низкой доступности и других проблем поставщика; внимательно взвесьте этот пункт.