6 рекомендаций по эффективному отслеживанию ИТ-активов

Компании ежегодно тратят миллионы долларов на оснащение своих сотрудников техническим оборудованием, необходимым для выполнения их организационных функций. Часть этих затрат связана с заменой изношенных или устаревших технологий. Некоторые из них возникают из-за того, что компании не осуществляют надлежащее отслеживание ИТ-активов.
Если вы потеряете информацию об ИТ-оборудовании, ваша организация может в конечном итоге потратить деньги на оборудование или лицензии, которыми вы уже владеете. Вещи теряются, когда сотрудники переключаются на роли, требующие других инструментов, или полностью покидают компанию. Также легко потерять элементы при обновлении оборудования, используемого бизнес-сферой.

Лучший способ уберечь компанию от убытков на ненужных расходах на оборудование – это практика отслеживания активов. Преимущества для бизнеса:

• Снижение затрат на техническое обслуживание
• Оптимизация использования лицензии
• Помощь в составлении более точного бюджета.
• Позволяет принимать решения о покупке звукового оборудования.
• Подготовка к проверкам

Вас не устраивает текущий процесс отслеживания ИТ-активов в вашей компании? Придумайте решение, подходящее для вашей организации, используя эти рекомендации.

1. Проведите тщательную инвентаризацию
2. Собрать всю необходимую информацию
3. Составьте карту жизненных циклов активов.
4. Установить правила
5. Убедитесь, что вы соответствуете требованиям
6. Найдите правильное автоматизированное решение

1. Проведите тщательный аудит запасов

Идея поиска каждого актива в вашей компании может быть пугающей. Мы говорим не только о настольных компьютерах. Вам необходимо найти каждый настольный телефон, мобильное устройство, персональный принтер и даже выпущенную компанией гарнитуру, которые в настоящее время используются в вашей организации.
Уточните ситуацию, используя программы, уже установленные в вашем программном обеспечении, для поиска сетевых ресурсов. Способы сделать это включают:

• Поиск устройств Windows, выполняющих сканирование домена
• Выполнение сетевого сканирования принтеров, компьютеров Linux, компьютеров Mac, виртуальных машин и принтеров
• Выполнение агентом сканирования вашей домашней сети на наличие зарегистрированного программного обеспечения и других элементов
• Определение зарегистрированных мобильных устройств.

Эти шаги должны помочь вам идентифицировать большую часть вашего инвентаря. Затем подтвердите сотрудникам, что они в настоящее время владеют определенными активами.

Найти ИТ-ресурсы

• Серверы
• Клавиатуры
• Мышь
• Программное обеспечение и соответствующие лицензии
• Пакеты обновлений
• Планшеты
• Смартфоны
• Настольные телефоны
• Рабочие станции
• Ноутбуки
• Сканеры
• Маршрутизаторы
• Проекторы
• Планшеты

Завершите сквозной поиск любых активов, которые могут быть отключены или не подключены к программному обеспечению, способному их отслеживать, что также может помочь идентифицировать теневое ИТ-оборудование.

2. Соберите всю необходимую информацию

После того, как вы определили местонахождение каждого из активов вашей компании, начните извлекать идентификационные данные из каждого из них. Наиболее важная информация, которую вы должны собрать, включает:

• Описание товара.
• Марка и номер модели
• Кто производитель
• Стоимость покупки товара
• Отдел, в котором он сейчас находится
• Назначенный владелец
• Состояние товара

Наличие этой информации позволяет менеджерам и другим руководителям правильно оценить потребности в дополнительном оборудовании. Они будут знать, что у них уже есть оборудование, или его действительно необходимо приобрести.
Пометьте каждый актив биркой, содержащей уникальный штрих-код со всей соответствующей информацией, хранящейся в вашем программном решении для отслеживания активов. Сканирование этого кода должно сообщить вам все, что вам нужно знать об оборудовании. (Полезный совет:если вас беспокоит кража или взлом, метки безопасности помогут предотвратить эти действия.)

3. Планируйте жизненные циклы активов

Какой производительности вы ожидаете от своего актива с момента покупки до выхода из эксплуатации? Разложите эти ожидания по этапам и назначьте каждому определенное состояние. Используйте эти рейтинги, чтобы оценить, какое место ваш объект в настоящее время занимает в этой методологии.

Пример картирования жизненного цикла

• Запрос объекта
• Одобрение покупки
• Получение объекта
• Установка или развертывание объекта (программного обеспечения, оборудования, нового телефона, сервера)
• Использование объекта
• Хранение или ремонт объекта
• Разрешение на удаление объекта
• Ликвидация объекта

Жизненный цикл различных активов будет различаться. Иногда рабочие станции могут использоваться подрядчиком в течение нескольких месяцев, а затем помещаются на хранение до тех пор, пока они снова не потребуются. Некоторые пользователи могут перейти на другую версию программного обеспечения, освободив старую версию для использования другим сотрудником.
Внимательно отслеживайте обмены такого типа. Не позволяйте вещам провалиться в периоды перемен или перехода.

4. Установить правила

Убедитесь, что у вас есть четкие процедуры, когда дело доходит до проверки, назначения и вывода активов из эксплуатации. Не допускайте перехода из одного отдела в другой без соблюдения определенных стандартов в отношении:

• Кто получает контроль над объектом
• Решения о передаче актива обратно ИТ-отделу.
• Все, кто сообщает о проблемах с объектом
• Любые запросы на вывод актива из эксплуатации

Рассмотрите возможность создания специального отдела, ответственного за эти процессы. Небольшим компаниям по-прежнему следует назначать роли для отслеживания ИТ-активов определенным сотрудникам или областям.

5. Убедитесь, что вы соответствуете требованиям

Одним из упущенных аспектов отслеживания ИТ-активов является обеспечение соответствия элементов установленным стандартам. Когда в последний раз ваша сеть подвергалась тщательной проверке? Проверяли ли вы стороннее программное обеспечение на наличие дыр в безопасности? Насколько вы уверены, что зашифровали мобильные устройства, чтобы предотвратить случайную или преднамеренную передачу данных компании?
Процесс отслеживания ваших ИТ-активов можно превратить в ценный инструмент для обеспечения безопасности вашей организации. Инициируйте периодические инвентаризации аудита и сделайте каталогизацию этого типа информации частью ваших стандартных процедур.

6. Найдите правильное автоматизированное решение

Инициирование отслеживания ИТ-активов с помощью ручных процессов подвергает вас большему риску человеческой ошибки. Также сложнее координировать состояние оборудования между разными отделами. Использование автоматизированного процесса позволяет интегрировать отслеживание активов с другими системами компании. Маркировка ценных ИТ-активов означает, что их легко сканировать с помощью сканеров штрих-кодов, что исключает человеческие ошибки и ускоряет документирование.
Это позволяет другим областям легко извлекать данные для собственных нужд, например для составления отчетов или составления бюджетов. Это также облегчает совместную работу с другими членами команды, ответственными за загрузку и проверку данных активов.
Повысьте эффективность своей организации, внедрив какую-либо систему отслеживания ИТ-активов. Вы сэкономите деньги своей компании и поможете организовать и оптимизировать использование активов в вашей компании.