Риски бумажных процедур для промышленных техников: почему цифровизация важна

Даже если, как мы увидим позже, цель бесбумажного производства в промышленности все еще далеко от достижения, дематериализация идет полным ходом. Компании осознают преимущества цифровизации документов, включая процедуры, а также риски, связанные с сохранением бумажных носителей. Промышленные техники, которым нужны эффективные и надежные инструменты для выполнения своей работы, выигрывают от этого перехода, навязанного требованиями Индустрии 4.0, цифровой и подключенной промышленности.

Цфровизация документов для ответа требованиям современного бизнеса

Пока технологические достижения драматически влияют на промышленный мир и конкуренция все острее, компании не могут позволить себе оставаться в стороне от этих эволюций. Требования к производительности и адаптации прогресса касаются, в частности, разработки и управления документацией, и более конкретно процедур.

В главе 445 ISO 14001 требует внедрения системы контроля документации. Она будет включать ревью и обновление документации, обеспечение доступности соответствующих версий документов, обеспечение их читаемости и идентификации, а также предотвращение непреднамеренного использования устаревшей документации. Все это облегчается цифровыми инструментами.

Бесбумажная рабочая среда: где мы стоим сегодня?

Хотя компании осознают преимущества дематериализации процедур и других документов, они все еще борются с достижением цели бесбумажных процессов сегодня. Согласно исследованию Ассоциации по управлению информацией и образами (AIIM), опубликованному в 2015 году, только 31% бизнес-лидеров признают, что их офисы все еще полны бумажных документов (источник: infoDSI.com). Согласно AIIM, только 17% сотрудников работают в бесбумажной среде.

Почему переход к бесбумажному так труден?

Более половины бизнес-лидеров (56%) отвечают, что это потому, что им все еще нужны важные документы в бумажной форме: контракты, подписанные заказ-наряды и т.д. Другие упоминают неохоту, выражаемую некоторыми сотрудниками, отказаться от письменных документов и переключиться на цифровые технологии.

Менее точное представление реальной рабочей среды

Рисков, связанных с сохранением бумажной документации, немало. Среди этих документов процедуры бы сильно выиграли от цифровизации. Действительно, для обучения нового сотрудника или введения техника на различные рабочие места или инструменты гораздо эффективнее использовать, например, видеоноситель, чем бумажный документ. В общем, визуальные процедуры (изображения, видео) способствуют пониманию и выполнению. Бумажные процедуры не могут показать реальную рабочую среду (окружение, движения...) так точно, как другие носители.

Стоимость бумажных документов

Стоимость управления, обработки и хранения бумажных документов также является одним из их недостатков. Традиционная документация может представлять большие объемы, требуя значительного пространства для их хранения и не менее значительных ресурсов для их архивирования, классификации и использования. 2 или 3 CD-диска достаточно для хранения объема информации, эквивалентного примерно двадцати тысячам страниц на м2. Это показывает экономию пространства, которую можно достичь.

Бумажные документы также являются барьером для продуктивности, поскольку оценивается, что сотрудник тратит в среднем 50% своего времени на поиск информации среди всех документов, затем 15% на ее чтение. Будучи оцифрованными, эти документы становятся более легко и быстро доступными, сокращая время, потерянное на их поиск, и выделяя больше времени на реальные операции, те, что действительно производят.

Меньшая прослеживаемость и безопасность

Для промышленных техников наличие цифровой документации снижает риск уничтожения или потери информации. Возможность доступа к ним с различных сетевых терминалов и транспортировки их с использованием различных носителей (USB-накопители, внешние жесткие диски, серверы, Облако...) также значительно облегчает их ежедневное использование.
Кроме того, бумажные документы имеют реальный дефицит в плане прослеживаемости и мониторинга. Гораздо сложнее узнать историю информации, ее прогресс и изменения, внесенные в нее, чем если она дематериализована и конвертирована в цифровой формат. Это также относится к риску оказаться с устаревшей документацией.

О нас

Picomto — это программное решение для цифровизации всей вашей оперативной документации: рабочие инструкции, стандартные процедуры обслуживания, чек-листы…

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше!