6 проверенных стратегий для точного управления IT-активами

Компании тратят миллионы ежегодно на оснащение своего персонала техническим оборудованием, необходимым для поддержки их организационных ролей. Часть этих затрат связана с заменой изношенного или устаревшего оборудования. Некоторые возникают из-за того, что бизнесы не ведут надлежащий учет IT-активов.
Потеря следа за IT-оборудованием означает, что ваша организация может в итоге потратить деньги на оборудование или лицензии, которые у вас уже есть. Вещи теряются, когда сотрудники переключаются на роли, требующие других инструментов, или полностью уходят из компании. Также легко потерять следа за предметами при обновлении оборудования, используемого бизнес-областью.

Лучший способ удержать компанию от потери денег на ненужных затратах на оборудование — следовать твердым практикам отслеживания IT-активов. Бизнесы получают выгоду за счет:

• Снижения затрат на обслуживание
• Оптимизации использования лицензий
• Помощи в составлении более точного бюджетирования
• Позволения принимать обоснованные решения о закупке оборудования
• Готовности к аудитам

Недовольны текущим процессом отслеживания IT-активов вашей компании? Придумайте решение, подходящее вашей организации, используя эти лучшие практики.

1. Проведите тщательный инвентарный аудит
2. Захватите всю релевантную информацию
3. Сопоставьте жизненные циклы активов
4. Установите правила
5. Убедитесь в соблюдении соответствия
6. Найдите правильное автоматизированное решение

1. Проведите тщательный инвентарный аудит

Идея попытки локализовать каждый актив внутри вашей компании может быть пугающей. Мы говорим не только о настольных компьютерах. Вам нужно локализовать каждый настольный телефон, мобильное устройство, личный принтер и даже выданные компанией гарнитуры, в настоящее время используемые в вашей организации.
Сузьте вещи, используя программы, уже установленные на вашем ПО для локализации сетевых активов. Методы этого включают:

• Поиск устройств Windows путем сканирования домена
• Выполнение сетевого сканирования для принтеров, компьютеров Linux, Mac, виртуальных машин и принтеров
• Проведение агентских сканирований в вашей домашней сети для зарегистрированного ПО и других элементов
• Локализация зарегистрированных мобильных устройств

Эти шаги должны помочь вам идентифицировать большую часть вашего инвентаря. Допроведите, подтвердив с сотрудниками, что они в настоящее время владеют конкретными активами. 

IT-активы для локализации

• Серверы
• Клавиатуры
• Мыши
• Программное обеспечение и связанные лицензии
• Сервис-паки
• Планшеты
• Смартфоны
• Настольные телефоны
• Рабочие станции
• Ноутбуки
• Сканеры
• Маршрутизаторы
• Проекторы
• Планшеты

Завершите поэтажным обходом для любых активов, которые могут быть офлайн или не подключены к ПО, способному их отслеживать, что также может помочь выявить теневое IT-оборудование.

2. Захватите всю релевантную информацию

Как только вы локализовали каждый из активов вашей компании, начните извлекать идентифицирующие данные из каждого. Самая важная информация, которую вы должны собирать, включает:

• Описание предмета
• Марку и модельные номера
• Кто производитель
• Стоимость покупки предмета
• Отдел, где он сейчас находится
• Назначенный владелец
• Состояние предмета

Наличие этой информации позволяет менеджерам и другим руководителям правильно оценивать дополнительные потребности в оборудовании. Они будут знать, что у них уже есть оборудование внутри компании, или если оно фактически нужно к покупке.
Помечайте каждый актив тегом, содержащим уникальный штрих-код со всей релевантной информацией, хранящейся в вашем решении ПО для отслеживания активов. Сканирование этого кода должно рассказывать вам все, что вам нужно знать об оборудовании. (Полезный совет: Если кража или вскрытие — проблема, теги безопасности могут помочь предотвратить эти активности.)

3. Сопоставьте жизненные циклы активов

Какой тип производительности вы ожидаете от вашего актива от момента покупки до вывода из эксплуатации? Раскладьте эти ожидания по этапам и назначьте конкретное состояние каждому. Используйте эти рейтинги для оценки того, где ваш актив сейчас попадает в эту методологию.

Пример сопоставления жизненного цикла

• Запрос актива
• Одобрение его для покупки
• Получение актива
• Установка или развертывание актива (ПО, оборудование, новый телефон, сервер)
• Использование актива
• Хранение или ремонт актива
• Позволение активу быть выведенным из эксплуатации
• Утилизация актива

Жизненный цикл разных активов будет варьироваться. Иногда рабочие станции могут быть поставлены в эксплуатацию на несколько месяцев для подрядчика, затем помещены в хранение до повторной необходимости. Определенные пользователи могут обновиться до другой версии ПО, освобождая старую версию для использования другим сотрудником.
Отслеживайте обмены такого типа внимательно. Не позволяйте вещам выпадать из виду в периоды изменений или перехода.

4. Установите правила

Убедитесь, что у вас есть четкие процедуры когда речь идет о выдаче, назначении и выводе из эксплуатации активов. Не позволяйте переходу из одного отдела в другой без принуждения к какому-то типу стандартов на:

• Кто берет контроль над активом
• Решения вернуть актив обратно в IT
• Кто-то сообщающий о проблемах с активом
• Любые запросы на вывод актива из эксплуатации

Рассмотрите установку конкретного отдела, ответственного за эти процессы. Меньшие компании все равно должны назначать роли для отслеживания IT-активов определенным сотрудникам или областям.

5. Убедитесь в соблюдении соответствия

Один упущенный аспект отслеживания IT-активов — обеспечение соответствия предметов установленным стандартам. Когда в последний раз ваша сеть получала тщательную инспекцию? Исследовали ли вы стороннее ПО, поставленное в использование, на дыры в безопасности? Насколько уверены, что вы зашифровали мобильные устройства для предотвращения случайных или целенаправленных передач данных компании?
Ваш процесс отслеживания IT-активов может быть превращен в ценный инструмент для поддержания безопасности вашей организации. Инициируйте периодические инвентарные аудиты и сделайте каталогизацию этого типа информации частью ваших стандартных процедур.

6. Найдите правильное автоматизированное решение

Инициирование отслеживания IT-активов с ручными процессами открывает вас для большего риска человеческой ошибки. Это также труднее координировать статус оборудования между разными отделами. Применение автоматизированного процесса позволяет интегрировать ваше отслеживание активов с другими компаниями системами. Маркировка ценных IT-означает, что они легко сканируются штрих-кодовыми сканерами, устраняя человеческую ошибку и ускоряя документирование.
Это позволяет другим областям легко извлекать данные для их собственных использований, как извлечение отчетов или составление бюджетов. Это также облегчает сотрудничество с другими членами команды, ответственными за загрузку и валидацию данных активов.
Улучшите эффективность вашей организации, внедряя какой-то вид системы отслеживания IT-активов. Вы сэкономите деньги своей компании и поможете организовать и оптимизировать использование активов по всей вашей компании.