Наблюдение за соблюдением CMMS в учреждениях по уходу за престарелыми

Долгая история участия федеральных, государственных и местных органов власти в учреждениях по уходу за престарелыми имеет множество взлетов и падений, но в целом количество нормативных актов неуклонно растет. Это означает, что отделы технического обслуживания на этих объектах сталкиваются с постоянно растущими проблемами соблюдения требований. Каково долгосрочное решение?

Полнофункциональное программное обеспечение CMMS помогает отделам соответствовать требованиям. Хорошая CMMS поможет вам:

• создать программы профилактического обслуживания, обеспечивающие соответствие требованиям
• быть гибкими и быстро адаптироваться к новым правилам
• поддерживать точные записи и создавать отчеты с данными

Профилактическое обслуживание, отвечающее требованиям

Существуют правила как того, как что-то делать, так и как часто. Модуль профилактического обслуживания в многофункциональной CMMS гарантирует, что эти задачи будут выполняться по расписанию и ничего не будет забыто. Например, в учреждениях по уходу за престарелыми, где находятся пациенты, страдающие деменцией, требуются особые меры безопасности. Поскольку пациенты подвергаются повышенному риску заблудиться, что может привести к катастрофическим последствиям, крыло фиксируется специальными «сбивающими с толку замками». Медицинские работники могут легко устанавливать и разблокировать их, в то время как пациенты не могут, но только потому, что они не похожи на замки, а движущиеся части искусно скрыты. Однако, если один из них ослабнет, решительные пациенты могут открыть его довольно легко. Программа профилактического обслуживания, поддерживаемая CMMS, обеспечивает регулярную проверку и затягивание этих замков.

А при наличии хорошей CMMS менеджеры по проектам, как и обычные рабочие задания, полны информации, которая помогает техническим специалистам выполнять работу вовремя и правильно, в том числе:

• Полная история заказов на работу с активами
• Сопутствующие детали и материалы
• Подробные пошаговые инструкции
• Цифровые версии руководств по эксплуатации и техническому обслуживанию.
• Настраиваемые контрольные списки
• Интерактивные карты этажа

Гибкое внедрение с заказами на работу с большим объемом данных

Быть в курсе нормативных изменений настолько сложно, что в учреждениях по уходу за престарелыми часто есть специальные специалисты по соблюдению требований. Даже в учреждениях с офицерами при размещении объявлений о вакансиях на административные должности высокого уровня обычно требуется, чтобы соискатели хорошо знали применимое законодательство.

К счастью, от главы отдела технического обслуживания не ожидается энциклопедических знаний о последних правилах и положениях. Например, вы не должны знать наизусть федеральные правила, касающиеся пожарной безопасности (которые, кстати, находятся в Книге по безопасности жизнедеятельности Объединенной комиссии / NFPA. Даже просто версия в формате PDF выглядит тяжелой).

Но вы должны будете эффективно сообщать своим техническим специалистам о любых изменениях в политике и передовых методах отдела технического обслуживания, которые являются результатом новых законов. Когда появится новое федеральное постановление о том, как и как часто необходимо проверять пожарную сигнализацию, вам нужно будет сообщить об этом команде, а затем обеспечить соблюдение новых правил.

Хорошее программное обеспечение для управления обслуживанием больниц делает это намного проще. Без компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием вам, возможно, придется созвать общее собрание для рассмотрения изменений. Или вы можете отправить электронное письмо, а затем надеяться, что все прочитают и поймут его. Однако при использовании CMMS все, что вам нужно сделать, это обновить некоторые рабочие задания в существующем графике профилактического обслуживания. Просто изменив частоту PM и обновив настраиваемые пошаговые инструкции, вы можете убедиться, что технические специалисты соблюдают все новые правила.

Насколько сложно менять ПМ? Совсем не сложно, и одна из основных причин заключается в том, что хорошая CMMS поддерживается облачной базой данных, что делает ее актуальной и доступной с любого мобильного устройства. Вместо того, чтобы работать с легко теряемыми листками бумаги или миллионами различных версий одного и того же файла электронной таблицы, каждый, кто обращается к CMMS, просматривает самую последнюю версию данных. Вам никогда не придется беспокоиться о том, что технические специалисты случайно воспользуются старой, устаревшей копией формы или файла.

Пользовательские автоматически создаваемые отчеты

Комплаенс состоит из двух частей. Есть часть соответствия. И затем есть не менее важная часть доказательства. Полнофункциональное программное обеспечение CMMS значительно упрощает и то, и другое.

Возьмем базовый пример. Вам нужно найти среднее количество времени, которое требуется техническим специалистам для закрытия рабочих заданий. Здесь мы рассмотрим только порядок слов спроса, и поэтому мы в основном отвечаем на вопрос «Сколько времени требуется, чтобы исправить что-то после того, как кто-то заметит, что это сломано?» Без CMMS сначала вам нужно будет собрать все ваши заказы на работу по требованию. С бумагой или электронными таблицами все зависит от того, насколько вы организованы. Может быть, у вас есть все документы в красивой аккуратной стопке или все файлы правильно названы и сохранены в одной папке. Если вы этого не сделаете, найти все эти клочки бумаги и отдельные файлы может быть настоящей проблемой. Хуже всего то, что вам придется просматривать свою учетную запись электронной почты в поисках файлов, которые теперь могут существовать только в виде вложений электронной почты.

Допустим, вы отследили их всех. Следующий шаг — начать просматривать их одну за другой, вычисляя количество времени между созданием и закрытием. Если вы используете электронные таблицы, это может быть немного проще, но независимо от того, что вы смотрите на то, что вы много щелкаете и печатаете. Последним шагом является попытка распечатать все, что означает перестановку и изменение размера столбцов миллион раз, пытаясь уместить все на одной странице.

С программным обеспечением CMMS все совершенно иначе. Отчеты настраиваются и создаются автоматически. Вам не нужно отслеживать какие-либо цифры. Все уже есть в программном обеспечении, гарантированно точное и актуальное. Затем CMMS сделает за вас всю математику и даже распечатает результаты в красивом формате.

Дальнейшие шаги

Для учреждений по уходу за престарелыми соблюдение требований является сложной задачей; правил много и они со временем меняются. Кроме того, неудача — это серьезно. В лучшем случае вас ждет только штраф. Наихудшие сценарии включают потерю качества жизни и травмы или что-то похуже для некоторых из наших наиболее уязвимых групп. Это ужасно.

Хорошее полнофункциональное программное обеспечение для управления обслуживанием больничных учреждений на основе данных значительно упрощает соблюдение нормативных требований. Если у вас его нет или он у вас есть, но он не дает вам обещанных результатов, сейчас самое время поговорить с поставщиками. Обязательно спросите их, как они обрабатывают ваши данные. Как и в здравоохранении, хороший поставщик CMMS будет очень осторожен с чужой информацией. Это ваши данные, и они всегда должны оставаться вашими. Поставщик просто позаботится об этом за вас.