Мастерство управления объектами: проверенные стратегии для операций, лидерства и проектного совершенства

Управление объектами (Facility Management, FM) — это широкая дисциплина, включающая множество отраслей, от пищевой до технологической, от производства до электронной коммерции и далее. Но, хотя ядро каждого бизнеса может быть совершенно отличным даже от его ближайшей конкуренции, успешные практики управления объектами легко взаимозаменяемы от предприятия к предприятию. По сути, это одна из единственных должностей, которую можно найти, по сути, в любых малых и крупных организациях, включая публичные объекты, такие как школы и больницы, до частных бизнесов, таких как те, что управляют своим инвентарем на складах.

Но, несмотря на взаимные тенденции, процедуры и техники управления объектами должны быть высокоспециализированными для бизнеса, в котором они используются. Поскольку дисциплина охватывает сложные специфики, включая планирование непрерывности бизнеса и даже пожарную безопасность, ключево, чтобы ваша организация предлагала целостный взгляд на свои процедуры управления объектами.
В этом руководстве мы обсудим:

• Основные компетенции управления объектами
• Стратегии операций и управления
• Управление проектами для оптимизированных объектов
• Лучшие практики лидерства для менеджеров объектов
• Дополнительные ресурсы по управлению объектами

Основные компетенции управления объектами

Согласно Международной ассоциации управления объектами (IFMA), управление объектами — это междисциплинарная практика, которая «рассматривает координацию людей, места, процессов и технологий». Разложенное, это означает, что менеджер объекта отвечает за успех всех фасетов объекта, включая организацию, безопасность, защиту и обслуживание, наряду с ключевыми ежедневными операционными практиками.
Это может показаться перегружающей работой для одного человека или одной небольшой команды — и это есть перегружающая работа — но что важно помнить — это факт, что управление объектами — это лишь один аспект того, что делает здоровый бизнес. Просто сказано, все необходимые отделы должны работать с менеджерами объектов для построения общего успеха бизнеса.
Вот что включает в себя дисциплина управления объектами — и почему плохое управление может легко привести к гибели организации:

• Безопасность — Работа команды управления объектами — обеспечить безопасность всех сотрудников и клиентов, занимающих недвижимость. Эта ответственность охватывает все возможные вопросы экологического здоровья и безопасности, особенно те, что касаются здания и его оборудования, конкретно. Несоблюдение этого может означать серьезный бизнес в виде штрафов, потерянного бизнеса или даже преследования, если будет установлено, что небрежность менеджера или бизнеса привела к жертвам или постоянному экологическому ущербу. Пожар, например, обычно прямо на вершине радаров менеджеров объектов, потому что это предотвратимая трагедия, которая, когда готовится к ней достаточно, может спасти жизни и ценный инвентарь. Тщательная команда управления объектами может лучше защитить свою компанию, гарантируя, что все части объекта соответствуют кодексу, ее сотрудники хорошо обучены, и все разрешения и сертификаты полностью действительны. Эта функция включает все от безопасного и эффективного освещения до выбора напольных покрытий.
• Безопасность (Security) — В отношении важности, второе после безопасности — безопасность объекта, еще одна важная часть головоломки, за которую должна отвечать команда управления объектами. Хотя более крупные компании или те с особенно дорогим инвентарем или оборудованием могут сделать мудрый выбор, аутсорсинг своих потребностей в безопасности в виде частной фирмы, это все равно роль менеджера объекта — гарантировать, что фирма выполняет компетентно. Технологические достижения, такие как биометрия и носимые устройства, делают возможным поддержание строгого контроля доступа для высокобезопасных зон, но на менеджерах объектов лежит ответственность быть в курсе этих разработок и делать умные инвестиции в технологии безопасности. Помимо общей безопасности, также важно, чтобы команда управления объектами имела технологическое ноу-хау для защиты и поддержания своего дорогого оборудования. Эта роль ключевая, так как она удвоенно подтверждает, что активы защищены так же близко, как безопасность сообщества.
• Обслуживание и инспекции — Неважно фокус организации, одно из самых безрассудных вещей, которые команда управления объектами может сделать — пренебречь своими обязанностями по обслуживанию здания. Каждая часть здания, включая установленное оборудование, такое как системы HVAC, должна обслуживаться командой управления объектами. Поскольку некоторые объекты содержат бесчисленные элементы, требующие регулярного обслуживания, установление и следование строгим графикам обслуживания помогает обеспечить, что все движущиеся и постоянные части объекта остаются актуальными и работают хорошо в будущее. Наряду с общим обслуживанием, инспекции — это то, за чем команда управления объектами должна всегда быть готова. Они могут подготовить бизнес, проводя внутренние инспекции, по мере необходимости, для множества формальных регуляторных инспекций, которые они могут понести ежегодно. Конечно, команда также должна принять во внимание любое время, когда объект подвергается крупному изменению в оборудовании, уровне инвентаря или мощности — и они также должны держать глаз на всех изменениях в законах, которые могут повлиять на их текущие процедуры.
• Планирование непрерывности бизнеса — Часть руководства эффективной командой управления объектами означает планирование для «худших сценариев». Это означает, что каждая команда должна сесть с руководством, чтобы придумать план на случай, если катастрофа ударит и бизнес не может позволить себе закрыть операции. Например, давайте скажем, что колледж сообщества переживает крупный пожар и власти считают все главное здание полной потерей. Колледж сейчас в середине семестра, который он не может сократить — это ситуация, где предварительное планирование непрерывности бизнеса ключево. Если бы это было сделано в вышеуказанном сценарии, команда управления объектами уже бы придумала альтернативные локации для проведения занятий и операций административных обязанностей организации. Помимо новой площадки, команда уже сделала бы твердый план для безопасности, обслуживания и аппаратных нужд временного объекта.
• Ежедневные операционные обязанности — Помимо служения связующим звеном по безопасности и защите для объекта, также важно, чтобы команды управления объектами были организованы для обработки присущих ежедневных вызовов, которые могут возникнуть. В зависимости от того, как структура данной организации устроена, это может означать что угодно — от починки текучей крыши в женском туалете до даже исправления зажавшегося факса.

Неважно размер организации, ключево, чтобы руководство наняло менеджера объекта, который может нанять или аутсорсить надежную, компетентную команду. И, поскольку не каждая компания заполнена мыслящими о безопасности людьми, работа этого менеджера — выступать адвокатом для работников и/или клиентов, занимающих их объект. Наличие этого уровня упорства и внимания к деталям в спектре управления объектами необходимо — на самом деле, это может спасти бизнес или даже жизнь.

Стратегии операций и управления

Текущая превалирующая глобальная организация управления объектами, Международная ассоциация управления объектами, призывает этих лидеров принять более тактический и проницательный подход когда речь идет о защите будущего имущества их бизнеса.
В белой книге IFMA Стратегическое планирование объектов организация призывает менеджеров объектов проводить SFP (стратегическое планирование объектов), так как оно «помогает избегать ошибок, задержек, разочарований и неудовлетворенности клиентов». Помимо вышеупомянутых обязанностей, нагруженных безопасностью и обслуживанием, IFMA хочет, чтобы менеджеры начали смотреть за пределами своих нормальных обязанностей, чтобы они могли лучше помогать в эффективности своих организаций.
Для эффективного выполнения этого менеджеры должны скомпилировать две вещи: 1) стратегический план объекта и 2) мастер-план для объекта. Давайте посмотрим, как каждый может лучше укрепить общую производительность бизнеса:

• Стратегический план объекта (SFP) — Для компиляции комплексного SFP, IFMA призывает менеджеров сначала ознакомиться с тремя очень важными вещами: основными ценностями или меняющимися ценностями организации и как объекты должны отражать ценности, компиляцией глубокого анализа объекта, включая местоположение, способность и состояние, и, наконец, фундаментальным пониманием того, как цели организации могут сделать для нарастания или спада в отношении объектов. Если менеджер может подтвердить каждый из этих ориентиров с соответствующими отделами и найти способ поддержать амбиции своей организации, выполняя эффективные ежедневные практики, тогда они будут действовать как по-настоящему «стратегическая» система поддержки. Это сочетание «текущего» и «будущего» позволяет всем заинтересованным сторонам справляться с изменениями по мере их прихода наиболее эффективным образом.
• Мастер-план объекта — Любой менеджер объекта уже должен постоянно перерабатывать мастер-план своего объекта, рамку, которая смотрит на «физические среды, включающие здания», но это не означает, что каждый такой же комплексный, каким мог бы быть. Давайте посмотрим на то, как должен выглядеть целостный мастер-план, принимающий во внимание как ежедневные задачи, так и будущий анализ использования пространства.

Вот что должен включать мастер-план объекта:

1. Оценки зонирования, регулирования, ковенантов
2. Описания стандартов/бенчмарков пространства
3. Программа использования пространства
4. Анализы рабочего процесса
5. Инженерная оценка и план
6. Блочные, подгоняющие или стопочные планы
7. Концептуальный план площадки или кампус-план
8. Архитектурные образные концепции
9. Долгосрочный план обслуживания
10. Строительные оценки
11. Фазировка или план последовательности (последовательность проектов)

Как только менеджер объекта делает надлежащую подготовительную работу для установления контакта со всеми отделами, влияющими на их объект, они будут лучше оснащены для поддержки своей организации, когда она делает прибыльные ходы в будущем.

Управление проектами для оптимизированных объектов

Поскольку имя игры для менеджеров объектов — безопасность, обслуживание и планирование, это определенно не удивляет вас, что менеджер также должен разработать и выполнить список проектов, чтобы гарантировать, что все на и в здании работает гладко.
Вот несколько примеров того, как тактика управления проектами может оптимизировать общую эффективность объекта:

• Установление графиков проектов, включающих как объем, так и бюджетные потребности
• Консультирование всех работников, включая сотрудников и консультантов, по разработке и прогрессу работы
• Поддержание прозрачных баз данных по каждому проекту для обеспечения того, что руководство информировано об любых изменениях в графике, бюджете или рабочей силе в реальном времени
• Компиляция комплексных графиков обучения для обеспечения того, что все сотрудники должным образом сертифицированы для любых регуляторных изменений, которые могут возникнуть
• Проведение бюджетных оценок для всех предлагаемых строительных проектов
• Координация любых сервисных или обновлений обслуживания для систем объекта
• Проведение встреч и получение одобрения для необходимых изменений пространства, которые могут быть необходимы для модернизации пространства
• Разработка внутренних аудиторских процессов для обеспечения того, что все применимые регуляторные стандарты соблюдаются, включая новый ISO 41001, Управление объектами – Системы управления – Требования с руководством для использования

Скриншот через ISO

Конечно, адресация всех вопросов инфраструктуры сначала является первостепенной для обеспечения безопасности и защиты объекта.

Лучшие практики лидерства для менеджеров объектов

Как вы уже догадались, управление объектами — это большая, часто сложная работа, требующая сильного, прогнозного и, самое главное, ответственного лидера, который думает о потребностях своего объекта наиболее целостным образом. Помимо обладательства этими качествами, наиболее информированные менеджеры либо имеют годы разнообразного отраслевого опыта за плечами, либо получили специализированную степень в дисциплине. Продолжающее образование также обычно в области, и существует ряд курсов управления объектами, которые могут помочь менеджерам объектов оставаться в курсе текущих трендов и лучших практик.

Так что теперь, когда у нас есть представление о том, как может выглядеть адекватный менеджер объекта на бумаге, давайте углубимся в наиболее эффективные практики лидерства, которые они могут внедрить для гарантии безопасности и эффективности своей организации:

• Они на одной странице с руководством в отношении будущего — Как упоминалось во всем этом руководстве, быть мощным менеджером объекта означает смотреть вперед в будущее. От компиляции планов непрерывности бизнеса в случае катастрофы до поддержания открытой линии коммуникации с другими отделами, менеджер понимает, что они будут истинным лидером только если их объект и персонал готовы катиться с изменениями.
• Они знают, как планировать и бюджетировать — Менеджеры объектов знают текущую стоимость каждой части инфраструктуры своего объекта — и сколько это займет для апгрейда. Они также имеют острое понимание того, как их бюджетные потребности могут приливать и отливать движусь вперед, так что они могут точно предлагать бюджетные изменения руководству.
• У них есть чувство для разработки отличной команды — В зависимости от специфических потребностей организации, менеджер объекта может быть ответственным за найм и обучение работников объекта, подрядчиков или даже консультантов. Это означает, что менеджеру нужно иметь врожденное понимание обязанностей и ограничений каждой позиции и как они могут лучше работать вместе для создания наиболее способной команды. Помните, эти члены команды в конечном счете контролируют безопасность и защиту объекта, очень важные работы, которые могут сломать организацию в отношении ответственности, если что-то пойдет не так.
• Они готовы слушать — Это только естественно для менеджеров объектов стать фрустрированными с руководством, вызывающим большие сдвиги, кто может быть физически отключен от объекта, но это не значит, что они неправы. Динамичные лидеры сотрудничают со всеми отделами, слушая их предложения и идеи. Делая так, они создают открытую, безопасную линию коммуникации, которая, какой бы ни был результат, укрепит межотдельные отношения.

Управление объектами — сложная работа, и она становится все более сложной по мере того, как технологические достижения перестраивают старые процессы в более новые, оптимизированные подходы. Лучшие менеджеры объектов понимают точно, как балансировать умные технологические инвестиции, повышающие эффективность, минимизируя риски (например, финансовые и риски безопасности) для положительного влияния на итоговую прибыль. Кратко, управление объектами — это опорная структура операций во множестве отраслей сегодня.

Дополнительные ресурсы по управлению объектами

Для получения дополнительной информации о лучших практиках управления объектами посетите следующие ресурсы:

• Библиотека знаний IFMA
• Суть управления объектами и лидерства
• Переопределение исполнительного взгляда на управление объектами
• Планирование преемственности для менеджеров объектов
• 6 способов обеспечить лидерство в затратах в управлении объектами
• 6 основных характеристик менеджеров объектов
• Краткая история управления объектами
• Обучение управлению объектами
• Насколько важно управление объектами?
• Топ-10 причин, почему вашей компании нужен профессионал управления объектами как вы

Продукты и решения для отслеживания от Camcode:

• Складские этикетки локаций стеллажей
• Штрих-кодовые этикетки
• Складские этикетки локаций
• UID-теги
• Теги контроля инвентаря
• Складская сигнализация проездов
• Металлические теги оборудования
• Складские знаки
• Пользовательские фольгированные этикетки