Руководство по управлению объектами:стратегии эксплуатации и управления, управление проектами, лидерство и многое другое

Facility management, или FM, — это широкая дисциплина, охватывающая множество отраслей, от продуктов питания до технологий, от производства до электронной коммерции и так далее. Но, несмотря на то, что суть каждого бизнеса может полностью отличаться даже от его ближайших конкурентов, успешные методы управления объектами легко взаимозаменяемы от предприятия к предприятию. На самом деле, это одна из немногих должностей, которые можно найти практически в любом от малых до крупных организаций, в том числе от государственных, таких как школы и больницы, до частных предприятий, таких как те, которые управляют своими запасами на складах.

Но, помимо взаимных тенденций, процедуры и методы управления объектами должны быть узкоспециализированными для бизнеса. в котором они используются. Поскольку эта дисциплина охватывает сложные особенности, включая планирование непрерывности бизнеса и даже пожарную безопасность, важно, чтобы ваша организация предлагала целостный взгляд на свои процедуры управления объектами.
В этом руководстве мы обсудим:

• Основные компетенции по управлению объектами
• Операции и стратегии управления
• Управление проектами для модернизированных объектов
• Лучшие практики руководства для управляющих объектами
• Дополнительные ресурсы по управлению объектами

Основные компетенции управления объектами

По данным Международной ассоциации управления объектами (IFMA), управление объектами — это междисциплинарная практика, которая «учитывает координацию людей, места, процессов и технологий». В разбивке это означает, что менеджер объекта несет ответственность за успех всех аспектов объекта, включая организацию, безопасность, безопасность и техническое обслуживание, а также ключевые повседневные методы эксплуатации.
Может показаться непосильной задачей возложить на одного человека или одну небольшую команду — и это является непосильная работа, но важно помнить, что управление объектами — это лишь один из аспектов успешного бизнеса. Проще говоря, все необходимые отделы должны работать с менеджерами объектов для достижения общего успеха бизнеса.
Вот что включает в себя дисциплина управления объектами и почему плохое управление может легко привести к краху организации:

• Безопасность —  Работа команды управления объектом заключается в обеспечении безопасности всех сотрудников и клиентов, занимающих имущество. Эта ответственность охватывает все возможные вопросы охраны здоровья и безопасности окружающей среды, особенно те, которые касаются здания и его оборудования. Невыполнение этого требования может привести к серьезным последствиям в виде штрафов, потери бизнеса или даже судебного преследования, если будет сочтено, что халатность менеджера или бизнеса привела к несчастным случаям или необратимому экологическому ущербу. Пожар, например, обычно находится в самом верху радаров менеджеров объектов, потому что это предотвратимая трагедия, которая при достаточной подготовке может спасти жизни и ценный инвентарь. Тщательная команда управления объектом может наилучшим образом защитить свою компанию, гарантируя, что все части объекта соответствуют нормам, его сотрудники хорошо обучены, а все разрешения и сертификаты полностью действительны. Эта функция включает в себя все:от безопасного и эффективного освещения до выбора напольного покрытия.
• Безопасность —  Что касается важности, второй после безопасности является безопасность объекта, еще одна важная часть головоломки, за которую должна отвечать команда управления объектом. Хотя более крупные компании или компании с особенно дорогими товарно-материальными запасами или оборудованием могут сделать мудрый выбор, отдав свои потребности в области безопасности на аутсорсинг в форме частной фирмы, роль менеджера объекта по-прежнему заключается в том, чтобы гарантировать, что фирма работает компетентно. Технологические достижения, такие как биометрия и носимые устройства, позволяют поддерживать строгий контроль доступа в зоны с высоким уровнем безопасности, но руководители объектов должны оставаться в курсе этих разработок и делать разумные инвестиции в технологии безопасности. В дополнение к общей безопасности также важно, чтобы команда управления объектом обладала технологическими ноу-хау для защиты и обслуживания своего самого дорогого оборудования. Эта роль является ключевой, поскольку она вдвойне подтверждает, что активы защищены так же тщательно, как и безопасность сообщества.
• Техническое обслуживание и проверки —  Независимо от того, чем занимается организация, одна из самых безрассудных вещей, которые может сделать команда управления зданием, — это не выполнять свои обязанности по обслуживанию здания. Каждая часть здания, включая установленное оборудование, такое как системы HVAC, должна обслуживаться командой управления объектом. Поскольку некоторые объекты содержат бесчисленное количество элементов, требующих регулярного технического обслуживания, установление и соблюдение строгих графиков технического обслуживания помогает гарантировать, что все движущиеся и постоянные части объекта будут в актуальном состоянии и будут хорошо работать в будущем. Наряду с общим обслуживанием, инспекции также являются тем, к чему всегда должны быть готовы команды управления объектами. Они могут подготовить бизнес, проводя внутренние проверки, по мере необходимости, к многочисленным формальным проверкам регулирующих органов, которые они могут проводить ежегодно. Конечно, команда также должна принимать во внимание все случаи, когда на объекте происходят серьезные изменения в оборудовании, уровне запасов или мощности, а также следить за всеми изменениями в законодательстве, которые могут повлиять на их текущие процедуры.
• Планирование непрерывности бизнеса —  Частью руководства эффективной командой управления объектами является планирование «наихудших сценариев». Это означает, что каждая команда должна встретиться с власть имущими, чтобы разработать план на случай, если произойдет бедствие, и бизнес не сможет позволить себе прекратить работу. Например, предположим, что в общественном колледже произошел крупный пожар, и власти признали все главное здание полностью разрушенным. Общественный колледж в настоящее время находится в середине семестра, который он не может прервать — это ситуация, когда предварительное планирование обеспечения непрерывности бизнеса является ключевым. Если бы это было сделано в вышеупомянутом сценарии, команда управления учреждением уже придумала бы альтернативные места для проведения занятий и выполнения административных обязанностей организации. Помимо нового места, у команды уже должен был быть четкий план обеспечения безопасности, технического обслуживания и аппаратного обеспечения временного объекта.
• Ежедневные операционные обязанности —  В дополнение к тому, чтобы служить связующим звеном по вопросам безопасности и охраны объекта, также важно, чтобы группы управления объектами были организованы для решения неотъемлемых повседневных проблем, которые могут возникнуть. В зависимости от того, как устроена данная организация, это может означать что угодно:от починки прохудившейся крыши в женском туалете до починки застрявшего факса.

Независимо от размера организации важно, чтобы высшее руководство привлекло объект менеджер, который может нанять или отдать на аутсорсинг надежную, компетентную команду. И, поскольку не каждая компания укомплектована людьми, заботящимися о безопасности, работа этого менеджера состоит в том, чтобы защищать интересы работников и/или клиентов, занимающих их предприятие. Наличие такого уровня упорства и внимания к деталям в сфере управления объектами необходимо — на самом деле, это может спасти бизнес или даже жизнь.

Операции и стратегии управления

Нынешняя председательствующая глобальная организация по управлению объектами, Международная ассоциация по управлению объектами, призывает этих лидеров применять более тактичный и проницательный подход, когда речь идет о защите будущего имущества их бизнеса.
В Стратегическом отчете IFMA Планирование объекта В официальном документе организация призывает менеджеров объекта выполнять SFP (стратегическое планирование объекта), поскольку это «помогает избежать ошибок, задержек, разочарований и неудовлетворенности клиентов». В дополнение к вышеупомянутым обязанностям, связанным с безопасностью и обслуживанием, IFMA хочет, чтобы менеджеры начали выходить за рамки своих обычных обязанностей, чтобы они могли лучше способствовать повышению эффективности своих организаций.
Чтобы сделать это эффективно, менеджеры должны объединить две вещи. :1) стратегический план объекта и 2) генеральный план объекта. Давайте посмотрим, как каждый из них может повысить общую производительность бизнеса:

• Стратегический план финансирования (SFP) –  Для составления всеобъемлющей SFP IFMA призывает менеджеров сначала ознакомиться с тремя очень важными вещами:основными ценностями или изменяющимися ценностями организации и тем, как объекты должны отражать ценности, составлением углубленного анализа объекта. , в том числе местоположение, возможности и условия, и, наконец, фундаментальное понимание того, как цели организации могут повлиять на расширение или сокращение объектов. Если менеджер сможет подтвердить каждый из этих ориентиров в соответствующих отделах и найти способ поддержать амбиции своей организации, выполняя эффективные ежедневные практики, тогда он будет действовать как действительно «стратегическая» система поддержки. Такое сочетание «настоящего» и «будущего» позволяет всем вовлеченным сторонам максимально эффективно справляться с изменениями по мере их поступления.
• Генеральный план объекта —  Любой менеджер объекта уже должен постоянно перерабатывать генеральный план своего объекта, структуру, которая рассматривает «физическую среду, включающую здания», но это не означает, что каждый из них является настолько всеобъемлющим, насколько это возможно. Давайте посмотрим, что представляет собой целостный генеральный план, учитывающий как повседневные задачи, так и анализ будущего использования пространства.

Вот что должен включать генеральный план объекта:

1. Зонирование, регулирование, оценка соглашений
2. Описания космических стандартов/эталонов
3. Программа использования космоса
4. Анализ рабочего процесса
5. Техническая оценка и план
6. Блокировать, подгонять или группировать планы
7. Концептуальный план участка или план кампуса
8. Концепции архитектурного образа
9. Долгосрочный план обслуживания
10. Смета строительства
11. План фаз или последовательности (последовательность или проекты)

Как только руководитель объекта проделает надлежащую работу, чтобы установить контакт со всеми отделами, влияющими на его объект, он будет лучше подготовлен для поддержки своей организации, поскольку она будет делать прибыльные шаги в будущем.

Управление проектами для оптимизированных объектов

Поскольку главная задача управляющих объектами — безопасность, техническое обслуживание и планирование, вас наверняка не удивит, что менеджер также должен разработать и выполнить подробный список проектов, чтобы обеспечить бесперебойную работу всего здания и внутри здания. .
Вот несколько примеров того, как тактика управления проектами может повысить общую эффективность объекта:

• Составление графиков проекта, включающих как объем, так и бюджетные потребности.
• Консультирование всех работников, включая сотрудников и консультантов, по вопросам развития и хода работы.
• Ведение прозрачных баз данных по каждому проекту, чтобы гарантировать, что вышестоящее руководство уведомляется о любых изменениях в расписании, бюджете или рабочей силе в режиме реального времени.
• Составление всесторонних графиков обучения, чтобы гарантировать, что все сотрудники должным образом сертифицированы для любых нормативных изменений, которые могут возникнуть
• Проведение сметы бюджета для всех предлагаемых строительных проектов
• Координация любых обновлений обслуживания или технического обслуживания систем объекта
• Проводить встречи и получать одобрение на необходимые изменения пространства, которые могут потребоваться для модернизации помещения.
• Разработка процессов внутреннего аудита для обеспечения соблюдения всех применимых нормативных стандартов, включая новый ISO 41001, Управление объектами — Системы управления — Требования с руководством по использованию

Снимок экрана через ISO

Конечно, решая все вопросы инфраструктуры сначала имеет первостепенное значение для обеспечения безопасности объекта.

Лучшие практики руководства для управляющих объектами

Как вы уже догадались, управление объектами — это большая, часто сложная работа, требующая сильного, дальновидного и, прежде всего, ответственного лидер, который думает о потребностях своего объекта как можно более целостно. В дополнение к этим качествам наиболее информированные менеджеры либо имеют за плечами многолетний опыт работы в различных отраслях, либо имеют специальную степень в этой области. Непрерывное образование также распространено в этой области, и существует ряд курсов по управлению объектами, которые могут помочь руководителям объектов оставаться в курсе последних тенденций и передового опыта.

Итак, теперь, когда у нас есть представление о том, как может выглядеть опытный управляющий предприятием на бумаге , давайте углубимся в наиболее эффективные методы лидерства, которые они могут использовать, чтобы гарантировать безопасность и эффективность своей организации:

• Они на одной волне с высшим руководством в отношении будущего –  Как упоминалось в этом руководстве, быть сильным менеджером объекта означает смотреть в будущее. Менеджер понимает, что от составления планов обеспечения непрерывности бизнеса на случай аварии до поддержания открытой линии связи с другими отделами он станет настоящим лидером только в том случае, если его предприятие и персонал готовы к изменениям.
• Они умеют планировать и составлять бюджет . Руководители объектов знают текущую стоимость каждой части инфраструктуры своего объекта и сколько потребуется для модернизации. У них также есть четкое представление о том, как их бюджетные потребности могут уменьшаться и уменьшаться в будущем, чтобы они могли точно предлагать бюджетные изменения властям.
• Они чувствуют, как создать отличную команду . В зависимости от конкретных потребностей организации, менеджер объекта может нести ответственность за наем и обучение работников объекта, подрядчиков или даже консультантов. Это означает, что менеджер должен иметь врожденное понимание обязанностей и ограничений каждой должности и того, как они могут лучше всего работать вместе, чтобы создать максимально эффективную команду. Помните, что эти члены команды в конечном счете контролируют безопасность объекта, а это очень важная работа, которая может нарушить ответственность организации, если что-то пойдет не так.
• Они готовы слушать –  Вполне естественно, что менеджеры объекта разочаровываются в том, что начальство призывает к большим сменам, которые могут быть физически отключены от объекта, но это не означает, что они неправы . Динамичные лидеры сотрудничают со всеми отделами, прислушиваясь к их предложениям и идеям. Тем самым они создают открытую и безопасную линию связи, которая, независимо от результата, укрепит отношения между отделами.

Управление объектами — сложная работа, и она становится все более сложной по мере того, как технологические достижения превращают старые процессы в новые, оптимизированные подходы. Лучшие менеджеры объектов точно понимают, как сбалансировать инвестиции в интеллектуальные технологии, которые повышают эффективность и минимизируют риски (например, финансовые риски и риски безопасности) для положительного влияния на итоговый результат. Короче говоря, управление объектами сегодня является основой деятельности во множестве отраслей.

Дополнительные ресурсы по управлению объектами

Для получения дополнительной информации о передовых методах управления объектами посетите следующие ресурсы:

• Библиотека знаний IFMA
• Сущность управления объектами и лидерства
• Переосмысление взгляда руководства на управление объектами
• Планирование преемственности для управляющих объектами
• 6 способов добиться лидерства по затратам в управлении объектами
• 6 основных характеристик управляющих объектами
• Краткая история управления объектами
• Обучение управлению объектами
• Насколько важно управление объектами?
• 10 главных причин, по которым вашей компании нужен такой специалист по управлению объектами, как вы

Продукты и решения для отслеживания от Camcode:

• Ярлыки расположения складских стеллажей
• Ярлыки со штрих-кодом
• Ярлыки местоположения склада
• Теги UID
• Теги управления запасами
• Обозначения складского прохода
• Теги металлического оборудования
• Складские знаки
• Пользовательские этикетки из фольги