Прибыль без бумаги: 5 ключевых преимуществ

Решение уйти на безбумажный документооборот может показаться пугающим. Однако отказ от этого в конечном итоге заставит ваш бизнес отстать.

Пять причин начать сегодня

Переход в безбумажный офис предлагает ряд преимуществ, укрепляющих нижнюю линию. От облачного хранения до цифровых подписей, есть ряд решений для преследования.

Готовы убрать стопки бумаг из офиса? Вот пять причин начать сегодня.

Улучшите организацию офиса

Оцифровка файлов и другой информации улучшает организацию вашей компании. Вашей команде больше не нужно обыскивать весь офис в поисках пропавшего звена бумажного следа. Не только это улучшит организацию, но и положительно повлияет на продуктивность сотрудников. Вся информация, необходимая для ведения эффективного бизнеса, будет находиться в цифровых документах, безопасно хранящихся в облачном хранилище, мгновенно доступных тем, у кого есть разрешение на доступ.

Улучшите эффективность коммуникации с клиентами

Отправка клиентам электронных счетов и использование цифровых подписей улучшает эффективность. Вам больше не нужно иметь дело с оправданием «должно быть, потерялось в почте» или ждать задержек обычной почты.

Внутри системы облачного хранения вы можете хранить кажущеся бесконечное количество информации о клиентах, используя ПО базы данных, часто называемое системой управления отношениями с клиентами (CRM). В результате вы улучшите вовлеченность клиентов и в конечном счете поднимете нижнюю линию.

Защитите чувствительные данные

Несмотря на опасения, которые у вас могут быть о нарушениях ПО баз данных, на самом деле гораздо безопаснее хранить и отправлять оцифрованные файлы вендорам и клиентам. Многие программные продукты не только экономят компаниям время и деньги, но и улучшают безопасность цифровых файлов с шифрованием.

Размещая чувствительную информацию за стеной зашифрованной защиты, вы можете иметь спокойствие. Физические файлы не могут обещать того же, и если с ними что-то случится, вы даже можете не заметить.

Сделайте свою часть для устойчивости окружающей среды

Один безбумажный офис в одиночку не имеет значительного влияния на окружающую среду, но тысячи малых, средних и крупных организаций — будут. Открытие того, как перейти на безбумажный документооборот, драматически сократит количество загрязнения, продолжающего деградировать планету. И хотя вы не можете поставить долларовую сумму на переход к эко-френдли безбумажному офису, вы можете повысить счетоводственную колонку в вашем балансе под названием «Гудвилл».

Сэкономьте деньги, устранив скрытые затраты бумаги

Существует много скрытых затрат на прокрастинацию в переводе вашего бизнеса на безбумажный. Потерянные документы могут тратить невероятные объемы времени и давать вашей компании плохую репутацию.

Переход на безбумажный документооборот снижает рутину, связанную с бумажной работой, освобождая ваших сотрудников для более ценных задач. Более того, безбумажные офисы позволяют более легкую удаленную работу и освобождают дорогостоящую площадь, используемую для хранения. И если вы все еще не убеждены, есть налоговые кредиты для офисов, которые показывают, что они предпринимают меры устойчивости.

Практические шаги перехода

Переход на безбумажный документооборот представляет определенные препятствия. Например, первоначальные затраты могут отпугнуть вас от внедрения конвертации. Однако вы должны рассматривать интегрированные цифровые решения как инвестицию, приносящую экономию затрат через улучшенную эффективность и продуктивность.

В переходе к безбумажному офису вот несколько быстрых шагов действий, которые вы можете следовать:

• Используйте приложения сканирования, доступные через ваш смартфон, для счетов и инвойсов,
• Попросите ваш банк отправлять безбумажные электронные выписки,
• Попросите вендоров отправлять информацию по email,
• Скачайте приложение сканирования для визиток,
• Отправляйте внутренние документы электронно,
• Используйте общую электронную календарную систему, и
• Используйте систему цифровых подписей.

Скотт Бёрдей — президент Trinity Integrated Solutions.